Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Ver. 1.0 Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum A cura di Antonello Fazio e Massimo Cecconi Servizio Assistenza Progetti Diocesani a.fazio@glauco.it massimo.cecconi@h24net.it

SUGGERIMENTI OPERATIVI PER LA REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO DIOCESANO Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum SOTTOTITOLO: SUGGERIMENTI OPERATIVI PER LA REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO DIOCESANO Pag. 2

Tendenza ad andare da soli: Necessità di “Fare Sistema” Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum PREMESSA Tendenza ad andare da soli: Problematiche simili Soluzioni diverse Non fare tesoro delle esperienze (ancorché mutabili e adattabili) Necessità di “Fare Sistema” Creare occasioni “fisiche” e “virtuali” per approfondire e mettere in comune le esperienze Forte attenzione a progetti pilota (per diocesi in cui vi siano i presupposti) Pag. 3

Le origini / motivazioni: Gennaio 2003 – Corso sistemistico a Perugia Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Le origini / motivazioni: Gennaio 2003 – Corso sistemistico a Perugia Febbraio 2004: I° Convegno Economi a Bellaria ECONOMICITA’ INTEGRAZIONE COMPLETEZZA delle FUNZIONI APERTURA all’esterno e verso altri sistemi MODELLO ORGANIZZATIVO “ritagliato” sulle esigenze delle Curie PARTNERSHIP STRATEGICA STABILITA’ (attraverso il S.I.-CEI); COMPETENZE (sulla tecnologia, sulle problematiche applicative); OPPORTUNITA’ (sinergie, scambio di esperienze) NON CREA VINCOLI Pag. 4

COME ? Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum PROPOSTE SI-CEI ESIGENZE CONCRETE OBIETTIVI LINEE GUIDA PRINCIPI GENERALI PROGETTO DIOCESANO COME ? Pag. 5

Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Navigheremo nel sito Internet del SI-CEI che mette a disposizione delle Diocesi…. Pag. 6

I servizi per le diocesi Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum WINSIPA WINSIDI WEBDIOCESI WEBPARROCCHIE BENI CULTURALI INTRANET CEI-DIOCESI DIOCESI-PARR. I.C.S.C I.D.S.C CARITAS WWW. CHIESACATTOLICA.IT I servizi per le diocesi …e in questa slide vediamo riassunte le categorie di prodotti e servizi. Pag. 7

Elementi fondamentali di Progetto diocesano: Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Elementi fondamentali di Progetto diocesano: Strategia e pianificazione Piani di investimento - PRIORITA’ Ottimizzazione dei costi Informatica = Spendo meno? A parità di spesa, maggiori SERVIZI e QUALITA’ per il SISTEMA DIOCESI (se le spese sono affrontate secondo i criteri prima annunciati) + SPESE INFORMATICA - SPESE TELEFONO - SPESE POSTALI - SPESE TIPOGRAFIA IPOTIZZARE PARTECIPAZIONE AI COSTI DELLE PARROCCHIE Pag. 8

Per rispondere alle domande: Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Per rispondere alle domande: Cosa devo fare per ……? A cosa serve? Come posso richiederlo / come si aderisce? Quali sono i prerequisiti perché sia efficace? Quanto costa? Chi devo chiamare per l’assistenza? Cosa mi dà la CEI? Cosa devo predisporre io? Pag. 9

Affinché ci siano maggiori possibilità di riuscita è necessaria: Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 1: L’AVVIO DEL PROGETTO Affinché ci siano maggiori possibilità di riuscita è necessaria: Scelta consapevole e condivisa Conoscenza dell’esistente (questionario e incontri) Individuazione degli obiettivi (progetto) Individuazione delle priorità Adozione progressiva delle soluzioni Pag. 10

Passo 2: ANALISI DELL’ESISTENTE Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 2: ANALISI DELL’ESISTENTE Rispondere al nostro questionario è importante per cercare di identificare 2 o 3 tipologie di diocesi ALCUNI INDICATORI PER CLASSIFICARE UNA DIOCESI Uffici organizzati e con personale stabile? - Presenza di incaricato informatico? Contabilità informatizzata? Connessione ad internet? - Sito web? RISORSE A DISPOSIZIONE (UMANE- TECNICHE – INFRASTRUTTURALI anche in loco) TEMPI – OBIETTIVI – PIANO DI LAVORO Pag. 11

L’ottimo è nemico del bene: Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Obiettivi Una volta definiti gli obiettivi generali, si può passare ad organizzare le singole attività, anche in funzione delle variabili: TEMPI (scadenza, urgenze) RISORSE (umane ed economiche) QUALITA’ (cosa vogliamo ottenere) L’ottimo è nemico del bene: Individuare le priorità e procedere per punti 1° anno contabilità diocesana + annuario 2° anno beni immobili + sito web 3° anno contabilità parrocchiale e comunicazione ecc. ecc. Pag. 12

Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum GLI AMBITI PRINCIPALI L’INFRASTRUTTURA AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE CONTABILITA’ (ISTITUZIONALE; FISCALE) – (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) PRIVACY E SICUREZZA I FLUSSI DOCUMENTALI E L’ITER DELLE PRATICHE IL SITO WEB DIOCESANO: accessibilità, progetto editoriale, aspetti giuridici, organizzativi e tecnologici (WECA) LA COMUNICAZIONE DIOCESI – PARROCCHIE LA COMUNICAZIONE DIOCESI – CEI ANAGRAFICA COMUNE – ANNUARIO DIOCESANO – ETICHETTE INVENTARIAZIONE BENI CULTURALI (A; OA; AR; BIB; …) LA CONNETTIVITA’ AD INTERNET – LA POSTA ELETTRONICA (CURIA E PARROCCHIE) ESPERIENZE PILOTA DI ALCUNI ENTI: ASPETTI AMMINISTRATIVI Pag. 13

CONVENZIONI (MS, Adobe, Oracle, Maxdata) MPLS (vpn hw) TISCALI Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum PROGETTO PER L’INFORMATIZZAZIONE DI UNA CURIA DIOCESANA L’INFRASTRUTTURA: HARDWARE SOFTWARE DI BASE LA RETE: CONVENZIONI (MS, Adobe, Oracle, Maxdata) MPLS (vpn hw) TISCALI Vpn Software CONSULENZA SU PROGETTAZIONE L’esecuzione è sempre consigliabile essere fatta da realtà in loco, con le quali il SI-CEI potrà comunque interagire. Pag. 14

COME SI ADERISCE E COSA OCCORRE? Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Accesso alla Intranet CEI-Diocesi tramite la VPN Hardware. A COSA SERVE ? Maggior livello di prestazioni nella comunicazione Cei-diocesi Accesso ed esposizione ad internet “protetti” Monitoraggio (utile anche per evidenziare momenti di crisi) COME SI ADERISCE E COSA OCCORRE? Contatto con il centro di assistenza (le pratiche burocratiche le segue il SI-CEI) Configurazione servizi e addestramento per il tecnico diocesano QUANTO COSTA? Circa 800 euro/anno, variabili in base a numero di utenti previsti e prestazioni della linea prescelta. Costi di collegamento addebitati alla Diocesi attraverso emissione di fattura da parte della società di servizi che gestisce la VPN insieme al Sicei. Per dettagli sui costi si rimanda a contatti con il Centro Assistenza e al listino servizi e prodotti. Pag. 15

AREA ANAGRAFICA/COMUNICAZIONE: Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 3: IL SISTEMA INFORMATIVO DIOCESANO WINSIDI LE NOVITA’ AREA ANAGRAFICA/COMUNICAZIONE: Modulo Enti e Persone Offerenti Abbonamenti IRC P01 Annuario Diocesano …………………………………… AREA AMMINISTRATIVA: Modulo Ragioneria Tesoreria Beni Immobili …………………………………… Pag. 16

Contabilità Fiscale (per realtà collegate o attività commerciali) Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE CONTABILITA’ (ISTITUZIONALE; FISCALE) – (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) Contabilità Fiscale (per realtà collegate o attività commerciali) Piano dei conti standard (per la diocesi) Piano dei conti standard (per le parrocchie) Pag. 17

ANAGRAFICA COMUNE (vantaggi) Eventi Comunicativi Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum ANAGRAFICA COMUNE – ANNUARIO DIOCESANO – ETICHETTE ANAGRAFICA COMUNE (vantaggi) Eventi Comunicativi Pag. 18

Modulo “esterno” per rilevatori Cartografia S.I.T. intranet Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) Modulo Beni immobili Censimento Chiese Modulo “esterno” per rilevatori Cartografia S.I.T. intranet Pag. 19

La vera sfida non è tanto quella legislativa, Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum PRIVACY E SICUREZZA … SOPRATTUTTO SICUREZZA !!! La vera sfida non è tanto quella legislativa, ma quella amministrativo/gestionale. MISURE MINIME da seguire INDIPENDENTEMENTE Continuità nel lavoro Integrità dei dati. Pag. 20

Nuovo Modulo Cancelleria PO1 (come dettagli di Enti e Persone) Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum I FLUSSI DOCUMENTALI E L’ITER DELLE PRATICHE Nuovo Modulo Cancelleria PO1 (come dettagli di Enti e Persone) IRC (allo studio gli adattamenti normativi) Protocollo Intranet Pag. 21

Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 4: REALIZZAZIONE O INTEGRAZIONE DEL SITO WEB ESISTENTE SU WEBDIOCESI “Focus” sui contenuti Competenze distribuite “Template” grafici utilizzabili Sistema standard Possibilità di progetti di start-up “chiavi in mano” e affiancamento organizzativo iniziale Pag. 22

Realizzazione e pubblicazione: Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum FASI DI UN PROGETTO WEB Progettazione: Gruppo di lavoro Contenuti (mappa del sito) Coinvolgimento degli uffici Realizzazione e pubblicazione: Attivazione dell’area di lavoro o giornata di avviamento in diocesi Realizzazione pagine e contenitori Pubblicazione e attivazione del dominio Mantenimento: Consapevolezza Aggiornamento costante (fondamentale per mantenere alta l’attenzione) Centralità nelle varie iniziative Monitoraggio e revisione del progetto Pag. 23

Come si aderisce e cosa occorre. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Sito Internet della Diocesi su server della CEI (proposta Webdiocesi) e Motore di Ricerca CEI-Diocesi. A cosa serve. Raccolta e gestione dei contenuti Ulteriori servizi disponibili su server della CEI: Motore di ricerca (anche per siti esterni registrati) Come si aderisce e cosa occorre. Richiesta del servizio al Sicei o al Centro di Assistenza. Caratteristiche tecniche avanzate, senza necessità di competenze tecniche sul Web Disponibilità di una qualsiasi connessione ad Internet Nomina di un “responsabile del sito Internet diocesano” Corso di addestramento all’uso del sistema Quanto costa. Gratuito Include: - CMS (sistema per la generazione automatica di pagine web), - Spazio web per pagine statiche gestibili via FTP, - Supporto per pagine ASP. - Registrazione gratuita del sito diocesano sul motore di ricerca di chiesacattolica.it - Dominio gratuito scelto liberamente dalla diocesi per l’indirizzamento del sito web (es. diocesifirenze.it). Pag. 24

Passo 5: L’INFORMATIZZAZIONE DELLE PARROCCHIE Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum LA COMUNICAZIONE DIOCESI – PARROCCHIE Passo 5: L’INFORMATIZZAZIONE DELLE PARROCCHIE A partire dai risultati del monitoraggio: - Posta elettronica - Accesso al sito web - Intranet diocesana. - Coinvolgimento di collaboratori laici (CPAE o CONSIGLIO PASTORALE). - SITI INTERNET PARROCCHIALI - WECA - (evitare i “Banner”) Pag. 25

COMUNICAZIONE CON LA CURIA Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Sipa. NET A cosa serve SEMPLICE COMUNICAZIONE CON LA CURIA attraverso piano dei conti standard Come si aderisce. Unitelm 049 8271800 mori@unitelm.it Servizio Sicei o Centro Assistenza (848-580167); Quanto costa. Gratis nell’ambito dei progetti diocesani. E’ previsto un canone di aggiornamento per il servizio di assistenza e consulenza che in questo modo non grava sull’organizzazione della diocesi. (organizzare lo stesso servizio a livello diocesano è molto difficile ed oneroso) Canone base (42 euro: molto basso considerando il livello del servizio) Possibilità di canoni agevolati a livello diocesano Pag. 26

Come si aderisce e che cosa occorre. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum La Intranet Diocesi – Parrocchie. A cosa serve. Condivisione di notizie, documenti, circolari, dati in genere tra Curia diocesana e parrocchie Gestione di calendario e agenda comune a livello diocesano Gestione orario delle Messe, pubblicabile anche su sito Internet Comunicazione diocesi-parrocchie agevolata tramite mailing-list Gestione e uso di mailing-list in genere Come si aderisce e che cosa occorre. Richiesta servizio al Sicei o al Centro Assistenza (848-580167) Con server presso la Diocesi: necessari server e linee Internet adeguate per l’erogazione del servizio Con “hosting” su server Cei: un qualsiasi collegamento ad Internet Per le parrocchie: un qualsiasi collegamento ad Internet Quanto costa. In modalità hosting presso CEI: attivazione del servizio e uso sperimentale per 6 mesi gratuiti; trascorsi i 6 mesi, proposta alla diocesi del pagamento di un canone annuo, ancora da determinare (si ipotizza da 300 a 500 euro / anno); Con server presso la diocesi: si paga l’eventuale intervento “on-site” se si richiede l’installazione a tecnici incaricati dal Sicei; in tal caso, essendo il servizio “in casa” della Diocesi, non è richiesto alcun canone di manutenzione, salvo esplicita richiesta della Diocesi di un servizi di “manutenzione ed assistenza ad hoc”, con costi e modalità da concordare in base alle specifiche esigenze (il Sicei può fornire alcune stime indicative). Pag. 27

Posta elettronica ufficiale CEI – Diocesi, su Server della CEI. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum LA CONNETTIVITA’ AD INTERNET – LA POSTA ELETTRONICA (CURIA E PARROCCHIE) Posta elettronica ufficiale CEI – Diocesi, su Server della CEI. A cosa serve. Definizione di indirizzi di posta elettronica, con indirizzo chiesacattolica.it o un altro dominio liberamente scelto dalla diocesi stessa. Vantaggi: Presenza su un unico server di tutte le e-mail degli utenti, della CEI e delle diocesi Comunicazione reciproca affidabile e sicura (es. “tracciamento e verifica” dell’invio e recapito dei messaggi) Stabilità nel tempo dell’indirizzo di e-mail, maggiore affidabilità di recapito soprattutto nel caso di invio periodico di “circolari” a molti destinatari; Se richiesto un certificato digitale (rilasciato dal Sicei), l’e-mail può essere usata anche per comunicazioni altamente riservate ed ufficiali (es. tra i Vescovi e la Segreteria Generale della CEI). Con la “firma elettronica” è infatti possibile “firmare e/o cifrare” i messaggi, così da essere certi dell’attendibilità del mittente e della riservatezza del contenuto del messaggio; il certificato digitale può risiedere su una smart-card (massimo livello di sicurezza) oppure su un file, che si installa sul PC dell’utente (in teoria livello di sicurezza leggermente inferiore); Caratteristiche generali del servizio di e-mail offerto: 100 MB di spazio, antivirus automatico, webmail (con single sign-on da Intranet CEI), Wap Mail, Server di backup, anti-spam, Forward/Aliases/Catch All (casella predefinita) illimitato, Liste di Distribuzione. Opzionalmente, si puo’ richiedere: la notifica via SMS di arrivo di determinate e-mail; il “tracciamento” delle e-mail (solo se si è utenti della Intranet CEI-Diocesi). Come si aderisce e cosa occorre. Per il collegamento è sufficiente una qualsiasi connessione ad Internet; Richiesta indirizzi di e-mail su server CEI per gli utenti della Curia; Richiesta certificato digitale su smart-card oppure su file; Per i servizi opzionali di “notifica tramite SMS” e “tracciatura dell’invio e recapito e-mail” è necessario essere utenti abilitati della Intranet CEI-Diocesi. Quanto costa. La definizione di caselle di e-mail su server della CEI per uffici ed incaricati delle curie diocesane è gratuita. Il rilascio di un certificato digitale su smart-card al Vescovo e ad un altro utente della diocesi è sempre gratuito. L’importo di eventuali ulteriori certificati digitali per utenti diocesani è di circa 60 euro se su smart-card, utile anche per l’accesso ad altri servizi della Intranet; sono gratuiti se definiti su file. Le e-mail possono avere dominio su chiesacattolica (es. firenze.chiesacattolica.it) o un qualsiasi altro dominio a scelta (es. diocesifirenze.it). In entrambi i casi la diocesi non sostiene costi per la definizione e gestione di UN dominio. Eventuali ulteriori domini sono a pagamento (26 euro / anno cadauno). Per il costo del servizio opzionale di “notifica tramite SMS”, si rimanda al listino completo dei servizi Intranet. Pag. 28

Come si aderisce e cosa occorre. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Posta Elettronica su server CEI per le parrocchie di una diocesi. A cosa serve. E’ una risposta ad una esigenza concreta Indirizzi “stabili” nel tempo Affidabilità di comunicazione tra Curia e parrocchie Indirizzo stabile nel tempo Monitoraggio degli invii e ricezioni Possibilità successiva di “certificati digitali” Come si aderisce e cosa occorre. Richiesta al Sicei o al Servizio Assistenza da parte del “delegato diocesano per la Intranet” La diocesi può disporre di una qualsiasi connessione ad Internet, così come le parrocchie che utilizzano gli indirizzi di e-mail Interfaccia web 50 MB di spazio Antivirus, Web Mail, Wap Mail, Anti-Spam, Forward/Aliases/Catch All (casella predefinita) Sono esclusi i servizi di: server di backup, notifica via SMS, Trace Mail, Liste di distribuzione Quanto costa. Costi indicativi 100 euro una tantum per l’attivazione del servizio da parte della Diocesi, che potrà così definire e gestire le caselle e-mail per le proprie parrocchie Canone annuo di circa 150 euro per ogni lotto di 50 caselle di e-mail assegnate dalla diocesi alle parrocchie o altri propri utenti. Per ulteriori dettagli si rimanda al listino completo dei servizi Pag. 29

Smart card e firma elettronica. Come si aderisce e che cosa occorre. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum La Intranet CEI-Diocesi. A cosa serve. Comunicare e cooperare in modo riservato ed affidabile Posta elettronica sicura ed ufficiale tra le diocesi e la CEI; Mailing-list; Rubriche di indirizzi; (Teleassistenza); (E-learning); Banca Dati completa dei Beni Culturali; Preparazione dei cd-rom con i Beni Culturali di ciascuna parrocchia; Condivisione di notizie, documenti, circolari, segnalazioni tra uffici CEI e curie; Rendiconti 8x1000; Smart card e firma elettronica. Come si aderisce e che cosa occorre. Vpn HW e SW Quanto costa. La e-mail su chiesacattolica.it, per il Vescovo e gli uffici e incaricati di Curia, è gratis; la smart-card è gratis per il Vescovo e UN incaricato; per altri utenti, il costo è di 60 euro cadauna; il Sw VPN è gratis; il “router aggiuntivo” ha un costo agevolato per la diocesi di 180 euro una tantum; Per ulteriori dettagli si rimanda al listino completo. Pag. 30

Soluzioni più ragionate Più economiche Utili a tutti Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum INVENTARIAZIONE BENI CULTURALI (A; OA; AR; BIB; …) Beni Artistici Archivi Storici Censimento Chiese Biblioteche. Collaborazione con la Cei per: Soluzioni più ragionate Più economiche Utili a tutti Pag. 31

CENTRO SERVIZI DIOCESANO Gruppo di Acquisto Centrale Operativa Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum CENTRO SERVIZI DIOCESANO Gruppo di Acquisto Centrale Operativa Consulenza nel settore informatico, telefonico, contabile, Assistenza Tecnica, contabile, gestione e manutenzione degli archivi, inserimento dati. Pag. 32