PROCEDURA TRASFERTE E RIMBORSI SPESE Piera Lanciotti HUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR

TRASFERTE E RIMBORSI SPESE PI 32 Mod.01 Richiesta trasferta PI 31 Mod.01 Nota spese PI 31 – PI 33 Procedure aziendali per Rimborsi Spese INTRANET / http://desk4you.net/istituzionale.php

PI32 mod. 01 RAT Richiesta anticipo Spese Trasferta

PI31 Mod. NS rev. 02 Nota Spese Richiesta Rimborso Spese

PI31 Mod.01 NS rev. 02 Nota Spese FAC -SIMILE

PI33 Mod. CRM FAC - SIMILE

PI33 Mod. CRM

Richiesta Autorizzazione Attivita’ e Rimborso spese Le richieste compilate e salvate in formato Excel vanno inviate per e-mail: TBIT ANTICIPI&TRASFERTE@daiichi-sankyo.it (richieste trasferte) TBIT-Rimborsi spese@daiichi-sankyo.it (richiesta rimborso spese) Copia conoscenza al diretto responsabile N.B. Stampate, firmate e allegate ai DG da presentare per il controllo fiscale alla H&R Adm

Compilazione del Rimborso Spese I Rimborsi Spese debbono essere mensili e presentati intro il 5 gg lavorativo mese successivo ( N.B.) Le spese sostenute per attività lavorativa per le quali si smarriscono i giustificativi è possibile chiedere rimborso con AUTOCERTIFICAZIONE ALBERGO SPESE SOGG HOTEL (Italia – Estero) TASSE SOGGIORNO Ristorante PASTI: (CSL) Buono Pasto € 10.00 (FCSL ) PRANZO € 10,00/15,00 (forfait Nazionale/Trasferta) in busta paga in base al foglio presenze ; CENA max € 40,00) Bar (solo Rappres.) PRANZO RAPPRESENTANZA (regolare ricev con indicazione nomi delle persone intervenute) Extra e consumazioni in Hotel Trasporti TAXI ( solo fuori comune sede lavoro) TRENO AEREO METREBUS Varie PARCHEGGI AUTOSTRADA/TELEPASS CANCELLERIA (cartucce – foglio) SPESE POSTALI RIPARAZ. EXTRA ( es. Cellulare) ADSL (€ 22,00) RIMB. CARBURANTE (Fuel Card)

Compilazione del Rimborso Spese SPESE NON RIMBORSABILI N.B. Le spese sostemute prima dei 90gg dalla data di richiesta rimborso) VITTO AUTO VARIE - Consumazioni fuori dei pasti principali: aperitivi, caffè, birra, alcoolici e superalcoolici; Frigo-bar hotel - Lavaggio Auto - Uso Auto Private Fornitura carburanti speciali (Blue-Power Diesel) Acquisto accessori e manutenzioni (previsto contratto di N.L.T Mance Pay TV Spese Straordinarie (igiene personale – abbigliamento) CENA (trasferta) max € 40,00

CRITERI (Policy aziendale) SPESE RIMBORSABILI ( spese sostenute attività lavorativa) RISPETTO AMBIENTE ECONOMICITA’ CONVENZIONI AZIENDALI DILIGENZA / RESPONSABILITA’ Uso taxi e auto limitata a quando non ci sono soluzioni alternative Valutazione e scelta per risparmio della spesa PARCHEGGIO multipiano Aeroporto Fiumicino Cod. 90700; TAXI Cooper. Samarcanda Rispetto dei principi e delle norme di comportamento e sviluppo delle competenze professionali SPEDIZIONI SDA corrieri

Corporate Credit Card in Europa Il 2014 inizia con un passo deciso verso il miglioramento dei nostri strumenti finanziari, e questa volta a beneficiarne e‘ tutta l‘azienda, tutto il personale operativo. Uno strumento flessibile, comodo, potente, coperto da rischi grazie allo standing finanziario di Daiichi Sankyo Europe Per chi viaggia, in Italia o all‘estero, con possibilità di prelievo di contanti presso i cash dispenser in tutto il mondo.

Corporate Credit Card (CCC) – come funziona ? Estratto conto CCC   12-mag Cancelleria 15,00 15-mag Biglietto Aereo 360,00 18-mag Biglietto Ferroviario 45,00 20-mag Noleggio Auto 220,00 25-mag Spese riunione 135,00 27-mag SALDO 775,00 02-giu Compilazione Nota Spese Attività di controllo e contabilizzazione NS 18-giu Emissione bonifici a dipendenti per rimborsi NS 20-giu Accredito sul c/c bancario del dipendente 21-giu Addebito sul c/c bancario del dipendente L‘estratto conto della CCC e‘ sempre consultabile in linea da ogni utente, e lo stesso deve tenerne conto al momento della preparazione della propria NS, perche‘ l‘addebito scatterà sul saldo del 27 di ogni mese L‘addebito sul c/c personale avverrà automaticamente con mandato di debito SEPA come da autorizzazione formale (vedi oltre) In caso di mancato addebito SEPA, sono previste penalità per l‘e/c del dipendente nella misura di 25 Sterline e l‘addebito del 2% di interessi sul saldo non pagato. Questo non avverrà mai per cause dovute a DS, perche‘ ci impegnamo a rimborsare in ogni caso le NS prima del 21 del mese successivo.

Company Fuel Card ( TOTAL ERG Card) PI42 “Procedura relativa gestione auto” il 1 marzo 2014 è stata inaugurato il nuovo sistema di rifornimento carburante. Una carta intestata alla targa dell‘ autoveicolo assegnato direttamente e completamente a carico della Daiichi Sankyo . Trattenuta mensile netta sul cedolino di € 50,00 ( per Dirigenti Quadri A1) e € 30,00 (tutti altri driver) per uso personale Uno strumento di facile utilizzo basta digitare il PIN Aziendale ( che ti forniremo con e-mail ) e i km indicati dal contakilometri per poter fare i rifornimenti La carta è utilizzabile solo in Italia ed esclusivamente per rifornimento di carburante ( eccezionalmente su auto sostitutive dandone avviso ). Per le eccezioni rimane in vigore il modulo „Carta carburante“ finora utilizzato

Concetti generali – Processo mensile Scadenze e invio Nota Spesa Controllo NS Rimborso Nota Spesa Documenti giustificativi (DG) La nota spese dovrà essere compilata ed allegata via mail all’indirizzo rimborsi.notespesa@daiichi-sankyo.it entro e non oltre il 3° giorno lavorativo successivo al mese di competenza. I DG allegati al riepilogo stampato e firmato e inviati in sede. La Ns viene verificata nel merito dal Vs superiore che leggerà in copia e controllata ai fini contabili, fiscali e procedurali da Piera Lanciotti. La nota spesa verrà rimborsata entro il 18 giorno del mese mezzo bonifico. Le note spese che arriverranno in ritardo, saranno rimborsate il mese successivo. La NS è basata sui DG che la corredano: in caso di discordanza fra riepilogo e/o inserimenti e DG, il rimborso viene sempre basato sui DG. N.B. le spese per le quali si è perso DG è possibile con una AUTOCERTIFICAZIONE richiedere il rimborso ma verrà considerata spesa Imponibile soggetta a tassazione in cedolino paga.

Buon Lavoro (la mia collaborazione sempre disponibile)