IRIS - Workflow di validazione Webinar formazione amministratori IRIS WebEX 24 marzo 2015 IRIS - Workflow di validazione Webinar formazione amministratori IRIS Andrea Bollini

Andrea Bollini, International Business Development Architetto software e responsabile funzionale di IRIS per l’estero DSpace Committer euroCRIS CERIF Task Group member euroCRIS Architecture and development Task Group member http://orcid.org/0000-0002-9029-1854 https://it.linkedin.com/in/andreabollini https://scholar.google.com/citations?user=IpLSgxQAAAAJ&hl=it IRIS-CINECA

Introduzione Il workflow di validazione è uno strumento a supporto del controllo di qualità dei dati del catalogo. Non si tratta dunque di una funzione di valutazione nel merito della qualità scientifica del dato (la pubblicazione in sé) ma di validazione della qualità formale del metadato (descrittivo della pubblicazione). Il processo può inoltre intervenire nella verifica del full-text in relazione alla possibilità di utilizzarlo per campagne di valutazione (ad es. la VQR) e/o per disseminazione sul web, in relazione ai vincoli di copyright. IRIS-CINECA

Perché validare i dati? Controllo di qualità e congruità Assicurare la migliore valutazione per l’istituzione, il proprio dipartimento negli esercizi di valutazione Curare l’immagine dell’istituzione attraverso il monitoraggio di quanto viene esposto sul portale pubblico massimizzandone l’impatto IRIS-CINECA

Il workflow di validazione In visione dipartimentale, custom e completa gli utenti abilitati hanno dei tab dedicati nel desktop prodotti per gli incarichi di validazione di loro pertinenza Fino a 3 step di approvazione sequenziali Accetta/rifiuta Accetta/rifiuta/edita Edita In caso di respingimento il prodotto torna sempre in stato bozza, NON allo step precedente Dalla versione 4.3.0.17 per tutti i prodotti (ad eccezioni delle tesi di dottorato per le quali è stato configurato in IRIS il flusso di deposito legale) il responsabile del dato ha la possibilità di riaprire il prodotto interrompendo il workflow. Tale possibilità può essere disattivata dalla consulenza Cineca IRIS - CINECA IRIS-CINECA

Diagramma di stato In validazione Step 1 Step 2 Step 3 Validato Riapertura da parte del superutente Riapertura da parte del submitter Bozza Definitivo Integra Integrazione da parte degli autori IRIS-CINECA

Cruscotto degli incarichi IRIS-CINECA

Cruscotto degli incarichi IRIS-CINECA

Cruscotto degli incarichi IRIS-CINECA IRIS - CINECA

Compito di validazione IRIS-CINECA

Azioni possibili sui propri task Disseminazione sul portale pubblico Step 1 & Step 2 Step 2 & Step 3 IRIS-CINECA

Operatività nel workflow di validazione E’ possibile limitare i metadati su cui è possibile intervenire in workflow agendo sull’input form Metadati in workflow scope non modificabili  «workflow readonly» nascosti  «workflow hidden» riservati ai validatori  «submission hidden» E’ possibile inibire la cancellazione dei files o il caricamento di nuovi files in workflow tramite consulenza Cineca IRIS-CINECA

Deduplicazione IRIS-CINECA

Possibilità di inibire cancellazione e caricamento Validazione dei fulltext Possibilità di inibire cancellazione e caricamento IRIS-CINECA

Operatività nel workflow di validazione Possibile escludere la gestione della disseminazione dei metadata e dei fulltext ad uno o più step di validazione Team validatori Team validatori senza disseminazione Se l’operatore che conclude il workflow (ultimo step configurato) non dispone dei permessi di gestione della disseminazione il sistema assume che i metadata ed i fulltext vadano esposti sul portale pubblico (secondo i criteri di accesso stabiliti) IRIS-CINECA

Respingimento di un prodotto Solo se si dispone dei permessi per la gestione della disseminazione IRIS-CINECA

Approvazione di un prodotto Solo se si dispone dei permessi per la gestione della disseminazione IRIS-CINECA

Attivazione di uno step di validazione Operazioni «una tantum» - definizione del workflow Per ogni tipologia di prodotto che necessita di validazione vanno creati gli step che si desidera attivare e delegata la gestione della composizione del team di workflow al modulo RM per un’operatività a «contesti» Il popolamento «diretto» del gruppo di validatori è deprecato, mantenuto temporaneamente esclusivamente per compatibilità con installazioni «DSpace» pregresse e sarà rimosso in una prossima versione IRIS-CINECA

Accesso all’albero delle tipologie In visione completa scegliere Configurazione  Prodotti  Albero delle tipologie IRIS-CINECA

Albero delle tipologie IRIS-CINECA

Pagina di dettaglio di una tipologia IRIS-CINECA

Creazione dello step di workflow IRIS-CINECA

Attivazione delega team RM IRIS-CINECA

Definizione dei validatori Di default i superutenti di contesto e gli amministratori sono validatori. E’ possibile richiedere la separazione di questi due aspetti alla consulenza Cineca Sono poi configurati nel sistema, per ogni contesto e per ogni possibile step, due Team di validazione Team Validatori per xxxx Team Validatori per xxxx senza disseminazione L’utente validatore vede tutti i prodotti in validazione del proprio contesto indipendentemente dallo step in cui si trovano e da quando il workflow è stato avviato. Riceverà notifica email solo per i nuovi inserimenti/eventi di workflow e potrà operare solo sui prodotti, passati e futuri, per gli step di sua pertinenza IRIS-CINECA

Definizione dei validatori In visione completa scegliere Configurazione  Sicurezza  Team IRIS-CINECA

Esecuzione del workflow L’esecuzione dello step dipende dalla sua attivazione dall’esistenza di validatori per lo step specifico ed almeno uno dei contesti del prodotto I contesti del prodotto sono determinati dalla tipologia di prodotto e dall’ultima carriera nota, verificata automaticamente ad ogni salvataggio sul prodotto, dei soli autori riconosciuti (NON dal responsabile del dato) IRIS-CINECA

Operatività dopo la validazione E’ possibile rivedere le opzioni di disseminazione sul portale pubblico Superutenti di contesto Validatori E’ possibile per i superutenti di contesto «riaprire» il prodotto E’ possibile per gli autori riconosciuti ed il responsabile del dato effettuare una richiesta di integrazione  possibilità di bloccare taluni metadati agendo sull’input form scope: «no update» IRIS-CINECA

Operatività dopo la validazione: superutente IRIS-CINECA

Operatività dopo la validazione: resp. del dato e autori IRIS-CINECA

Invio a sito docente Di default sono sincronizzabili con sito docente tutti i prodotti «chiusi» dal submitter, ovvero in validazione, validati o definitivi l’invio avviene automaticamente durante la schedulazione notturna o manualmente tramite la funzionalità di (re)invio su sito docente È possibile richiedere alla consulenza Cineca di configurare il sistema per consentire la sincronizzazione su sito docente dei soli prodotti validati  forte impatto organizzativo poiché rende il processo di validazione (workflow) un potenziale collo di bottiglia per il soddisfacimento di scadenze ministeriali (SUA-RD, VQR, etc.), anche personali (ASN) IRIS-CINECA

Reportistica e valutazione Gli strumenti di reportistica e valutazione utilizzano la versione più autoritativa di un prodotto nel caso un prodotto sia stato validato e successivamente riaperto o integrato da parte del docente, il sistema di reportistica e valutazione utilizzerà la versione certificata in precedenza (validata) fino alla validazione delle modifiche apportate IRIS-CINECA

Prossimi passi - 1 Attivare un workflow di validazione scegliendo tra un sistema centralizzato un sistema distribuito sui dipartimenti Decidere se attivare un processo di controllo di qualità vero e proprio (step 2) o esclusivamente di verifica (step 1) IRIS-CINECA

Prossimi passi - 2 Confermare o definire una nuova policy di disseminazione di default  Metadati visibili immediatamente con disclaimer, files solo dopo esplicita validazione Utilizzare la ricerca avanzata per individuare i prodotti pregressi su cui occorre agire, dalla versione 4.3.0.17 sono disponibili criteri di ricerca per visibilità sul portale pubblico dei metadata visibilità sul portale pubblico dei fulltext contesto dipartimentale IRIS-CINECA

Domande? Grazie per l’attenzione IRIS-CINECA

Per saperne di più su IRIS Manuale IRIS e documentazione aggiuntiva sono disponibili sul wiki https://wiki.u-gov.it/confluence/pages/viewpage.action?pageId=51810588 IRIS-CINECA