I sistemi operativi e lo stile di comando Corso di Economia Aziendale

Le variabili organizzative non strutturali: concetti introduttivi Sistemi operativi e stile di comando costituiscono le variabili organizzative non strutturali e rappresentano l’aspetto dinamico dell’organizzazione I sistemi operativi sono i processi che rendono operativo il disegno strutturale di base, inducendo adeguati stimoli di comportamento nei soggetti aziendali Lo stile di comando è il modello con cui il vertice aziendale impartisce i comandi e guida il flusso di lavoro Corso di Economia Aziendale

I sistemi operativi: concetti generali L’analisi dei meccanismi operativi risponde alla domanda “come” si rende operativa la struttura organizzativa, ossia in che modo le unità operative devono svolgere le attività per raggiungere gli obiettivi aziendali L’elemento umano rappresenta il motore dell’organizzazione: i manager, ai diversi livelli aziendali, sono chiamati a prendere le corrette scelte decisionali, sulla base di input informativi resi disponibili da adeguati canali di comunicazione. Tali scelte vengono formalizzate attraverso i processi di pianificazione e programmazione, da cui derivano gli obiettivi di breve e lungo periodo, per perseguire i quali le unità operative mettono in atto le azioni. Il controllo sulla gestione verifica il raggiungimento degli obiettivi e prevede un ritorno, oltre che sulle azioni e sugli obiettivi, anche sul personale che quegli obiettivi era chiamato a raggiungere Corso di Economia Aziendale

Relazioni tra i sistemi operativi Sistema informativo Informazione comunicazione Sistema di comunicazione Sistema di decisione Decisioni strategiche Decisioni tattiche Sistema di pianificazione Sistema di programmazione Pianificazione strategica Programmazione Gestione Obiettivi di lungo periodo Obiettivi di breve periodo Azioni Personale Controllo di Gestione Sistema di gestione del personale Corso di Economia Aziendale Sistema di controllo di gestione

I sistemi di gestione del personale In generale, i sistemi di gestione del personale possono essere definiti come il complesso dei criteri e processi volti a procurare all’impresa il fattore e gestire la presenza di tale fattore all’interno dell’impresa. i sistemi di gestione del personale possono articolarsi in quattro sottosistemi: sistema di acquisizione delle risorse umane sistema di formazione e addestramento sistema di valutazione del personale sistema di ricompense e incentivi Corso di Economia Aziendale

Il sistema di acquisizione delle risorse umane (1/3) I sistemi di gestione del personale Il sistema di acquisizione delle risorse umane (1/3) Obiettivo = adeguare, in termini qualitativi e quantitativi, le disponibilità in termini di personale alle necessità dell’impresa e alla realizzazione dei suoi obiettivi strategici. La fase di acquisizione deve essere necessariamente preceduta dalle fasi di programmazione, reclutamento e selezione. La fase di programmazione, effettuata dalla direzione risorse umane unitamente al vertice strategico e ai manager di line, ha il compito di prevedere: quante e quali risorse umane occorreranno; dove, come e quando tali risorse dovranno essere inserite in azienda Corso di Economia Aziendale

Il sistema di acquisizione delle risorse umane (2/3) I sistemi di gestione del personale Il sistema di acquisizione delle risorse umane (2/3) Con la fase di reclutamento, l’impresa esprime la propria domanda di lavoro (in termini di posizione da ricoprire e profilo del candidato) ed attiva nei propri confronti l’offerta potenziale di lavoro. Obiettivo di tale fase è quello di entrare in contatto, in tempi e costi contenuti, con un numero adeguato di candidati da sottoporre a selezione. Il reclutamento può essere rivolto verso le risorse interne verso le risorse esterne. Corso di Economia Aziendale

Il sistema di acquisizione delle risorse umane (3/3) I sistemi di gestione del personale Il sistema di acquisizione delle risorse umane (3/3) Con la fase della selezione, l’impresa confronta la domanda di lavoro dell’impresa con l’offerta circoscritta nella fase del reclutamento Obiettivo di tale fase è quello di selezionare tra i vari candidati quello che meglio risponde alle caratteristiche personali e professionali richieste per ricoprire una certa posizione, sia in un ottica attuale, sia in un’ottica potenziale Può prevedere una fase di preselezione (valutazione dei curricula, utilizzo di test attitudinali, colloqui preliminari) Prevede un colloquio di selezione Corso di Economia Aziendale

Il sistema di formazione ed addestramento I sistemi di gestione del personale Il sistema di formazione ed addestramento Il sistema di formazione e addestramento si occupa di: addestrare (fornire le competenze e le abilità tecniche necessarie per svolgere determinati lavori) formare (preparare culturalmente e psicologicamente il personale) Addestramento e formazione costituiscono per l’impresa investimenti strategici, caratterizzati tuttavia da costi e rischi elevati, primo tra tutti il ridotto grado di controllo dell’azienda sulle competenze e conoscenze originate dalla formazione Corso di Economia Aziendale

Il sistema di valutazione del personale I sistemi di gestione del personale Il sistema di valutazione del personale Consente di apprezzare il profilo professionale e comportamentale di ogni lavoratore e costruirgli un idoneo percorso di carriera. La valutazione del personale consiste in un giudizio sistematico su una o più dimensioni, quali: la posizione di lavoro; i meriti dei propri collaboratori; le prestazioni e i risultati da questi conseguiti; il potenziale di prestazione; le competenze. Corso di Economia Aziendale

Il sistema di ricompense ed incentivi I sistemi di gestione del personale Il sistema di ricompense ed incentivi Consente di ricompensare i contributi individuali precedentemente valutati con premi e sanzioni Obiettivo = conformare il comportamento organizzativo dei singoli individui alle esigenze aziendali facendo leva sui fattori che aumentano la motivazione dei lavoratori Le ricompense possono essere di tipo monetario non monetario Corso di Economia Aziendale

Corso di Economia Aziendale I sistemi informativi Per sistema informativo intendiamo un insieme di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano, archiviano dati con lo scopo di produrre informazioni per le persone che ne hanno bisogno, nel momento e nel luogo adatto Per potere essere trasformati in informazioni, i dati relativi alle operazioni di gestione devono essere trattati servendosi di adeguati strumenti tecnici e seguendo le procedure necessarie da personale qualificato. L’intero processo è influenzato dai valori di base, e a sua volta ha un impatto sull’affermazione di valori d’impresa forti e condivisi a tutti i livelli organizzativi Corso di Economia Aziendale

Rappresentazione grafica I sistemi informativi Rappresentazione grafica Patrimonio dati Strumentazione Persone Procedure Valori - principi Dati relativi a fatti ed operazioni Informazioni interne ed esterne Corso di Economia Aziendale

Informazioni ed esigenze conoscitive I sistemi informativi Informazioni ed esigenze conoscitive Le informazioni prodotte dal sistema informativo servono per soddisfare due ordini di esigenze conoscitive: di tipo interno e di tipo esterno. Le informazioni aventi destinazione esterna hanno la finalità di soddisfare le esigenze di tipo conoscitivo di soggetti portatori di interesse nei confronti dell’azienda (stakeholder). Tali informazioni possono essere di natura obbligatoria o volontaria. La finalità principale delle informazioni aventi destinazione interna è quella di fornire il supporto indispensabile affinché gli organi aziendali prendano le decisioni più adeguate per la gestione d’azienda Corso di Economia Aziendale

Informazioni aventi destinazioni interna & decisioni I sistemi informativi Informazioni aventi destinazioni interna & decisioni Le decisioni in azienda si collocano su due estremi: decisioni di tipo non strutturato (decisioni strategiche), in cui le variabili in gioco sono non del tutto note e le relazioni tra le variabili sono di tipo probabilistico e mutevoli nello spazio e nel tempo, e decisioni strutturate (operative), in cui sono note le variabili in gioco, le relazioni tra le variabili, le alternative praticabili e i loro esiti. A metà tra le due tipologie si collocano le decisioni semi-strutturate (decisioni tattiche). Nelle decisioni strutturate, i fabbisogni informativi degli organi aziendali sono di natura prevalentemente interna, per cui alle informazioni si richiede un elevato grado di dettaglio, accuratezza, tempestività e ripetitività. Le decisioni non strutturate richiedono, al contrario, una elevata attenzione ai fenomeni esterni ambientali ed un minore livello di precisione, formalità e dettaglio in quanto l’orizzonte temporale è orientato al futuro Corso di Economia Aziendale

Il sistema di comunicazione L’informazione rischia di rimanere fine a sé stessa se non è accompagnata da un’accurata definizione delle relative modalità di trasferimento. Il processo di comunicazione è quel processo mediante il quale determinate informazioni, elaborate in forma di messaggio, vengono trasferite da uno o più soggetti emittenti ad altri soggetti riceventi La comunicazione aziendale, che può essere rivolta verso l’interno e verso l’esterno, può quindi essere esaminata in relazione ai 5 elementi chiave del modello di comunicazione razionale: soggetto emittente, messaggio, canale di comunicazione, strumenti, soggetto ricevente Corso di Economia Aziendale

Il processo di comunicazione secondo il modello meccanico Il sistema di comunicazione Il processo di comunicazione secondo il modello meccanico Corso di Economia Aziendale

Comunicazione interna Il sistema di comunicazione Comunicazione interna Comunicazione esterna Soggetto emittente: pluralità soggetti emittenti, un solo soggetto «ufficiale» Canali di trasmissione: pubblicità, pubbliche relazioni, sponsorizzazioni Strumenti: mass media classici, canal diretti, digitali, riviste aziendali, bilanci Messaggio: diverso in relazione alle aree di comunicazione (commerciale, istituzionale, economico-finanziaria Soggetto ricevente: cliente, più in generale stakeholder aziendali Soggetto emittente: singoli individui o gruppi di persone. La direzione della comunicazione è verticale ed orizzontale Canali di trasmissione: corti e lunghi (criteri: velocità, precisione) Strumenti: di tipo interpersonale, scritto, audiovisiva, digitale Messaggio: esplicito ed implicito Soggetto ricevente: singoli individui o gruppi di persone. Corso di Economia Aziendale

Corso di Economia Aziendale I sistemi decisionali L’attività decisionale è fondamentale per il governo dell’azienda. Il processo decisionale può essere visto come un processo che converte le informazioni in azioni: l’input informativo, opportunamente trasmesso agli organi aziendali tramite i canali di comunicazione, orienta la decisione, che viene implementata tramite le azioni, le quali producono informazioni utili ad alimentare nuovi processi decisionali. Corso di Economia Aziendale

Corso di Economia Aziendale I sistemi decisionali Il processo decisionale può essere analizzato sotto: Il profilo dei soggetti decisori L’oggetto delle decisioni (ossia della tipologia di decisioni aziendali) Il modello decisionale utilizzato. Soggetto delle attività decisionali sono gli organi aziendali: organi di vertice, organi di line, organi operativi. La decisione può essere di tipo individuale (presa da un unico manager) o organizzativo (presa da numerosi manager). Oggetto delle decisioni è il funzionamento dell’impresa (gestione). Le decisioni possono essere classificate strategiche, tattiche ed operative, ed essere analizzate in relazione alle differenti caratteristiche che presentano Corso di Economia Aziendale

I sistemi decisionali Tipologia di decisioni aziendali Corso di Economia Aziendale

I sistemi decisionali Il modello decisionale utilizzato La formulazione delle decisioni in azienda avviene in base ad un modello decisionale. L’approccio più noto è quello definito razionale. Si tratta di un modello attraverso il quale il manager o il gruppo di manager arriva a scegliere, tra una pluralità di alternative elaborate in base a calcoli basati su tutte le informazioni rilevanti, quella più efficace per la soluzione del problema e il raggiungimento degli obiettivi nel rispetto dei vincoli Razionalità limitata; ruolo dell’intuizione L’approccio razionale risulta valido solo in presenza di una condivisione dei problemi e di una certezza sulla soluzione da adottare. Corso di Economia Aziendale

I sistemi decisionali Il modello decisionale utilizzato Una elevata incertezza sui problemi (a fronte di una soluzione nota) richiede la formazione di coalizioni tra manager che concordano sugli obiettivi organizzativi e sulle priorità dei problemi, mentre una elevata incertezza sulla soluzione da adottare (a fronte di un elevato consenso sul problema) richiede l’utilizzo di un approccio incrementale, ossia una soluzione che emerge gradualmente attraverso un processo per “prove ed errori”. Un inadeguato consenso sugli obiettivi e una scarsa conoscenza delle tecniche per risolverli richiedono il contemporaneo ricorso alle coalizioni per raggiungere il consenso sugli obiettivi e ad un approccio incrementale per la risoluzione del problema Corso di Economia Aziendale

I sistemi decisionali La matrice per l’utilizzo dei diversi modelli decisionali Corso di Economia Aziendale

I sistemi di pianificazione In azienda le decisioni devono essere formalizzate attraverso i sistemi di pianificazione e programmazione. Pur sottolineando i profondi collegamenti esistenti tra pianificazione e programmazione, occorre evidenziarne le differenze: la pianificazione si muove su intervalli temporali lunghi con l’obiettivo di determinare le linee di sviluppo della gestione, mentre la programmazione mira a realizzare i cambiamenti già definiti in sede di pianificazione (breve). Con il termine “pianificazione” si intende il processo mediante il quale vengono formalizzati gli obiettivi di fondo della gestione e le strategie atte al loro raggiungimento. Idealmente, il processo di pianificazione strategica aziendale, di stampo razionale, si compone di diverse fasi e termina con la redazione di un piano strategico Corso di Economia Aziendale

Le fasi del processo di pianificazione strategica razionale I sistemi di pianificazione Le fasi del processo di pianificazione strategica razionale S.W.O.T. Ambiente generale Analisi della situazione di partenza e della sua prevedibile evoluzione Ambiente competitivo Individuazione dei punti di forza – debolezza aziendali   Globali Definizione degli obiettivi Intermedi Globali Formulazione delle strategie Funzionali/divisionali Globali Redazione del piano Funzionali/divisionali Approvazione, esecuzione e controllo del piano Corso di Economia Aziendale

I sistemi di programmazione Nel piano mancano, tuttavia, indicazioni dettagliate su come e quando raggiungere gli obiettivi definiti dal processo di pianificazione. A tal fine vengono in soccorso i sistemi di programmazione. La programmazione è quell’attività con cui le aziende riprendono e attuano, nel breve periodo, le indicazioni proprie della pianificazione. Anche la programmazione, come la pianificazione, è un processo e si svolge secondo determinate fasi logiche Anche la programmazione viene formalizzata in un documento, il programma, che riguarda un periodo di tempo breve, di solito l’anno, e definisce in maniera dettagliata le azioni da svolgere al fine di realizzare il disegno strategico ed i soggetti chiamati a compierle Corso di Economia Aziendale

Le fasi del processo di programmazione I sistemi di programmazione Le fasi del processo di programmazione Traduzione in termini operativi degli obiettivi del piano Vincoli esterni d’ambiente Analisi degli obiettivi da raggiungere in funzione dei Vincoli interni d’impresa Sviluppo delle alternative alla luce delle capacità e risorse disponibili nel breve periodo Parte descrittivo-qualitativa Redazione del programma Parte quantitativo-monetaria (BUDGET) Approvazione, esecuzione e controllo del programma Corso di Economia Aziendale

Il sistema di ricompense ed incentivi I sistemi di controllo di gestione Il sistema di ricompense ed incentivi I sistemi di pianificazione e programmazione non sono da soli sufficienti a garantire il conseguimento degli obiettivi di lungo periodo. Una volta definiti gli obiettivi da raggiungere e individuati gli strumenti, occorre controllare l’attività dell’impresa, ossia verificare che quanto deciso e programmato sia stato effettivamente realizzato e, in caso negativo, intervenire con opportuni correttivi. Tale azione deve essere condotta in maniera organizzata, implementando i sistemi operativi di controllo. Tre le principali tipologie di controllo: strategico; di gestione; operativo. Corso di Economia Aziendale

Tipologie di controllo e caratteristiche I sistemi di controllo di gestione Tipologie di controllo e caratteristiche Strategico Direzionale (o di gestione) Operativo Orientamento Medio/lungo Breve Brevissimo Obiettivi Controllo sull’attitudine a realizzare correttamente le scelte strategiche Monitoraggio dell’andamento della gestione Monitoraggio di specifiche operazioni di gestione Focalizzazione Efficacia Efficienza Rispetto di regole Attori del controllo Vertice aziendale Responsabili di vario livello Addetti Corso di Economia Aziendale Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri

I sistemi di controllo di gestione Fasi del sistema di controllo di gestione Il sistema di controllo di gestione si presenta come un processo articolato in una serie di momenti essenziali: I momento: Individuazione delle attività oggetto di controllo II momento: Misurazione delle attività oggetto di controllo e loro espressione in termini di obiettivi sia globali che settoriali espressi in termini di efficienza ed efficacia da raggiungere In questo II° momento si saldano il momento della programmazione con quello del controllo di gestione Corso di Economia Aziendale Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri

I sistemi di controllo di gestione Fasi del sistema di controllo di gestione Individuazione dei centri di responsabilità e assegnazione degli obiettivi stabiliti III momento: LE UNITA’ ORGANIZZATIVE VENGONO REINTERPRETATE IN TERMINI DI CENTRI DI RESPONSABILITA’ CENTRI DI COSTO CENTRI DI RICAVO CENTRI DI PROFITTO CENTRI DI INVESTIMENTO dimensione organizzativa del controllo di gestione Corso di Economia Aziendale Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri

I sistemi di controllo di gestione Fasi del sistema di controllo di gestione IV momento: Misurazione dei risultati (sensor) Confronto tra gli obiettivi e i risultati e analisi degli scostamenti (comparator) V momento: Ricerca delle cause di scostamento e individuazione dei provvedimenti correttivi (effector) VI momento: Il sistema di controllo di gestione esaminato è un controllo susseguente, che ha luogo a consuntivo, quando i risultati finali si sono già manifestati ed utilizza la logica del feedback (retroazione) Corso di Economia Aziendale Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri

I sistemi di controllo di gestione     Il controllo di gestione secondo una logica di feedback Corso di Economia Aziendale Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri

I sistemi di controllo di gestione Il controllo di gestione: il profilo temporale Il controllo di gestione può essere anche: - antecedente o preventivo quando l’attività è controllata prima ancora che si svolga - concomitante quando l’attività è controllata durante il suo svolgimento e prima di essere definitivamente conclusa. Il controllo di gestione può basarsi anche su un meccanismo di feedforward, confrontando cioè gli obiettivi non con i risultati finali effettivi, ma con i risultati finali che probabilmente si manifesteranno, stimati grazie alle informazioni disponibili oggi. Tale tipo di controllo nasce con l’obiettivo di effettuare un monitoraggio precoce Corso di Economia Aziendale Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri

Il coordinamento del lavoro Relazioni tra i sistemi operativi e la struttura organizzativa Il coordinamento del lavoro La struttura organizzativa realizza la divisione del lavoro tra le diverse persone che operano all’interno dell’impresa; tuttavia, per garantire il perseguimento in maniera unitaria delle finalità aziendali, il lavoro deve essere successivamente coordinato. Il coordinamento in azienda viene realizzato principalmente servendosi dei meccanismi operativi L’azienda può, tuttavia, utilizzare particolari soluzioni organizzative per realizzare il coordinamento. Tra queste, si distinguono soluzioni verticali e soluzioni orizzontali, più complesse di quelle verticali Corso di Economia Aziendale

Il coordinamento del lavoro Relazioni tra i sistemi operativi e la struttura organizzativa Il coordinamento del lavoro Gli strumenti di coordinamento verticale utilizzati possono essere di natura impersonale (la standardizzazione di norme, regole e procedure) e strumenti di natura personale (comunicazione verticale tra gli organi e ricorso al superiore gerarchico) Tra le principali soluzioni di coordinamento orizzontale riepiloghiamo: i ruoli di collegamento tra due funzioni, i gruppi temporanei (task force); i manager di integrazione (product manager e project manager); i gruppi permanenti (team). La scelta tra i diversi meccanismi di coordinamento, che possono coesistere in azienda, è funzione del fabbisogno di coordinamento: più questo è elevato, più si ricorrerà a strumenti di coordinamento complessi Corso di Economia Aziendale

Relazioni tra i sistemi operativi e la struttura organizzativa I sistemi di gestione del personale risultano direttamente correlati con la struttura in quanto attraverso tali sistemi viene determinato il collocamento degli individui nei vari organi e i compiti che essi devono svolgere; I sistemi informativi risultano modellati sulla struttura; I sistemi di comunicazione, in quanto stabiliscono dei flussi comunicativi tra i diversi organi, devono essere progettati in relazione alla struttura organizzativa; I sistemi decisionali sono articolati in relazione ai livelli organizzativi. I sistemi di pianificazione, programmazione e controllo di gestione sono impostati in relazione ai livelli gerarchici e per centri di responsabilità. . Corso di Economia Aziendale

Corso di Economia Aziendale Lo stile di comando La terza ed ultima variabile organizzativa è rappresentata dallo stile di leadership o di direzione. La leadership può essere definita come il processo attraverso il quale il leader cerca di indirizzare, utilizzando la propria influenza, il comportamento dei propri subordinati al raggiungimento dei fini aziendali. Gli studi sulla leadership si sono posti l’obiettivo di esaminare i modelli di comportamento sotto il profilo della loro efficacia, di identificare cioè gli stili che mettessero i leader in grado di influenzare efficacemente i subordinati. Uno studio sicuramente rilevante è quello di Lewin, White e Lippit, cui si deve la nascita della teoria degli stili comportamentali, contrapposta ala teoria dei tratti Corso di Economia Aziendale

La teoria degli stili comportamentali Lo stile di comando La teoria degli stili comportamentali La terza ed ultima variabile organizzativa è rappresentata dallo stile di leadership o di direzione. La leadership può essere definita come il processo attraverso il quale il leader cerca di indirizzare, utilizzando la propria influenza, il comportamento dei propri subordinati al raggiungimento dei fini aziendali. Gli studi sulla leadership si sono posti l’obiettivo di esaminare i modelli di comportamento sotto il profilo della loro efficacia, di identificare cioè gli stili che mettessero i leader in grado di influenzare efficacemente i subordinati. Uno studio sicuramente rilevante è quello di Lewin, White e Lippit, cui si deve la nascita della teoria degli stili comportamentali, contrapposta alla teoria dei tratti Corso di Economia Aziendale

Basata sull’autovalutazione Stile permissivo Stile democratico Stile autoritario Stile di leadership Basata sull’autovalutazione Autodefinite dai subordinati, eventualmente assistiti dal superiore Subordinati Basata sull’apprezzamento dei fatti Concordate con i subordinati i quali provvedono a distribuirsi i compiti Negoziazione tra superiore e subordinato Sulla base di apprezzamenti personali volti all’esame dei comportamenti anziché dei risultati Dettagliatamente prescritte dal superiore e impartite al subordinato Organo superiore Valutazione prestazioni Modalità svolgimento lavoro Chi decide Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri Corso di E. A. - prof.ssa S. Veltri

Corso di Economia Aziendale Lo stile di comando La teoria contingente La teoria contingente, successiva a quella degli stili, respinge l’idea che esista un solo stile di leadership eccellente, suggerendo che l’efficacia di un particolare stile comportamentale dipenda dalle situazioni oltre che dall’orientamento del leader e dalle caratteristiche dei collaboratori Integrando la teoria degli stili comportamentali e quella contingente, possiamo affermare che lo stile di direzione deve essere concepito come uno strumento organizzativo flessibile, in grado di differenziarsi: in relazione ai diversi tipi di azienda per una stessa azienda, nel tempo e per i diversi settori aziendali; in relazione alla situazione contingente; in relazione alle problematiche aziendali e ai risultati da raggiungere. Corso di Economia Aziendale

Relazioni con le altre variabili organizzative Lo stile di comando Relazioni con le altre variabili organizzative Lo stile di comando risulta strettamente collegato alla struttura organizzativa e ai sistemi operativi. E’ necessario che esista una sintonia tra le scelte strutturali e lo stile di comando prescelto: stili di comando fortemente autoritari mal si conciliano con strutture decentrate. Lo stile di comando modella i sistemi operativi: dallo stile aziendale discende un grado più o meno elevato di partecipazione al processo decisionale, una negoziazione più o meno spinta degli obiettivi nell’ambito dei sistemi di controllo, un utilizzo più o meno intenso dei meccanismi di coordinamento orizzontale e degli strumenti di comunicazione interna. Corso di Economia Aziendale

Grazie per l’attenzione! Corso di Economia Aziendale