Il documento informatico DPCM 13 novembre 2014 DSGA – Marco Santini

Le novità del DPCM 13 novembre 2014 Con questo DPCM sono state emanate le regole tecniche in materia di: formazione trasmissione copia duplicazione riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni (ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005)

Le fonti normative Dopo l’emanazione del CAD (2005) il 3 dicembre 2013 erano stati emanati due importanti DPCM: quello sulle regole tecniche del protocollo informatico (GU n.59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20) quello sulle regole tecniche in materia di sistema di conservazione (GU n.59 del 12-3-2014 - Suppl. Ordinario n. 20) L’AGID ha poi reso noto l’elenco dei conservatori attivi Il DPCM 13 novembre 2014 “chiude il cerchio” sulle regole della de materializzazione e digitalizzazione dei servizi amministrativi.

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Come si forma un documento informatico – art. 3. redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software; acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente; generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più' basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Immodificabilità e integrità del documento informatico. Va garantita l’immodificabilità del documento informatico in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. Inoltre, il documento informatico, deve essere: identificato in modo univoco e persistente, memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti (protocollo informatico) o di conservazione (la cui tenuta può anche essere delegata a terzi).

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Nel caso di redazione del documento informatico tramite l’utilizzo strumenti software le garanzie di immodificabilità dei documenti informatici si possono ottenere attraverso: a) la sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata; b) l'apposizione di una validazione temporale; c) il trasferimento a soggetti terzi con PEC con ricevuta completa; d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; e) il versamento ad un sistema di conservazione

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Nel caso di documento informatico acquisito per via telematica (PEO/PEC) o su supporto informatico (supporto USB, ecc. ) occorre memorizzazione il documento nel protocollo informatico e quindi all’interno di un archivio digitale o in un sistema di conservazione. Al termine delle procedure per salvaguardare l’immodificabilità e l’integrità del documento vanno associate allo stesso il riferimento temporale (comma 7), l’evidenza informatica (comma 8) e i metadati contenenti le informazioni minime (comma 9) costituiti da: a) l'identificativo univoco e persistente; b) il riferimento temporale di cui al comma 7; c) l'oggetto; d) il soggetto che ha formato il documento; e) l'eventuale destinatario; f) l'impronta del documento informatico.

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici Art. 4 (vedi anche l’art. 22, commi 2 e 3, CAD) Vanno adottati quei processi che garantiscano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. La copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia. L’attestazione di conformità, se necessaria, può essere inserita all’interno del documento informatico o prodotta come documento informatico separato. Sia nel primo, sia nel secondo caso il documento informatico è sottoscritto con firma digitale del notaio o dal pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Duplicati informatici di documenti informatici – Art. 5 Il duplicato informatico di un documento informatico è prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine. Copie e estratti informatici di documenti informatici – Art. 6 La copia e gli estratti informatici di un documento informatico di cui all'art. 23-bis, comma 2, del Codice sono prodotti mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine.

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Trasferimento nel sistema di conservazione – Art. 7 I documenti informatici vanno trasferiti nel sistema di conservazione generando un pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conservazione di cui all'art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, in materia di conservazione dei documenti informatici. Per le diverse tipologie di documento sono stabiliti i tempi entro i quali inviare alla conservazione gli stessi. Attraverso il rapporto di versamento si può verificare il buon esito dell’operazione di versamento.

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 In pratica ogni scuola dovrà stipulare un accordo con un ente conservatore tra quelli autorizzati dall’AGID (vedi elenco conservatori attivi aggiornato al 22/01/2015) ed acquistare un software di protocollo informativo che si interfacci automaticamente con il sistema di conservazione. In questo modo i versamenti avverranno con procedure automatiche - magari in orario notturno - impostate secondo le regole tecniche previste dalla norma. Le ricevute di versamento verranno generate dall’ente conservatore. Difficilmente una istituzione scolastica potrà garantire la conservazione con il “fai da te”.

Le regole introdotte dal DPCM 13/11/2014 Entrata in vigore del decreto a tempi per adeguarsi alle nuove disposizioni. IL DPCM entra in vigore l’11 febbraio 2015. Le pubbliche amministrazioni - istituzioni scolastiche comprese - dovranno adeguare i propri sistemi di gestione informatica entro 18 mesi dall’entrata in vigore del decreto e cioè da settembre 2016.

VEDERE CONVENZIONI CONSIP ATTIVE o in fase di ATTIVAZIONE!!! Cosa fare nel concreto (chi non lo ha già fatto) Rinnovare le dotazioni informatiche acquisendo PC con sistema operativo superiore a Windows XP (non più aggiornato da Microsoft) e SERVER con sistema operativo superiore a Windows 2003 (anche questo sistema a breve non verrà più aggiornato) VEDERE CONVENZIONI CONSIP ATTIVE o in fase di ATTIVAZIONE!!! 2. (chi non lo ha già) Acquisire un software di protocollo informatico che garantisca un’archiviazione digitale a norma e che si interfacci con l’ente conservatore prescelto con procedure automatizzate.

Cosa fare nel concreto 3) Stipulare una convenzione con un conservatore accreditato presso AGID. Le scuole dell’Emilia Romagna possono usufruire gratuitamente del servizio di conservazione stipulando apposita convenzione con il PARER (Polo Archivistico Regionale E. R.). L’USR – ER ha attivato un tavolo di lavoro per consentire a tutte le scuole di aderire ad un accordo quadro. Perciò non chiamate il PARER per stipulare convenzioni singole ma attendete l’input dell’USR-ER

Cosa fare nel concreto 4) Avviare il processo di dematerializzazione con cognizione di causa. In questa fase vanno recepite tutte le novità normative entrate in vigore con i decreti attuativi del CAD e vanno coinvolti tutti gli attori (DS – DSGA – Ass.ti Amm.vi e altre figure apicali del mondo scolastico). 5) Capire come muoversi ci consentirà di acquisire gli strumenti software che possano garantirci di lavorare secondo le prescrizioni normative. Ad esempio, a breve (aprile 2015) sarà necessario un interfacciamento dei nostri sistemi informatici con lo SPID – sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese (vedi bozza regole tecniche emanate dall’AGID). Lo SPID consentirà al cittadino di fruire di un’ampia gamma di servizi on-line della Pubblica Amministrazione utilizzando un’unica una password/PIN (SSO – Single Sign On)

Come gestire e organizzare la dematerializzazione nella scuola Grazie per l’attenzione e buon cambiamento a tutti!