1 Good Practice 2005 Riunione Iniziale Milano, 3 maggio 2005

2 Agenda La storia e i problemi aperti Gli obiettivi del progetto L’impostazione del progetto Le aree di indagine I prossimi passi

3 La storia e i problemi aperti (1) I progetti Good Practice hanno l’obiettivo generale di conoscere e migliorare le attività amministrative delle università; L’area d’indagine si è nel tempo allargata coprendo: –6 macroattività: Contabilità, Studenti, Contratti UE, Personale, Approvvigionamenti, Sistemi informativi –2 dimensioni delle prestazioni: efficacia ed efficienza –Nuove categorie di costo: i sistemi informativi –Legame con i sistemi decisionali Servizi agli studenti Personale Acquisti Contabilità Sistema decisionale Sistema informativo Input e macroat tività Macroattività

4 La storia e i problemi aperti (2) La maggiore conoscenza dei processi di governo amministrativo ha fatto emergere alcuni problemi:  Macroattività, confronto difficile su Approvvigionamenti e Contratti UE: Alta diversificazione (Gamma di servizi offerti, Modalità di gestione) Sovrapposizione differenziata tra personale docente e tecnico amministrativo Diverso livello di decentramento/accentramento delle attività (focus finora sull’amministrazione centrale)  Sistemi decisionali, sono state individuate le informazioni necessarie per alcune decisioni e il posizionamento di sei atenei ma non sono stati analizzati i processi che permettono di utilizzare le informazioni negli atenei

5 Il cambiamento nel modello di riferimento Processi amministrativi Attività Comuni Misura delle prestazioni Individuazione Good Practice Analisi modelli di gestione Spunti innovazione Processi amministrativi Attività Analisi dei modelli di gestione Impatto sulle prestazioni Individuazione eventuali cluster Spunti innovazione Prestazioni complessive Misura prestazioni

6 Le variabili rilevanti Le variabili rilevanti nell’analisi e differenziazione dei processi sono: –Livello di accentramento/decentramento –Sovrapposizione tra personale docente e tecnico amministrativo –Altre specifiche o eventuali aggiuntive da identificare Le aree del governo amministrativo che si analizzeranno, con diversi gradi di dettaglio sono: –Gestione e allocazione delle risorse complessive –Gestione Personale, Gestione Contabile, Servizi agli studenti Focus su decentramento –Approvvigionamenti e Supporto alla ricerca

7 L’impostazione del progetto Unendo le aree di interesse e le variabili critiche il progetto prevede 4 sotto progetti: 1.Analisi del livello di decentramento dei processi amministrativi: 1.Gestione Personale 2.Gestione Contabile 3.Servizi agli studenti 4.Approvvigionamenti 5.Supporto alla ricerca 2.Analisi di dettaglio dei processi di Approvvigionamento 3.Analisi delle attività di supporto al Ciclo di Ricerca 4.Analisi dei Sistemi Direzionali

8 Il Decentramento Obiettivo: comprendere il livello di decentramento nei processi di gestione delle macroattività del Good Practice: –Quali livelli gerarchico-organizzativi sono coinvolti nelle diverse macroattività –Quante persone per ciascun livello –Quale ruolo hanno i livelli nelle diverse attività Metodo: –Fase I - definizione del modello di rilevazione Processo: –validazione delle attività che compongono ciascun processo –Identificazione per ciascun ateneo dei livelli gerarchici su cui si possono “decentrare” i processi Prestazioni –Validazione prestazioni di efficienza –Validazione prestazioni di efficacia –Fase II – rilevazione delle informazioni Processo Prestazioni

9 Il Decentramento – Fase I Definizione dello schema di rilevazione: il processo (1) Processo – definizione schema di rilevazione –Validazione delle attività che compongono il processo Griglia iniziale di attività “incontrate” nei diversi GP Aggiungere eventuali attività non contemplate anche se non svolte dall’amministrazione centrale –Definizione livelli gerarchici che partecipano alle macroattività Si fa riferimento a tipologie standard di strutture: –Strutture accentrate –Strutture intermedie (centri gestionali che aggregano più strutture decentrate) –Strutture decentrate (dipartimenti, facoltà) Ogni ateneo dovrà indicare la tipologia di strutture coinvolte in ciascun processo: –Riferimento alle 3 categorie sopraindicate –Evidenziazione separata se esistono competenze diverse in relazione ai processi (ad esempio dipartimenti e facoltà per gestione contabile) –Non necessario inserirle se non danno nessun contributo al processo

10 Il Decentramento – Fase I Definizione dello schema di rilevazione: il processo (2) La scheda per la validazione delle attività:

11 Il Decentramento – Fase I Definizione dello schema di rilevazione: il processo (3) La scheda per la definizione delle tipologie di strutture coinvolte Strutture che partecipano alle attività della Gestione del personale Evidenziate separate perché partecipano in modo differenziato alle attività; non rilevante indicare i nomi dei dipartimenti o dei centri

12 Il Decentramento – Fase I Definizione dello schema di rilevazione: le prestazioni Le prestazioni di efficienza per ciascuna macroattività saranno misurate con: –Costo totale delle macroattività Persone equivalenti per categoria X costo medio per categoria (valore standard definito dal gruppo di ricerca) –Costo per driver Costo totale / valore driver generale Le prestazioni di efficacia saranno costituite da: –Indicatori di sintesi (da Gp2003, con alcune aggiunte/revisioni) –Indicatori specifici (da Gp2003, con alcune aggiunte/revisioni)

13 Il Decentramento – Fase II La Rilevazione delle informazioni (Processo ed efficienza 1) Esempio per la Gestione del Personale Di seguito è riportata la scheda contente le informazioni che saranno utilizzate per: –ricostruire i processi –determinare le prestazioni di efficienza

14 Il Decentramento La costruzione degli indicatori di efficienza I dati rilevati consentiranno di avere il costo totale e il contributo dei diversi livelli gerarchici

15 Il Decentramento – Fase II La Rilevazione delle informazioni (Efficacia) Esempio per la Gestione del Personale

16 Il decentramento: i passi 15 maggio - invio da parte MIP di: –elenco delle attività da rivedere –schede per definizione livelli gerarchici rilevanti per ciascun ateneo 30 maggio - invio da parte degli atenei dei commenti e dei livelli gerarchici 20 giugno – invio da parte MIP schede di rilevazione 31 luglio – invio da parte degli atenei delle schede compilate

17 Gli Approvvigionamenti Obiettivo - analizzare il processo di approvvigionamenti al fine di: –Evidenziare diversi modelli di gestione –Impatto dei modelli sulle prestazioni –Analisi di dettaglio processi rilevanti Problema - il processo è differenziato e gestito in modo diverso dagli atenei rispetto a: –Decentramento (rilevato con il primo lavoro) –Procedura di acquisto: –Procedura negoziata –Gara d’appalto –Asta pubblica –Licitazione privata –E-procurement –Categoria merceologica –Entità della spesa

18 Gli Approvvigionamenti - il metodo Fase I - indagine preliminare dei modelli di gestione Fase II - discussione e selezione dei processi da indagare ulteriormente Fase III – definizione e condivisione schema di rilevazione Fase IV - rilevazione informazioni

19 Gli Approvvigionamenti – Fase I Indagine preliminare Metodo: –Fase I – Indagine preliminare dei modelli di gestione degli acquisti negli atenei e relazione con le prestazioni Analisi dei regolamenti degli atenei: –Definizione dei modelli di acquisto, differenziati in base a: Categoria merceologica Procedure di acquisto Entità della spesa Eventuali altri variabili Analisi prestazioni di efficienza rilevate nel Decentramento –Costo totale per l’ateneo e suddiviso sulle strutture decentrate Analisi prestazioni di efficacia rilevate nel Decentramento –Riferimento alle categorie merceologiche

20 Gli Approvvigionamenti – Fase I/II/III/IV Modelli di gestione Prestazioni efficienza Costo ateneo Costo per driver Costo per strutture decentrate Prestazioni efficacia Indicatori generali Indicatori spesa per categorie merceologiche Indicatori per procedure d’acquisto Categoria merceologi ca Procedura Acquisto Entità Spesa Fase I – Indagine preliminare Fase III e IV – Analisi di dettaglio Fase II – Presentazione risultati e selezione processi su cui focalizzare attenzione (necessità di ulteriori indagini) Bo, PoliTo Mi, PoliMi

21 Gli Approvvigionamenti – Fase III Analisi di dettaglio Fase III – Definizione schema di analisi di dettaglio: –Esplicitazione variabili rilevanti: Flusso attività Supporto informatico –Identificazione di indicatori di efficacia specifici: –Condivisione modello di rilevazione Fase IV - Rilevazione informazioni

22 Gli Approvvigionamenti: i passi 15 maggio - invio da parte degli atenei dei regolamenti per le procedure di acquisto (Nella fase I - indagine preliminare - il “lavoro” degli atenei sugli approvvigionamenti sarà limitato all’analisi inclusa nel decentramento) 30 settembre – discussione dei risultati, selezione dei processi critici e proposta di ulteriore indagine 7 ottobre – invio da parte MIP delle schede di rilevazione dei commenti 15 ottobre – invio da parte degli atenei dei commenti alle proposte di approfondimento 30 ottobre – invio da parte MIP delle schede di rilevazione 30 novembre – invio da parte degli atenei delle schede compilate

23 Il supporto al Ciclo di Ricerca: gli obiettivi Obiettivo: analizzare le attività di supporto al ciclo di ricerca delle università: –Definire le attività di supporto (potenziali) in modo ampio –Rilevare il posizionamento degli atenei in termini di : Attività svolte Decentramento Sovrapposizione tra personale docente e non Prestazioni (efficienza ed efficacia) Concept Individuazione canale finanziamento Sviluppo ed invio proposta Negoziazione e stipula contratti Analisi e sviluppo risultati Gestione operativa Gestione amministrativa Il ciclo di ricerca

24 Il supporto del ciclo di ricerca: le attività

25 Il supporto al Ciclo di Ricerca: l’analisi iniziale Il primo passo da effettuare (incluso nel lavoro sul decentramento) sarà la verifica di: –Attività –Prestazioni di efficacia La rilevazione sul decentramento consentirà di avere: Copertura delle attività e modelli di gestione Prestazioni efficacia Prestazioni efficienza L’analisi dei dati consentirà di evidenziare: –Casi interessanti ed eventuali cluster –Variabili trascurate Ulteriore indagine di approfondimento

26 Il supporto al Ciclo di Ricerca: l’approfondimento Metodo: Fase I – Definizione e condivisione schema di rilevazione –Variabili differenziali : Fattori esogeni: –Settori scientifici –Caratteristiche del territorio –Infrastrutture Fattori interni: –Modalità organizzativo gestionali –Competenze del personale –Flusso nelle attività di supporto al ciclo Ad esempio Integrazione VS specializzazione –Approfondimento prestazioni: Aggiunta di ulteriori indicatori Fase II - Rilevazione dati

27 Il supporto al Ciclo di Ricerca: i passi 30 settembre – discussione primi risultati e definizione delle variabili di ulteriore indagine 7 ottobre – invio da parte MIP delle schede di rilevazione dei commenti 15 ottobre – invio da parte degli atenei dei commenti alle proposte di approfondimento 30 ottobre – invio da parte MIP delle schede di rilevazione 30 novembre – invio da parte degli atenei delle schede compilate I primi risultati sul supporto al ciclo di ricerca saranno basati sulla rilevazione del lavoro sul Decentramento

28 I sistemi direzionali – I risultati del GP2003 Punto di partenza: –Set di decisioni condiviso –Informazioni necessarie per ciascuna decisione

29 I sistemi direzionali (1) Obiettivo: –Estendere il confronto tra gli atenei nell’uso delle informazioni –Analizzare i processi decisionali che consentono di utilizzare tali informazioni Focus: a fronte del maggiore interesse manifestato e per restringere la rilevazione si propongono le seguenti decisioni: 1.Politiche di tassazione studentesca 2.Allocazione delle risorse finanziarie: –Ripartizione per natura –Ripartizione per strutture 3.Investimenti in edilizia e spazi: –Acquisizione risorse specifiche –Ripartizione tra strutture di I livello

30 I sistemi direzionali (2) Metodo: –Fase I: condivisione dello schema di rilevazione delle informazioni: Validazione informazioni necessarie per ciascuna decisione –Fase II: rilevazione delle informazioni Informazioni richieste per ciascuna decisione Informazioni disponibili Attori coinvolti nel processo: –Decisore –Elaboratore delle informazioni –Fase III: presentazione risultati e proposta di ulteriore indagine (analisi delle fasi del processo per le “good practice”); la scelta potrà essere effettuata in base a: Indicatori di completezza informativa: –Informazioni utilizzate/necessarie –Informazioni disponibili/richieste Modello decisionale –Fase IV – rilevazione informazioni

31 I sistemi direzionali – Fase I Condivisione dello schema di rilevazione L’esempio della politica di tassazione studentesca

32 I sistemi direzionali – Fase II La scheda di rilevazione L’esempio della politica di tassazione studentesca

33 I sistemi direzionali - Analisi processi decisionali L’approfondimento delle “good practice” ha l’obiettivo di analizzare nel dettaglio il processo decisionale in termini di: –Fasi che compongono il processo –Ruolo di diversi attori nel processo –Tempi di elaborazione e decisore –Dati di input ed output per ciascuna fase L’analisi dei dati sarà effettuata dal gruppo di ricerca in collaborazione con gli atenei coinvolti in questa ulteriore rilevazione

34 I sistemi direzionali – Fase IV Un possibile schema di rilevazione

35 I sistemi direzionali: i passi 15 maggio - invio da parte MIP delle schede di raccolta commenti 30 maggio - invio da parte degli atenei dei commenti 20 giugno – invio da parte MIP schede di rilevazione 31 luglio – invio da parte degli atenei delle schede compilate 30 settembre – discussione primi risultati e selezione atenei per ulteriore indagine 7 ottobre – invio da parte MIP delle scheda di rilevazione dei commenti su griglia di approfondimento 15 ottobre – invio da parte degli atenei dei commenti alle proposte di approfondimento 30 ottobre – invio da parte MIP delle schede di rilevazione 30 novembre – invio da parte degli atenei delle schede compilate

36 Un quadro riassuntivo dei passi futuri Solo Atenei GP