La visita di re-accreditamento JCI Come affrontarla in un ospedale universitario Perulli

Quando e come Periodo: 12-16 maggio 2014 5 surveyor (qualifiche: infermiere, medico, amministrativo, clinico universitario) Standard per Ospedale universitario, 5a edizione Visite in tutti i reparti, ambulatori, spazi comuni, aree normalmente non accessibili (tetto, locali tecnici…) Interviste con medici, infermieri, tecnici, studenti, specializzandi, pazienti….

Regole I verificatori possono chiedere tutto, indipendentemente dal loro ruolo. Quando può essere fatta la visita in reparto In qualsiasi momento. Il “tracer del paziente” segue il percorso ospedaliero del paziente. Cosa possono fare Aprire tutte le porte. Guardare in tutti gli armadi / scaffali. Intervistare il personale e i pazienti (dare la propria disponibilità, ma precisare che bisogna chiedere al paziente se gradisce essere intervistato). Osservare gli operatori mentre questi lavorano. Guardare cartelle cliniche aperte o chiuse.

Regole generali di rapporto con i verificatori Ascoltare la domanda posta dal surveyor ed aspettare che i traduttori traducano, anche se comprendete l’inglese (questo permette a tutti di seguire le conversazioni effettuate e a voi di guadagnare qualche secondo per dare la risposta corretta e precisa) Rispondere sempre in italiano ed aspettare che i traduttori traducano Seguire sempre il concetto “a domanda precisa – risposta precisa” (se chiedono quale numero di telefono facciamo per allertare l’antincendio, rispondiamo “4444” e non divaghiamo) Non polemizzare sul contenuto degli standard Non polemizzare rispetto alle scelte aziendali (non è la sede)

Prima della survey E’ probabile che i surveyor vogliano vedere la documentazione clinica dei ricoverati: Le cartelle cliniche devono essere TUTTE ben compilate, in bella calligrafia (leggibilità), complete, con tutte le firme previste Non devono eserci parti non compilate della cartella clinica Non devono essere presenti sulla cartella clinica cancellature o correzioni “pasticciate” Deve essere presente in reparto la lista delle firme depositate per consentire la tracciabilità delle annotazioni Tutti i consensi informati devono essere presenti e compilati I registri operatori devono essere stampati e presenti

Prima della survey E’ probabile che i surveyor vogliano vedere una o più cartelle cliniche di pazienti appena dimessi: Selezionare 8-10 cartelle da tenere a disposizione per la visita, selezionando quelle con le patologie più frequenti nel reparto: queste cartelle devono essere assolutamente “perfette” per quanto riguarda la corretta compilazione, le valutazioni, la presenza di tutte le firme necessarie, presenza di copia della lettera di dimissione firmata E’ possibile che i surveyor chiedano se nel vostro reparto si effettuano sperimentazioni cliniche Preparare un elenco delle sperimentazioni aperte e attive nel reparto Gli sperimentatori devono essere presenti per poter mostrare la documentazione relativa agli studi, lo stoccaggio dei farmaci sperimentali, spiegare come si reclutano i pazienti

Peculiarità di un reparto universitario

La formazione: diritti e doveri Presenza di studenti di medicina e scienze infermieristiche: Sono studenti che devono essere sempre totalmente supervisionati nella loro attività da parte dei tutor Presenza di specializzandi Sono sempre soggetti a supervisione da parte del tutor, possono effettuare alcune procedure sul paziente in prima persona, in rapporto ai loro privilegi, ma sempre con la supervisione del tutor Gli specializzandi non possono sostituire lo strutturato nelle pratiche assistenziali Presenza di docenti/tutor Hanno la responsabilità dei discenti a loro affidati e soprattutto della sicurezza del paziente nel percorso formativo/universitario

La sicurezza del paziente Tutti gli studenti (compresi gli specializzandi) ricevono un orientamento al reparto e sono istruiti dai loro tutor almeno su questi aspetti: Le regole dell’ospedale per garantire una buona qualità della cura (politiche e procedure aziendali) Programma della Commissione Infezioni Ospedaliera per il contenimento delle infezioni nosocomiali La politica e le procedure sul farmaco Gli obiettivi internazionali di sicurezza (ed in particolar modo sulla corretta identificazione del paziente con doppio identificativo -nome, cognome e data di nascita; sui farmaci ad alto rischio, sulla checklist per la chirurgia sicura – timeout; sull’importanza dell’igiene delle mani)

Alcuni esempi di domande Sessione interattiva Alcuni esempi di domande

Dalla survey guide…. What type of supervision is required when you examine a patient and write orders for that patient? How does that supervision change as you progress through the program? How do you know who should be supervising you? How do you know what activities and procedures you are allowed to do independently and which ones require supervision? How do you participate in the hospital’s quality improvement and patient safety program? Can you tell us what you know about the International Patient Safety Goals? How does IPSG.2.2, “handover communication,” apply to you? Do you provide any services to the hospital outside of your training program? If yes, how is the type of service you provide determined? Do you know the process for reporting near misses, adverse events, and sentinel events? Have you reported or been involved in any near misses, adverse events, or sentinel events?

Simulazione domande Come si è svolto il vostro inserimento in ospedale? Rispondere descrivendo l’accoglienza in reparto, insistere sul fatto che vi è stata spiegata l’importanza dell’igiene delle mani, la corretta identificazione del paziente, i sistemi di sicurezza antincendio e il n° da chiamare in caso di incendio, il divieto di fumo, i limiti della vostra attività che deve essere sempre supervisionata Domanda allo specializzando

Simulazione domande Come fa il paziente a sapere che siete in formazione e non strutturati? Rispondere che avete un cartellino identificativo, che deve essere sempre indossato e che ogni volta che vi approcciate al paziente gli spiegate che siete un medico in formazione e che tutto ciò che fate sviene supervisionato da un tutor. Domanda allo specializzando

Simulazione domande Se c'è qualcosa che vi preoccupa per la sicurezza del paziente, o se c'è stato un errore, sapete a chi rivolgervi? Rispondere che il vostro referente è sempre il tutor a cui siete stati affidati, in caso di errore o rischio per la sicurezza per il paziente è sempre possibile fare un incident reporting Domanda allo specializzando

Simulazione domande Conoscete le vostre job description o privileges? Quali sono le vostre aree di autonomia? Rispondere che i vostri privileges sono ciò che siete autorizzati a fare e con quale autonomia: questo documento viene aggiornato anno per anno e da voi conosciuto. Questo documento è inoltre a disposizione di tutto il personale della struttura Domanda allo specializzando

Simulazione domande Chi valuta le vostre competenze? Come vengono monitorizzati i vostri progressi in conoscenza? Come si valuta l'avvenuta acquisizione di nuove competenze? Rispondere che le competenze che si acquisiscono vengono verificate dal proprio tutor e certificate sul libretto elettronico, quando le competenze maturate permettono di acquisire un livello di autonomia maggiore, questo viene riportato nella scheda dei privilegi Domanda allo specializzando

Simulazione domande Avete lamentele o osservazioni sul percorso che avete affrontato? Rispondere onestamente, in linea di massima concordare con il tutor la risposta da dare (ad esempio: fino all’anno scorso il n° di aule per la didattica in ospedale non era adeguato e dovevamo spostarci da un capo all’altro della città, adesso sono state costruite nuove aule) Domanda allo specializzando

Simulazione domande Come le è stata assegnata la funzione di tutor e sulla base di quali valutazioni? Il direttore della scuola mi ha chiesto, visto il mio curriculum, di effettuare questo tipo di formazione agli specializzandi Domanda al tutor / docente

Simulazione domande Le capita di dover affidare i suoi specializzandi ad altri colleghi? Può capitare che per particolari attività gli specializzandi vengano affidati a colleghi esperti in determinati campi. Il collega mi relazione verbalmente sulla progressione in conoscenze della materia specifica Domanda al tutor / docente

Simulazione domande Se si, in base a quali criteri li ha affidati ad un collega piuttosto che ad un altro? Ci sono alcune attività ultraspecialistiche che lo specializzando deve apprendere: l’esperienza di alcuni colleghi è fondamentale per la formazione degli specializzandi Domanda al tutor / docente

Simulazione domande Come verifica il grado di apprendimento dello specializzando? Lo specializzando deve dimostrare di aver acquisito le basi sia teoriche sia pratiche: solo a quel punto viene certificato sul libretto elettronico l’avvenuto superamento dello specifico obiettivo Domanda al tutor / docente

Simulazione domande Come vengono registrati i progressi dello specializzando? Ogni studente accede al suo libretto elettronico, sul quale registra le sue attività. Il tutor certifica con un secondo accesso quanto riportato dallo specializzando Domanda al tutor / docente

Simulazione domande Cosa succede se il grado di apprendimento non è sufficiente? Di solito si intensifica la formazione, approfondendo i punti deboli Domanda al tutor / docente

Simulazione domande Lo specializzando può restare solo in reparto (senza tutor)? Può capitare che resti solo in reparto. Ogni specializzando ha il n° di cellulare del proprio tutor o strutturato presente in ospedale per eventuali comunicazioni urgenti. Se si, può erogare cure mediche ai pazienti ricoverati? Solo nei limiti dei propri privilegi Domanda al tutor / docente

Simulazione domande Lo specializzando è tenuto obbligatoriamente ad effettuare il corso BLSD? E se si, quando nel suo percorso formativo? Spiegare cosa è previsto dal piano formativo della scuola, se il piano lo prevede tutti gli specializzandi devono effettuare tale formazione Come vengono aggiornati i privilegi dello specializzando? Vengono aggiornati annualmente o prima in rapporto alla loro formazione Domanda al tutor / docente