Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo magazzino e produzione

Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

Slide 3 Definizione Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventi per oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi di acquisto, trasformazione e cessione di beni da parte di un’azienda.

Slide 4 Definizione – Rimanenze Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni in giacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggetto dell’attività dell’impresa) iniziati e non conclusi alla fine dell’esercizio e che saranno oggetto di vendita o troveranno compimento in quello successivo. Si distinguono:  rimanenze in senso stretto  lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungo termine) – non trattate in questo sessione.

Slide 5 Definizione – Rimanenze (segue) Rimanenze:  rimanenze di beni fungibili  valori economici comuni a due o più esercizi  beni materiali destinati alla vendita o che entreranno nel processo produttivo

Slide 6 Definizione – Rimanenze (segue) Le rimanenze sono:  materie prime, sussidiarie e di consumo  prodotti in corso di lavorazione e semilavorati  lavori in corso su ordinazione  prodotti finiti e merci Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cui l’impresa è proprietaria, cioè:  beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di produzione dell’azienda (escluso le merci di proprietà dei terzi)  beni in viaggio quando l’impresa ne ha già acquistato il titolo di proprietà  beni di proprietà dell’impresa presso terzi

Slide 7 Principi contabili di riferimento n Le rimanenze di magazzino n Lavori in corso su ordinazione

Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

Slide 9 C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci S. P. Conti di Bilancio C.E.

Slide 10 C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti Conti di Bilancio materie prime materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all’esterno materie prime materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all’esterno anticipi a fornitori per forniture d’esercizio acconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze anticipi a fornitori per forniture d’esercizio acconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze

Slide 11 A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci Conti di Bilancio devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni. devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni. devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti. devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti.

Slide 12 Contabilizzazione delle rimanenze Problematiche inerenti:  quantità da valorizzare  determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze  determinazione delle modalità di incorporazione dei costi nelle rimanenze

Slide 13 PricewaterhouseCoopers  Art C.C. (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o di produzione, o al valore di mercato se inferiore  (n. 12) al valore costante se: le rimanenze sono costantemente rinnovate non suscettibili di variazioni sensibili complessivamente di scarsa importanza rispetto all’attivo del bilancio Criteri di valutazione

Slide 14 PricewaterhouseCoopers  Valutazione dei beni: al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso al costo di fabbricazione o produzione se prodotti internamente  Determinazione dei costi: dalla contabilità analitica da calcoli o valutazioni extra-contabili Criteri di valutazione

Slide 15 Criteri di determinazione del costo (1) Per i beni fungibili, ex art CC (n. 10):  FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti)  secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota siano le prime ad essere vendute o utilizzate in produzione;  restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti.  Costo medio ponderato  secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente identificabili e fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili.  LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti)  Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere vendute od utilizzate in produzione  Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote. Per i beni non fungibili:  Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo

Slide 16 PricewaterhouseCoopers Criteri di determinazione del costo: Costo medio ponderato PricewaterhouseCoopers  Costo medio ponderato per: -movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costo medio ponderato calcolato dopo l’ultimo acquisto effettuato - periodo: il costo viene determinato solo alla fine del periodo di riferimento (mese, trimestre, anno)

Slide 17 PricewaterhouseCoopers  FIFO: - riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino - valuta il magazzino ai costi più recenti  LIFO - nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa se rilevante) - due varianti: 1) LIFO continuo 2) LIFO a scatti Criteri di determinazione del costo: FIFO e LIFO

Slide 18 PricewaterhouseCoopers Il valore di mercato: definizioni PricewaterhouseCoopers Due definizioni:  valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzione e prodotti in corso di lavorazione) E’ il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti di vendita  costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati di acquisto) Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata o prodotta

Slide 19 Valutazione al valore di mercato  Principio della prudenza e della competenza: Obbligo di adottare il valore desumibile dall’andamento del mercato, allorché questo sia inferiore al costo  Svalutazione per: - obsolescenza - deterioramento dei beni - prezzi di vendita inferiori ai costi  Da fare voce per voce (per articolo o categorie)

Slide 20 Valutazione al valore di mercato (segue)  Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo: - non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione da esporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore di realizzo - la svalutazione non è una rettifica “straordinaria” (contropartita economica direttamente in voce A 2 o B 11) -necessario che rimanga evidenza del costo originario e della svalutazione effettuata (per ripristino) * * = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze

Introduzione Contabilità Revisione Il processo in dettaglio

Slide 22 Principali rischi di revisione Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisiche di magazzino Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari Non corretta valorizzazione di magazzino Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino (adeguamento al mercato, se minore; fenomeni di obsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico)

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Slide 24 Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: sottoprocessi chiave all’interno del ciclo ruoli chiave e responsabilità esempi di flowchart del processo rischi chiave e controlli del ciclo impatto del ciclo a livello di bilancio

Slide 25 Collegamenti con gli altri cicli Acquisti (P&P) Ricavi (R&R) Magazzino Paghe e personale Immobilizzazioni materiali Contabilità generale (GL) Bilancio Preparazione bilancio di fine anno Transazioni finanziarie significative Processi di business

Slide 26 Collegamenti con gli altri cicli (segue)

Slide 27 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – Materie prime

Slide 28 Costi produttivi – materie prime Ricevimento L’ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti Aggiornamento del magazzino e dei record finanziari legati alle materie prime Conteggio periodico del magazzino

Slide 29 Financial reporting risks e rischi operativi Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più: Item del magazzino smarriti o rubati Magazzino non ai livelli di soglia previsti Accesso al magazzino non ristretto

Slide 30 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – Materie prime

Slide 31 Costi produttivi - semilavorati Time Collection/ Distribution Costi di produzione Ordine di Produzione semilavorati

Slide 32 Costi produttivi - semilavorati Ordine di produzione – semilavorati Movimentazione dei beni dalle materie prime ai semilavorati (registrata e approvata) Registrazione delle quantità di magazzino, emissione ricevute, trasferimento da materie prime a semilavorati

Slide 33 Costi produttivi – semilavorati (segue) Time Collection / Distribution Registrazione del tempo e della frequenza a supporto del ciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti ai prodotti finiti e semilavorati Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati

Slide 34 Costi produttivi - semilavorati (segue) Costi produttivi Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati Conteggio periodico del magazzino Processazione dei costi dei prodotti finiti Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento di semilavorati a prodotti finiti Confronto tra costi reali mensili e costi standard

Slide 35 Financial reporting risks e rischi operativi L’informativa dei costi di produzione e di magazzino è inaccurata La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto del ciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti sui prodotti finiti è incompleta o inaccurata Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati Le differenze con i costi standard non sono indagate Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progetti non autorizzati Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche nel trasferimento dei materiali

Slide 36 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – Materie prime

Slide 37 Prodotti finiti Rettifiche Conteggio periodico del magazzino Supporto di documentazione formale Approvazione

Slide 38 Financial reporting risks Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccurati elementi di bilancio Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione e non soggette a valutazione Obsolescenza e slow moving Perdite

Slide 39 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Costi produttivi - semilavorati Costi produttivi – Materie prime

Slide 40 Inventory Release Stoccaggio / Movimentazione di magazzino Stoccaggio Spedizione dei prodotti

Slide 41 Financial reporting risks Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portare a financial reports inaccurati

Slide 42 Rischi operativi Eccessivo costo di movimentazione dei materiali, contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti. Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze, con più passaggi. Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate fino al momento dell’inventario fisico.

Slide 43 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Maintenance Standing Data Maintenance Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – materie prime

Slide 44 Esempi di rettifiche Variazioni nei files dei costi (Costi standard) Variazioni nel MPS (Master Production Schedule) Variazioni nell’Inventory Master (RM, WIP, FG) Variazioni nell’Allocation / Distribution / Overhead Rates Journal entries

Slide 45 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – materie prime

Slide 46 Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data Maintenance”) File di costo (Costi standard) MPS (Master Production Schedule) Inventory Master (RM, WIP, FG) Overhead Rates Inventory Reports

Slide 47 Ruoli e responsabilità Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – materie prime Produzione Magazzino Contabilità

Slide 48 Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti – diagramma di flusso - collegamento ai conti Financial Statements ERP system Inventory Release ERP system Production costs Finished Goods ERP system Production costs Raw Materials ERP system Master data (Inventory/Costs of production) ERP system Inventory (BS) Raw Material (BS) Production costs Work in Progress ERP system Purchasing Revenue Fixed Asset WIP (BS) Finished Goods (BS) Cost of goods sold (BS) DR DR - wip CR - raw DR - FS CR - wip DR - CGS CR -FG DR Payroll DR

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Slide 51 Esempi di Test sui controlli - Transazioni FasiRischioPunti di controllo necessariTest dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR 1. Entrate I beni potrebbero non essere registrati Utilizzo di documenti prenumerati per la registrazione di entrata delle merci e di trasferimento interno delle medesime alla produzione Verificare l'integrità della sequenza numerica dei documenti   Riconciliazione indipendente delle registrazioni di magazzino con i conti di controllo della contabilità industriale e generale Rieseguire le riconciliazioni effettuate (reperformance)   2. Uscite di magazzi no Diminuzioni di magazzino non autorizzate I magazzinieri sono responsabili per il ricevimento delle merci nel magazzino Osservare, per un campione di documenti di entrata e di trasferimento alla produzione, la presenza della sigla/firma dei magazzinieri    I magazzinieri sono responsabili per l'ottenimento di appropriati documenti attinenti tutte le uscite dal magazzino Verificare, per un campione di rilevazione delle uscite dal magazzino, che sussistano documenti di uscita e di trasferimento alla produzione autorizzati  Confronto periodico tra saldi contabili e fisici Osservazione fisica di alcuni controlli; Rieseguire alcuni dei controlli effettuati  

Slide 52 Esempi di Test sui controlli - Saldi FasiRischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ O CA COCO PDPD RORO VCAVR Inventario fisico Procedure di conta fisica inaffidabili Separazione delle mansioni di custodia del magazzino e di tenuta delle registrazioni di contabilità di magazzino Osservazione; Verifica di mansionari  Adeguate istruzioni inventariali seguite in modo appropriato Osservazione; Riesecuzione di alcune conte fisiche    Indagini e correzioni delle differenze inventariali inadeguate Adeguata documentazione delle differenze inventariali riscontrate e della loro correzione Analisi delle risultanze del controllo; Riesecuzione di alcuni controlli sulle differenze riscontrate   Logica di calcolo inappropiata Documentazione sulle logiche di calcolo approvata dalla direzione amministrativa Inquiry - Confronto con le disposizioni dei principi contabili  Metodi di calcolo inappropriati Controllo sull'adeguato funzionamento dei software di produzione Test sul funzionamento del software  

Slide 53 Esempi di diagrammi di flusso (“Flow Chart”) Flow chart livello 1: Flow chart livello 2: Flow chart livello 3:

Slide 54 Segregazione dei compiti (“Segregation of duties”) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoliApplicazione SOD al Ciclo Magazzino 1. Separazione tra le attività di autorizzazione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di esecuzione della movimentazione/custodia dei beni Funzione Spedizione/Acquisti versus Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze 2. Separazione tra le attività di esecuzione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di rilevazione contabile della movimentazione/custodia dei beni medesimi Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze versus Funzione di Contabilità di Magazzino e Industriale Funzione di supervisione dell'Inventario fisico versus Funzione di gestione della Produzione e di gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze 3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile e le responsabilità operative di gestione Funzione di gestione della Produzione versus Funzione Contabilità di Magazzino/ Industriale Funzione di Contabilità Industriale versus Contabilità Generale

Slide 55 Domande?