16 gennaio 2008 Claudia Ziosi KOPRIVNICA (Croazia), 16 Gennaio ° Meeting Transnazionale Gestione finanziaria: Stato dell’arte dopo la prima rendicontazione e prossime scadenze Provincia di Ferrara

16 gennaio 2008 Indice  I rendicontazione - Informazioni generali  Riepilogo stato di avanzamento finanziario  Certificazione delle spese rendicontate  Procedura per il rimborso delle spese  Prossime scadenze  Consigli per la preparazione della prossima rendicontazione  Controlli di 2°livello  Elegibilità delle spese  Obblighi e responsabilità del LP  Obblighi e responsabilità dei PPs  Casi di revoca del contributo  Informazione e comunicazione

16 gennaio 2008 I rendicontazione - Informazioni generali  1°rendicontazione: trasmessa il 6 dicembre 2007  Sono stati rendicontati complessivamente € ,99 pari al 27,92% del budget (€ ,00)  Il livello degli impegni di spesa è pari al 71,82%  Nel 2007 non si è raggiunto a livello complessivo il minimo del 35% dei pagamenti né il 75% degli impegni di spesa  Il budget 2008 da spendere è di € ,01 cui si aggiungono € (cioè il non speso nel 2007) per un totale di € ,301

16 gennaio 2008 Riepilogo stato di avanzamento finanziario Si consegna su supporto cartaceo e si spiega tabella excel tabella excel riportante le seguenti informazioni:  Riepilogo situazione finanziaria del progetto dopo la prima rendicontazione (al gennaio 2008)  Riepilogo situazione per singolo partners

16 gennaio 2008 Certificazione delle spese rendicontate  Il LP ha ricevuto dalla AdG le certificazioni di spesa della prima rendicontazione il 21 dicembre 2007  Il LP le ha inviate via fax ai partner il 28 dicembre 2007

16 gennaio 2008 Procedura di rimborso delle spese (I)  Invio domanda di rimborso: il LP invia all’AG ed all’Autorità di Pagamento Centrale la domanda di rimborso delle spese sostenute con allegate le copie delle certificazioni di spesa rilasciate per ogni Partner dal Certificatore Indipendente.  Approvazione degli stati di avanzamento: l’AdG, ricevute le domande di rimborso con le certificazioni delle spese sostenute per ogni Partner, li approva e autorizza l’AdP ad emettere i mandati per l’erogazione del contributo  Erogazione del contributo: l’Autorità di Pagamento effettua i pagamenti al LP delle somme rendicontate. Il LP a sua volta, provvede al rimborso delle quote spettanti a ciascun Partner

16 gennaio 2008 Procedura di rimborso delle spese (II)  Fine dicembre 2007: la Provincia di Ferrara ha presentato la prima domanda di rimborso alla AdG ed alla Autorità di pagamento  Tempi tecnici:  primi mesi 2008 (presumibilmente marzo): trasferimento fondi al LP da parte della AUP  dal ricevimento dei fondi, la Provincia di Ferrara in un mese potrà provvedere al trasferimento ai partners

16 gennaio 2008 Trasferimento fondi Per consentire il trasferimento delle risorse, ciascun partner dovrà comunicare entro marzo 2008: –Nome dell’intestatario del conto –Nome e indirizzo della banca –Codice IBAN

16 gennaio 2008 Rimodulazione budget  Possibilità di rimodulare budget entro il 20% (non richiede l'autorizzazione dell'AdG, ma una semplice comunicazione)  Possibilità di rimodulare budget oltre il 20% (richiede autorizzazione AdG e Comitato di pilotaggio)  La richiesta di rimodulazione da parte di Pesaro e Brindisi è stata regolarmente inviate dal LP all’AUG (ad oggi non è arrivata risposta dalla AUG)

16 gennaio 2008 Prossime scadenze (I) Scadenza per il LP (Invio all’AUG) Scadenza per i partner (Invio al LP) 30 novembre ottobre gennaio gennaio marzo febbraio giugno maggio agosto luglio 2008

16 gennaio 2008 Prossime scadenze (II)  Per ottimizzare il lavoro si prevedono almeno due rendicontazioni nel 2008  L’ultima rendicontazione a saldo deve essere inviata al LP entro e non oltre il 31 luglio 2008  Le rendicontazioni del cofinanziamento seguono le stesse regole delle rendicontazioni che vanno a contributo.  Però per semplificare il lavoro del LP e facilitare il lavoro del certificatore, la rendicontazione del co-finanziamento si può fare su moduli separati rispetto alla rendicontazione che va a contributo. Anche per la rendicontazione del cofinanziamento vanno comunque compilati gli annex I, II, III.

16 gennaio 2008 Consigli per la preparazione della rendicontazione (I)  Timesheet: va inviato in triplice copia (non singola!), controllare i conteggi e assicurarsi che il valore indicato nelle timesheet sia lo stesso timbrato in cedolino e indicato in Annex II  Controllate che i subtotali indicati in annex I, II, III corrispondano  Le formule preimpostate in excel bloccate spesso sbagliano gli arrotondamenti. Se possibile, nella versione cartacea correggere i centesimi in modo che la somma di quota UE, Stato e Regione dia il totale e che la somma di quota Stato + regione dia la quota UE  Attenzione ai blocchi nelle formule degli annex  Atti amministrativi: vanno inviati in triplice copia (non singola )  Atti amministrativi e mandati: vanno tutti timbrati con copia conforme  Anche gli oneri riflessi vanno timbrati. In mancanza di altri documenti vanno timbrati i mandati  Relazione tecnica: deve riportare una descrizione delle attività svolte e anche la giustificazione delle spese. Esempio: se si rendicontano spese di personale in relazione tecnica va riportato che ci sono state tali spese ed il ruolo del personale impiegato nel progetto.

16 gennaio 2008 Consigli per la preparazione della rendicontazione (II) Assemblaggio Per facilitare il compito di controllo da parte del LP e del certificatore nel controllo delle rendicontazioni:  Preparare tre pacchi distinti per ciascuna copia della rendicontazione  Ciascun pacco al suo interno conterrà delle cartelline così composte: 1)Cartellina con Annex 1, 2, 3 e Dichiarazione IVA 2)Cartellina “ Spese Generali” con copia fatture, mandati e documentazione accessoria 3)Cartellina “Personale” con documentazione (autorizzazioni, timesheet, cedolini, mandati, fatture, incarichi, contratti, bandi di selezione personale…) 4)Cartellina “Spese Materiali” con documentazione (Fatture, mandati, Gare d’appalto..) 5)Cartellina “Spese disseminazione” con documentazione (fatture, mandati, programmi meeting, firme presenze, preventivi…) 6)Cartellina “Viaggi” con documentazione (fatture, mandati, titoli di viaggio, preventivi, missioni..)

16 gennaio 2008 Informazioni per invio rendicontazione  Invio rendicontazione in triplice copia cartacea ed in formato elettronico al LP almeno 30 giorni prima dalla scadenza  Le rendicontazioni vanno inviate prima via così da consentire al LP un controllo preliminare e solo dopo aver ricevuto l’ok, vanno spedite in versione originale cartacea  Le rendicontazioni devono essere inviate ai seguenti indirizzi mail: ed al seguente indirizzo (o consegnate a mano previo appuntamento ) Provincia di Ferrara - Servizio Risorse Idriche: att. Alessandra Ferraresi Corso Isonzo 105/A Ferrara

16 gennaio 2008 Controlli di 2°livello  Progetto Watercycle: selezionato per i controlli di II livello  La società incaricata - Reconta Ernst & Young SpA - controllerà:  l’esistenza, la regolarità e la completezza della documentazione amministrativa, delle rendicontazioni e la pista di controllo, il rispetto degli obblighi di comunicazione e le attività realizzate  il rispetto delle procedure seguite per l’affidamento di incarichi, appalti di opere, servizi e l’acquisto di beni (che devono rispettare le normative comunitarie, nazionali ed interne all’ente ispirate al principio dell’evidenza pubblica)  Ciascun partner è chiamato a predisporre la pista di controllo e ad organizzare l’archiviazione dei documenti  La documentazione deve essere mantenuta presso l’ente per almeno 5 anni dall’erogazione del saldo finale del progetto

16 gennaio 2008 Elegibilità delle spese Dal 1 gennaio 2006 fino al 30 giugno 2008 (data di chiusura del progetto)

16 gennaio 2008 Obblighi e responsabilità del LP  LP ha il potere di rappresentanza nei confronti dell’AdG e degli altri organismi del programma, per tutte le attività, amministrative e finanziarie, necessarie per la realizzazione del Progetto.  Il LP è responsabile, nei confronti dell’AdG, per l’efficace e l’efficiente gestione delle attività progettuali, ai sensi della Convenzione di finanziamento (art 1 convenzione di partenariato)  Il LP coordina le attività dei Partner e deve, in qualità di coordinatore generale, provvedere all’aggiornamento costante dei Partner su tutte le comunicazioni rilevanti concernenti il Progetto.

16 gennaio 2008 Obblighi e responsabilità dei partners  Trasmettere nei tempi dovuti i rendiconti finanziari e tutta la documentazione accessoria in triplice copia  Attenersi alle norme del manuale di rendicontazione  Realizzare le attività previste nel progetto  Comunicare al LP le proprie richieste di variazione di budget e di attività  Rispettare il regolamento 1159/00  Predisporre un proprio sistema interno in vista di possibili ispezioni  Comunicare le variazioni di conto corrente al LP  Tenere la documentazione cartacea e informatica per 5 anni

16 gennaio 2008 Casi di revoca del contributo art. 10 Convenzione partenariato  Dichiarazioni false e mendaci  Contributi assegnati per attività diverse rispetto alle attività previste nel progetto  Mancato rispetto degli impegni di spesa previsti nel progetto  Mancata attuazione degli obiettivi del progetto  Modifiche del budget senza preventiva autorizzazione  Mancata attuazione del progetto nei tempi  Rinuncia al contributo

16 gennaio 2008 Informazione e comunicazione  Si ricorda che per tutte le forme di comunicazione (manifesti, brochure, cartelloni, sito web, manuali, opere.. ) realizzate, è obbligatorio riportare i loghi UE, del Programma Transfrontaliero Adriatico e la dicitura: “il Progetto è realizzato con il contributo del FESR nell’ambito del Nuovo Programma di Prossimità Adriatico INTERREG-CARDS-PHARE”  Qualsiasi operazione concernente attività di informazione sul progetto deve rispettare il Regolamento (CE) n.1159/2000 relativo alle azioni informative e pubblicitarie a cura dei Partner sugli interventi co-finanziati dai Fondi Strutturali  Ogni pubblicazione realizzata deve specificare che essa riflette solo le opinioni del suo autore e che l’AdG non è responsabile dell’uso che potrebbe esserne fatto

16 gennaio 2008 Grazie per l’attenzione! Provincia di Ferrara