1 GLI APPROVVIGIONAMENTI

2 Le attività valutate Gestione contratti per utenze (energia, gas, acqua, riscaldamento) Gestione procedure ad evidenza pubblica aperte Gestione assicurazioni Gestione procedure ad evidenza pubblica ristrette Gestione contratti di servizio (vigilanza, pulizia, portierato) Gestione contratti passivi Definizione e pianificazione dei fabbisogni Servizio cassa economale Gestione patrimoniale beni mobili Gestione spese in economia, trattativa privata e Consip

3 L’incidenza dei costi Attività + incidentiAttività - incidenti + Accentrate Università Gestione spese in economia, trattativa privata e ConsipGestione patrimonialebeni mobili Servizio cassa Definizione e pianificazione dei fabbisogni Gestione contratti passiviGestione procedure ad evidenza pubblica aperte Gestione procedure ad evidenza pubblicaristretteGestione contratti diservizio (vigilanza, pulizia,portierato) Gestione AssicurazioniGestione contratti perutenze (energia, gas,acqua, riscaldamento) Accentrate DecentrateIntermedie TN47,5%5,7%4,4%11,4%23,2%0,0%2,3% 1,4%1,9%TN78,7%3,0%18,2% PA12,8%20,7%13,8%3,4%7,6%18,7%10,4%3,7%6,0%2,9%PA74,0%25,1%0,9% PD14,0%21,9%45,2%5,2%4,0%0,6% 4,9%3,0%0,6%PD63,7%26,8%9,5% LE41,4%22,6%5,2%11,5%5,8%3,7%4,4%2,6%0,9%2,0%LE50,5%49,5%0,0% ME28,4%35,4%10,2%5,0%6,3%3,7%5,9%0,3%1,0%3,9%ME41,2%58,0%0,8% PV23,1%20,5%13,9%5,2%21,0%6,4%5,5%1,3%2,2%0,9%PV40,8%59,2%0,0% PoliTO23,9%20,7%11,1%9,9%15,4%4,1%0,4%7,5%6,9%0,2%PoliTO40,4%53,9%5,7% VE27,7%21,0%10,7%12,5%12,8%2,4%5,8%3,2%2,3%1,5%VE36,0%60,5%3,5% CAL18,8%41,7%24,3%0,0%2,8%4,1% 1,4% CAL35,1%64,9%0,0% MI64,7%9,5%5,5%3,5%10,2%3,5%0,4%0,5%1,6%0,5%MI27,3%72,7%0,0% FG29,8%21,8%5,6%13,6%13,1%3,4%4,0%4,2%3,0%1,5%FG25,7%74,3%0,0% FI26,4%16,8%13,8%16,8%1,3%2,0%5,7%10,9%2,3%4,0%FI20,4%51,1%28,4% VR41,6%18,9%11,6%12,4%7,7%1,3%0,6%2,1%2,3%1,6%VR20,1%79,9%0,0% FE43,4%19,5%6,0%17,5%8,6%2,3%0,0%0,4%1,4%0,9%FE16,5%83,5%0,0% PoliMI11,7%65,9%1,1%1,2%11,2%2,4%0,0%1,5%1,0%4,0%PoliMI15,5%77,5%7,0% RM 35,1%19,7%13,5%17,6%5,9%2,3%1,4%1,7%1,4%1,3% RM8,2%86,2%5,6% TOT33,4%23,4%11,0%10,6%8,3%3,7%2,8%2,5%2,2%1,9%

4 L’accentramento La rilevazione ha evidenziato il basso livello di accentramento delle attività amministrative di Ferrara (16,50%) La relazione tra accentramento delle attività e l’incidenza dei costi % Nel grafico è indicata l’incidenza di ciascuna attività. Non sono evidenziate le posizioni degli Atenei

5 I Costi Il costo totale del servizio approvvigionamento è dato dal X I costi unitari: costo totale personale approvvigionamenti__ valore acquisti (in migliaia di €) Il costo unitario colloca il nostro Ateneo in media con il campione rilevato n. persone dedicate al servizio (sede + dipartimenti) distinte per categoria costo standard per categoria = 132,06 €

6 Il costo unitario, i Cluster e le altre “figure”

7 I GRUPPI Si individuano gruppi di Atenei che adottano soluzioni simili (CLUSTER). Ciò consente di analizzare se le università che appartengono allo stesso cluster hanno caratteristiche comuni (localizzazione, dimensioni,..) In questo modo si può comprendere se il fattore analizzato richiede soluzioni differenti in funzione del contesto o meno

8 Efficacia: i criteri di analisi nel processo “ Approvvigionamenti ” Processo di definizione e pianificazione dei fabbisogni Le attività/fattori efficacia “oggettiva” Completezza Gestione magazzino economale Tempi di risposta Gestione procedure a evidenza pubblica I fattori Le attività/processi Spese in economia

9 Efficacia “oggettiva”: Completezza del processo - scostamenti dalla media

10 Efficacia “oggettiva”: Spese in economia - scostamenti dalla media

11 Efficacia oggettiva: Tempi di risposta - spese in economia

12 L’efficacia e il livello di accentramento Non si è dimostrata relazione tra accentramento ed efficacia.

13 L’efficacia e i costi unitari di tutte le strutture Milano Padova Firenze Trento e Polimi sono gli atenei che presentano il miglior rapporto qualità / costi E

14 L’Ateneo ideale:  Presenza di una procedura di acquisto basata sulla pianificazione, sull’analisi di mercato, sul calcolo dei fabbisogni, sulla creazione di un DB condiviso  Capacità di gestire le spese in economia entro 7 giorni dalla richiesta  Capacità di predisporre i capitolati tecnici di gara e di definire il contratto una volta espletata la gara in meno di 15 giorni

15  Istituzione Ufficio Approvvigionamenti  Programmazione degli acquisti tramite raccolta richieste semestrali  Accentramento degli acquisti per migliorare l’efficienza  Utilizzo di nuovi strumenti di acquisizione di beni: gare on line, mercato elettronico, consorzi interregionali di acquisto, ecc.  Creazione albo fornitori Cosa stiamo facendo per migliorare il processo degli Approvvigionamenti

16 LA CONTABILITA’

17 Le attività analizzate  Gestione contribuzioni studentesche  Gestione rapporti con strutture autonome  Gestione istituti, consorzi e strutture senza autonomia amministrativa  Monitoraggio e reportistica  Rapporti con istituto tesoriere e gestione del fabbisogno  Adempimenti fiscali  Contabilità analitica, monitoraggio e reportistica  Gestione spese pagamenti al personale  Bilancio (sia Amm. Centrale che Dipartimenti)  Gestione altre entrate  Budget e bilancio di previsione (sia Amm. Centrale che Dipartimenti)

18 L’incidenza dei costi Attività + incidentiAttività - incidenti UNI + accentrate

19 Microprocesso “adempimenti fiscali” Adempimenti fiscali 1contabilità IVA 2dichiarazioni sostituto d'imposta 3versamento ritenute 4dichiarazioni dei redditi 5accantonamento TFR 6versamento bollo virtuale 7altre tasse (smaltimento rifiuti consorzi bonifica)

20 L’accentramento La rilevazione ha evidenziato il medio livello di accentramento delle attività amministrative di Ferrara (45,10%) La relazione tra accentramento delle attività e loro incidenza sul costo Nel grafico è indicata l’incidenza di ciascuna attività. Non sono evidenziate le posizioni degli Atenei

21 I Costi Il costo totale del servizio contabilità è dato dal X I costi unitari: costo totale personale contabilità entrate e uscite (in migliaia di €) Il costo unitario colloca il nostro Ateneo in media con il campione rilevato n. persone dedicate al servizio (sede + dipartimenti) distinte per categoria costo standard per categoria = 4,05 €

22 Il costo unitario, i Cluster e le altre “figure”

23 Efficacia: i criteri di analisi Le attività/fattori efficacia “oggettiva” tempo di risposta completezza contabilità analitica e bilancio I fattori efficacia “percepita” (docenti) tempo di risposta pagamento missioni e compensi (docenti) accessibilità (semplicità) competenza/cortesia I fattori Le attività/processi bilancio di previsione, budget tempo di risposta pagamento compensi e spese rendimento gestione della cassa

24 Efficacia: i criteri di valutazione - E’ stata effettuata una valutazione sulle due dimensioni (oggettiva e percepita) - La qualità oggettiva analizza una pluralità di processi ed è stata utilizzata per la valutazione di sintesi (6 processi) - La qualità percepita è rivolta solamente al personale docente e solo per la tempistica di pagamento su missioni e compensi (non utilizzato per la valutazione di sintesi) - E’ possibile verificare la trasparenza comunicativa per i tempi di pagamento delle missioni (allineamento tra oggettiva e percepita)

25 Efficacia “oggettiva”: bilancio scostamento dalla media 0,62

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28 Efficacia “oggettiva”: spese e pagamenti scostamento dalla media 0,53

29 Efficacia “oggettiva”: cassa e fabbisogno scostamento dalla media 0,37

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31 L’efficacia e l’accentramento Non si è dimostrata una relazione tra accentramento ed efficacia.

32 La mappa efficacia e costi (Tutte le strutture) Verona e Polimi sono gli atenei che presentano il miglior rapporto qualità / costi E

33 L’Ateneo ideale  Presenza di un bilancio pluriennale ed un sistema di budget esteso a tutte le strutture  Presenza di un sistema di contabilità analitica per centri di costo, attività e progetti, con report standard e autonomi  Rispetto del fabbisogno e capacità di gestire la tesoreria con un rendimento medio superiore al 3,50%  Pagamento delle missioni in non più di 15 giorni

34  Nuovo Regolamento di contabilità  Introduzione contabilità economica ed analitica  Gestione accentrata delle liquidità (c.d. cash pooling)  Introduzione del mandato informatico anche presso i Dipartimenti  Individuazione profilo addetto adempimenti fiscali Cosa stiamo facendo per migliorare il processo della Contabilità