Introduzione al Project Management Università Mediterranea di Reggio Calabria Programma Stages - Regione Calabria Introduzione al Project Management Ing. Gianluca Caminiti

Definizioni di Base Progetto = sforzo (impegno) delimitato nel tempo (con una data di partenza e una di completamento) diretto a creare dei prodotti e/o servizi e/o risultati specifici che comportano dei benefici o del valore aggiunto al committente. Progetti ed attività di Routine Progetto  si realizza in un intervallo temporale finito Processi operativi (azienda/P.A.)  attività di routine: processi permanenti o semi-permanenti e diretti a produrre in modo ripetitivo lo stesso prodotto o servizio. La diversa natura di queste attività richiede lo sviluppo di filosofie, attitudini e approcci diversi per la loro gestione.

Definizioni di Base Project Management (Gestione di Progetto) = Insieme di attività volte alla realizzazione degli scopi/obbiettivi di un progetto. Definizione di PM secondo il PMBOK (PMI): è l'applicazione di conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi. Gestione di un’impresa (nel senso di opera, compito) complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione di risorse differenziate con vincoli interdipendenti di: tempi, costi, qualità.

Scopi del PM (Principale): raggiungere gli obbiettivi del progetto, soddisfacendo nel contempo i vincoli determinati dal contesto del committente, solitamente il costo, il tempo e lo scopo (nel senso anche della qualità). (Secondario): ottimizzare l'allocazione delle risorse.

Triangolo dei Vincoli di Progetto Analizzare il progetto in termini di tempo, costo e obiettivo Tempo Costo Obiettivo

Triangolo dei Vincoli di Progetto Tempo = né costo né risorsa. Fattori che influiscono sul Tempo di progetto: dipendenze tra attività interne ed esterne (es. fornitori) assunzioni su produttività dei lavoratori diverse da quelle reali disponibilità di risorse Tempo Costo Obiettivo

Triangolo dei Vincoli di Progetto Costo = Budget e Risorse disponibili Fattori che impattano sul Costo: Budget, costi di materiali, manodopera, outsourcing, gestione rischi (accantonamenti) Tempo Costo Obiettivo

Triangolo dei Vincoli di Progetto Obiettivo (Scopo/Qualità) = Risultati del progetto (come requisiti e criteri di qualità/performance) Qualità = accuratezza del risultato nel corrispondere alle richieste del committente Tempo Costo del prodotto: specifiche del prodotto da realizzare (funzioni, qualità, …) … CHE COSA ottenere del progetto: lavoro necessario per realizzare il progetto … COME ottenere Obiettivo

Equilibrio dei vincoli Equilibrare vincoli di tempo, costo e obiettivo Se il fattore Tempo diminuisce e si vuole mantenere intatto l’obiettivo, dovranno aumentare i costi, o volendo mantenere fermi i costi si dovranno ridurre gli obiettivi Tempo Costo Tempo Costo Obiettivo Obiettivo

Equilibrio dei vincoli Le variazioni rilevanti si avranno soprattutto quando il progetto è già stato avviato. (più lungo è il progetto e più probabilmente si avranno variazioni) Non è detto che debba restare fermo un lato del triangolo (aumento dell’obiettivo, e aumento sia del tempo che del costo) Tempo Costo Tempo Costo Obiettivo Obiettivo

Articolazione delle Attività di PM Il project management si articola in diversi tipi di attività: Analisi e definizione degli Obiettivi Pianificazione del lavoro in funzione degli obiettivi Individuazione e controllo dei Rischi (Risk Management) Valutazione e pianificazione delle risorse necessarie Allocazione/disallocazione delle risorse Organizzazione del lavoro e dei processi Acquisizione delle risorse umane e dei materiali necessari Assegnazione dei task Direzione e coordinamento delle attività Misurazione dell'avanzamento del progetto (Metriche di progetto)

Articolazione delle Attività di PM Analisi dei risultati ottenuti sulla base dei fatti e delle informazioni raccolte Definizione di azioni correttive necessarie a rimettere il progetto in assetto con gli obiettivi (Ri)previsioni tempi, costi e altri indicatori del progetto Gestione della qualità Gestione e soluzione dei problemi Assicurazione della qualità (riduzione al minimo delle non conformità) Identificazione, gestione e controllo delle variazioni di scopo Chiusura del progetto e disallocazione delle risorse Gestione della accettazione dei risultati prodotti Comunicazione dei risultati ottenuti ai committenti

Obiettivi del Progetto Ciascun obiettivo deve essere ‘SMART’: Specifico (ben definito e chiaramente comprensibile) Misurabile (o almeno stimabile) nella sua raggiungibilità Accettabile (nel senso di 'considerato raggiungibile' dalle persone coinvolte nel progetto) Rilevante (importante per il committente, al punto di affidare un mandato formale, chiaro e forte a coloro che hanno responsabilità nel progetto) Tempificato (deve essere conseguito entro una data certa)

Obiettivi del Progetto (check) La misurazione (o valutazione) del raggiungimento di un obiettivo può/deve essere accertata alla fine del progetto. Tuttavia una continua vigilanza attiva sul progresso verso ciascun obiettivo dovrebbe essere monitorata e valutata periodicamente nel corso del progetto.

Deliverable I risultati parziali testimoniano il (buon) andamento del progetto. Essi devono essere con cura pianificati (sotto-obiettivi) e documentati (deliverable). I deliverable nell'ambito del project management sono identificabili in un insieme di documenti (Es. Obiettivi di progetto, Studio di fattibilità, ecc.), a cui ci si riferisce come Project Management Plan. Tali documenti hanno inoltre lo scopo di allineare le aspettative degli sponsor, dei clienti e del team di progetto (sviluppo e manutenzione in un ambiente condiviso - intranet del progetto)

Valutazione e Gestione dei Rischi Rischio = potenziale causa di fallimento del progetto oppure evento potenzialmente in grado di mettere a repentaglio il raggiungimento degli obiettivi del progetto Azione per risolvere/mitigare il rischio: intervenire nella pianificazione del progetto e disporre di maggior tempo e/o maggiori risorse.

Valutazione e Gestione dei Rischi I committenti di un progetto a volte posso imporre in corsa un peggioramento sulle tre variabili del triangolo: tempi, costi/risorse, scopo/qualità. Le restanti variabili, i rischi, devono essere gestite dal team di progetto ed in primis dal project manager, mediante una stima iniziale solida e accurata e l'utilizzo di tecniche di pianificazione efficienti. Sia la determinazione di queste variabili (tempi, costi/risorse, scopo/qualità) che l'approccio da utilizzare verso i rischi di progetto, vengono fissati attraverso un processo di negoziazione tra le parti (contratto iniziale - formale o informale che sia).

Valutazione e Gestione dei Rischi Rischio positivo: nel caso in cui ad esso possa essere associata una potenziale opportunità (ad es: completare il progetto prima del previsto, per via di una immissione di risorse aggiuntive o di una sua semplificazione). Reazione al rischio positivo: alternativa fra adeguamento (in senso positivo) del fattore “scopo/qualità” oppure rilassamento di tempo e/o risorse (risparmio corrisposto da un mantenimento degli scopi)

Approcci Metodologici Gli approcci utilizzati nell'ambito del project management consistono in molteplici metodologie adottabili per la gestione delle attività di un progetto. Fra le più importanti: * L'approccio classico è rappresentato dalla ortodossia del PMBOK e a cui si ricollegano altri framework (es: Method 123, TenStep); * Il Rational Unified Process (RUP) costituito da un framework per lo sviluppo iterativo di prodotti software creato da Rational Software Corporation (IBM); * L'approccio del Critical chain (catena/percorso critico) che si focalizza sulla disponibilità delle risorse oltre che sulle dipendenze logiche tra attività di progetto; * Gli approcci di project management basati sui processi (Process-based management) che derivano da una generalizzazione del concetto di controllo di progetto.

Ulteriore materiale didattico E’ possibile reperire ulteriore materiale didattico utilizzando i seguenti URL (digitare ogni link su un’unica riga): (per la parte teorica sul Project Management) http://it.wikipedia.org/wiki/Project_management http://www.cnipa.gov.it/site/_files/slide%20project%20management.ppt (per la parte relativa a Microsoft Project) http://web.math.unifi.it/users/deluca/DIDATTICA%202006-2007/PROJECT/project_passo-passo.ppt