Servizio postale

Definizioni Posta interna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa e la posta tra uffici del Rettorato. Posta esterna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale o dalle strutture decentrate verso terzi e viceversa.

Gli attori L’appaltatoreL’unità posta UNIFE L’ufficio protocollo Gli uffici del Rettorato Le portineria delle strutture decentrate Punto di smistamento

L’armadio Direttore Amministrativo Dirigente area economica Dirigente area amministrativa Dirigente area informatica Ripartizione acquistiRipartizione ragioneriaRipartizione risorse umane Ripartizione ricerca Ripartizione servizio tecnico Ripartizione servizi agli studenti Ripartizione didatticaRipartizione audit Segreteria del RettoreUfficio organi collegialiUfficio comunicazione ed eventi Ufficio legale Job centerLiaison officeManager didattico di Ateneo Ufficio protocollo archivio e posta Coordinamento segretari Ufficio sanità POSTA ESTERNAPOSTA INTERNA PER STRUTTURE DECENTRATE POSTA INTERNA TRA UFFICI DEL RETTORATO CARTELLE DA FIRMARE

Un altro attore: il personale della portineria Il personale della portineria apre periodicamente la casella “posta tra uffici” e smista la corrispondenza in essa contenuta nelle caselle dei rispettivi uffici

Il giro della posta Ore 8 L’Appaltatore ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio poste italiane di Via Felisatti e la consegna in Rettorato all’Unità posta Ore 8.30 L’Unità posta consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle strutture decentrate

Il giro della posta L’ Appaltatore inizia il giro per la consegna della posta alle strutture decentrate Entro le ore L’Appaltatore: - consegna la posta alle portinerie delle strutture decentrate - ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle strutture decentrate Ore 8.30/9

I compiti del servizio esterno Entro le ore 12 L’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate

I compiti del servizio esterno Entro le ore 13 L’Appaltatore consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. sito in Via Felisatti n Ferrara

I compiti del servizio esterno Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì) L’Appaltatore consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio Ragioneria

I compiti del servizio esterno Entro le ore 9 (martedì e giovedì) L’Appaltatore ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazione L’Appaltatore consegna libri e riviste presso le biblioteche dislocate nelle strutture decentrate dell’Università. Entro le ore 13 presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica. Entro le ore 18 presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica; biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie.

I compiti del servizio esterno All’occorrenza, su richiesta dell’Università, l’Appaltatore deve trasportare, insieme alla corrispondenza, il seguente materiale: materiale di cancelleria e materiale igienico sanitario dalla sede centrale alle strutture decentrate; registri per lo svolgimento di esami nonché tesi per le sessioni di laurea, accompagnati dalle relative distinte, dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa. Su richiesta dell’Università, l’Appaltatore è tenuto a svolgere le seguenti attività: consegna mensile di corrispondenza con ritiro della relativa ricevuta presso gli sportelli dell’Ufficio del registro; ritiro di toghe, accompagnate dalle relative distinte, dalla sede centrale e consegna alle strutture decentrate in occasione delle sessioni di laurea.

Il giro della posta in Rettorato Ore 8.30 L’Unità posta divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) e quella indirizzata alle strutture decentrate

Il giro della posta in Rettorato Ore 9 L’Unità posta consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo Ore 9 L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la corrispondenza protocollata indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria

Il giro delle cartelle per la firma Ore 9 L’Unità posta preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso: Segreteria del Rettore (firma Rettore) Ufficio organi collegiali (firma Direttore) Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore) Ufficio legale (decreti rettorali) Ufficio del Responsabile della Ripartizione Ragioneria (impegni di spesa) N.B. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili, ai sensi del codice sulla privacy, è necessario inserirli in una busta chiusa

Il giro della posta in Rettorato Dalle ore 10 I singoli uffici: ritirano dall’armadio le cartelle con la posta e quelle con i documenti firmati inseriscono la posta esterna, quella interna tra uffici e quella indirizzata alle strutture decentrate nelle rispettive caselle depositano le cartelle con i documenti da firmare nella casella “cartelle da firmare” depositano le cartelle con i documenti da protocollare nella casella “posta interna tra uffici del Rettorato”

Il giro della posta in Rettorato Ore L’Unità posta: - preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta esterna” e la affranca - preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture decentrate” e la suddivide per struttura - preleva le cartelle con i documenti da protocollare e le consegna all’Ufficio protocollo, archivio e posta

Il giro della posta in Rettorato Ore 12 Quando l’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate, l’Unità posta separa: - la corrispondenza esterna affrancata - la corrispondenza esterna da affrancare - la corrispondenza interna destinata agli uffici del Rettorato da consegnare all’ufficio protocollo - la corrispondenza interna destinata alle singole strutture decentrate da consegnare alle stesse a cura dell’Appaltatore il giorno successivo

Il giro della posta in Rettorato Ore L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria

Il giro delle cartelle per la firma dei documenti Ore 13 L’Unità posta: -preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria del Rettore -preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’ Ufficio organi collegiali e dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio, nelle caselle dei rispettivi uffici

Il giro della posta in Rettorato A fine mattina o all’inizio della mattina successiva i singoli uffici possono prelevare dall’armadio la posta e le cartelle con i documenti firmati che non sono stati presi alle ore 10

Il giro della posta nei giorni lunghi Il martedì e il giovedì l’unità posta, se non è altrimenti impegnata, ripete il giro della posta e della cartelle da firmare

Cosa fa in sintesi l’Unità posta Ore consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle Strutture decentrate. - divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) da quella indirizzata alle Strutture decentrate. Ore 9 - consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo. - ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria. - preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso la Segreteria del Rettore (firma Rettore), l’Ufficio organi collegiali (firma Direttore), l’Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore), l’Ufficio legale (decreti rettorali), l’Ufficio del Responsabile della Ripartizione Ragioneria (firma impegni di spesa). Ore preleva la corrispondenza contenuta nelle caselle “posta esterna”, e la affranca. - preleva altresì la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture decentrate” e la suddivide per struttura. Ore 12 - smista la corrispondenza che l’Appaltatore ha ritirato presso le strutture decentrate e affranca quella non affrancata Ore ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria. Ore 13 - preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria del Rettore - preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’Ufficio organi collegiali, dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio nelle caselle dei rispettivi uffici. All’occorrenza -consegna denunce infortuni all’INAIL e alla Questura

Cosa fa in sintesi l’Appaltatore Ore 8 - ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio Poste Italiane di Via Felisatti e la consegna in Rettorato all’Unità posta. Ore 8.30/9 - inizia il giro per la consegna della posta alle Strutture decentrate Entro le ore consegna la posta alle portinerie delle Strutture decentrate - ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle Strutture decentrate Entro le ore 12 - rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate Entro le ore 13 - consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì) - consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio Ragioneria Entro le ore 9 (martedì e giovedì) - ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazione Entro le ore 13 - consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica. Entro le ore 18 - consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica; biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie. All’occorrenza - trasporta materiale di cancelleria ed igienico sanitario, registri d’esami, tesi di laurea e toghe - si reca all’Ufficio del registro.