Roma 23/06/2009 Esempi di LCA a supporto della dematerializzazione nell’e- procurement. Lidia Capparelli

1 Il Mercato Elettronico della P.A., utilizzabile solo per acquisti di importo inferiore alla soglia comunitaria, è un mercato digitale all’interno del quale i fornitori abilitati offrono i propri beni e servizi alle Pubbliche Amministrazioni che effettuano acquisti mediante “ordini diretti a catalogo” o tramite “richieste di offerta”. I Fornitori: aziende private che intendano proporre i propri articoli e divenire in questo modo potenziali fornitori della Pubblica Amministrazione Marketplace Gli attori del Mercato Elettronico MEF/Consip Qualifica i fornitori Gestisce i Cataloghi Fornisce assistenza tecnica e formazione alla Pubblica Amministrazione e alle imprese ImpresePubblica Amministrazione Unico soggetto acquirente: Amministrazioni Centrali, Sanità, Enti Locali, Università e Istituti di Ricerca, ecc… Il Mercato Elettronico della P.A. rappresenta uno strumento ad alta potenzialità per le Amministrazioni e le Imprese. MePA - Cos’è

2 Le categorie merceologiche sul MEPA: le offerte commerciali Arredi e complementi di arredo: Prodotti e accessori informatici: Cancelleria: Area Specifica Sanità: 2600 Dispositivi di protezione individuale: Manutenzione Impianti Elettrici: Formazione: Manutenzione Impianti Elevatori: Erogazione gas e servizi connessi: 39 Materiale Elettrico: Materiale Igienico Sanitario: Prodotti per l’ufficio: Manutenzione Termoidraulici: Telefonia: Servizi di Igiene Ambientale: Segnaletica:

3 Vasta gamma di contenitori per la raccolta differenziata Possibilità, per i Fornitori abilitati, di indicare le caratteristiche ambientali Beni strumentali raccolta differenziata Il settore della mobilità affrontato a 360° con un’ampia offerta di mezzi alimentati con diversi vettori e una ampia possibilità di scegliere i mezzi di trasporto sostenibili adatti alle esigenze dell’ente Fonti rinnovabili Fotovoltaico, Solare termico, Geotermico, Minieolico ecc. Mobilità sostenibile Il Mercato Elettronico e le iniziative nell’ambito del GPP Iniziativa verde Componenti verdi dell’iniziativa Legenda

4 Obiettivo: Analizzare i risparmi nei processi di acquisto derivanti dall’utilizzo del Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (in seguito MEPA) rispetto al sistema tradizionale. L’analisi mira a quantificare i cosiddetti risparmi “indiretti”, ovvero di processo. I risparmi “diretti”, ovvero relativi ai prezzi di acquisto, sono oggetto di un ulteriore studio. Modalità: 1) Si è provveduto ad identificare e schematizzare il modello tradizionale dei processi di acquisto sotto soglia per le Pubbliche Amministrazioni, al fine di utilizzarlo come riferimento nelle rilevazioni effettuate sulle amministrazioni coinvolte e poterlo comparare con quello sul MEPA. 2) Si è intervistato un campione di Amministrazioni registrate al MEPA, per rilevare step e tempi medi di esecuzione nel processo tradizionale di acquisto sotto soglia. 3) Si è provveduto a confrontare i tempi medi tra il processo tradizionale ed il MEPA ricavandone i potenziali risparmi di processo. La modalità di analisi dei risparmi di processo

5 Il modello tradizionale di riferimento 5 Si rappresenta schematicamente il modello di riferimento dei processi di acquisto sotto soglia utilizzato nelle rilevazioni con le Amministrazioni coinvolte nell’analisi: Richiesta di approvvigionamento 1.Individuazione della necessità di approvvigionamento 2.Identificazione delle specifiche di prodotto/servizio oggetto dell'approvvigionamento 3.Verifica della disponibilità economica 4.Esecuzione della richiesta dell'approvvigionamento Procedure di acquisto 8.Acquisto mediante Ordine Diretto 9.Acquisto mediante Richiesta di Offerta Analisi richieste di approvvigionamento 5.Analisi dei contenuti della richiesta di approvvigionamento 6.Analisi di mercato (ricerca del prodotto, proposta prodotto equivalente, ricerca dei fornitori ecc.) 7.Conferma della richiesta di fabbisogno e delle specifiche di prodotto/servizio oggetto di approvvigionamento Oggetto dell’analisi

6 Ordine di Acquisto Diretto (OdA) Un Ordine diretto sul MEPA porta a risparmi di processo di circa il 27%, ed una riduzione del 55% del tempo impiegato

7 7 Richiesta di Offerta I risparmi “quantitativi” di processo Metodo Tradizionale vs MEPA Una Richiesta di Offerta sul MEPA porta a risparmi di processo di circa il 92,8%, per circa 2,5 giorni lavorativi per risorsa uomo rispetto al sistema tradizionale

8 Dati del Politecnico di Milano su e-proc Amministrazioni di piccole dimensioni Risparmio di tempo di circa il 30% con analoga riduzione in termini di FTE Amministrazioni di grandi dimensioni Risparmio di tempo di circa il 45% circa con analoga riduzione in termini di FTE

9 I vantaggi economici Una procedura di acquisto dematerializzata consente di: Eliminare o drasticamente ridurre i costi di stampa (carta, toner, energia) Eliminare i costi di spedizione degli atti ricettizi Eliminare i costi di archiviazione, trasferimento e conservazione Ridurre i tempi di ricerca documentale Eliminare i costi di smaltimento scaduto il periodo di conservazione obbligatoria

10 Fronte-retro Stampanti Confronto dei risparmi portati dalla stampa fronte/retro vs stampa solo fronte 1 macchina Intero parco PA ( pezzi) Carta utilizzata kg/annot/anno Fronte retro vs fronte CO 2 emessa kg/annot/anno Fronte retro vs fronte Costi € /annoM € /anno Fronte retro vs fronte30060

11 Riduzione 20% stampe Toner Confronto dei risparmi portati dalla riduzione del 20% delle stampe 1 macchina Intero parco PA ( pezzi) Inchiostro consumato kg/annot/anno 100% vs 80%0,53107 Toner utilizzati numero/anno 100% vs 80% CO 2 emessa (ciclo vita dei toner) kg/annot/anno 100% vs 80% Costi per acquisto dei toner € /annoM € /anno 100% vs 80%26653

12 E se non utilizzassimo la carta?

13 Ipotesi di costi (dati CNIPA)

aprile Note Iniziative merceologic he Focus sulle categorie merceologiche chiave PO ATTIVI PO registrati: N. Cataloghi abilitati Imprese on line: Circa il 90% è rappresentato da micro e piccole imprese. La categoria “micro” (< 7 dipendenti) è la più numerosa, pari al 64% del totale Articoli on line % circa degli articoli appartiene alla macro categoria ICT/Office supply. Transazioni  84% su OdA  16% su RdO (% calcolata su 2009) Cumulato: Cumulato: Cumulato: Cumulato: Cumulato: Transato mio € 8,3 29,8 mio € mio € 38,2mio €83,6 mio €172,2 mio € 49,9  33% su OdA  67% su RdO (% calcolata su 2009)  Valore medio mobile OdA: €  Valore medio mobile RdO: €  Valore medio mobile transazione: € (per valore medio mobile si intende il valore relativo ai 12 mesi precedenti il mese in questione) Cumulato: mio € 38,1 Cumulato: mio € 76,3 Cumulato: mio €159,9 Cumulato: mio €323,8 Cumulato: mio €373,7 Principali risultati del MEPA

15 I vantaggi della dematerializzazione Dematerializzazione di OdA = Mio € Dematerializzazione di RdO = ,00 Mio € Dematerializzazione per la PA= Mio € Dematerializzazione per i Fornitori = € Dematerializzazione per il Sistema = Mio €

16 Quali investimenti sono richiesti? Il MEPA è gratuito per PA e Imprese, quindi l’investimento è……… Un PC, un kit di firma digitale

17 Dematerializzazione dei flussi documentali La Dematerializzazione della documentazione cartacea e la contestuale Conservazione Sostitutiva su supporti informatici oltre a rappresentare uno strumento di efficienza e trasparenza della Pubblica Amministrazione, consente notevoli risparmi diretti (carta e spazi recuperati) e indiretti (tempo ed efficacia del recupero e presentazione dei flussi documentali). 2-4 % PIL Incidenza del costo della documentazione amministrativa sul PIL Fonte: “La Dematerializzazione della documentazione amministrativa” Marzo CNIPA Le Amministrazioni Centrali, per l’anno 2004, hanno prodotto:  quasi 110 milioni di documenti;  160 milioni di registrazioni di protocollo;  147 milioni di documenti archiviati. Per le sole attività di primo smistamento e protocollazione documentale sono stati impegnati oltre dipendenti distribuiti su uffici. Secondo alcune stime, il costo complessivo sostenuto dal “Sistema Italia” (settore Pubblico e Privato) per la sola gestione “fisica” dei documenti amministrativi è stimato intorno a 2 e 4 punti percentuali del PIL (pari a numerose decine di miliardi di euro). Documentazione Prodotta dalle Amministrazioni Centrali (2004) Documenti Prodotti Protocolli Dipendenti Documenti archiviati Uffici Fonte: “Monitoraggio del progetto protocollo informatico” – Quaderno CNIPA n. 22 – CNIPA 17

18 La dematerializzazione dei flussi documentali Carta in circolazione in Italia Carta in circolazione in Italia (fonte CNIPA)  Pagine stampate all’anno negli uffici:> 100 miliardi.  Pagine stampate per errore e cestinate subito: 20%.  Vita media del 30% delle pagine: 30 minuti.  50 miliardi di pagine sono buttate dopo mezz’ora.Storage 175 m3  10 milioni di pagine = 600 q.li di carta = 175 m3 160cm3  =1Disco da 300 Gb = 160cm3 Più in generale: 18

19 L’approccio al ciclo di vita in rapporto alle scelte tecnologiche Per un fabbisogno non esiste una sola soluzione La dematerializzazione non sia applica solo ai flussi documentali Il pensiero laterale……