Dall’Office al Portale: Un solo filo conduttore Gianluca Zanelotto Product & Solutions Marketing Manager eBusiness & Portals Microsoft Italy gianluz@microsoft.com

L’impresa sempre più virtuale Company A Consumers, Partners Mobile Employees Company B Customers Partners Suppliers Consumers, Partners Mobile Employees Key concepts: Integration Imperative Common problem Historically an afterthought Too hard, too expensive, too slow, too brittle Islands of technology in a sea of connectivity Solutions evolving to constellations Virtual organizations built on integration Examples Inside organizations Between organizations Individual’s personal network The integration problem is the key need we’re working to address. Web addressed issue of how users interact with applications – did nothing for how apps interact with apps. Yet this is core problem in some very large segments Solutions increasingly involve more than one application Integration right now is hard and expensive Concerned with integration: Inside organizations – traditional enterprise application integration Between organizations – B2B Individual’s personal networks – different technologies in your life Enterprises need to worry about integration Between applications inside the corporation In their supply chain With customers For their employees It’s no longer possible for IT to address only what happens inside the corporate firewall Flexibly integrating “best of business” means not only extracting the maximum value out of your internal systems by using the full range of data available across those systems in an integrated and coherent way, but also extending that connected infrastructure beyond the walls of your business to your partners and suppliers. And it means selecting the best solutions software, and business partners to meet your specific business needs. The integrated flow of data across entire business processes (regardless of organizational boundaries) provides significant opportunity for refining and reinventing those business processes for massive increases in efficiency. In addition to bottom line improvements, the opportunities exist for creating whole new businesses that were previously inconceivable because of the friction in unintegrated infrastructures – providing opportunities for massive growth in the top line as well. Empowering your employees means taking all of the data that you have that would allow your employees to make better decisions and to take more effective actions on your behalf, and placing that data in the right context at the right times for the right employees, however and wherever they are connected to your network. Far beyond mere browsing and access to information, this is a call to determine what the relevant information is for each employee in every phase of their day, regardless of where that information is – which internal system, or which external source – and bringing it together into a place where employees can efficiently make the right choices and act immediately. The last imperative, customer integration, is probably the one with the biggest implications for businesses. Reexamine, across your entire industry, who the end customer is, and what the fundamental value is which is being delivered. Now imagine the ideal user experience for that end user, delivering exactly the value they need directly to them in the most convenient possible way, fully integrated into their day-to-day life and environment. Imagine offering that value to exactly the right customers at the right moments for them, customized in exactly the right way for them. How different is that from the current way your industry conducts its business?

L’utente al centro del processo Accede Informazioni Dati Persone Gestisce Decide Pianifica Esegue attività Delega Impara Legge Analizza Ascolta/guarda Mobility Security Ease of Use Comunica Email Messaggi Presentazioni Collabora Meetings Documenti Informazioni Reliability In this slide we’re presenting the primary activities of Information Work, at a very high level. We believe there are significant opportunities to improve all areas of Information Work and make the experience richer, easier and much improved. (Go through the various range of information work activities at the top-line level. You should not try to address each of the sub-bullets as the remainder of the deck will bring the discussion down a level.) At the core of information work are some basic infrastructure absolutes and are key focus areas for us as we work to deliver on the promise of helping to maximize Info Worker productivity. *Security *Reliability *Mobility – this continually becomes a critical element as increasingly more Info Workers become mobile and need to take their tools with them. This is not only centered around the individuals working on-the-road, in hotel rooms and at customer sites, but also includes the people taking their laptops with them to meetings down the hall from their office. *Ease of Use – We need to continue to focus on making our tools intuitive and easy to use. Pubblica Crea Utilizza Aggiorna Verifica Annota Pubblica

Cosa chiedono gli utenti Utilizzare dispositivi digitali per raccogliere, analizzare o comunicare informazioni aggiungendo valore ad un processo decisionale

Ma quali sono i principali ostacoli? Dati distribuiti in ‘isole’ non connesse 2. Persone/Ruoli non connessi ai processi aziendali 3. Gestione di troppe informazioni (per es. posta elettronica molto invasiva) Da una survey fatta al CEO summit sono emersi alcuni orstacoli ben noti al management che impediscono oggi di incrementare la produttività dei dipendenti information workers. Esse sono: L’esistenza di database aziendali non connessi con informazioni ridondanti e duplicate di difficile accesso e spesso obsolete. Le persone ed I ruoli non sono parte integrante nei processi aziendali, lo sono e vero in parte nel momento che utilizzano un sistema gestionae ed ERP ma le loro attività gestionali sono solo una parte di quelle che fanno durante il lovoro. Tutte le altre attività come pubblicazioni, mail e documenti non sono legati ad alcun processo Esistono in azienda troppe informazioni ed I tools disponibili sonomale utilizzati per la gestione di esse. La gestione dela mail non è una gestine documentale eppure spesso usiamo le cartelle e accediamo agli attachement per una veloce reperibilità dei documenti. Il file system ed I serve sono solio unostrumento base per la gesione dei documenti. La collaborazione in remoto è molto richiesta ma non è efficienytemente supportata secondo la survey Infne esistono troppi strumenti ed interfacce differenti non necessariamente integrate che costringono gli utenti ad imparare sempre cose nuove ed a muoversi incontesti differenti. 4. Collaborazione in remoto ancora inefficiente 5. Troppi strumenti e interfacce diverse Microsoft 2002 CEO Summit survey

Quale potrebbe essere la prima interfaccia dell’utente verso l’azienda?

Dall’individuo all’azienda And it’s very important to note, that these benefit areas span from the personal, to the team to the organizational level to help business become more productive. In many real ways, “Office” which used to be a personal productivity tool, is now a business productivity platform

Microsoft Office System Those were the benefits – now let’s take a look at the components… Microsoft Office has evolved from a suite of personal productivity products to a more comprehensive and integrated system called the Microsoft Office System. It is made up of a series of building blocks that are designed to work together to help address a broad array of business problems. Building on the familiar tools that many people already know, the Microsoft Office System includes servers, desktop programs, solutions and services. These are built on a foundation of core technologies such as Information Rights Management, XML etc. <Product> is a key component of the Microsoft Office System and provides <product value proposition>. E.g. Microsoft Office SharePoint Portal Server is a key component of the Microsoft Office System. It is an enterprise portal solution that provides a central place to access, manage, share and interact with relevant information, documents, applications and people. SharePoint Portal Server enables quicker and better decisions, more effective sharing across teams and more streamlined business processes – delivered through a familiar, integrated user experience and mainstream platform. (For value propositions of other products, please go to http://officesystem/default.aspx and look in “Consolidated Office System Messaging and Positioning Framework” As you can see, a central idea behind the Microsoft Office System is the notion of “better together” which also ties the Microsoft Office System to the Microsoft Windows Server System, and of course, it leverages the .NET development framework from end-to-end

Smart Client Architecture: Smart Documents Tecnologia Supporto per gli Smart documents nativo XML in Word ed Excel con Office Professional Smart documents provide another powerful way to deploy rich-client applications. When an end-user opens a Microsoft Word 2003 or Microsoft Excel 2003 smart document, the document exposes a set of actions in the Document Actions task pane. The actions available depend on the section of the document being edited. Developers can build actions that display help text, ask for input, or retrieve data from other applications or back-end servers. Once the information worker enters the data necessary for a task, the smart document can perform actions such as looking up data, formatting it according to the document’s template, and placing it in the document—all automatically.

Information Rights Management Technology IRM e’ una nuova tecnologia di sicurezza che aiuta a proteggere documenti ed email da accessi non autorizzati. Disponibile in Word, Excel, PowerPoint, Outlookl Il proprietario del documento puo’ decidere chi e’ autorizzato ad aprire il documento e quali operazioni possono essere compiute sul documento stesso. IRM può impedire al stampa, il Copy-and-Paste, l’inoltro ed altro ancora. Protecting sensitive data/intellectual capital -- share the right data with the right people at the right time… (follow slide) IRM System Requirements Desktop: Microsoft Office Professional Edition 2003 or FPP stand-alone versions are required to create protected files All 2003 editions can read and edit existing IRM protected content Windows Rights Management client components Update for Windows desktops available on www.microsoft.com/download Users with prior versions use the RM Add-On for Internet Explorer Infrastructure: Windows Server 2003 w/ Rights Management Services Requires an RMS CAL Requires Active Directory & SQL Passport Service available if Windows Server 2003 not installed limited time & functionality

Approccio “Produttività continua” Portal Views Across CRM, ERP Search, Locate and Aggregate L’IW spende l’80% del tempo utilizzando tools di produttività individuale (e.mail, office, bowser) Complex Data Mgmt tools Collaborative Platforms Team Collaborative Applications Low Structure High Molte applicazioni di business hanno il loro aspetto e la loro usabilità che non è sempre apprezzata dagli I.W. che le utilizzano solo se costretti I tool di produttività di gruppo sono ampiamente utilizzati se intuitivi e simili a quelli di produttività individuale Internet Browser MS Office MS Outlook Calendars/Tasks Email Phone Low Complexity of Interactions High

E quale l’interfaccia dell’azienda verso l’utente?

Microsoft Integrated Portal Technologies . SQL Server 3rd party Apps SharePoint Portal Server CMS Commerce Server BizTalk Exchange Server Tools Intelligent File Storage And Print Services Rights Mgmt SharePoint RTC Media Terminal Services

Funzionalità offerte Personalizzazione e Profilazione Integrazione - Possibilità di scelta dei servizi in base al ruolo - Personalizzazione delle fonti informative e strumenti di ricerca contestuale - Personalizzazione dell’ “usabilità” e del “look and feel” Integrazione - Con gli strumenti di produttività individuale e collaborazione - Con le applicazioni gestionali e tecnico specifiche Accessibilità e accesso - Singolo punto di ingresso a tutte le risorse indispensabili (Canali, tools gestionali, info…) - Accesso self service ai servizi generali e di supporto (Acquisti, IT, HR, Finance, Learning…) - Accesso anytime, anywhere, anydevice… Quali sono quindi le caratteristiche del portale workspace. Innanzititto la possibilità di selezionare liberamente i servizi in base al ruolo, la personalizzazione sia delle fonti informative attingendo dal patrimonio informativo aziendale e con collegamenti esterni ai servizi dei ptr di business o ai servizi di supporto. Accesso in sicurezza alle proprie informazioni. Vediamo in dettaglio le caratteristiche più importanti. Integrazione con i tool di produttività individuale senza discontinuità, poter gestire i documenti in aree comuni e sul proprio PC in modo naturale. Pubblicazione dei proprii lavori in modo semplificato. Rirerca potente Accesso da qualsiasi posto, in qualsiasi momento e con ogni strumento

Un portale in grado di adattarsi all’audience Outside Un portale in grado di adattarsi all’audience Enterprise Division Teams Utenti sistemi gestionali Tecnico /specifici Information workers L’audience di riferimento dei servizi deve essere conseguentemente definita partendo dalle considerazioni che i migliori strumenti devono permettere di indirizzare le esigenze di produttività sia del singolo che del team fino ad arrivare a tutta l’azienda e fornire agevolmente la possibilità di pubblicare informazioni e servizi anche all’esterno attraverso accesso privato via web o anche pubblico qual’ora si rienesse opportuno. Il concetto è di unicità dell’informazione e della variabilità dell’audience e degli strumenti di accesso ad essa. Individual

Un portale con architettura scalabile Solo dopo avere definito i requisiti precedenti si parte con il disegno della migliore architettura technica che supporta il disegno del portale. I pratica questo ottimizzerà i tempi di risposta e di accesso, lo storage, la banda etc.. Tutte le caratteristiche tecniche sono rilevanti per permettere all’utente di utilizzare in modo profiquo il portale, fare delle ricerche che non durano ore e accedere ai documenti in modo imediato. Non si deve sottovalutare l’impatto della multimedialità insita in alcuni servizi di collabiration o nell’elearning qualora si implementasse. Ai fattori tradizionali come ampiezza del database tempi di backup e si aggiungono i fattori tipici di Internet come la banda e le versioni di browser o del client per la fruibitlità completa dei servizi proposti.

Il Caso ITI Maiorana Descrizione Una piattaforma di collaborazione aperta, versatile e facile da gestire, uno spazio condiviso per docenti e studenti, una modalità di comunicazione interattiva con altre scuole: il portale Web animato dall’Istituto Tecnico Industriale Ettore Majorana sull’infrastruttura di SharePoint fa scuola.

Il caso Situazione Nell’ambito scolastico le potenzialità del Web non venivano sfruttate mentre i siti erano spesso troppo statici. Difficoltà degli strumenti di authoring ipertestuale, che non consentono il lavoro di gruppo. Infine gli aggiornamenti sono ostacolati dalle diverse procedure di pubblicazione esistenti. Soluzione Si voleva sfruttare il Web come “Contenitore Multimediale” per accedere ai dati simultaneamente, da punti diversi della rete e anche da casa (intranet/Internet), salvare i lavori degli studenti direttamente sul Web ed eseguire le operazioni utilizzando esclusivamente strumenti familiari, Vantaggi Collaborazione in tempo reale tra gruppi di insegnanti e studenti di classi e scuole diverse. Gestione di annunci, eventi, attività, contatti, sondaggi, bacheche, forum, calendari. Disponibilità per l’amministrazione scolastica di una veloce forma di comunicazione con gli interlocutori

Conclusioni I portali sono un componente dell'architettura IT di importanza crescente e fondamentale Microsoft Office System insieme alle Microsoft Integrated Portal Technologies è in grado di offrire un insieme integrato di tecnologie che permettono una interazione utente-azienda ai massimi livelli, consentendo alle organizzazioni di distribuire soluzioni di portale più efficaci in meno tempo e a costi inferiori oltre a permettere un più veloce ed efficiente interscambio di idee, informazioni e dati fra utenti.

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