Francesco Cristofoli Microsoft Italia Business Contact Manager un archivio intelligente per la gestione delle relazioni professionali Francesco Cristofoli Microsoft Italia

Agenda Perché gestire i contatti Che cosa è Business Contact Manager Struttura e funzionalità Integrazione con Office Dove si trova e requisiti Demo

A volte capita di … Chiedere al cliente “…mi aiuti a ricordare…” Dover essere sicuri “… le ho inviato una mail il …” Dover recuperare un documento relativo ad una certa attività o progetto “… dove sarà??? …”

Perché gestire i contatti Outlook con i contatti, il calendario e le attività è sicuramente un punto di partenza per gestire i propri clienti Business Contact Manager per Outlook 2003 colma il gap tra la sola registrazione dei dati sui contatti e l’associazione delle relazioni ai contatti stessi Per aiutarci a seguire meglio i nostri clienti Per avere sempre aggiornato lo stato delle relazioni

A chi si rivolge È uno strumento pensato per la piccola impresa e i liberi professionisti Ideale per chi ha la necessità di trovare un punto di aggregazione per informazioni di natura diversa (mail, telefonate, documenti) A coloro che intendono gestire anche la componente economica delle relazioni

Il Dottore Commercialista e BCM Un aspetto importante della professione è la gestione delle relazioni Le informazioni aggiornate e dettagliate migliorano la qualità del servizio Vantaggio competitivo

Business Contact Manager offre a tutti coloro che intrattengono relazioni di business tutte le funzioni necessarie per la gestione del rapporto con i clienti (ma non solo) Società clienti Contatti commerciali Opportunità Attività

I componenti Business Contact Manager usa 3 “oggetti” I Contatti Commerciali (Persone) Gli Account (Società) Opportunità (parte economica) per tracciare 2 tipi di informazioni: La cronologia delle relazioni Le relazioni economiche con i clienti

Conoscere il cliente Business Contact Manager (BCM) permette di gestire 2 tipi di Contatti: Account o Società Contatti Commerciali

Perché 2 tipologie di “contatti” Per gestire le relazioni con le sole persone fisiche o ditte individuali Per gestire le relazioni con Società verso le quali, in funzione delle esigenze, può cambiare l’interlocutore In pratica, nella scheda di una società, posso associare tutte le persone (“Contatti Commerciali”) con le quali ho rapporti. Le relazioni verso i Contatti Commerciali vengono anche associati al relativo Account (Società di appartenenza)

Perché 2 tipologie di “contatti” Persone Fisiche e Società hanno ovviamente caratteristiche differenti che si traducono in “differenti proprietà” che si possono registrare BCM offre una modalità completa sia per gestire le relazioni con i singoli sia con strutture più organizzate come le Società dove ogni persona ha un ruolo.

I Contatti Commerciali Servono per gestire le persone fisiche o le ditte individuali Informazioni anagrafiche tradizionali (Telefono, Cellulare, Fax, Mail, Indirizzo, etc) Informazioni aggiuntive Valutazione sul cliente (Ottimo, Buon, etc) Lo stato dei pagamenti (regolari, insoluti, etc) Informazioni di dettaglio come ad esempio come “è stato ingaggiato” o le modalità che preferisce per essere contattato

Gli Account Rappresentano le Società Oltre a informazioni anagrafiche tradizionali si possono gestire altri dati quali: La copertura territoriale La natura societaria Note e commenti La fonte della segnalazione

Le relazioni Ad ogni Contatto Commerciale o Account è possibile associare: elementi di Outlook (mail, note, ecc.) documenti e file in genere opportunità di business

La scheda dei contatti commerciali Informazioni anagrafiche Valutazione contatto Cronologia delle relazioni

Tutto sotto controllo La scheda Contatti o Account permette un maggiore dettaglio di informazioni sui soggetti, come ad esempio: La fonte del contatto (segnalazione, mail) La “valutazione” La natura giuridica o le preferenze di contatto Note e altri dettagli …oltre naturalmente al riepilogo delle relazioni

Una traccia di tutto Ai Contatti Commerciali e agli Account si possono associare automaticamente varie tipologie di elementi di Outlook Quando si invia una mail o si fissa un appuntamento, questo elemento viene immediatamente associato alla scheda del destinatario Nel tempo è quindi facile ricostruire la cronologia delle relazioni con i soggetti

Mail inviate e ricevute Note telefonata Appuntamenti Mail inviate e ricevute

Dalla cronologia...con un clic Si apre il documento

Configurazione posta BCM permette di associare automaticamente i messaggi inviati e ricevuti a Contatti Commerciali o Account Se installato in un secondo momento si possono comunque associare le mail esistenti con il comando apposito che effettua una scansione delle cartelle di posta selezionate

Opportunità Sono la componente “economica” delle relazioni Trattative, contratti, accordi commerciali Listino monodimensionale da cui attingere i servizi Creazione listino manuale o importazione da file .csv

Non perdere opportunità Business Contact Manager permette di identificare e classificare in modo appropriato tutte le opportunità relative ad un cliente Per ogni “opportunità di business” possono essere indicate: stato probabilità di conclusione prodotti offerti fatturato previsto

… e dopo aver raccolto i dati? Mediante i report di BCM è possibile selezionare, filtrare e riassumere le informazioni relative a clienti, contatti ed opportunità I report si possono esportare in formato .doc, .rtf, .xls o come pagine web .mht Esempi: Produrre un report relativo ai contatti trascurati da più tempo Generare un “elenco telefonico” per Società

L’integrazione con Office 2003 I dati registrati in Business Contact Manager possono essere riutilizzati in tutti gli altri prodotti della famiglia Office Esempi: Per comunicazioni “multiple” (Stampa Unione con Word) Generazione di mailing list da utilizzare direttamente da Publisher (Ad esempio per Newsletter) Importazione dei listini

Sempre aggiornati…ovunque La versione 2 di Business Contact Manager permette di sincronizzare le informazioni sui contatti Commerciali anche su Pocket PC

I Contatti Commerciali su Pocket PC

Le novità della versione 2 Condivisione del database di BCM con altri utenti Sincronizzazione dati verso dispositivi Mobile Configurazione di BCM anche su profili di posta elettronica collegati ad Exchange

BCM si trova in L’aggiornamento alla versione 2 si potrà scaricare gratuitamente dal sito di Office

Requisiti www.microsoft.com/italy/office Windows 2000 SP3 (o sup.) o Windows XP .Net Framework 1.1 o sup. (*) Microsoft Office Outlook 2003 L’aggiornamento alla versione 2 sarà gratuito e scaricabile da Internet dal sito di Office www.microsoft.com/italy/office