La firma digitale e il protocollo da Word in un click WordDigiSign La firma digitale e il protocollo da Word in un click Buongiorno, sono Mauro Campanini, Project Manager Public Sector di Computer Sharing SpA Lo scopo di questa mia presentazione sarà quello di illustrarvi il nostro applicativo smart-client che consente di firmare digitalmente e protocollare un documento informatico dall’interno di Microsoft Office. Vedremo inoltre come questa soluzione si integra nel più ampio scenario della gestione documentale a partire dal nostro sistema di protocollazione PG@EDoc. Computer Sharing SpA

Chi siamo Computer Sharing SpA viene fondata a Milano nel 1983 come fornitore di soluzioni per Amministrazioni Pubbliche e Aziende Private. Il know-how acquisito negli anni e le notevoli competenze professionali di una struttura di oltre 100 qualificati progettisti software e hardware, consentono a Computer Sharing SpA di: Sviluppare Software “pacchettizzati” e “customizzati”; Fornire Servizi Sistemistici e Tecnologici; Fornire Servizi di Desktop Management; Fornire apparecchiature Hardware e Storage. Due minuti di presentazione della nostra azienda: Computer Sharing Spa viene fondata a Milano nel 1983 Si impone sul territorio come fornitore di soluzioni all’avanguardia per amministrazioni di ogni dimensione. E’ infatti specializzata nella fornitura di: Soluzioni per le Pubbliche Amministrazioni Soluzioni di Business Intelligence Soluzioni di Radio Frequenza E nella fornitura di Storage e di Hardware Computer Sharing SpA

Missione aziendale Progettare, realizzare e fornire soluzioni con tecnologie innovative, rafforzando il rapporto di fiducia con il cliente, grazie alla continua crescita dell’azienda e dei suoi uomini, ponendo la correttezza e la serietà professionale come valori imprescindibili e prioritari rispetto a qualsiasi opportunità di business. Come accennato anche in precedenza lo sviluppo di applicazioni all’avanguardia sono il nostro fiore all’occhiello. Queste caratteristiche ci permettono di inserirci a pieno titolo nel ruolo di attori nello scenario di innovazione, anzi di rivoluzione tecnologica che ormai da alcuni anni il legislatore sta promuovendo con una serie di leggi e decreti, oltre che con le indicazioni tecniche del CNIPA, che pongono la Pubblica Amministrazione italiana in una posizione all’avanguardia in ambito europeo. Computer Sharing SpA

Azienda certificata ISO 9001/UNI EN USI 9001:2000 Partner Grazie alle nostre conoscenze siamo partner Microsoft Hp Landesk Azienda certificata ISO 9001/UNI EN USI 9001:2000 Computer Sharing SpA

Referenze Computer Sharing SpA Tra i principali nostri clienti ci sono, da diversi anni, Il Comune e la Provincia di Milano La Camera di Commercio di Milano I Comuni di Bergamo e Bresica solo per citare quelli di dimensione maggiore. Computer Sharing SpA

Firma digitale Computer Sharing SpA Entriamo ora nel vivo della presentazione. Una delle nostre proposte più innovative in questo senso si basa su una suite di prodotti modulari indipendenti ed integrati chiamata CSPASolutions, che consente una gestione completa degli atti amministrativi dal momento della loro creazione/ingresso all’interno dell’Ente fino all’archiviazione al termine dell’iter amministrativo. La soluzione da noi proposta consente, tra l’altro, di integrare firma digitale e sistema di protocollo informatico attraverso l’utilizzo di Microsoft Office System, ed è proprio questo aspetto che andremo ora ad illustrare. Computer Sharing SpA

Obiettivi Semplificare e velocizzare le operazioni quotidiane di back-office integrando, all’interno di una interfaccia conosciuta agli utenti (Microsoft Office), le principali funzionalità di gestione del documento elettronico. L’obiettivo è quello di semplificare e velocizzare le operazioni di back-office, consentendo agli operatori di trattare i documenti informatici in modo semplice e veloce, senza richiedere la conoscenza di applicativi specifici (quali per esempio il programma di firma digitale e programma protocollo in primis). Il tutto semplicemente interagendo con l’interfaccia di messa a disposizione da Office. Computer Sharing SpA

Area PA: gestione documenti Word 200x + WordDigiSign Microsoft Word Software Protocollo Software Firma Stesura di un documento Creazione, Protocollazione e Firma del documento Protocollo Informatico Firma digitale Come funziona: Le normali operazioni su un documenti informatico Iniziano con la stesura e la revisione del documento, Proseguono con la successiva protocollazione Ed infine terminano con l’apposizione della firma digitale. Al termine delle operazioni vi è l’invio al destinatario. Si evidenzia dunque come, per eseguire queste operazioni, venga normalmente richiesta l’utilizzo e quindi la conoscenza di 4 applicativi differenti. Grazie all’adozione di WordDigiSign tutte le attività vengono svolte automaticamente all’interno di Word con un semplice click del mouse. Invio ai destinatari Invio documento Computer Sharing SpA

Integrazione all’interno di Microsoft Office System. Caratteristiche Integrazione all’interno di Microsoft Office System. Attribuzione automatica di un numero di protocollo generale. Generazione segnatura di protocollo. Trasformazione automatica, prima di procedere alla firma, in formato PDF. Le caratteristiche principali sono: L’integrazione con Office L’attribuzione automatica di un numero di Protocollo Generale La gestione della segnatura di protocollo La trasformazione in PDF per eliminare il problema della macro autoaggiornanti di Word Computer Sharing SpA

Demo Computer Sharing SpA Passiamo ora a vedere in pratica quanto fino ad ora descritto. Computer Sharing SpA

Vantaggi principali Utilizzo di un’unica interfaccia, familiare per l’utente, ovvero Microsoft Office: Nessuna conoscenza applicativa specifica richiesta; Facilità di utilizzo. L’apposizione della firma digitale garantisce la provenienza, l’autenticità e l’integrità del documento. Valore legale equivalente agli atti cartacei sottoscritti con firma autografa. Come avete avuto modo di vedere i vantaggi di una soluzione così strutturata sono notevoli: Interfaccia conosciuta attraverso la quale vengono svolte tutte le attività Nessun know-how specifico da parte dell’utente Garanzia di provenienza ed autenticità del documento Computer Sharing SpA

Compatibilità con le smart card presenti sul mercato. Vantaggi principali Valore giuridico grazie all’apposizione della segnatura di protocollo sul documento informatico. Garanzia di sicurezza e corretta visualizzazione grazie all’adozione del formato PDF. Compatibilità con le smart card presenti sul mercato. Valore giuridico grazie alla segnatura di protocollo Conversione in pdf Compatibilità con tutte le smart card sul mercato Computer Sharing SpA

Gestione Documenti Informatici Facciamo ora un passo avanti e vediamo come la soluzione di firma si integra all’interno della gestione dei documenti informatici Computer Sharing SpA

Gestione dei Documenti Informatici La riforma della gestione elettronica dei flussi documentali assume un’importanza centrale nel processo di cambiamento della P.A. definito dal programma di e-government. Il passaggio dalla gestione degli iter documentali su supporto cartaceo alla gestione automatizzata dei processi elettronici rappresenta la vera sfida per l’innovazione dei servizi erogati dal settore pubblico. La riforma della gestione elettronica dei flussi documentali assume un’importanza centrale nel processo di cambiamento della P.A. definito dal programma di e-government. Il passaggio dalla gestione degli iter documentali su supporto cartaceo alla gestione automatizzata dei processi elettronici rappresenta la vera sfida per l’innovazione dei servizi erogati dal settore pubblico. Computer Sharing SpA

PG@EDoc: le parole chiave La suite PG@EDoc è un sistema aperto ed integrato con: Posta elettronica Gestione della firma digitale Gestione documentale (tracciatura ed esecuzione automatica degli iter amministrativi) Archiviazione e conservazione dei documenti Applicativi di terze parti (interoperabilità mediante Porte di Dominio) Al centro del modello di gestione dei flussi documentali c’è la realizzazione del Protocollo Informatico che diventa un sistema aperto all’integrazione con altri sistemi: Posta elettronica Gestione della firma digitale Tracciamento ed esecuzione automatica dei flussi di lavoro Archiviazione e conservazione dei documenti La soluzione web per la Gestione del Protocollo Informatico PG@EDoc si basa su una serie di prodotti modulari indipendenti ed integrati, e permette la protocollazione dei documenti cartacei, informatici e delle e-mail in ingresso ed in uscita dall’amministrazione. Computer Sharing SpA

Obiettivi Fornire alla Amministrazione un sistema integrato che consenta la gestione dei documenti (in qualsiasi formato essi siano) dal loro ingresso/creazione all’interno dell’Ente, fino alla conclusione dell’iter amministrativo con la sua archiviazione. Quello che noi presentiamo è una suite di gestione del protocollo informatico che si integra con un sistema di gestione documentale e di firma digitale che consente di accompagnare l’atto dal momento della sua creazione/ingresso all’interno dell’ente fino alla chiusura del suo iter amministrativo. Computer Sharing SpA

Suite di gestione del documento informatico PG@EDoc Documento cartaceo Posta elettronica Documento informatico Protocollazione dei documenti cartacei Instradamento dei documenti Protocollazione della posta elettronica Protocollazione dei documenti informatici Come funziona: le amministrazioni si trovano a dover trattare documenti con vari formati e provenienti da svariate fonti Documenti cartacei Documenti elettronici provenienti per posta elettronica Documenti elettronici provenienti da altre fonti (CD-ROM, PenDrive) Al termine delle operazioni di identificazoine del documenti si provvede all’instradamento Ed alla successiva trattazione Grazie all’adozione di PG@EDoc, tutte le attività vengono svolte automaticamente dall’applicativo con pochi click del mouse. Instradamento verso uffici competenti Trattazione & Tracciatura Trattazione dagli uffici competenti Computer Sharing SpA

Caratteristiche e vantaggi della soluzione Rispetto della normativa vigente Trasparenza delle azioni amministrative Protocollazione posta elettronica (gestione casella istituzionale PEC e no-PEC) Ottimizzazione dei costi Scalabilità Interoperabilità Interfaccia utente ergonomica Integrazione con la gestione documentale e l’archiviazione conservativa e sostitutiva. Vediamo ora quali sono i punti di forza della soluzione di protocollo integrato PG@EDoc: Aderenza alla normativa vigente e alle indicazioni del CNIPA contenute nella check-list di supporto per la valutazione dei Sistemi di Protocollo Informatico e gestione dei flussi documentali. Possibilità di risalire in qualsiasi momento all’ufficio competente che ha in carico il documento nonché di tutti gli uffici che hanno trattato la pratica Possibilità di protocollare e trattare i documenti inviati per posta elettronica alla casella di posta istituzionale (PEC, no-PEC) Drastica riduzione dei costi di deployment e manutenzione grazie all’adozione della tecnologia web Scalabilità: adatto a tutte le PA indipendentemente dalla loro dimensione Interoperabilità con il Sistema Pubblico di Connettività Interfaccia ergonomica di semplice ed immediato utilizzo Integrazione con un sistema di gestione documentale e di archiviazione sostitutiva Caratteristiche che consentono di affrontare e risolvere i problemi di gestione quotidiana dei documenti Computer Sharing SpA

Protocollazione documenti cartacei e informatici Funzionalità esposte Protocollazione documenti cartacei e informatici Tracciatura dell’iter dei documenti Scansione puntuale e massiva Inoltro notifiche interne Protocollazione e-mail con gestione ricevute Accesso alla rubrica degli indirizzi interni Collegamento on line con IndicePA Gestione file segnatura.xml per interoperabilità Firma digitale In due parole vediamo alcune delle principali funzionalità esposte: E’ in grado di gestire qualsiasi tipo di documento trattato dalla Amministrazione indipendentemente dalla sua natura, formato o provenienza E’ possibile in qualsiasi momento risalire allo stato del documento e alla sua posizione all’interno dell’Ente Per i documenti cartacei si possono effettuare scansioni singole e massive Il passaggio della pratica da un ufficio all’altro viene notificato con alert visuali oppure attraverso e-mail al responsabile interessato Come accennato vengono protocollate le e-mail pervenute alla casella istituzionale sia ingresso che in uscita E’ possibile recuperare gli indirizzi dei destinatati sia dalla rubrica interna che da IndicePA, l’indice nazionale contenente i dati di tutte le pubbliche amministrazioni Grazie alla gestione del file segnatura.xml è possibile interoperare con altre Amministrazioni Come già illustrato, possibilità di firmare digitalmente i documenti. Funzionalità uniche che hanno lo scopo di risolvere sul nascere ogni problema di gestione all’interno della PA Computer Sharing SpA

Che fine ha fatto il nostro documento firmato? DEMO Vediamo ora che fine ha fatto il nostro documento firmato. Computer Sharing SpA

Grazie per l’attenzione Computer Sharing S.p.A. Via Savona, 120 20144 Milano Tel.: +390248960.1 Fax: +390248960.254 E-mail: info.cspas@computersharing.it Web-site: www.computersharing.it Questo è tutto. Per qualsiasi informazione questi sono i nostri riferimenti. Se ci sono domande…. Grazie per l’attenzione. Buonasera. Computer Sharing SpA