Comunicazione in rete Aumentare lefficienza della comunicazione fra le segreterie di direzione.

Oggi Analizzare come comunichiamo Analizzare con chi Riflettere sul miglioramento

Domani Usare la posta Usare il calendario

Possiamo risparmiare tempo? Si! Capendo meglio come comunichiamo. Usando meglio gli strumenti. Comunicando assieme.

Una giornata di lavoro… …

Come comunichiamo… La comunicazione personale resta centrale… Molta comunicazione e fatta solo per facilitare una comunicazione successiva

Da cosa dipende il tempo che impieghiamo Lavoro PER qualcuno; Comunicazione CON qualcuno; I tempi totali di lavoro=PER+CON Tempi percepiti di lavoro: PERXCON

Dare ordine… Concentrare il lavoro; Concentrare i tempi della comunicazione Studiare come funziona…

Analizziamo cosa facciamo! Chi? Che responsabilita ha? Ogni quanto comunichiamo con loro? Quanto tempo dedichiamo a comunicare? Quanto lavoriamo per loro?

Dopo lanalisi la presentazione! Proviamo a disegnare lorganigramma della nostra Camera Coincide con le nostre comunicazioni?

Chi? Presidente e sg I colleghi Entita esterne

funzioni Agenzia viaggi Gestione agenda Filtro Comunicazione alla struttura Smistamento documentazione

Cose varie Urp e gestione lamentele Rifare lavori di altri Manutenzione Contributi Informatizzazione Usi…

Problemi Stress comunicazionale Mancato riconoscimento del ruolo Superlavoro

Usare la posta

Un principio generale La posta e un sistema di comunicazione INDIVIDUALE Si usa per scrivere da persona a persona Anche quando di manda a piu destinatari!

I destinatari Nel campo A: Il destinatario principale. CC: solo se il destinatario desidera sapere chi altro legge! Altrimenti va tutto in BCC:!

Oggetto! Breve, ma non generico. Non novita!, ma nuovo collega! Non documento di Giovanni ma Bilancio: i commenti di Giovanni Largomento prima!

Codificare gli oggetti Una breve sigla fra parentesi quadre Ad esempio [OT] Significa Off Topic, fuori argomento, fuori tema Indica che il messaggio non centra con la discussione o con gli argomenti soliti

Esempi [URG] Per favore chiamami in ufficio appena rientri! [DOC] Verbale ultimo incontro Network [ACT] Delibera urgente sanzioni albo impiantisti! [CAL] Calendario incontri gruppo Segreterie

Altri esempi [APP] Incontro di Rossi con Bianchi martedi [PERS] Ho saputo della promozione di Verdi. [OT] Leggi questa barzelletta, quanto e carina!

Nel corpo! Indice se piu di un soggetto Paragrafi con titoli! Una riga fra un paragrafo e laltro Liste puntate Spazi bianchi

La firma Non piu di 4 righe Evitate i titoli!

Rendere gli umori Nel testo non possiamo rendere ironia, tristezza, curiosita… Nel tempo sono stati trovati dei simboli… Sono detti emoticons: EMOTion iCONS

Come si leggono Appoggiando lorecchio sinistro sulla spalla sinistra… :-)

Non usateli con tutti! :-D=rido! ;-)=ammicco :-(=tristezza 0:-)=angelo :-o=sono stupito (:-(=sono indispettito

Netiquette! Attenzione: ci sono solo parole; La vostra vera educazione viene evidenziata! Quindi bisogna rileggere e rileggere ancore prima di spedire!

Cose da non fare

Non partecipate a… Catene di SantAntonio di qualsiasi tipo! Make money fast… Manda una cartolina a un povero bambino… I forward ridotti al minimo!

Non rispondere alle provocazioni! Bisogna essere pazienti Arriva di tutto, mai restare coinvolti in discussioni personali! Evitare lo STAMPATELLO MAIUSCOLO

Quotare… Da quoting=citare Citare solo quello a cui si vuole rispondere. Non sprecate bytes, chi riceve forse sta pagando (collegato con un telefonino, a casa…)

Attachment O allegati, dovrebbero essere evitati o tenuti al minimo; Davvero il contenuto non potevo metterlo nel corpo del messaggio? Eventualmente: generare file pdf, comprimere.

Calendario

Cosa e un calendario Il calendario e un database di eventi I suoi campi principali sono: Inizio - durata - fine Luogo Il titolo Il promotore

Calendario ABC Un calendario che e ordinato per criteri di pubblicazione. Ad ogni evento e assegnata una valutazione.

Eventi di tipo A Sono gli eventi di cui si desidera che siano resi noti, o per i quali e in corso una campagna di stampa; Ad esempio: Convegni, conferenze stampe, inaugurazioni…

Eventi di tipo C Sono eventi che e bene gli altri conoscano, ma che non si desidera venga data pubblicita; Ad esempio: Periodi di ferie, incontri riservati. Possono essere anonimizzati

Eventi di tipo B Non sono ne A ne C! Ad esempio: Festa patronale, sciopero, riunione sindacale, incontro di giunta, incontro del consiglio….

Organizzare i documenti

Indicizzare Indicizzare e una operazione logica che serve a indentificare le diverse caratteristiche di un documento: Ad esempio assegnare colori, infilare in cartelle, dare un nome a un file sono classificazioni…

Parametri Tipo Data Oggetto Emittente Ricevente Progressivo o posizione