Toni Workshop Bibliosan Aspetti e problemi collegati allacquisizione delle risorse elettroniche Franco Toni

ToniWorkshop Bibliosan Il consorzio Scelta obbligatoria per vari motivi: Scelta obbligatoria per vari motivi: Indubbia maggior forza contrattuale Indubbia maggior forza contrattuale Condizioni economiche più vantaggiose Condizioni economiche più vantaggiose Semplificazione nella conduzione di trattative Semplificazione nella conduzione di trattative Gestione centralizzata con minor dispendio di risorse umane e maggior controllo delle collezioni Gestione centralizzata con minor dispendio di risorse umane e maggior controllo delle collezioni 2 possibili scelte operative: 2 possibili scelte operative: Un consorzio autonomo, che veda coinvolti solo gli enti che partecipano al progetto Un consorzio autonomo, che veda coinvolti solo gli enti che partecipano al progetto Un consorzio che si appoggi per gli aspetti operativi e gestionali ad altri consorzi già esistenti Un consorzio che si appoggi per gli aspetti operativi e gestionali ad altri consorzi già esistenti

ToniWorkshop Bibliosan Il consorzio autonomo I pro: I pro: Maggiore autonomia e indipendenza Maggiore autonomia e indipendenza Maggiore visibilità e conseguente ritorno in termini di prestigio e risonanza delliniziativa Maggiore visibilità e conseguente ritorno in termini di prestigio e risonanza delliniziativa Possibilità di ottenere con più facilità fondi attraverso i canali istituzionali Possibilità di ottenere con più facilità fondi attraverso i canali istituzionali I contro: I contro: Necessità di approntare una struttura ad hoc per la gestione delle trattative con gli editori (con alti costi legati alla necessità di affidare a consulenti esterni tale aspetto per limpossibilità di seguire direttamente il gran numero di trattative che si dovrebbero affrontare) Necessità di approntare una struttura ad hoc per la gestione delle trattative con gli editori (con alti costi legati alla necessità di affidare a consulenti esterni tale aspetto per limpossibilità di seguire direttamente il gran numero di trattative che si dovrebbero affrontare) Necessità di creare una struttura tecnico-informatica apposita per la costituzione e la gestione della rete di connessione e accesso alle risorse esterne e la manutenzione dei server dedicati allimagazzinamento dei dati (anche in questo caso costi di gestione molto alti) Necessità di creare una struttura tecnico-informatica apposita per la costituzione e la gestione della rete di connessione e accesso alle risorse esterne e la manutenzione dei server dedicati allimagazzinamento dei dati (anche in questo caso costi di gestione molto alti) Necessità di creare una struttura di assistenza per le questioni amministrativo/legali legate alla stipula dei contratti, ai pagamenti, alla soluzione di eventuali contoversie Necessità di creare una struttura di assistenza per le questioni amministrativo/legali legate alla stipula dei contratti, ai pagamenti, alla soluzione di eventuali contoversie

ToniWorkshop Bibliosan Ladesione ad un consorzio già esistente I pro: I pro: Eliminazione di tutti i problemi gestionali tecnici, informatici, amministrativi e legali Eliminazione di tutti i problemi gestionali tecnici, informatici, amministrativi e legali Abbattimento dei costi (occorre prevedere solo la corresponsione di un canone relativamente modesto per la gestione della parte tecnico/informatica e di una quota per la condivisione delle spese legate alle trattative con gli editori e la stipula dei contratti) Abbattimento dei costi (occorre prevedere solo la corresponsione di un canone relativamente modesto per la gestione della parte tecnico/informatica e di una quota per la condivisione delle spese legate alle trattative con gli editori e la stipula dei contratti) Facilità nei rapporti contrattuali derivante dal fatto di avere un unico interlocutore: il gestore del consorzio Facilità nei rapporti contrattuali derivante dal fatto di avere un unico interlocutore: il gestore del consorzio I contro: I contro: Perdita di autonomia Perdita di autonomia Possibile minore visibilità Possibile minore visibilità Possibile perdita di finanziamenti Possibile perdita di finanziamenti

ToniWorkshop Bibliosan Quale soluzione? La creazione di un consorzio ex novo comporta grandi difficoltà sia dal punto i vista organizzativo che gestionale e dei costi La creazione di un consorzio ex novo comporta grandi difficoltà sia dal punto i vista organizzativo che gestionale e dei costi La soluzione di agganciarsi ad uno dei grandi consorsi nazionali appare certamente più facilmente praticabile La soluzione di agganciarsi ad uno dei grandi consorsi nazionali appare certamente più facilmente praticabile Sono stati avviati contatti informali con CILEA e CASPUR per sondare la disponibilità ad accogliere BIBLIOSAN ed entrambi hanno mostrato grande interesse ed apertura Sono stati avviati contatti informali con CILEA e CASPUR per sondare la disponibilità ad accogliere BIBLIOSAN ed entrambi hanno mostrato grande interesse ed apertura Nellipotesi di unadesione BIBLIOSAN (con i suoi 50 partners) dovrà configurarsi come ununica entità sia a livello di trattative che di riconoscibilità allinterno del consorzio e di servizi offerti Nellipotesi di unadesione BIBLIOSAN (con i suoi 50 partners) dovrà configurarsi come ununica entità sia a livello di trattative che di riconoscibilità allinterno del consorzio e di servizi offerti

ToniWorkshop Bibliosan Alcuni dati abbonamenti cartacei complessivi abbonamenti cartacei complessivi le riviste acquistate in ununica copia le riviste acquistate in ununica copia 8 milioni di Euro spesa milioni di Euro spesa 2003

ToniWorkshop Bibliosan La razionalizzazione degli acquisti Politiche di acquisto praticate dagli editori sullelettronico basate generalmente sulla corresponsione di una percentuale da applicarsi sullimporto complessivo pagato per il cartaceo Politiche di acquisto praticate dagli editori sullelettronico basate generalmente sulla corresponsione di una percentuale da applicarsi sullimporto complessivo pagato per il cartaceo Scopo da perseguire è di arrivare al momento della stipula dei contratti avendo già operato il taglio degli acquisti cartacei attraverso una ripartizione tra tutti dei titoli da sottoscrivere Scopo da perseguire è di arrivare al momento della stipula dei contratti avendo già operato il taglio degli acquisti cartacei attraverso una ripartizione tra tutti dei titoli da sottoscrivere Anno di transizione da gestire dando forte impulso alla DD Anno di transizione da gestire dando forte impulso alla DD La tendenza di alcuni gruppi editoriali ad agevolare la dismissione della carta proponendo condizioni di accesso allelettronico completamente svincolate dal cartaceo può favorire limmediato passaggio allonline La tendenza di alcuni gruppi editoriali ad agevolare la dismissione della carta proponendo condizioni di accesso allelettronico completamente svincolate dal cartaceo può favorire limmediato passaggio allonline Penalizzazione dovuta allIVA al 20% sullelettronico Penalizzazione dovuta allIVA al 20% sullelettronico

ToniWorkshop Bibliosan Gli sviluppi Obiettivo primario deve essere quello di trasformare il progetto in sistema Obiettivo primario deve essere quello di trasformare il progetto in sistema La sottoscrizione della Biomedical Reference Collecton della EBSCO è un primo passo che oltre ad offrire laccesso a quasi 900 riviste full- text online serve a valutare il funzionamento della rete e a far sì che tutti gli aderenti acquistino familiarità con il prodotto elettronico La sottoscrizione della Biomedical Reference Collecton della EBSCO è un primo passo che oltre ad offrire laccesso a quasi 900 riviste full- text online serve a valutare il funzionamento della rete e a far sì che tutti gli aderenti acquistino familiarità con il prodotto elettronico Il passaggio dal modello cartaceo a quello elettronico implica un radicale cambiamento nella gestione tecnica e amministrativa delle acquisizioni. E necessario quindi: Il passaggio dal modello cartaceo a quello elettronico implica un radicale cambiamento nella gestione tecnica e amministrativa delle acquisizioni. E necessario quindi: 1. Istituire una struttura centralizzata per la gestione dei contratti 2. Determinare i criteri di ripartizione della spesa 3. Trovare i canali attraverso i quali finanziare il sistema

ToniWorkshop Bibliosan Gli sviluppi Punto 1: Punto 1: Nellipotesi di adesione al consorzio nazionale BIBLIOSAN dovrà essere riconosciuta come struttura unitaria anche a livello amministrativo e dovrà essere allestita una struttura centralizzata che funga da referente unico, agendo come centro di raccolta dei fondi e di tutti gli aspetti gestionali che ne derivano Nellipotesi di adesione al consorzio nazionale BIBLIOSAN dovrà essere riconosciuta come struttura unitaria anche a livello amministrativo e dovrà essere allestita una struttura centralizzata che funga da referente unico, agendo come centro di raccolta dei fondi e di tutti gli aspetti gestionali che ne derivano Punto 2: Punto 2: Occorre studiare una modalità e approntare meccanismi che rispettino il diverso peso dei partecipanti e ripartiscano i costi in modo proporzionale tra tutti. Maggiori oneri per le grandi strutture, maggiori benefici per le piccole Occorre studiare una modalità e approntare meccanismi che rispettino il diverso peso dei partecipanti e ripartiscano i costi in modo proporzionale tra tutti. Maggiori oneri per le grandi strutture, maggiori benefici per le piccole Punto 3: Punto 3: Parte delle risorse messe a disposizione direttamente dalle strutture sulla base dei risparmi derivanti dalla dismissione della carta, ma necessità di assicurare comunque la copertura dei costi eccedenti (aumenti dei costi delle riviste, infrastrutture hardware, costi di partecipazione al consorzio, ecc.) Parte delle risorse messe a disposizione direttamente dalle strutture sulla base dei risparmi derivanti dalla dismissione della carta, ma necessità di assicurare comunque la copertura dei costi eccedenti (aumenti dei costi delle riviste, infrastrutture hardware, costi di partecipazione al consorzio, ecc.)

ToniWorkshop Bibliosan Gli sviluppi Decisivo è il ruolo che può e deve essere svolto dal Ministero della Salute – sulla scorta di quanto ad esempio già avviene in alcune realtà regionali, vedi regione Lombardia e SBBL – sia nellallestimento della struttura centralizzata amministrativa di riferimento, sia nel sostenere finanziariamente gli impegni che verranno assunti. Decisivo è il ruolo che può e deve essere svolto dal Ministero della Salute – sulla scorta di quanto ad esempio già avviene in alcune realtà regionali, vedi regione Lombardia e SBBL – sia nellallestimento della struttura centralizzata amministrativa di riferimento, sia nel sostenere finanziariamente gli impegni che verranno assunti.