MANAGER DIDATTICO

Chi è il Manager Didattico? Il Manager didattico è un operatore dei servizi formativi che agisce nell'ambito di una istituzione di formazione universitaria, indifferentemente pubblica o privata, allo scopo di concorrere a garantire una gestione strategica dei processi formativi e un'erogazione di alto livello qualitativo dei servizi formativi.

1. Garantire una gestione strategica dei processi formativi assicurare un legame e un dialogo tra il singolo corso di laurea o facoltà, la struttura universitaria nel suo complesso, le istituzioni del territorio di riferimento dell'università e le realtà del mondo produttivo (stakeholders) contribuire alla realizzazione di attività che rafforzino il "doppio ruolo" dell’università come laboratorio di professionalità e come istituzione di alto profilo sul piano della ricerca e conoscenza

2. Garantire una erogazione di alto livello qualitativo dei servizi formativi promuovere e realizzare iniziative tese a migliorare la qualità del servizio formativo in ogni suo aspetto promuovere il monitoraggio costante del funzionamento del servizio formativo, anche attraverso la definizione di indicatori che misurino la performance in termini di efficienza, efficacia, pertinenza, soddisfazione dei diversi attori coinvolti in modo diretto (studenti, docenti, personale amministrativo, etc.) e indiretto (le istituzioni del territorio, il mondo produttivo, le parti sociali, etc.)

favorire un’azione costante di benchmarking per quanto riguarda l'organizzazione delle attività didattiche, l'organizzazione dell'orientamento degli studenti, le attività di tutoring, le attività di stage e tirocinio, la promozione culturale, l’organizzazione degli spazi adibiti alle diverse attività istituzionali, la comunicazione telematica e la gestione di archivi informatici e banche dati, le attività di gemellaggio e, in generale, i rapporti con le altre università e istituzioni accademiche in ogni parte del mondo

Che cosa fanno i MD? Supportano le decisioni Orientano ed assistono gli studenti Facilitano la comunicazione interna Promuovono la informazione e comunicazione esterna Intervengono sugli aspetti organizzativi della didattica Gestiscono i progetti stage e le attività formative professionalizzanti (collegamento con il MdL) Realizzano il controllo di qualità e le attività di monitoraggio

1. Supportano le decisioni I Manager didattici interagiscono costantemente con il Preside (e/o il Responsabile del CdS) fornendo un ausilio tecnico all'attività di progettazione e alla definizione degli obiettivi del Corso, nonché alla pianificazione e al coordinamento delle attività didattiche, anche attraverso il monitoraggio della carriera degli studenti e il loro gradimento sul mercato del lavoro. Offrono un supporto ai docenti, in particolare a quelli extra-accademici, per la progettazione e la realizzazione delle attività integrative e di quelle professionalizzanti.

2. Orientano ed assistono gli studenti Accompagnano gli studenti durante tutto il percorso formativo, anche nel rapporto con le aziende per il diritto allo studio. Guidano gli studenti nella comprensione dei manifesti degli studi con riferimento al sistema dei crediti e alle attività formative diverse dai normali corsi di insegnamento. Chiariscono le modalità di svolgimento degli stage aziendali e assistono gli studenti durante il loro svolgimento. Forniscono informazioni sugli obiettivi e sugli sbocchi occupazionali del corso di studio, svolgendo attività di consulenza, anche attraverso incontri individuali. Organizzano attività di supporto e di recupero programmate in accordo, o su richiesta, dei docenti.

3. Facilitano la comunicazione interna Forniscono agli studenti informazioni di carattere generale sull'organizzazione del CdS, sui programmi dei corsi di insegnamento, sui servizi didattici disponibili in facoltà e in ateneo, sui servizi di tutorato e di supporto alla didattica, sui servizi di segreteria. Si occupano della produzione delle informazioni che vengono inserite nei siti web del CdS o della Facoltà.

4. Promuovono informazione e comunicazione esterna Forniscono informazioni ai soggetti interessati, pubblici e privati, sul corso di laurea, descrivendo in modo sintetico l'ordinamento degli studi, gli eventi (seminari) e le possibili collaborazioni didattiche: docenza esterna, stage, tesi applicative Rapporto con STAKEHOLDERS ESTERNI

5. Intervengono sugli aspetti organizzativi della didattica Coadiuvano e assistono i docenti del CdS, in particolare i docenti extra-accademici, per questioni di gestione operativa che coinvolgono l'amministrazione Collaborano con gli uffici preposti alla gestione degli spazi didattici, con la segreteria studenti e in generale con i servizi didattici della Facoltà Collaborano con il Responsabile del CdS nella pianificazione delle attività didattiche Contribuiscono al monitoraggio delle risorse disponibili del CdS rispetto agli obiettivi dichiarati Forniscono dati utili ad una eventuale riprogettazione e ridefinizione degli obiettivi formativi del corso di laurea Curano i rapporti con i responsabili delle azioni di ateneo (ad es: centri linguistici e informatici) Monitorano e verificano la rispondenza ai requisiti dei progetti dell’Ateneo (ad es: certificazione del CdS) da parte del CdS

6. Gestiscono gli stage e le attività formative professionalizzanti Sono i referenti del CdS, di aziende e istituzioni interessate a contribuire alle attività formative per il tramite dell'ufficio tirocini e stage di ateneo Collaborano con il Responsabile del CdS nella pianificazione e organizzazione delle attività formative introdotte dalla Riforma, con particolare riguardo a quelle esterne, ivi comprese le certificazioni delle conoscenze linguistiche e informatiche Attraverso la collaborazione della struttura di ateneo preposta ai rapporti internazionali, realizzano una tempestiva attività di comunicazione relativamente alle occasioni di formazione in campo internazionale Possono, inoltre, fornire utili indicazioni sulle attività integrative che completano la costruzione del percorso formativo Curano gli eventuali rapporti con gli enti di formazione e con le parti sociali (altri stakeholders esterni)

7. Realizzano il controllo di Qualità e le attività di monitoraggio Svolgono un controllo delle carriere degli studenti, anche avvalendosi di strumenti informatici, possibilmente in collaborazione con il CED di ateneo e le segreterie studenti. Individuano situazioni di sofferenza o di scarso rendimento di studenti sulla base di parametri oggettivi (numero esami, voto medio) e li aiutano a mettere a fuoco le difficoltà e a definire opportune strategie di intervento o di riorientamento; segnalano tali casi al presidente del CdS. Svolgono altre attività, anche in collaborazione con il Nucleo di Valutazione di ateneo (predisposizione questionari utili alla valutazione della qualità della didattica e dei servizi del CdS, interazione con la commissione didattica di ateneo per la valutazione della rispondenza tra crediti ed effettivo carico di lavoro, promozione di attività di customer satisfaction relative alle attività formative interne e agli stage aziendali). Partecipa, inoltre, alle attività di autovalutazione e valutazione del CdS.

Alcuni equivoci sulla definizione di Manager Didattico 1. Manager non significa dirigente La funzione del MD è piuttosto quella di facilitare l’istaurarsi di rapporti orizzontali – dove questi sono necessari – , di creare legami, in una parola, di fare sì che il processo didattico vada a buon fine in ogni suo aspetto.

2. Manager didattico non significa tutor Il manager didattico non interviene nel sistema – docenza, non interviene nell’insegnamento e non ha competenze disciplinari di tipo accademico Può favorire l’integrazione di diversi insegnamenti, suggerendo agli studenti di integrare la frequenza a un corso con la partecipazione a un seminario o con la lettura di un libro Può segnalare la presenza di uno studioso di livello internazionale o pubblicizzare una conferenza o una proiezione cinematografica, ma rimane sempre esterno alla “scatola nera” delle competenze disciplinari dei docenti.

3. Didattico non è docenza Il campo di azione del manager didattico è appunto la didattica, intesa come un sistema coordinato di attività che devono, nel loro insieme, favorire l’apprendimento e la crescita culturale e professionale degli studenti l’accesso ai servizi di segreteria, la manutenzione adeguata di aule e attrezzature, l’innovazione tecnologica, la qualità dei servizi mensa, la chiarezza delle comunicazioni di bacheca, il rapporto con il territorio, con l’alta cultura internazionale, con il mondo del lavoro, con la pubblica amministrazione, insegnamenti disciplinari e, soprattutto, la pluralità di tecnologie, stili e modalità di apprendimento contemplate dall’introduzione del sistema dei crediti

Il Management Comunicare Pianificare Organizzare Dirigere Controllare Prendere decisioni Formulare strategie

Pianificare Controllare Organizzare Dirigere “decidere cosa fare” “Verificare quanto fatto” “decidere le modalità per come fare” Dirigere “Fare quanto deciso”

Pianificazione La funzione della pianificazione è quello di dare una sequenza logica di accadimento di eventi ed azioni atti a perseguire gli obbiettivi aziendali in accordo alla strategia adottata. Il piano deve essere: Basato su obbiettivi chiari Semplice e privo di ambiguità Flessibile ma stabile Logico, realistico e fattibile Corredato delle relazioni di tempo che intercorrono tra le diverse azioni/eventi

Organizzazione L’organizzazione è il mezzo per strutturare un CdS in senso materiale ed umano ordinando sia i materiali che gli uomini L’organizzazione deve : Avere un chiaro fine (obiettivi di apprendimento, figure professionali, ruoli da formare….ecc.) Essere aderente al “Manifesto degli Studi” e/o “Regolamento Didattico” e/o “Ordinamento didattico” Deve combinare l’economia dello sforzo individuale (specializzazione) con l’unità degli sforzi combinati (coordinamento) Deve chiaramente indicare le linee di autorità Deve essere chiaramente definita a livello di singola posizione e cioè compiti, responsabilità, potere ed autorità (quest’ultima gerarchica, funzionale o personale)

Che cosa è il Project Manager? 1. Che cosa s’intende per Project? Il termine anglosassone Project deriva dalla radice latina del verbo proício, che significa “portare avanti”, “far avanzare” Il termine Project abbraccia invece in modo trasversale tutte le aree di competenza multi-disciplinari necessarie a trasformare un bisogno da soddisfare in un bene (materiale o immateriale) oppure in un servizio.

2. Che cosa s’intende per Manager Il termine Management viene normalmente utilizzato per indicare l’insieme di tecniche e metodologie necessarie ad esercitare in modo efficiente ed efficace la guida di un’Azienda o di una sua parte, cioè in sostanza è “l’arte di fare il capo” In realtà nel mondo anglosassone il termine Management indica anche solo semplicemente l’insieme di attività amministrative, organizzative, di controllo, di assunzione di responsabilità, gestionali in genere, che consentono alle Aziende o Pubbliche Amministrazioni o Università di raggiungere i loro obiettivi (strategici, tattici e operativi) nei tempi e con i costi predefiniti

PIANIFICAZIONE + CONTROLLO + GESTIONE = PROJECT MANAGER

L’obiettivo del Project Management definire chiaramente le attività e la loro sequenza allo scopo di raggiungere gli obiettivi in termini di tempo, costo e qualità del progetto

Un Progetto è dato da: Risorse differenziate Costi Tempi Qualità

ha contenuti tecnici specificati ha limiti di tempo in cui effettuare il lavoro ha un numero di risorse limitate ha un budget predefinito ha delle attività dipendenti fra loro ha necessità di identificare la responsabilità di esecuzione del lavoro

Gli obiettivi del progetto devono essere: trasferibili; trasparenti; misurabili.

I Progetti possono essere: Progetti ripetitivi: i cicli di produzione sono standard (ben noti); gli organismi responsabili e le risorse sono quasi sempre gli stessi, la stima dei tempi e dei costi si basa su ritmi produttivi consolidati; la qualità richiesta è sempre la stessa e ben specificata; la durata complessiva dell’iter realizzativo è breve. Progetti ricorrenti: il processo produttivo è noto, ma varia il contenuto delle singole attività operative; la struttura organizzativa varia in funzione del “peso” attribuito al progetto; la stima dei tempi e dei costi viene effettuata per “analogia”; la qualità richiesta è generalmente ben specificata; la durata complessiva dell’iter realizzativi dell’iter realizzativo è contenuta. Progetti innovativi: il processo produttivo deve essere definito di volta in volta; la struttura organizzativa viene individuata “ad hoc”; la stima dei tempi e costi viene effettuata per “analogia”; la qualità richiesta non è sufficientemente specificata (necessita di ulteriori specifiche in corso d’opera; la durata complessiva dell’iter realizzativi è sempre lunga.

Ruolo del Project Manager Diffondere gli obiettivi del progetto Dirigere il progetto per raggiungere gli obiettivi di tempo, costo e qualità prestabiliti Conferire responsabilità e deleghe Valutare e riferire sulla performance di progetto ai Presidi, Senato Accademico, Rettore Sostenere l’impegno e il morale del project team mantenere i contatti formali col “cliente” (studenti) Analizzare gli indicatori risultanti dal processo di avanzamento del piano e la realizzazione di azioni correttive

Perché a volte i Progetti falliscono? obiettivi poco chiari inefficace gestione delle risorse scarsa comunicazione basse prestazioni gestione inefficace del progetto mancanza di leadership

Ma se noi vogliamo che il progetto abbia successo sono necessari chiari e precisi obiettivi e requisiti di Progetto un impegno esplicito dei Presidi, Senato Accademico, Rettore un committente (studenti, famiglie, mondo economico) un responsabile (Project Manager) informazioni e buona comunicazione risorse adeguate e forte motivazione rispetto delle milestone contrattuali e di verifica interna aspettative realistiche.

Il Project Manager deve quindi rispettare: definire lo scopo e l’obiettivo del progetto definire i punti critici del progetto definire i fattori di successo del progetto definire il piano degli incontri-chiave divulgare le informazioni effettuare rigorosamente l’avanzamento controllare l’andamento rispetto al budget modificare il piano solo se indispensabile non nascondere le criticità ricordare che lo strumento informatico è solo un supporto.

Attività di coordinamento del MD Coordinare significa concertare l’azione di unità organizzative diverse in relazione agli obiettivi, ai tempi e alle modalità di realizzazione di un dato processo organizzativo

L’attività organizzativa di un CdS è divisa in attività differenti Problemi di coordinamento unità con diversa specializzazione e di conseguenza con diversi obiettivi, schemi cognitivi, linguaggi (attività didattica, attività amministrativa) unità rivolte al cliente unità di back-office, tra livelli organizzativi diversi, tra organi di line (ad es: Corpo docente) e organi di staff/servizio (segreterie studenti) unità interne (ad es: ufficio stage) ed enti esterni (ad es: aziende che offrono stage).

Coordinare nel Sistema Universitario significa: Considerare lo studente-cliente al centro del processo formativo Adottare un approccio orizzontale - per processo Pensare ai processi necessari per l’apprendimento e a valore aggiunto per l’organizzazione Fissare obiettivi di qualità ed efficienza per ciascun processo di servizio Investire in meccanismi di coordinamento e controllo coerenti

Introduzione di un organo di integrazione Manager Didattico In tale attività di coordinamento il product manager svolge un ruolo di catalizzatore dei processi di comunicazione e raccolta delle informazione, mantenendo la differenziazione all’interno dell’organizzazione. Ciò significa che non andrà mai a sostituirsi alle unità che deve coordinare, semmai deve svolgere un ruolo di gatekeeper, di facilitatore

Il product manager/manager didattico deve sapere organizzare e gestire tempi e modalità di esecuzione Non ha autorità gerarchica sugli interlocutori che vanno coordinati, i quali dipendono dai propri responsabili, ma deve comunque essere in grado di orientare, dirigere e motivare le persone al fine di garantire un servizio coordinato e di qualità ruolo di intelligence (collettore di informazioni) ruolo di esperto ruolo di problem solver (formulatore di proposte) ruolo strategico di affiancamento alla direzione nella sua attività di guida

L’efficacia degli organi di integrazione dipende da: un orientamento intermedio o bilanciato rispetto a quello delle unità fra le quali si deve realizzare il coordinamento. L’integratore deve essere percepito dalle parti come una figura super partes che riesce a condividere i punti di vista delle diverse unità organizzative; l’esercizio di una influenza significativa nel processo decisionale (è la condizione perché nella soluzione del problema di coordinamento pesi adeguatamente l’interesse generale che l’integratore deve presidiare) basando tale influenza principalmente sulle competenze possedute, e sull’accesso e sulla disponibilità delle informazioni; la capacità di risoluzione dei conflitti con il metodo del confronto, facendo condividere a tutte le unità da coordinare le informazioni, facilitando la discussione dei motivi del dissenso e indirizzando le parti ad adottare il punto di vista dell’organizzaizone nel suo complesso.

BASI PERSONALI competenza tecnica competenza manageriale Personalità BASI LEGATE ALLA POSIZIONE accesso e controllo delle informazioni accesso all’alta direzione BASI LEGATE ALL’UNITÀ ORGANIZZATIVA Potere fondato sull’importanza effettiva o riconosciuta, in relazione alla situazione, all’unità organizzativa di appartenenza.