Modulo 5 Uso delle Basi di dati Paola Pupilli Paola.pupilli@libero.it

Database E’ un insieme di dati organizzati per un determinato scopo, per accedervi più velocemente e facilmente Il termine dato indica una descrizione elementare Un dato strutturato con altri è in grado di rappresentare un’informazione Si dice relazionale quando è strutturato su più tabelle 2

Access Access è un DBMS, database management system, un’applicazione software per la gestione di database relazionali Le informazioni sono contenute in oggetti che si chiamano tabelle Access permette di creare relazioni fra tabelle 3

Alcuni DBMS Oracle DBX Paradox Access Db2 4

Progettazione Definizione degli obiettivi del data base, in base ai quali vengono individuati i dati che devono essere memorizzati nel data base Definizione delle tabelle, ossia suddivisione dei dati per "argomenti“ Definizione dei campi, ossia dei singoli dati da inserire nelle tabelle e delle relative caratteristiche Definizione delle relazioni, ossia dei legami tra le tabelle Verifica della struttura ed eventuali correzioni 5

Progettazione di un database Analisi della situazione reale Individuazione delle entità coinvolte Ogni entità è una tabella • Ciascuna tabella deve contenere informazioni (campi) relative ad un unico tipo di oggetto, al fine di evitare ridondanze • In un DB normalizzato ogni dato compare una sola volta 6

Analisi e progettazione Database Esempio 1: si vuole progettare un DB per la gestione degli ordini effettuati dai clienti di una libreria Occorrono 3 tabelle: clienti, libri, ordini Esempio 2: si vuole progettare un DB che contenga informazioni relative agli ordini effettuati dai clienti di una azienda e ai fornitori Occorrono 3 tabelle: clienti, ordini, fornitori 7

Creazione di un database Autocomposizione se il database che si desidera creare rientra tra quelli previsti Creare il database manualmente .mdb 8

Creare un nuovo database Nella finestra principale di Access: Nuovo dal menu File Db vuoto Salvare il nuovo DB Nota: una volta creato il DB, ogni record è salvato automaticamente quando si apportano modifiche; tabelle, maschere e report sono salvati al momento della chiusura della finestra 9

Oggetti fondamentali Gli oggetti fondamentali di un database sono: Tabelle Relazioni Query Maschere Report 10

Oggetti del database Tabelle Per contenere i dati Maschere Query Per l’immissione e la visualizzazione dei dati Query Per estrarre le informazioni secondo uno o più criteri Report Per visualizzare le informazioni ottenute e stamparle su carta (fattura,..) 11

Creazione degli oggetti Allo stesso modo tutti gli oggetti di access possono essere creati: Creando manualmente gli oggetti Tabelle Query Utilizzando la creazione guidata Maschere Report 12

Campi, Record, Tabelle Campo: è ogni singolo dato contenuto in una tabella, uno specifico elemento di informazione Record: è un insieme di campi che definisce in modo completo l’informazione a cui si riferisce Tabella: è l’archivio in cui sono inseriti i dati relativi ad uno specifico argomento 13

Le tabelle Le tabelle formano la struttura essenziale di un DB perché contengono i dati Le righe si chiamano record e contengono le informazioni relative ad un elemento Le colonne si chiamano campi e rappresentano le categorie di informazioni 14

Le tabelle: creare una tabella Creare una tabella in visualizzazione Struttura Definire i campi; Assegnare per ogni Campo il nome, Il tipo di dati Una eventuale descrizione le proprietà 15

Tabelle: tipi di dati Testo: caratteri alfanumerici (max 255) Memo: testi lunghi fino a circa 65000 caratteri Numerico: numeri per eseguire calcoli Data/ora: data e ora Valuta: importi in valuta Contatore: numeri univoci sequenziali incrementati automaticamente Sì/no: solo valori logici vero/falso Oggetto OLE: documenti da altre applicazioni Collegamento ipertestuale Ricerca guidata: valori da un’atra tabella 16

La chiave primaria È importante che ciascuna tabella abbia un campo che identifica in modo univoco i record Chiave primaria: campo che assicura l’univocità all’interno della tabella, identifica in modo univoco un record Posizionarsi sul campo: Modifica, Chiave Primaria 17

Tabelle: Proprietà di un campo Opzioni per la definizione dei campi che Consentono di impostare Dimensione campo: lunghezza max Formato: determina l’aspetto dei dati Richiesto: se sì è obbligatorio che il campo venga riempito in ogni record Ecc 18

L’indice E’ un attributo che viene utilizzato dal programma per localizzare velocemente il campo a cui è associato Rende più veloci le operazioni di Ricerca Ordinamento Raggruppamento Rallenta le operazioni di inserimento di nuovi record 19

Le tabelle: chiudere e salvare Visualizzazione struttura Visualizzazione foglio dati Chiudere la tabella e salvare Salva dal menu file Ogni tabella ha un nome diverso Ogni oggetto del database ha un nome diverso 20

Le tabelle: aprire una tabella Scegliere tabelle dalla barra degli oggetti Scegliere la tabella Apri tabella in visualizzazione foglio dati Struttura tabella in visualizzazione struttura 21

Le tabelle: inserire dati nella tabella Scegliere tabelle dalla barra degli oggetti Scegliere la tabella Apri tabella in visualizzazione foglio dati Per spostarsi al campo successivo TAB o con il mouse INVIO per spostarsi alla riga successiva 22

Nota Per tutti gli oggetti di access: In modalità struttura si definiscono le caratteristiche di un oggetto In modalità visualizzazione si interagisce con i dati del DB tramite l’oggetto 23

Le tabelle: modificare i dati In visualizzazione foglio dati: Modificare il contenuto di un campo Inserire ed eliminare record Cambiare l’aspetto di una tabella In visualizzazione struttura Inserire o eliminare un campo 24

Tabella – Foglio dati (Agenti) 25

Tabella - Struttura 26

Tabella – Foglio dati (Zone) 27

Relazioni (Agenti:Zone) 28

Le relazioni I dati contenuti in tabelle diverse possono essere messi in relazione solo specificando dei campi comuni abbinabili Un campo comune è un campo presente in due o più tabelle che consente di unire le informazioni dei record di una tabella con quelle contenute nei record di un’altra Tale campo è detto chiave primaria in una tabella e chiave esterna nell’altra 29

Le relazioni: tipi di relazioni Uno a uno: a un record della tab. principale corrisponde un solo record della tab. correlata e viceversa (1:1) Uno a molti: a ogni record della tab. principale corrispondono più record della tab. correlata (ma non viceversa)(1:N) Molti a molti: ogni record della tab. principale corrisponde a più record della tab. correlata e viceversa (N:M) Questo tipo di relazioni non può essere rappresentato direttamente: bisogna creare una tab. di congiunzione 30

Le relazioni: creare una relazione Strumenti  Relazioni Aggiungere le tabelle, Chiudi Selezionare il campo chiave primaria e trascinarlo sul campo chiave esterna Dalla finestra di dialogo Modifica  relazione scegliere se applicare l’integrità referenziale Crea Salva 31

Le relazioni: tipi di campi Il tipo di campo è importante I campi da collegare devono avere lo stesso tipo di dati. L’unica eccezione è che si può collegare un campo Contatore con un altro campo con un formato numerico (i campi contatori sono considerati campi numerici di tipo intero lungo) Attenzione: non impostare anche il campo nella tab. figlia a contatore. Detti tipi sono gestiti dal DB e non è possibile inserire o modificare alcun valore in essi 32

Le relazioni: l’integrità referenziale I dati contenuti in un campo chiave primaria devono trovare corrispondenza con lo stesso campo nella tabella secondaria Obbliga a gestire la modifica o l’eliminazione di una chiave nella tab. madre: aggiorna campi correlati a catena elimina record correlati a catena 33

Le relazioni: esempio Relazione fra la tabella Zona e la tabella Agenti Tabella madre: Zona Tabella figlia: Agenti Relazione uno a molti Applica integrità referenziale 34

Le relazioni: esempio 35

Le relazioni: modificare le relazioni Pulsante Relazioni Doppio clic sulla linea Finestra di dialogo Modifica relazioni 36

Query – Foglio dati 37

Query – Struttura 38

Maschera – Struttura 39

Maschera – Foglio dati 40

Report – Struttura 41

Report – Foglio dati 42

Database di uso comune Sistemi di prenotazione aerea Pubblica amministrazione (PRA) Conti correnti on line Informazioni di pazienti ricoverarti in ospedale 43

Operatività Progettista Sviluppatore Amministratore di sistema Analisi e progettazione Sviluppatore Codificazione e testing degli oggetti del database Amministratore di sistema Installazione Configurazione Manutenzione Utente: inserimento e recupero informazioni 44

L’Amministratore Risolutore di problemi Protezione del database Hardware e software Protezione del database Gruppo di continuità Backup Antivirus 45

Le maschere Servono a facilitare l’inserimento e la visualizzazione dei dati nel DB 46

Le maschere: creare una maschera ...mediante una creazione guidata Scegliere la tabella o query Aggiungere i campi Scegliere il layout (modo in cui i campi saranno disposti nella maschera) Scegliere lo stile (sfondo, colore,..) Scegliere un titolo Utilizzare la maschera per immettere i dati o per muoversi tra i record 47

Le maschere: modificare una maschera Visualizzazione struttura Spostare controlli ed etichette Modificare le dimensioni di etichette e controlli Intestazioni e piè di pagina ……. 48

Le query Una query è una domanda formulata ad una o più tabelle del DB È uno strumento per estrarre dati utilizzando vari criteri che possono ordinare, filtrare e riepilogare i dati Si presenta sostanzialmente come una tabella Aprendo una query, i record risultanti vengono visualizzati in un foglio dati Si possono aggiornare i dati in tale foglio: le modifiche verranno apportate nella tabella che ha originato i dati 49

I report I report sono il principale strumento per la presentazione dei dati in forma chiara ed elegante, pronta per essere stampata su carta Presentano record di tabelle e query e possono riepilogare i dati 50

I report: creare un report …mediante una creazione guidata Selezionare la tabella o la query Selezionare i campi Analogamente per altre tabelle Scegliere in base a quale tabelle visualizzare i dati Scegliere il campo in base al quale visualizzare le informazioni Scegliere il tipo di ordinamento Definire il layout, lo stile ed il titolo 51

Conclusione Access è un DBMS prodotto dalla microsoft che gestisce DB di tipo relazionale Il suo utilizzo si rivela adatto sia per un uso personale che per piccole realtà aziendali 52