Un futuro di comunicazioni senza carta – procedure innovative al MAE Progetto @doc Un futuro di comunicazioni senza carta – procedure innovative al MAE Relatore: Dott. Massimo Civitelli – Capo Servizio per l’Informatica, le Comunicazioni e la Cifra

Ministero Affari Esteri Agenda Introduzione Progetto@doc Obiettivi Benefici La Farnesina oggi La Farnesina come unica AOO Razionalizzazione Arrivi Partenze Milestones Conclusioni Ringraziamenti Ministero Affari Esteri

Ministero Affari Esteri Introduzione Introduzione Il progetto @doc non rappresenta soltanto la realizzazione di una applicazione software ma si prefigge lo scopo di attuare una serie di interventi, organizzativi ed implementativi che si svilupperanno nel corso del tempo, allo scopo di consentire, ad un insieme predefinito di utenti autorizzati, di creare e condividere documenti e dati prodotti digitalmente. Ciò consentirà di instaurare un flusso di lavoro cooperativo nell’iter elaborativo di atti compiuti all’interno dell’Amministrazione. (Scheda di sintesi per il Parere positivo del CNIPA n. 41/2008 del 17 aprile 2008) Controllo di gestione Workflow PITDIR @doc è un programma volto a coniugare le esigenze di razionalizzazione della circolazione e della trattazione della documentazione all’interno dell’Amministrazione del MAE con la necessità di adeguamento alla normativa vigente in materia di trattazione elettronica dei documenti contenuta nel CAD (Codice della Amministrazione Digitale), così come già richiesto nell’ambito della Conferenza Permanente per l’InnovazioneTecnologica. @doc non rappresenta la semplice realizzazione di una applicazione software, ma prevede una serie di interventi, organizzativi ed implementativi che si svilupperanno gradualmente. L’obiettivo perseguito è quello di realizzare un sistema condiviso in cui documenti e dati siano prodotti digitalmente. Ciò consentirà di instaurare un flusso di lavoro cooperativo per tutti i documenti prodotti all’interno del l’Amministrazione. Protocollo Ministero Affari Esteri

Obiettivi @doc Ottemperare alle disposizioni normative in materia di gestione documentale con la razionalizzazione dei flussi Realizzare soluzioni paper less per i documenti prodotti in modalità elettronica Definire le indicazioni per la razionalizzazione della documentazione cartacea pregressa Predisporre il sistema all’introduzione della gestione elettronica documentale per le sedi estere Attuare un uso intensivo della PEC e della Firma Digitale In sintesi il progetto @doc si prefigge i seguenti obiettivi : ottemperare alle disposizioni normative in materia di gestione documentale attraverso la razionalizzazione dei flussi: si coglierà l’occasione per ristrutturare, ove possibili, le procedure che sottendono agli atti amministrativi nel MAE realizzare soluzioni paper less per i documenti prodotti in modalità elettronica: verrà istituita un’ area di dematerilizzazione al fine di veicolare i documenti in ingresso al MAE solo in formato elettronico ove possibile; definire le modalita’ per la razionalizzazione della documentazione cartacea pregressa: nuove regole per lo snellimento amministrativo dematerializzare i flussi documentali contabili mediante l’uso della firma digitale; predisporre il sistema all’introduzione della gestione elettronica documentale anche per le Sedi all’estero: ciò sarà possibile non appena sarà terminata la fase di ristrutturazione del Centro; ottenere un uso intensivo della PEC e della Firma Digitale: strumenti indispensabili per realizzare gli scambi con il resto della PA. Ministero Affari Esteri

Ministero Affari Esteri Benefici @doc SISTEMA informatico Diminuzione dei tempi di risposta informativo Maggiore rapidità nell’accesso alle informazioni Integrazione dei flussi informativi di differenti UO organizzativo Integrazioni di processi tra UO differenti Maggiore efficienza e riqualificazione del personale servizi Miglioramento nella diffusione delle informazioni Miglioramento nella rapidità e nella trasparenza Il raggiungimento degli obiettivi consentirà i seguenti benefici :   Sistema informatico Diminuzione dei tempi di risposta negli atti amministrativi Sistema informativo Maggiore rapidità nell’accesso alle informazioni con la possibilità di interventi cooperativi nella gestione dell’iter amministrativo Integrazione dei flussi informativi di differenti Centri di Responsabilita’ oggi gestiti come scambio cartaceo di documenti Sistema organizzativo Integrazione di processi tra Centri di Responsabilita’ oggi realizzati in maniera distinta e spesso non coordinata Maggiore efficienza del sistema e riqualificazione del personale oggi diversamente impiegato Sistema servizi Miglioramento nella diffusione delle informazioni Miglioramento nella rapidità e nella trasparenza per raggiungere una maggiore percepibilità da parte del cittadino Ministero Affari Esteri

Ministero Affari Esteri La Farnesina oggi @doc Archivi 120 unità Scaffali > 6 km Protocollo > 500 mila numeri/anno Ecco come si presenta la Farnesina oggi: 120 archivi differenti, oltre 6 km totali di scaffali, oltre 500 mila numeri di protocollo impiegati per anno. Ministero Affari Esteri

La Farnesina come unica AOO @doc La Farnesina ha deciso così deciso di organizzarsi, ai fini del protocollo, come una unica AOO trasformando la rete diplomatico consolare in tante AOO una per ogni singola sede estera. Questo approccio permette tra l’altro di capitalizzare gli sforzi profusi per l’organizzazione e lo sviluppo delle attività alla Farnesina, replicandoli quasi pedissequamente nell’organizzazione delle sedi estere. Il tessuto connettivo costituito dalla Rete Internazionale delle PA (RIPA) rappresenta l’infrastruttura di base su cui poggiano progetti volti ad integrare e normalizzare le procedure di lavoro sia al MAE che all’estero con l’indubbio benefici della standardizzazione dei processi.

Razionalizzazione - arrivi @doc L’adozione di un’ unica AOO per la Farnesina consentirà l’adozione di una gestione dei flussi documentali condivisi da utilizzare quale strumenti di reingegnerizzazione dei processi amministrativi. L’estensione della normalizzazione dei flussi a tutta la Farnesina consentirà al MAE di recuperare efficienza e trasparenza ed ottenere una significativa riduzione dei tempi di trattazione con il conseguente risparmio nei costi. Grazie al progetto @doc i 120 archivi oggi in uso saranno trasformati in Unità Organizzative di Protocollo, con il solo compito di gestire le attività di registrazione con la possibilità di adibire il personale in eccesso ad altre funzioni ove necessario. Qui è illustrato un classico flusso documentale in ambito protocollo informatico per la trattazione di un arrivo mentre....

Razionalizzazione - partenze @doc In questa slide vengono illustrate le fasi del ciclo di vita di un documento predisposto per la partenza, da avviare alla protocollazione e quindi all’invio verso il destinatario..

Milestones della gestione documentale nel MAE Studio di fattibilità Approvazione dal CNIPA Avvio del progetto @doc 2005 2008 2010 PITDIR Piena operatività del progetto esteso a tutte le sedi estere MailRoom Le pietre miliari del progetto possono essere così riassunte: ANNO 2005: con il progetto Piattaforma Integrata di Telecomunicazioni / Documenti In Rete (PIT/DIR), il MAE si è posto l’obiettivo di razionalizzare la circolazione dei documenti ufficiali scambiati nella rete utilizzando il protocollo XML. Ad oggi sono disponibili on line tutti i documenti ufficiali prodotti nella rete a partire dall’anno 1997, quindi ben 11 anni di storia della Farnesina e quindi del Paese in un click. ANNO 2008: l’anno corrente ha segnato la produzione del progetto di fattibilità di @doc e la approvazione da parte del CNIPA nel primo quadrimestre. Sono immediatamente iniziate le attività segnate dalla creazione di una nuova classe documentale denominata APPUNTO ELETTRONICO, documento ufficiale di sola circolazione interna alla Farnesina che ha permesso di centrare in tempi brevi obiettivi in termini di: Rapidità della consegna Disponibilità telematica di quel tipo di documento Drastica riduzione dei trasferimenti fisici di documentazione cartacea Forte riduzione delle attività di produzione di fotocopie, di imbustamento e di registrazione ANNO 2010: Segna l’anno di piena operatività di tutto il progetto @doc esteso alle sedi della rete diplomatico-consolare. Alla Farnesina sarà realizzata una unità di “mailroom” atta a dematerializzare i documenti in ingresso per la loro piena fruizione in formato elettronico. Ministero Affari Esteri

Ministero Affari Esteri Conclusioni conclusioni L’utilizzo della firma digitale, nell’ambito del progetto @doc, consente l’interscambio telematico e quindi la dematerializzazione, anche dei documenti amministrativo contabili. In questo ambito sono disponibili gli applicativi che gestiscono le fasi di spesa (finanziamenti alle sedi estere, rendicontazione) sia a livello centrale che presso la Rete all’estero (Corte dei Conti). Il MAE ha già concluso una serie di protocolli operativi con il Ministero dell’Economia per l’accesso a SICOGE ASP. Ad oggi, oltre a quanto descritto come operativo nella slide precedente, è stato introdotto presso la Farnesina l’utilizzo di un protocollo di intesa sottoscritto a Luglio 2008 con la Corte dei Conti, volto a gestire in modalità elettronica le fasi di spesa e successive quali ad esempio Contest e Inventario Web e la rendicontazione delle sedi estere. Sono state infatti oramai pressocchè completate le dotazioni all’estero delle credenziali necessarie per la Firma Digitale ai funzionari preposti. Grazie ad un protocollo di intesa recentemente sottoscritto con il Ministero dell’Economia e delle Finanze sarà possibile inoltre accedere alle funzionalità del SICOGE in modalità ASP (Maggio 2008). In definitiva, che cosa il MAE si aspetta di ottenere con il progetto @doc? Di gestire in modo “intelligente” il voluminoso patrimonio informativo prodotto e conservato presso il Ministero degli Affari Esteri Di ridurre i costi Di aumentare l’efficienza dei servizi Di aumento di conseguenza la percebilità da parte del cittadino Gestire in modo “intelligente” il patrimonio informativo prodotto e conservato presso il Ministero degli Affari Esteri Ridurre i costi Aumentare l’efficienza e dei servizi Aumentare la percebilità del cittadino DOMANI Ministero Affari Esteri

Al Ministero per la pubblica amministrazione e al DIT Ringraziamenti Al Ministero per la pubblica amministrazione e al DIT al Ministro e al Segretario Generale allo staff tecnico ministeriale al Consorzio CINECA alla Comunicazioni Italia a Voi per la cortese attenzione Ed ora permettetemi di fare alcuni veloci ringraziamenti: Al Ministro degli Affari Esteri e al Segretario Generale della Farnesina, Ambasciatore Giampiero MASSOLO, per la sensibilità ed il sostegno dimostrati da sempre alla realizzazione del progetto Allo staff tecnico ministeriale, il cui rappresentate in sala è Giovanni Savino, Innovatore già premiato allo scorso FORUM PA Al Consorzio CINECA per il supporto alle tecnologie e allo sviluppo dell’applicativo che sostiene il progetto Alla Comunicazioni Italia per il contributo alla progettazione I miei ringraziamenti infine vanno al Ministero per Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, in particolare al DIT (Dipartimento per l’Innovazione Tecnologica) ed al CNIPA per la stretta e proficua collaborazione istituzionale nel settore dell’innovazione tecnologica e nell’applicazione del CAD (Codice dell’Amminitrazione Digitale) al MAE e..... a voi tutti per l’attenzione. Progetto @doc: un futuro di comunicazioni senza carta – procedure innovative al MAE Relatore: Dott. Massimo Civitelli – Capo Servizio per l’Informatica, le Comunicazioni e la Cifra