COS’E’ L’ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Sostitutiva Infinity è la soluzione di conservazione sostitutiva Zucchetti che consente di eliminare gli archivi cartacei, digitalizzare e conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documenti

I processi coinvolti MEMORIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Trasposizione attraverso un idoneo supporto di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti MEMORIZZAZIONE Archiviazione e catalogazione di documenti informatici, anche sottoscritti ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Conservazione di documenti informatici ottenuta mediante la sottoscrizione con Firma Digitale e Marca Temporale CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Processi complementari Document Management System Conservazione sostitutiva Processo organizzativo mediante il quale è possibile recuperare efficienza nell’archiviazione, organizzazione e reperimento dei documenti Grazie alla firma digitale ed alla marca temporale, permette di tenere la documentazione aziendale nel solo formato digitale, evitando la produzione di carta

SOStitutiva o Infinity DMS? Finalità del cliente Conservazione sostitutiva degli archivi fiscali rilevanti ai fini tributari Eliminazione della carta mantenendo la validità legale dei documenti conservati Apposizione Firma digitale e Marca Temporale Controllo processi (approvazioni, verifica) Gestione documentale Gesione delle versioni del documento Check-in/out Gestione di progetti di archiviazione documentale Non oggetto della presentazione odierna

Cos’è la firma digitale? 6

Firma Digitale: cos’è La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. 7 7

rende manifesta e garantisce: La Firma Digitale La firma digitale rende manifesta e garantisce: 8 8

Tecnicamente l’apposizione della firma digitale avviene in 2 fasi 1 Nella prima fase il file da firmare viene elaborato secondo un preciso processo che da luogo ad una sequenza detta: “impronta”, che consente di identificare univocamente il file. Ad esempio, l’impronta che si ottiene dalla frase “questo è un messaggio di prova” è la seguente: 236e948abf082060568a802fbac415069baaa836 Aggiungendo al termine della frase precedente un semplice comando a capo, l’impronta che si ottiene è: 179e4859d515636ef98ad473f7cb9caa5970a522 Nella seconda fase si ha la generazione della firma digitale, mediante cifratura dell’impronta. La firma digitale viene posta in calce al documento, formando un unico file con estensione “.p7m” 2 9

Strumenti per La Firma Digitale Smart Card Business Key H.S.M. 10

Creazione del documento informatico Chiusura processo di conservazione Step normativi conservazione STEP 1 Creazione del documento informatico apposizione firma digitale e riferimento temporale STEP 2 Chiusura processo di conservazione apposizione firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale al lotto di documenti informatici 11

Il processo di conservazione STEP 1 Documento elettronico (Pdf/A) Firma Digitale Riferimento Temporale Processo completo e corretto Documento informatico 12

Lotto Documenti Informatici Il processo di conservazione STEP 2 Lotto Documenti Informatici Firma Digitale resp. conservazione Marca Temporale Processo completo e corretto Conservazione a norma 13

Cosa significa implementare un progetto di Conservazione Sostitutiva? Progettare il processo tecnico-organizzativo di conservazione Acquisire gli strumenti tecnici adeguati Digitalizzare i documenti Effettuare la conversione informatica Implementare il processo di conservazione sostitutiva Esibire i documenti agli organi preposti Integrare con i gestionali e gli altri software aziendali

Ambiti applicativi Dematerializzazione di qualunque documento che debba essere stampato ai soli fini della conservazione fiscale/tributaria Fatture Libri Contabili Partitari Registro IVA Libro Unico del Lavoro

Riduzione dei costi per: Vantaggi (1) Riduzione dei costi per: stampa copie cartacee ricerca documenti smarrimenti mantenimento archivi cartacei movimentazione e accesso ai documenti accesso condiviso da parte delle diverse aree aziendali

Vantaggi (2) Miglioramento dell’immagine in termini di: Efficienza Modernità Rapidità Disponibilità Organizzazione Riduzione del rischio di perdita dei documenti

Hardware Security Module Consente di applicare la Firma Digitale da remoto E’ in grado di ospitare certificati di firma per sè e per i propri clienti Server installato presso il Data Center Zucchetti

HSM: punti di forza Consente di firmare i documenti senza l’utilizzo della smart card in locale Evita blocchi alle procedure di conservazione in assenza del soggetto incaricato I certificati di firma sono conservati all’interno del Data Center Zucchetti Garantisce il regolare svolgimento dei processi normativi Non richiede l’acquisto di apparecchiature Hardware Semplifica i processi in carico al cliente

HSM: modalità di utilizzo Formazione dei documenti informatici: Firma Digitale Riferimento Temporale Chiusura del processo di conservazione Firma Digitale dei Lotti Marca Temporale dei Lotti

HSM: vantaggi Evita l’installazione del dispositivo di firma sulle postazioni locali Permette di abilitare più postazioni di invio dei documenti in conservazione