Incontro referenti e coordinatori regionali Passi Roma, 13 febbraio 2008 Comunicazione: iniziative in corso un primo bilancio delle attività Barbara De Mei - Stefano Menna - Massimo O. Trinito Gruppo tecnico Passi

2 Rassegna stampa on line Nuova sezione dellarea riservata agli operatori Passi su EpiCentro Raccolta dei lanci e delle uscite on line degli ultimi 12 mesi Livello nazionale, regionale e locale Confronto e scambio reciproco delle esperienze Strumento di valutazione indiretta per i piani di comunicazione

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6 Convegno Ccm sul fumo 24 gennaio 2008

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16 La comunicazione a livello regionale e locale Iniziative in corso……..

Sintesi delle esperienze e dei contributi regionali 24 maggio 2007

18 Aspetti evidenziati dallesperienza Comunicazione Formazione Questionario Campionamento Anagrafe Sanitaria Interviste Intervistatori Finanziamento Telefonia Privacy Iniziative sperimentali

19 Comunicazione Mezzi di comunicazione utilizzati Lettere Note per i Direttori Generali della Aziende Sanitarie per annunciare lavvio di PASSI Organizzazione di incontri (riunioni) Coinvolgimento dellUfficio Stampa Conferenze stampa regionali e provinciali (dati studi 2005 – 2006 e presentazione della sorveglianza 2007) Articoli su quotidiani a diffusione regionale su riviste destinate a tecnici (operatori del Dipartimento di prevenzione, MMG, PLS), Sindaci della regione Web (regione Veneto web regionale per pubblicazione dellapprovazione del DGR per gruppo di lavoro PASSI e finanziamento delle AULSS aderenti) Livello regionale

20 Comunicazione Livello locale Mezzi di comunicazione utilizzati Lettere Comunicazione con i MMG Conferenze stampa Articoli su Bollettini di informazione della Azienda sanitaria (Regione Veneto rivolti ai dipendenti e diffusi nelle sale daspetto degli ambulatori specialistici e nelle farmacie dellAULSS) Video su PASSI da proiettare nelle televisioni a circuito interno presenti nei punti CUP dellAULSS Locandine da affiggere in farmacie convenzionate e ambulatori dei distretti e dei MMG. Convegni per operatori Reti di collaborazioni

21 Esempio di piano di comunicazione Regione Toscana

22 targetobiettivi comunicativimezzi di comunicazionetempi Coordinatori aziendali/intervistator i Facilitare lelaborazione di proposte per lorganizzazione del sistema da condividere ai vari livelli Incontri, Già fatto Ordini dei Farmacisti delle Provincie, Collegi Provinciali IPASVI Sviluppare la consapevolezza dellimportanza del sistema di sorveglianza letteraGià fatto Direttori Dipartimentali informare sull'avvio del sistema di sorveglianza comunicazione tramite lettera In corso FIMMG/SIMG/SIMETinformare sull'avvio del sistema di sorveglianza lettera/comunicato stampaIn corso Livello regionale

23 targetobiettivi comunicativimezzi di comunicazionetempi tutti i medici della Regione Toscana Sviluppare la consapevolezza dellavvio del sistema di sorveglianza Passi articolo su rivista "Toscana Medica, lettera ai Presidenti degli Ordini Provinciali. Pubblicato Maggio 2007 cittadini soci Coop della Regione Toscana Sviluppare la formazione di reti interne alla Regione per agevolare la diffusione e lo scambio di esperienze. articolo su periodico mensile Linformatore distribuito gratuitamente ai soci Coop (tiratura oltre copie) In corso di stampa cittadiniinformare sul sistema di sorveglianza Passi per favorire lo sviluppo di reti di diffusione/scambio di esperienze articoli, comunicati stampa su testate giornalistiche (es La Nazione, La Repubblica); pagine web sul sito apposito della Regione In corso medici, operatori sanitari informare sull'avvio del sistema di sorveglianza articolo su rivista "Il sole 24 ore sanità" In corso di stampa Direttori Generali Aziende Sanitarie informare sull'avvio del sistema di sorveglianza comunicazione tramite lettera In corso Livello regionale

24 targetobiettivi comunicativimezzi di comunicazione tempi medici ed operatori sanitari aziendali informare sull'avvio del sistema di sorveglianza articolo su periodico aziendale (tipo"INFORMASF") In corso medici ed operatori sanitari aziendali informare sull'avvio del sistema di sorveglianza comunicati sul sito intranet aziendale In corso Direzione sanitaria di Presidio, Dipartimento Cure Primarie, Dipartimento Dipendenze informare sull'avvio del sistema di sorveglianza; favorire la condivisione degli obiettivi Lettera, incontroIn corso Responsabili U.O. professionali ASV e infermieri informare sull'avvio del sistema di sorveglianza letteraIn corso Responsabili Sistema informativo Sviluppare la collaborazione necessaria allavvio del sistema di sorveglianza Incontri variGià fatto Livello ASL interno

25 targetobiettivi comunicativimezzi di comunicazionetempi M.M.G. informare sull'avvio del sistema di sorveglianza; stimolarne la partecipazione attiva incontro con gruppi, associazioni In corso medici iscritti ai vari Ordini provinciali informare sull'avvio del sistema di sorveglianza articolo sul bollettino dell'Ordine locale In corso S.d.S. ; Sindaci ; M.M.G informare sull'avvio del sistema di sorveglianza LetteraIn corso cittadini informare sul sistema di sorveglianza Passi locandine/depliant presso studi medici, distretti ASL, farmacie, eventi In corso cittadini informare sul sistema di sorveglianza Passi stampa, media localiIn corso popolazione generale informare sul sistema di sorveglianza Passi comunicati sul sito internet aziendale In corso Livello ASL esterno

26 Reti di contatti e accordi con i vari portatori di interessi 1.In corso di attivazione 1 assegno di ricerca con lUniversità degli Studi di Firenze/Scuola di Specializzazione Igiene e Medicina Preventiva 2.In via di organizzazione giornata seminariale sul sistema di sorveglianza in collaborazione con la sezione regionale Società Italiana di Igiene e Medicina Preventiva 3.Convenzione con la Società della Salute ??

27 TargetObiettivi comunicativi Messaggi leva mezzi di comunicazione tempi Livello Regione/ASL Regione Lazio

28 La Regione Abruzzo- Direzione Sanità - ha accolto pienamente linvito a partecipare al Sistema di Sorveglianza PASSI. In data 14 Novembre 2006 il Componente la Giunta preposto alla Sanità ha designato il Referente Regionale, il vice-Referente, il Coordinatore Regionale e il vice-Coordinatore Regionale. A livello locale istituzionalmente sono stati individuati come assegnatari delle attività da assolvere il Servizio Prevenzione Collettiva della Regione, i Direttori Generali ed i Responsabili dei Servizi dIgiene, Epidemiologia e Sanità Pubblica delle sei Aziende e per ciascuna ASL nella fase di avvio i Coordinatori Aziendali dello Studio PASSI, effettuato come studio nel 2005 con lattività di coordinamento dellUniversità dellAquila. Ai Direttori Generali delle AUSL è stata inviata una lettera dal Servizio Prevenzione Collettiva per evidenziare la decisione della Regione di partecipare al Sistema di Sorveglianza con lattività di tutte e sei le ASL in considerazione dellottimo lavoro già svolto nello Studio 2005 e soprattutto dellimportanza di dotarsi in Regione di un Sistema di Sorveglianza dello stato di salute della popolazione regionale. Alla nota è stata allegata la presentazione di due documenti sullo Studio per fornire ai Direttori generali informazioni dettagliate sulla trasformazione dalla fase di Studio allattivazione di un Sistema di sorveglianza. Contestualmente è stato formulato linvito a nominare per ciascuna AUSL un coordinatore aziendale.

29 I Responsabili dei Servizi dIgiene, Epidemiologia e Sanità Pubblica delle sei ASL, unitamente ai Coordinatori Aziendali dello Studio PASSI 2005, sono stati invitati ad un incontro presso la Regione durante il quale è stato presentato il percorso per avviare la rilevazione PASSI come Sistema di Sorveglianza…. Durante tale incontro, che si è svolto in un clima di piena collaborazione.. E emersa la necessità di unattività di comunicazione nei confronti dellintera popolazione, in particolare a ridosso dellinizio dellofferta dei questionari. Il report dei dati dello Studio 2005 è stato inserito sul Portale Sanità della Regione Abruzzo. Uno specifico convegno è stato organizzato dal Servizio competente della Direzione Sanità della Regione Abruzzo che si è svolto il 16 marzo 2007 in Pescara con la partecipazione dellAssessore Regionale alla Sanità, del Direttore del CNESPS, con il Rettore dellUniversità dellAquila, con il Dirigente del Servizio Prevenzione Collettiva, Si è evidenziata una cospicua partecipazione delle associazioni e delle istituzioni interessate. La Giunta Regionale ha formalizzato il percorso e limpegno di tutti i referenti sia regionali che aziendali con atto Sono stati inoltre realizzati a livello centrale corsi di formazione per il referente regionale e per il vice-referente (una giornata) e per il coordinatore regionale ed il vice- coordinatore regionale (due giornate). A cascata sono stati formati in Pescara i coordinatori aziendali ed a seguire tutti gli intervistatori. IL REFERENTE REGIONALE Dirigente dott.ssa Domenica Pacific o

30 Con la presente comunico che il 1° gennaio 08, con l'avvio delle interviste telefoniche, nell'ASL di Pavia inizia il sistema di sorveglianza PASSI. Sono previste 30 interviste al mese stratificate, oltre che per sesso ed età, anche per distretto di residenza. Il gruppo di lavoro è composto da un coordinatore aziendale, un coordinatore degli intervistatori, cinque intervistatrici e un'esperta informatica. Nell'incontro del gruppo di progetto del 10/12, si è provveduto alla verifica di tutti i passaggi propedeutici all'effettivo avvio del progetto: formazione; sperimentazione delle interviste; uffici per interviste e riunioni; cellulari aziendali per interviste fuori sede; stampa dei questionari cartacei; campionamento, formazione dei files excel mensili per intervistatrice; strumentazione informatica; garanzia del supporto informatico; modalità di ricerca numeri telefonici; lettere per i soggetti da intervistare e per i medici; coinvolgimento di tutti i dipartimenti dell'azienda per la predisposizione del piano di comunicazione interno ed esterno; avvio del piano di comunicazione; suddivisione dei compiti; programmazione dei prossimi incontri di verifica. Cordialità il coordinatore aziendale Sergio Edo ASL di Pavia

31 Sistema di sorveglianza PASSI: PIANO DELLA COMUNICAZIONE Fase di preparazione/avvio ASL Città di Milano

32 TARGETOBIETTIVI COMUNICATIVIMEZZI DI COMUNICAZIONETEMPI INTERNIINTERNI Direttore Dipartimento di PrevenzioneAggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori Relazione scrittaEntro fine Novembre Direttore Generale Direttore Sanitario Direttore Sociale Formalizzazione dell avvio dei lavori (ad opera del Direttore del Dipartimento di Prevenzione) LetteraEntro fine Novembre Responsabile Servizio Centro Elaborazione Dati Responsabile Dipartimento Servizi Sanitari di Base Formalizzazione della collaborazione (ad opera del Direttore del Dipartimento di Prevenzione) LetteraEntro fine Novembre Medici di Medicina GeneraleInformativo e di promozione della collaborazione Lettera Presentazione del progetto al Comitato Aziendale MMG Materiale informativo sul sito Entro fine Dicembre Dipartimento di Prevenzione e Servizi Dipartimento Servizi Sanitari di Base e Servizi Dipartimento per le attivit à socio-sanitarie integrate e Servizi Dipartimento Dipendenze e Servizi Servizio Epidemiologico Servizio Educazione Sanitaria Servizio Centro Elaborazione Dati InformativoLetteraFine Dicembre/i nizio Gennaio OperatoriInformativoArticolo sul periodico ASL InformaGennaio ESTERNIESTERNI Cittadini del Comune di MilanoInformativo e di promozione dell adesione al sistema di sorveglianza Materiale informativo sul sito della ASL Citt à di Milano Locandine esposte nelle sedi ASL Locandine esposte negli studi dei Medici di Medicina Generale Locandine esposte nella farmacie del Comune di Milano Gennaio Sindaco Comune di Milano Assessore alla Sanit à Comune di Milano Assessore alle Politiche Sociali Comune di Milano InformativoLetteraGennaio

33 TARGETOBIETTIVI COMUNICATIVIMEZZI DI COMUNICAZIONETEMPI INTERNIINTERNI Direttore Dipartimento di PrevenzioneAggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori Relazione scrittaAnnuale Medici di Medicina GeneraleInformativo e di promozione della collaborazione Aggiornamento del materiale informativo sul sito Annuale Dipartimento di Prevenzione e Servizi Dipartimento Servizi Sanitari di Base e Servizi Dipartimento per le attivit à socio- sanitarie integrate e Servizi Dipartimento Dipendenze e Servizi Servizio Epidemiologico Servizio Educazione Sanitaria Servizio Centro Elaborazione Dati InformativoLetteraAnnuale Operatori ASLInformativoAggiornamento sul periodico ASL InformaSemestra le ESTERNIESTERNI Cittadini del Comune di MilanoInformativo e di promozione dell adesione al sistema di sorveglianza Aggiornamento del materiale informativo sul sito della ASL Citt à di Milano Locandine esposte nelle sedi ASL Locandine esposte negli studi dei Medici di Medicina Generale Locandine esposte nella farmacie del Comune di Milano Annuale Fase di raccolta/rilevazione (I anno di attività) ASL Città di Milano

Lavvio del Sistema di Sorveglianza PASSI: un primo bilancio a livello nazionale e regionale Nicoletta Bertozzi Giuliano Carrozzi Coordinamento regionale PASSI Bologna, 18 dicembre 2007

35 La partecipazione delle Regioni La formazione per lavvio del Sistema Le interviste e il monitoraggio Il Questionario 2008 (e i Moduli opzionali) La comunicazione Le prossime tappe … Il sistema PASSI: bilancio del primo anno

36 Visibilità nazionale del sistema Passi: quello che è stato fatto Booklet Rapporto Istisan Conferenza internazionale 24-26/10/2007 Sito web e forum dedicati Newsletter Passi-one (è in uscita il n.7) Organizzazione di unarea web riservata con: materiale per la formazione, faq, help desk

37 Diffusione sui media nazionali: le ultime uscite Ansa (agenzia di stampa) Sole 24 Ore - Sanità Medici Oggi (rivista on line dellagenzia di stampa Agi) Help Consumatori (agenzia dei consumatori on line) Cybermed (portale di informazione medico scientifica) Sanitanews.it (notiziario di informazione medica)

38 Sole 24 Ore - Sanità 4-10/12/2007

39 Seminario sullindagine Multiscopo

40 La quinta conferenza internazionale sui Sistemi di Sorveglianza ospitata dallISS in ottobre importante occasione per ascoltare i massimi esperti nel campo della sorveglianza su Passi/EpiCentro ( passi/VConf-materiali.asp) disponibili abstract, presentazioni, commenti, approfondimenti

41 La sessione poster … agli operatori Passi. La giuria internazionale ha valutato i poster presentati ed ha assegnato il premio per il miglior poster …

42 La partecipazione delle Regioni La formazione per lavvio del Sistema Le interviste e il monitoraggio Il Questionario 2008 (e i Moduli opzionali) La comunicazione Le prossime tappe … Il sistema PASSI: bilancio del primo anno

43 Le prossime tappe nel 2008 … Analisi ed elaborazione dei dati del 2007 (livello regionale ed aziendale?) Reportistica automatica sul sito Comunicazione dei risultati Integrazione con le fonti dati esistenti a livello regionale ed aziendale Sviluppo delle modalità CATI di inserimento dei dati Formazione degli operatori PASSI Prossimo incontro Coordinatori Aziendali 11 gennaio 2008

44 Caltanissetta Per problemi nellanagrafe sanitaria è stata utilizzata nella maggior parte dei casi l'informazione fornita dal medico di famiglia, circa numero di telefono e indirizzo Le interviste fatte per la nostra AUSL sono andate benissimo, abbiamo trovato persone disponibili e, al momento nessuno si è rifiutato, anche per la presentazione dello studio, di cui era già informato il proprio medico curante, e tutti i portatori d'interesse attraverso l'elaborazione di un nostro poster in merito allo STUDIO PASSI 2007 Enna Per il mese di aprile sono state condotte undici interviste, per il mese di maggio sono stati informati i medici di famiglia e gli interessati e sono state effettuate quattro interviste. Sicilia

45 Messina E' stato evidenziato che nessuno dei soggetti raggiunti direttamente dagli intervistatori ha rifiutato di essere intervistato. Le poche sostituzioni per rifiuto sono state determinate dall'impossibilità del paziente di sostenere un'intervista telefonica, comunicataci già dal medico di famiglia, al quale è stato negato il consenso a comunicare il proprio numero telefonico. Palermo La nostra anagrafe assistiti non è aggiornata e gli indirizzi degli utenti e dei medici curanti spesso sono sbagliati per cui le lettere inviate ritornano al mittente. Diverse lettere sono state consegnate brevi manu sia agli utenti che ai medici curanti. Alcuni medici curanti più disponibili dopo 3-4 telefonate ci hanno fornito qualche numero di cellulare. Siracusa Interviste fatte, procedure di avvio osservate, inviate lettere a MMG e ai gruppi di interesse. Interviste precedute da lettere informative inviate alle persone estratte e ai loro medici di famiglia. Il tutto ha richiesto tanto tempo e attenzione. Questionario troppo lungo, ma gli intervistati hanno partecipato con interesse.

46 Comunicazione a livello locale in questa fase a parte le lettere istituzionali è stato scelto di convocare - come già anticipato -conferenze stampa (regionali e provinciali) per la presentazione dei dati 2005 e per presentare la sorveglianza che partirà da giugno; verranno organizzati anche convegni per operatori e corsi ecm sulla sorveglianza Marche

47 Comunicazione locale Contatti ed accordi con portatori di interesse Stato di avanzamento/re alizzazione (effettuato sì/no; modalità; utilizzato) Predisposizione e avvio del piano di comunicazione, sia regionale che in quasi tutte le singole Aziende Incontro a livello regionale con i referenti delle organizzazioni sindacali MMG. Inviata comunicazione/lettera ai Sindaci di quasi tutti i comuni da parte delle singole ASL Problemi Nonostante le esperienze PASSI 2005/2006 c'è ancora scarsa conoscenza sia internamente che esternamente alle ASL del Sistema Con i P.I. contattati per ora non sembrano esserci grossi problemi: grande spirito di collaborazione a patto però (soprattutto i MMG) di essere coinvolti in qualche modo nel sistema e non solo per aiuto a rintracciare le persone Campania

48 Comunicazione: Comunicazione a livello regionale: oltre alle lettere previste dal protocollo (Ordini dei Medici, Sindacati MMG, …..), si è coinvolto l Ufficio Stampa della Regione per la presentazione del sistema di sorveglianza. Lattività svolta in collaborazione con lUfficio stampa si è finora concretizzata con: Articoli comparsi su quotidiani a diffusione regionale (Nuova Venezia, Mattino di Padova e testate collegate Notizia dell approvazione della DGR per individuazione gruppo di lavoro regionale PASSI e per finanziamento alle AULSS aderenti al sistema di sorveglianza pubblicata sul sito WEB regionale. Pubblicazione di un articolo sul numero di aprile di Prevento (rivista trimestrale della Direzione per la Prevenzione della Regione del Veneto, spedita per posta agli operatori dei Dipartimenti di Prevenzione, a tutti i PLS, MMG e Sindaci della regione). Nota ai Direttori Generali delle AULSS del Veneto per annunciare che nel mese di aprile avrebbe preso avvio la sorveglianza nelle AULSS aderenti. Veneto

49 Comunicazione: Comunicazione a livello locale: Le AULSS della Provincia di Verona hanno presentato con conferenze stampa liniziativa. L AULSS 8 ha pubblicato un articolo su PASSI sul bollettino di informazione dellAULSS stessa. (il bollettino arriva a tutti i dipendenti dellAULSS ed è diffuso in tutte le sale daspetto degli ambulatori specialistici e nelle farmacie dellAULSS), sta preparando un video su PASSI da proiettare nelle televisioni a circuito interno presenti nei punti CUP dellAULSS e ha mandato in stampa le locandine da affiggere nelle farmacie convenzionate e negli ambulatori dei distretti e dei MMG. Delibera della Giunta Regionale Le azioni previste dalla DGR sono le seguenti: sviluppare nel 2007 la sperimentazione della sorveglianza del Passi mediante: la formazione degli operatori delle Aziende Sanitarie che hanno aderito al sistema di sorveglianza con moduli formativi per lorganizzazione dello studio a livello locale, per la conduzione delle interviste, per lelaborazione dei dati, per la comunicazione; Veneto

50 Organizziamoci per la comunicazione dei risultati

51 Per il livello regionale: descrivere gli obiettivi comunicativi individuati (specificando quando e perché formalmente dovuti o sostanziali) fare un bilancio delle attività svolte descrivere le iniziative in corso evidenziare i target contattati (Referenti Regionali di sindacati o società scientifiche dei MMG, gruppi dinteresse, colleghi ed esponenti rilevanti della Regione, società scientifiche, associazioni di consumatori, media, cittadini…) indicando quali sono stati i mezzi di comunicazione utilizzati verificare se ci sono altri target da raggiungere (con distinguo tra formali ed effettivi) elencare i mezzi di comunicazione utilizzati

52 evidenziare i percorsi e le modalità o le reti già esistenti che hanno permesso di raggiungere i target e/o arrivarvi in modo più efficace (valutare ad esempio se: per le società scientifiche con sedi regionali ci si è avvalsi di un elenco piuttosto che di una procedura istituzionale o ancora ci si è basati su competenze professionali esistenti in regione, si è attesa la lettera alle rispettive società nazionali dal Ministero, etc; per i MMG sono state contattate prima le società scientifiche o lordine dei medici; raggiungere prima il direttore generale ha permesso di raggiungere in seconda battuta altri target distinti; etc) per ciascun target contattato/da contattare ipotizzare occasioni di incontro-contributo futuro, a cominciare dalla comunicazione dei primi risultati focalizzare lattenzione sui punti di forza (cosa ha funzionato, quali messaggi sono stati più efficaci) e sulle criticità riscontrate A livello delle Asl si pensa di fare un bilancio, se noto, dello stato di redazione dei Piani aziendali di Comunicazione e della realizzazione delle attività in essi programmate.