Sviluppo di un piano di comunicazione

Metodologia: Organizational Communication Plan CULTURA DELLA COMUNICAZIONE Progetto Condividere per Crescere Obiettivi Strategici Monitoraggio Audit Progettazione e Pianificazione Attuazione Metodo APICE

Fase1: definizione obiettivi Definizione degli obiettivi: tipicamente possono essere generali, ovvero riferiti agli effetti che si vogliono ottenere o specifici. Tra le varie finalità che un piano di comunicazione può raggiungere vi sono quelle legate all’immagine, alla persuasione, alla reputazione, al rinforzo della conoscenza o all’accettazione delle informazioni aziendali.

Obiettivi Strategici ~ Comunicazione organizzativa INTERNO ESTERNO Piano di comunicazione Interna Piano di comunicazione esterna OBIETTIVI STRATEGICI Rispondere ai bisogni di comunicazione interna non soddisfatti, cercando di: Valorizzare e motivare le persone Promuovere il senso di appartenenza Condividere iniziative e obiettivi aziendali Rendere le persone portavoce all’esterno Acquisire credibilità e fiducia dei team member/famiglie Creare contesti adeguati per avere maggior seguito nei processi innovativi Accrescere: Conoscenza di prodotti, clienti, modello organizzativo Notorietà dell’azienda Identità percepita nella comunità marsicana Immagine e reputazione Percezione di integrazione nel territorio INTERNAL COMMUNITY INTIMACY INCREASE THE AWARENESS OF MICRON Obiettivo strategico del piano di Comunicazione Organizzativa DEVELOP AND SUSTAIN A LOCAL PRO-BUSINESS ENVIRONMENT

Fase2: Audit Analisi dei bisogni di comunicazione. E’ una fase cruciale, di fondamentale importanza per la buona riuscita del piano. Durante la fase di analisi, occorre capire quali sono i bisogni di comunicazione dei dipendenti, suddividendoli per target e categorie. Tipicamente questa fase è svolta tramite la sottomissione di un questionario o tramite interviste mirate. Le finalità dell’audit possono essere di vario tipo come ad esempio quelle di valutare l’efficacia di ogni strumento di comunicazione presente in azienda, capire il valore e l’importanza della comunicazione interna, valutare i bisogni di informazione e di coinvolgimento dei dipendenti, valutare il supporto strategico che la comunicazione può fornire alla direzione. Vedremo nei prossimi capitoli un caso concreto di attuazione di un questionario del genere presso la Micron Italia. Grazie all’audit sulla comunicazione è anche possibile effettuare un double check sugli obiettivi prefissati ed eventualmente modificarli in base ai risultati dell’analisi.

2. Audit INTERNO ESTERNO PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA Valutare: Comunicazione esistente Bisogni non soddisfatti Problemi di comunicazione Efficacia di ogni strumento Immagine, reputazione e identità percepita Livello di fiducia delle persone verso l’azienda PIANO DI COMUNICAZIONE ESTERNA AUDIT ESTERNO Interviste telefoniche per capire il posizionamento di Micron in merito a: Notorietà Immagine e Reputazione Conoscenza dell’azienda Identità percepita

Ex Sondaggio di opinione sul territorio attraverso delle interviste telefoniche ad un campione rappresentativo della popolazione. Aree di indagine: Notorietà Reputazione Identità Conoscenza

Notorietà Ex Global Brand Awareness= top of the mind + aided recall Top of the mind: % di individui che nomina la marca citandola per prima parlando di una determinata categoria Aided recall: % di individui che nomina la marca dopo essere stati aiutati con qualche suggerimento sul prodotto o sul tipo di modello organizzativo

Notorietà Ex Cimitero Brand dominanti Brand Mature Brand nascenti 35; 73 27; 65 Brand nascenti Conoscenza totale o Global Brand Awareness (%) Top of the mind o conoscenza spontanea (%)

Pianificazione delle attività Attuazione delle iniziative Fase 3 e 4: pianificazione e attuazione delle attività di comunicazione Definizione degli obiettivi Audit dei bisogni di comunicazione Pianificazione delle attività Attuazione delle iniziative Monitoraggio ©2006 Micron Technology, Inc. All rights reserved. Products are warranted only to meet Micron’s production data sheet specifications. Information, products and/or specifications are subject to change without notice. All information is provided on an “AS IS” basis without warranties of any kind. Dates are estimates only. Drawings not to scale. Micron and the Micron logo are trademarks of Micron Technology, Inc. All other trademarks are the property of their respective owners.

Progettazione Una volta rilevati gli obiettivi strategici e capiti i bisogni di comunicazione dei dipendenti è possibile avviare la fase di progettazione tramite una gantt chart. Tale strumento è utile per avere una visione complessiva di tutte le attività pianificate nel corso dell’anno e quindi essere in grado di modellare le azioni previste per evitare sovrapposizioni e massimizzare le sinergie di tutti gli strumenti pensati. E’ opportuno realizzare delle gantt chart per ognuno degli obiettivi fissati e per ognuno dei gap emersi dall’audit sulla comunicazione interna. Nella gantt chart saranno riportate le tempistiche di ogni attività e gli strumenti di comunicazione necessari. Ad oggi le aziende dispongono di numerosi strumenti di comunicazione interna che possono utilizzare per costruire un rapporto con i propri dipendenti. Si va dalla vecchia circolare cartacea all’intranet aziendale, dal “giornale aziendale” detto anche house-organ alle news-letter on line o inviata a casa tramite CD-rom, dalle tradizionali bacheche alle business tv o ancora dai notiziari cartacei alle mail scritte dal direttore generale, dalle riunioni alle convention, dai bollettini alla radio aziendale, dai notiziari telefonici al podcasting.

Iniziative di Ascolto In Attivita’ di Brainstorming Incontri degli Shift e Dpt Manager Analisi delle esigenze di Comuncazione del Fab Manager Survey (readership survey, sulla comunicazione organizzativa, sui TMM) Rilancio del Programma Suggerimenti Supervisor Operator Communication Balance

Iniziative di Condivisione Rilancio del MERC Media Report Bimestrale Governo delle informazioni tramite la comunicazione interpersonale Training ai supervisori sulla Comunicazione Focus Monitor Forum MIT Newsletter

Fase 5: monitoraggio

Monitoraggio Una volta completate tutte le azioni si può avviare la fase di monitoraggio (di solito su base annuale) che, utilizzando le stesse tecniche dell’analisi dei bisogni di comunicazione permette di capire se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti. A partire da questa fase è possibile settare dei nuovi obiettivi da raggiungere. Ne consegue che la formulazione di un piano di comunicazione interna è un processo ciclico e non lineare che si ri-attiva (tipicamente di anno in anno) grazie alla fase di monitoraggio e alla definizione di nuovi obiettivi.

La Ricerca di Lazarsfeld (1 di 7) Ricerca di Lazarsfeld (1944): “The People's Choice. How the Voter Makes up his Mind in a Presidential Campaign” Lo scopo della ricerca è individuare motivi e modalità con cui si formano le attitudini politiche nello sviluppo della campagna presidenziale del 1940, in una comunità dello Stato dell'Ohio, Erie County. I risultati per i quali questo lavoro è rimasto nella storia della communication research sono la "scoperta" dei leader d’opinione e il flusso di comunicazione a due livelli

Approccio comunicativo (2/12) Communication balance Modello teorico: “relazioni causali fra le proprietà organizzative” Approccio comunicativo 0,8 Fiducia/Lealta’ 0,91 Percezione /Identita’ Soddisfazione/ Empowerment 0,7 Supervisione / Controllo 0,19 Commitment Il Governo delle Risorse Umane, B. Bolognini tratto da H. B. Asher, Causal modeling, Sage University series on quantitative application in the Social Sciences