1 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 L’esperienza italiana dei progetti di e-Government Marco Gentili Responsabile Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT Spunti e riflessioni sul ritorno degli investimenti suggerite dal monitoraggio dei progetti di e-Government Forum PA – Roma - maggio 2006

2 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 Area Governo e Monitoraggio Forniture ICT Governo e qualità delle forniture ICT centro di competenza sull’acquisizione delle forniture ICT strategie di acquisizione e appalto pubblico, studi di fattibilità e analisi costi/benefici, contratti e capitolati tecnici project management, monitoraggio, assessment, di contratti/progetti assicurazione qualità, indicatori di qualità, customer satisfaction e CRM analisi di risultati e ricadute di contratti/progetti ICT, benchmarking gestione delle Linee guida sulla qualità dei beni e servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della PA Monitoraggio dei contratti e progetti delle PAC e del CNIPA monitoraggio dei contratti ICT di grande rilievo D.Lgs. 39/93 verifica l’operato delle società di monitoraggio qualificate dal CNIPA verifica di risultati conseguiti, costi sostenuti, benefici ottenuti, di contratti/progetti ICT strategici Monitoraggio dei progetti delle PAL monitoraggio dei progetti finanziati dal CNIPA per lo sviluppo della Società dell’Informazione e dell’e-Government

3 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 Monitoraggio dei progetti di e-Government Obiettivi Garantire l’erogazione dei cofinanziamenti coerentemente ai risultati raggiunti nell’ambito delle convenzioni stipulate Configurare un modello di cooperazione CNIPA, Regioni e CRC, Enti coordinatori e Enti aggregati Concentrarsi sul raggiungimento dei risultati Verificare il completamento delle attività piuttosto che la rendicontazione delle spese sostenute Adottare un approccio il meno invasivo possibile documentare quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso del progetto Supportare la comunicazione dei risultati raggiunti rapporto di sintesi periodici e cruscotto del monitoraggio Evidenziare le best practices offrire una cassa di risonanza al progetto agevolandone la comunicazione dei risultati

4 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 Monitoraggio dei progetti di e-Government Caratteristiche Monitoraggio asincrono pianificazione esecutiva ex-ante prima dell’avvio del progetto rapporti di monitoraggio emessi in funzione della storia del progetto necessità di sincronizzare i risultati degli assessment 2/3 assessment in corso d’opera 1 verifica finale ex-post dopo il completamento del progetto Rilevazione dati verifica di parte terza (Monitore) delle evidenze oggettive Focalizzazione sul Piano esecutivo attività, relazioni tra attività, prodotti, costi, tempi non si prende visione di impegni e disposizioni di pagamento Indicatori Conduzione progetto, avanzamento e ritardo progetto Rischio progetto e attuazione contromisure Risultati progetto, servizi e infrastrutture rilasciati Ricadute progetto, utenti, dipendenti PA, gestione infrastrutture

5 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 Che cosa è il ritorno degli investimenti ?

6 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Esempi di risultati (output) e ricadute (outcome) IstruzioneSanità Inputnumero di scuole numero di docenti posti letti disponibili numero di medici Outputnumero di laureatioperazioni effettuate pazienti dimessi Outcome intermedio laureati che hanno un lavoropazienti guariti Outcomeforza lavoro qualificatacittadini sani

7 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Risultati e ricadute del monitoraggio progetti di e-gov Monitoraggio dei Progetti di E-Government Inputrisorse stanziate per il monitoraggio numero di assessment previsti pianificazione esecutiva dei progetti coinvolti Outputassessment effettuati assistenza via telefono/ effettuata rapporti di sintesi prodotti e cruscotto del monitoraggio Outcome intermedio dimensione economica dei cofinanziamenti erogati identificazione di varianti, problemi, ritardi gestione azioni correttive Outcomemigliorata gestione della documentazione di progetto maggior orientamento al project management delle PA ottimizzazione dell’uso dei cofinanziamenti MIT maggiore visibilità dei progetti

8 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOV Input e Output EventoTempoSAL%Cofinanz. Avvio convenzionemarzo 20030%30% I Assessment MCdopo 8-12 mesi dall’avvio30%55% II Assessment MDdopo mesi dall’avvio70%80% Fine sviluppo dopo mesi dall’avvio100% Avvio Eserciziodopo la fine sviluppo Verifica finale MFdopo 2-3 mesi dalla fine sviluppo100% Fine convenzionedopo mesi dalla firma Input 134 progetti monitorati per un costo complessivo di 480 milioni di euro 0.8% incidenza costo monitoraggio Output 530 assessment, 6 rapporti di sintesi, 18 presentazioni interventi di assistenza via telefono/ l’anno

9 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOV Outcome intermedio: cofinanziamenti erogati Assessment completati:327 In attesa di esito: 5 dei 327 assessment completati Esito positivo:240 dei 327 assessment completati Esito condizionato:4 dei 327 assessment completati Esito negativo:78 dei 249 assessment completati Cofinanziamenti autorizzati dal CNIPA 82,2 Mln €, 74% del cofinanziamento totale

10 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOV Outcome Sviluppo di un orientamento al project management degli Enti coordinatori Fare la pianificazione esecutiva e gestire correttamente i documenti Indurre una alta tensione sull’avanzamento lavori Competere, in senso positivo, con altri progetti Utilizzo del monitoraggio per la Governance dei progetti Tenere sotto pressione i Fornitori ICT e gli Enti aggregati Identificare l’esigenza di varianti Garantire la visibilità del progetto Monitoraggio non come controllo ma come Training sull’ ICT management Aiutare Comuni medio-piccoli e Comunità montane che sperimentano per la prima volta dimensioni progettuali così complesse Assicurare continuità ai progetti che in corso d’opera cambiano responsabile o livelli tecnici direzionali Garantire una metodologia comune condivisa conseguenza di un’azione comune e trasversale su tutto il territorio nazionale

11 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 Quali sono i risultati e le ricadute dei progetti di e-Government ?

12 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Risultati e ricadute dei Progetti di e-Government Progetti di E-Government Inputfinanziamenti stanziati, 480 Mln € di cui 120 Mln € MIT progetti avviati, 134 amministrazioni coinvolte, Outputservizi on line disponibili transazioni potenziali transazioni effettive x tipologia di canale Outcome intermedio risparmio di tempo di cittadini ed imprese (utenti finali) risparmio di tempo lavoro della PA (dipendenti PA) risparmio economico delle amministrazioni nella gestione di beni e servizi ICT (infrastrutture) Outcomemaggiore qualità della vita per i cittadini maggiore competitività delle imprese maggiore produttività delle amministrazioni

13 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Input: costi e progetti Progetti 118 progetti che hanno completato i lavori o rilasciato servizi Sviluppo (misura) 365 Mln €, costo complessivo dei progetti sviluppati in 3 anni Avviamento all’esercizio (stima) 110 Mln €, 30% del costo complessivo progetti in 1 anno Gestione (stima) 73 Mln €/anno, 20% del costo complessivo progetti l’anno I dati prodotti in questa e nelle slide seguenti sono aggiornati a fine aprile 2006

14 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Output: servizi rilasciati per cittadini ed imprese Servizi on-line rilasciati servizi il 42% dei servizi previsti

15 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Output: transazioni potenziali per cittadini ed imprese Transazioni potenziali veicolabili sui canali resi disponibili 236 milioni di transazioni relative a servizi 198 milioni per i cittadini 38 milioni per le imprese 27% del totale relative ai servizi previsti Transazioni on-line che i progetti prevedono generate dai bacini di utenza e dalla frequenza di attivazione del procedimento amministrativo attraverso l’utilizzo dei nuovi canali di erogazione implementati dai progetti quando l’utilizzo dei servizi sarà a regime

16 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Output: servizi nei capoluoghi per cittadini ed imprese Legenda: Da 1 a 35 servizi Da 36 a 90 servizi Oltre 181 servizi Tot. servizi disponibili683 Tot. progetti che li erogano (*)28 (*) Solo i progetti che hanno effettuato la verifica finale al 17/04/2006 Fascia serviziNumero capoluoghi 1-35 servizi servizi12 >180 servizi1

17 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Outcome: benefici monetizzabili considerati Risparmio di tempo di cittadini ed imprese 32% utenti finali AP/anno, dato rilevato in valori temporali 222 Mln €/anno - sovrastima 20% valore tempo utenti €/anno fonte ISTAT Risparmio di tempo lavoro della PA 56% dipendenti PA AP/anno, dato rilevato in valori temporali 389 Mln €/anno - sovrastima 30% costo personale €/anno fonte progetti Risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi 12% infrastrutture ICT dato rilevato in valori economici 82 Mln €/anno - sovrastima 0%,

18 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Outcome: cause di sovrastima dei benefici Risparmio di tempo di cittadini ed imprese Si considera il tempo che il cittadino risparmia usufruendo di un servizio on- line invece che recandosi di persona allo sportello Risparmi notevoli nel caso di grandi città per l’entità dei tempi di spostamento e la numerosità della popolazione Si trascura il fatto che l’utente generalmente non si sposta per assolvere ad un’unica pratica, ma concentra più commissioni da sbrigare nello stesso momento Si trascura una definizione del bacino d’utenza che tenga conto del digital divide e dell’approccio multicanale Occorre riflettere sulle modalità effettive di relazione utente-servizio per giungere a stime più precise Risparmio di tempo lavoro della PA Si considera che il costo dei dipendenti precedentemente impiegati nell’erogazione del servizio si azzeri istantaneamente Si trascurano i costi ed i tempi di conversione, formazione, dismissione, del personale

19 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI assunzioni di base per abbozzare un modello Avviamento e periodo di transizione Intervallo temporale intercorrente tra l’inizio dell’avviamento all’esercizio, successivo alla fine dello sviluppo (durato 3 anni) e il momento in cui la gestione dei servizi sarà a regime La maggior parte dei progetti stima che la durata del periodo di transizione sia compreso tra 1 e 3 anni, il modello è sviluppato prudenzialmente su un periodo di 7 anni I benefici stimati restano potenziali dopo la conclusione dei progetti sino al raggiungimento del punto di pareggio Gestione dei servizi a regime Tutti i servizi previsti sono rilasciati presso tutti gli enti partecipanti ai progetti Tutti gli utenti in grado di farlo (per livello culturale, risorse tecnologiche, ecc.) accederanno ai servizi attraverso i nuovi canali invece che in modo tradizionale Una frazione del bacino di utenza continuerà ad utilizzare i servizi come aveva sempre fatto

20 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi prudente di andata a regime

21 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi prudente di andata a regime Risparmio di tempo di cittadini ed imprese Partenza molto lenta, poi veloce accelerazione con effetto di saturazione finale Curva di tipo sigmoide di propagazione della tecnologia Regime raggiunto in 7 anni Risparmio di tempo lavoro della PA Partenza lenta, andamento poco veloce Curva lineare Regime raggiunto in 5 anni Risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi Partenza rapida, andamento molto veloce Curva di tipo parabolico Regime raggiunto in 3 anni

22 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi prudente

23 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi prudente: utenti finali dipendenti infrastrutture

24 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi prudente: dipendenti infrastrutture

25 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi ottimistica

26 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi ottimistica di andata a regime

27 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi ottimistica: utenti finali dipendenti infrastrutture

28 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi ottimistica: dipendenti PA infrastrutture

29 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 Limiti, necessità, opportunità e criticità del ritorno degli investimenti per i progetti di e-Government

30 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Limiti dell’esperienza fatta nel monitoraggio Mancanza di un modello standard di analisi e valutazione dell’investimento (analisi costi/benefici) da utilizzare nella fase ex- ante di selezione dei progetti Impossibilità di verificare ex-post il ritorno degli investimenti in modo da confrontarlo con l’analisi ex-ante Monitoraggio esteso unicamente alla fase realizzativa dei progetti e non alla successiva erogazione dei servizi Mancata rilevazione dei costi di avviamento all’esercizio e di gestione Mancata rilevazione del numero di transazioni nel tempo Rilevazione del ritorno degli investimenti fatta sulla base di dichiarazioni espresse dalle singole Amministrazioni (stime) Mancata verifica di parte terza di evidenze oggettive a supporto Mancanza di informazioni per una completa comprensione migrazione dai canali tradizionali ai nuovi in funzione delle classi di utenza costi e modalità dell’outplacement dei dipendenti pubblici

31 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Necessità di un modello e opportunità eGEP E’ imprescindibile adottare sistematicamente un modello di analisi e valutazione dell’investimento in e-Government, e non solo, da usare ex-ante ed ex-post, che questo sia un modello condiviso a livello europeo è auspicabile eGEP è un modello razionale e condivisibile con aree di migliorabilità:  nella completezza non tanto per la complessità che genera 80 indicatori, 13 nella shortlist suggerita, 7 fogli excel per le misure quanto per l’applicabilità concreta conseguente alla difficoltà (ed ai tempi e costi) di trovare le informazioni necessarie da reperire dagli archivi preesistenti da valorizzate a partire da altri dati elementari da stimare  nella convenienza separare meglio output da outcome  nella presunzione di applicare il medesimo modello per benchmark tra i 25 paesi europei o confronti tra insiemi di PA valutazione dell’e-Government nazionale o di un singolo progetto

32 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006 RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Criticità nell’applicazione del modello nella PA Mancanza di una cultura organizzativa orientata ai processi Generalizzata assenza di misura delle prestazioni Netta separazione tra sviluppo e gestione dei sistemi ICT Mancanza di una visione complessiva dell’amministrazione Mancanza di una contabilità analitico-industriale Difficile ribaltamento dei costi ICT sui procedimenti amministrativi Collocazione dei benefici derivanti dall’ICT sotto responsabilità diverse da quelle di chi gestisce l’ICT e i suoi costi Carenza nella definizione dei progetti ICT Analisi costi/benefici nella definizione progetto e verifica risultati Sostenibilità finanziaria del progetto su tutto il ciclo di vita del sistema ICT (sviluppo, gestione e manutenzione, dismissione) Impatto organizzativo del sistema ICT sui dipendenti pubblici (piani di conversione, formazione, dismissione, del personale) Comunicazione dei risultati raggiunti agli utenti del sistema ICT