37° Congresso Nazionale ANMDO - Bologna, 9 giugno 2011 La logistica leggera all'interno delle strutture ospedaliere: sistemi centralizzati di gestione Maurizio Massanelli – Manutencoop F.M. S.p.A. La logistica del farmaco e del dispositivo medico nelle strutture ospedaliere - Manutencoop Facility Management Spa - rev 0

La logistica all’interno dell’ospedale L’ospedale è un luogo caratterizzato da flussi imponenti di persone, cose e informazioni. OBIETTIVO applicare i principi della logistica ad uno degli ambiti più delicati della macchina pubblica interpretando le attività di un ospedale come un insieme di processi finalizzati a portare al cittadino utente servizi e prodotti generici o specifici per le sue necessità. In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. 2

La logistica all’interno dell’ospedale: Il modello organizzativo Un primo tema strategico per l’innovazione della logistica in ambito sanitario riguarda due dimensioni di scelta inerenti il modello organizzativo da adottare: il livello di accentramento: Alcune strutture sanitarie si stanno muovendo verso modelli logistici fortemente accentrati (ad esempio gruppi di acquisto, Aree Vaste, magazzini centralizzati ecc.) con una serie di vantaggi, quali sfruttamento di economie di scala, di spazio e di specializzazione, migliore integrazione delle attività, maggiore standardizzazione, ottimizzazione della gestione delle scorte, sgravio di lavoro a vantaggio di professionalità cliniche; il grado di esternalizzazione: Tutte le attività del ciclo logistico “no core” possono essere affidate ad un partner esterno. Le esperienze di esternalizzazione possono riguardare diversi aspetti della logistica, dalla gestione dei magazzini, a quella dei trasporti di beni e persone, alla distribuzione/raccolta interna ai reparti

La logistica all’interno dell’ospedale I flussi logistici all’interno dell’ospedale sono originati principalmente da: Movimentazione di beni (farmaceutici, economali e igienico sanitari, dispositivi medici, ferri chirurgici, cartelle cliniche (referti esami), vitto, biancheria, rifiuti, materiale biologico ecc. da e per aree interne e da e per esterno) Movimentazione di pazienti non problematici (da e per sala operatoria/reparto di degenza, strutture di diagnostica, presidi esterni, obitorio) Ai quali occorre aggiungere i flussi dovuti ai visitatori Tali movimentazioni sono generate da: Attività sanitarie (‘core’) diagnosi e cura Attività di supporto non sanitarie (‘no core’) In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. 4

Servizi di Ristorazione Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche: Ricezione e stoccaggio delle derrate alimentari nel caso di cucina interna Ricezione di pasti preconfezionati nel caso di cucina esterna Trasporto del vitto ai reparti mediante utilizzo di carrelli variamente attrezzati, recupero e lavaggio carrelli sporchi. Distribuzione vitto ai degenti Fornitura ai reparti di generi alimentari extra In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. ATTIVITA’ NON SANITARIE 5

Servizi di lavaggio/noleggio biancheria Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche: Raccolta e distribuzione di biancheria nei singoli reparti, unità operative, servizi. Gestione dei guardaroba interni alle strutture sanitarie. Forniture e distribuzione di articoli monouso. In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. ATTIVITA’ NON SANITARIE 6

Servizio sterilizzazione Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche: Gestione magazzino dispositivi medici sterili personalizzati (corredi tessili e ferri chirurgici). Gestione del trasporto dei dispositivi ai reparti e sale operatorie In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. ATTIVITA’ NON SANITARIE 7

ATTIVITA’ NON SANITARIE Trasporto pazienti Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche: trasporto del paziente per consulenze cliniche, esecuzione di esami specialistici trasporto del paziente per l’esecuzione di esami radiologici (radiografie, tac, risonanza magnetica, ecografia ecc.) trasporto intraospedaliero per trasferimento di reparto trasporto da e per sala operatoria di pazienti non problematici trasporto salme In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. ATTIVITA’ NON SANITARIE 8

Trasporto materiale biologico Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche: Movimentazione di prodotti biologici: materiali biologici finiti ad uso umano, compresi sieri e vaccini, prodotti secondo requisiti sanciti dalla normativa vigente e trasportati dietro approvazione o permesso dell’Autorità Sanitaria; Movimentazione di campioni diagnostici: comprendono tutti i materiali di origine umana, inclusi escreti, sangue e suoi componenti, tessuti e fluidi tissutali, raccolti a scopo diagnostico. Movimentazione di sostanze infettive: sono i materiali contenenti microorganismi vivi quali batteri, virus, rickettsie, parassiti, funghi o tossine da essi prodotti,noti o ritenuti causa probabile di malattia infettiva nell’uomo o negli animali. In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. ATTIVITA’ NON SANITARIE 9

Trasporto farmaci/dispositivi medici/materiale economale/referti Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche: trasporto e consegna farmaci dalla farmacia dell’ospedale ai reparti Trasporto e consegna farmaci da magazzini esterni a farmacie ospedaliere e reparti Trasporto e consegna dispositivi medici e ausili trasporto e consegna materiale economale Movimentazione e gestione cartelle cliniche, referti, lastre ecc. In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. ATTIVITA’ NON SANITARIE 10

Trasporto rifiuti RSU/Speciali Il servizio prevede l’espletamento delle seguenti attività logistiche: Movimentazione di rifiuti sanitari pericolosi a rischio infettivo, codificati come CER 18.01.0; Movimentazione di rifiuti pericolosi a rischio infettivo provenienti da attività di ricerca medica e veterinaria o dei canili della Azienda USL, codificati come CER 18.02.02; Movimentazione di tutte le altre tipologie di rifiuto a rischio infettivo; Movimentazione dei rifiuti assimilabili a rifiuti solidi urbani. In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. ATTIVITA’ NON SANITARIE 11

MOLTO FREQUENTEMENTE OGNI FLUSSO E’ ORGANIZZATO IN MODO AUTONOMO Criticità della logistica all’interno dell’ospedale MOLTO FREQUENTEMENTE OGNI FLUSSO E’ ORGANIZZATO IN MODO AUTONOMO

Criticità della logistica all’interno dell’ospedale All’interno di un reparto la molteplicità di flussi di tipo non sanitario interagisce in modo “pesante” sulla attività sanitaria di diagnosi e cura dei pazienti durante tutto l’arco della giornata. Questi flussi sono legati a vincoli di diverso tipo: tipologia e volume dei beni da trasportare e possibilità di trasporto misto; strutturali (presenza di ascensori ad hoc per il trasporto, presenza di impianti automatizzati di trasporto orizzontale, presenza di punti di stoccaggio interni ai reparti, all’interno dell’ospedale o esterni/centralizzati, utilizzo di carrelli specializzati per alcuni trasporti,) Igienici (divisione dei percorsi e dei carrelli tra “sporco” e “pulito”); organizzativi (orari di intervento fissi e difficilmente modificabili).

La logistica all’interno dell’ospedale: obiettivi In una gestione così complessa come quella relativa all’ambito ospedaliero, risulta di fondamentale importanza l’analisi e l’ottimizzazione di questi processi logistici con l’obiettivo di: rendere più snella ed efficiente la catena distributiva dei beni movimentati in ambito sanitario, dall’approvvigionamento alla distribuzione, al fine di ottimizzare orari e numero di personale esterno nei reparti; monitorare tipologia e quantità di beni movimentati/consegnati per minimizzare giacenze e scaduti/resi; identificare le aree di miglioramento strutturale e qualitativo presenti nella gestione della logistica delle strutture sanitarie minimizzare i possibili errori a livello operativo delle attività non sanitarie e contribuire alla diminuzione dei possibili errori in ambito clinico come ad esempio errori di trascrizione, consegna e somministrazione; garantire la completa tracciabilità lungo tutto il percorso di fornitura dei servizi, e con essa definire una “catena delle responsabilità” che possa aiutare a rendere più chiare situazioni a volte anche di natura legale.

Analisi delle efficienze ottenibili 1/2 Ottimizzare ed integrare i flussi logistici significa intervenire in modo coerente e coordinato sul modello organizzativo e sui processi operativi, in particolare le attività da svolgere sono: ASCOLTO ORGANIZZATIVO: ascolto degli operatori, individuazione ed analisi delle esigenze degli operatori sanitari in funzione delle specificità di ciascun reparto e della tipologia di paziente trattato; FLUSSI: analisi e costruzione di una matrice dei flussi, rimodulazione degli stessi in funzione delle richieste dei reparti e della verifica della integrabilità/sovrapponibilità degli stessi; ORARI: ridisegno degli orari di consegna in funzione della sovrapponibilità/integrabilità dei flussi – simulazioni dell’effetto sui reparti REPARTO; analisi dell’ottimizzazione del lay-out interno del reparto con l’individuazione dei punti di consegna migliori e dei percorsi ottimali per i flussi “sporco” - “pulito”

Analisi delle efficienze ottenibili 2/2 PERSONALE: analisi ed ottimizzazione del personale addetto alle movimentazioni con la definizione di squadre logistiche multiskill in grado di movimentare beni anche di tipo diverso ma contigui per metodologia di movimentazione - ad esempio farmaci e strumentario chirurgico sterile, kit sterili per sala operatoria in ambito di percorsi “puliti” oppure biancheria sporca, rifiuti, carrelli vitto con avanzi dei pasti per i percorsi “sporchi” ; MAGAZZINO: analisi del magazzino, delle giacenze degli indici di rotazione dei prodotto, della eventuale centralizzazione e definizione di un modello di trasporto più adeguato alle esigenze dei reparti; SERVIZIO: individuazione di specifici KPI finalizzati alla valutazione delle performance prestazionali strutturati in un sistema di controllo a diversi livelli gerarchici in grado di fornire sia valutazioni globali rispetto agli obiettivi del servizio, sia la disamina analitica della singola attività logistica.

Ottimizzazione dei flussi logistici in ambito sanitario Vitto Materiale Biologico Rifiuti Pulizie Biancheria pulito sporco

I sistemi informativi di supporto: La creazione di una Centrale di governo e coordinamento dei trasporti che deve contare, oltre che sulle responsabilità attribuite in modo chiaro e preciso alle varie figure coinvolte, proprio su un sistema informativo quale collettore unico e primario di tutti i flussi di informazioni, procedure e regole che caratterizzano l’erogazione dei servizi, ottimizzando il rapporto tra ricchezza di informazione e contrazione del tempo necessario per prendere decisioni e fronteggiare necessità e imprevisti. Caratteristiche fondamentali del sistema informativo sono: massima integrabilità con tutti i sistemi si rendano necessari per un corretto espletamento delle attività. L’integrazione infatti permette di trasferire le informazioni fra un processo e l’altro in modo efficiente, permettendo al processo successivo di prendere il controllo della situazione senza aggravi alle attività degli operatori; piattaforma di accesso unica, comune per tutti i servizi che, indipendentemente dal “motore” di elaborazione dei dati (applicativi specifici per le diverse tipologie di informazioni da gestire), sia in grado di garantire l’univocità di accesso alle informazioni, siano esse provenienti dall’espletamento delle attività di movimentazione, che dal sistema di tracciabilità dei trasporti, da sistemi di gestione di magazzino ecc. sistema geograficamente distribuito in ambiente Web in grado di “collegare” tutti i soggetti coinvolti nella gestione, indipendentemente dalla localizzazione geografica delle loro postazioni e dal ruolo ricoperto nella gestione dei servizi.. monitoraggio dell’andamento dei processi con il massimo grado di usabilità ed immediatezza. In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. 18

La logistica all’interno dell’ospedale: sistemi informativi In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. 19

La logistica all’interno dell’ospedale: sistemi di tracciabilità L’utilizzo e l’integrazione delle componenti tecnologiche (bar code, RFID, dispositivi di localizzazione satellitare, ecc.) permette una efficiente tracciabilità (interna ed esterna) e consente di semplificare le operazioni di lettura, archiviazione e trasferimento dei dati garantendo: tracciabilità completa del servizio; controllo specifico ed in continuo delle attività; sicurezza e trasparenza dei dati; garanzia di rispetto della pianificazione; possibilità di ‘assorbire’ senza scompensi eventuali attività non programmate. In effetti uno dei punti di forza del modello gestionale implementato negli anni da Manutencoop è proprio la garanzia di tracciabilità dei processi e delle singole azioni concernenti i servizi erogati. Tracciabilità rivolta sia all’interno della organizzazione che all’esterno verso il cliente Tale peculiarità è assicurata dallo sviluppo di sistemi informativi a servizio delle attività di governo in grado di gestire tutte le fasi del processo quali progettazione, coordinamento, controllo e monitoraggio, in modalità Web anche mediante importanti infrastrutture di supporto quali il portale dei servizi e il call center/ centrale operativa. La tracciabilità deve essere intesa come lo strumento necessario per una efficiente e sicura gestione dei beni. Sapere in ogni momento che cosa, dove e chi, significa avere il controllo puntuale ed immediato dei beni da trattare. Avere un controllo immediato dei beni significa sicurezza. Avere un controllo puntuale dei beni significa efficienza ed efficienza significa gestione attenta dei costi. 20

La logistica all’interno dell’ospedale: le sinergie Attraverso analisi finalizzate alla individuazione delle opportunità di razionalizzazione di percorsi, mezzi, orari e personale è possibile diminuire l’impatto delle attività non prettamente sanitarie sull’operatore sanitario e sul paziente. L’applicazione di un modello organizzativo trasversale e l’affidamento ad un operatore unico rende possibili ed applicabili: razionalizzazione dei flussi logistici da e per i reparti; unica regia della logistica che gestisce tutte le movimentazioni in maniera sinergica; matching delle esigenze del fruitore con le competenze del fornitore; riduzione delle ore lavorate e/o aumento delle attività potenzialmente eseguibili a parità di ore lavorate da parte del fornitore; riduzione disagio per i reparti (meno persone che si muovono all’interno del reparto); supporto alla riduzione del rischio clinico nel caso di trasporto farmaci e materiale biologico; riduzione del tempo del personale sanitario dedicato a ricezione e movimentazione beni riduzione della spesa per l’Azienda Sanitaria.

La logistica all’interno dell’ospedale: conclusioni Ogni struttura sanitaria/ospedaliera è caratterizzata da: scelte organizzative consolidate nel tempo; budget che tende a diminuire di anno in anno; livelli di criticità variabili a seconda della tipologia di paziente da gestire (“cronico”, in emergenza, ecc.. Per individuare la soluzione ottimale per ogni realtà è necessario realizzare un’analisi sull’organizzazione e sulla infrastruttuttura tecnologica esistenti al fine di individuare le criticità e i punti di forza su cui innestare una proposta in grado di ottenere il miglior risultato in termini di efficienza e rapporto costi/benefici.

La logistica all’interno dell’ospedale: conclusioni I vantaggi derivanti dall’introduzione di modelli, processi e tecnologie nella logistica sanitaria sono riassumibili principalmente in: Riduzione della spesa per beni economali di vario genere; Riduzione dei tempi infermieristici dedicati alla ricezione e stoccaggio di beni economali e farmaceutici; Oltre a: Miglior controllo e monitoraggio dei consumi attraverso la tracciabilità completa del percorso logistico dei beni; Possibilità di calcolo della spesa per singolo paziente; Ridimensionamento delle scorte di reparto; Maggiore utilizzo di automazione e di strumenti informatici.

Grazie per l’attenzione Altre informazioni sul sito www.manutencoop.it 24