Pacchetti di lavoro, cronogrammi, matrici….. Alberto Perra Perugia, giugno 2012

ideazione verifica ideazione programmazione Comprendere l’ambiente, i sistemi e l’azione umana Identificare i gruppi di interesse e la comunità ideazione Effettuare l’analisi di contesto Costruire l’albero dei problemi Costruire il modello logico Cercare le prove di efficacia Costruire l’albero degli obiettivi verifica ideazione Centrare i beneficiari Effettuare l’analisi delle alternative Costruire il quadro logico e verificare la fattibilità Identificare i pacchetti di attività, responsabilità e risorse programmazione Comporre il cronogramma Elaborare il piano di valutazione Redigere il testo del progetto e effettuare la valutazione ex-ante

Comprendere l’ambiente, i sistemi e l’azione umana Identificare i gruppi di interesse e la comunità Effettuare l’analisi di contesto Costruire il modello logico Cercare le prove di efficacia Costruire l’albero dei problemi Costruire l’albero degli obiettivi Centrare i beneficiari Effettuare l’analisi delle alternative Costruire il quadro logico e gli indicatori 3

I pacchetti di attività (WBS) 4 4

La ripartizione delle attività di progetto per pacchetti verifica della coerenza delle attività da svolgere Facilmente comprensibile (meglio del quadro logico) da parte dei gruppi di interesse Permette una più facile suddivisione dei compiti fra i gruppi di interesse

Organizzazione dei pacchetti di lavoro (Work Breakdown Structure – WBS) In ciascun Comune è attivo un gruppo di PE (obiettivo 1.2) Componente principale 1.2.1 Selezione dei peer leaders (PE) 1.2.1 Formazione dei PE 1.2.2 Accompagnamento dei PE 1.2.3 Pacchetto attività 1.2.1.1 Pacchetto attività 1.2.1.2 Pacchetto attività 1.2.2.1 Pacchetto attività 1.2.2.2 Pacchetto attività 1.2.3.1 Pacchetto attività 1.2.3.2 Fissati obiettivi e strategie, discusso sulla qualità e le sue specifiche del progetto, si fa un’autopsia delle attività disaggregandole fino a identificare il livello più basso dove c’è UN RESPONSABILE per UN’ATTIVITA’. In genere si arriva a 3-4 livelli Attività 1.2.1.1.1 Attività 1.2.1.2.1 Attività 1.2.2.1.1 Attività 1.2.2.2.1 Attività 1.2.3.1.1 Attività 1.2.3.2.1 Attività 1.2.1.1.2 Attività 1.2.1.2.2 Attività 1.2.2.1.2 Attività 1.2.2.2.2 Attività 1.2.3.1.2 Attività 1.2.3.2.2 Attività 1.2.1.1.3 Attività 1.2.1.2.3 Attività 1.2.2.1.3 Attività 1.2.2.2.3 Attività 1.2.3.1.3 Attività 1.2.3.2.3

WBS: qualche regola Il livello più basso una singola persona Identificazione attività indipendenti Criteri di disaggregazione: sub-progetti, zona geografica, fasi progetto, settori organizzativi Stesso livello di dettaglio 3-4 livelli Descrizione di ogni elemento Utilizzo codici Descrivere le attività (codice, descrizione, precedenza e successione, durata, data inizio/fine, responsabile, risorse necessarie) Logical framework Analysis

Definizione delle attività e cronogramma Fare una lista dei raggruppamenti di attività Scomporre in attività sempre più semplici fino al livello di realizzazione individuale Chiarire la sequenza e la dipendenza delle attività Stimare il momento di inizio, la durata e il momento della fine di ciascuna attività Riassumere la cronologia dei raggruppamenti di attività Definire le “pietre miliari” del progetto Identificare, definire e affidare le responsabilità Logical framework Analysis

Tabella d’attività o cronogramma TR ID SA SQ TD AC At attività Sa sottoattività Sq sequenza Id interdipendenza Tr traguardi Td tempo durata Co completamento Ac assegnazione compiti a figure specialiste IN CO 9

Matrice dei compiti e delle responsabilità Attività (work package) Competenze richieste Divisione formazione ASL Manager Responsabile WP Selezione dei peer leaders (PE) 1.2.1 Formazione dei PE 1.2.2 Accompagnamento dei PE 1.2.3

Quadro istituzionale Ruolo e compiti specifici di chi interviene nel progetto Ruoli e responsabilità Ente, istituzione, gruppo di interesse Fase ideazione/programmazione progetto Fase realizzazione progetto Fase valutazione progetto ASL MMG Management progetto Associazione genitori Onlus “Vacciniamo”

I ”paletti” del progetto 12

I PALETTI del progetto Parametri del progetto Tempo Qualità Costo Specifiche Budget Termini Questi sono degli aspetti comuni a qualsiasi progettazione e non specifici per la salute Nella fase di ideazione spesso si vuole correre (soprattutto se si fa fronte a un problema) IN QUESTA FASE CI SI CONCENTRA SULLE ATTIVITA’ E NON SUI RISULTATI, NON SI DISCUTE LA STRATEGIA GENERALE O I RISULTATI, MA SI LAVORA PER ANALIZZARE E DESCRIVERE FINO NEL DETTAGLIO

I PALETTI del progetto Parametri del progetto Tempo Qualità Costo Specifiche Budget Termini

Dimensione della qualità Specifiche di qualità Requisiti rilevanti per soddisfare i livelli di qualità previsti nel progetto Dimensione della qualità Contenuto Copertura vaccinale BT Gruppi di PE in attività Qualità tecnica Cosa: bisogno primario Qualità relazionale Come: rapporto interpersonale Qualità organizzativa Con che cosa: modalità di erogazione Qualità ambientale Dove: luogo fisico e psicologico Qualità economica Quanto: costo e spreco Qualità d’immagine Da chi: appartenenza e identificazione Idea di qualità nata nelle aziende di produzione non si adatta immediatamente alle aziende che erogano servizi, infatti il servizio è immateriale, nasce dal contatto con il cliente, viene consumato al tempo stesso in cui è prodotto, non esiste immagazzinamento o verifica post-produzione Nell’erogazione dei servizi la qualità può anche essere definita come il RAPPORTO FRA PRESTAZIONE EROGATA E BISOGNI, IMPLICITI E ESPLICITI E LATENTI, DEL CLIENTE. Tecnici prevalentemente interessati all’efficacia e amministratori all’efficienza Qualità come completa risposta ai bisogni di coloro che ne hanno in misura maggiore, al prezzo più basso per l’organizzazione, nei limiti acquisiti al livello gerarchico più alto e da parte degli acquirenti

I PALETTI del progetto Parametri del progetto Tempo Qualità Costo Specifiche Budget Termini

Tecniche di rappresentazione reticolare Evidenziare le relazioni di precedenza fra le attività Identificare il percorso critico Calcolare il tempo minimo di realizzazione del progetto Calcolare gli slittamenti Calcolare la durata del progetto Questi sono degli aspetti comuni a qualsiasi progettazione e non specifici per la salute

Diagramma reticolare B 2 , x gg C 3 , x gg D 4 , x gg E 7 , x gg H F 5 , x gg G 6 , x gg Questi sono degli aspetti comuni a qualsiasi progettazione e non specifici per la salute Definizione attività Codice 1.01x Durata in gg

Analisi delle risorse necessarie Umane Attrezzature e servizi Beni di consumo Disponibilità finanziarie Questi sono degli aspetti comuni a qualsiasi progettazione e non specifici per la salute

Le tappe della pianificazione del progetto Parametri del progetto Tempo Qualità Costo Specifiche Budget Termini

Analisi dei costi Diretti e indiretti Fissi e variabili Investimento e ricorrenti Diretti: evincibile dall’analisi delle attività del progetto Non diretti: costo del manager

La valutazione e il quadro logico “a cascata” 22

Quadro logico a cascata Noi ci interessiamo all’ultima colonna: INTERPRETA IL QL

Testare le modalità principali Accettabilità generale da parte degli operatori/utenti Semplicità e realizzabilità delle pratiche richieste Valutare approcci e metodi diversi Risorse/costi Assunzioni, rischi e ostacoli NON VUOL DIRE PICCHIARE LA TESTA Avete mai fatto un test sul campo prima di iniziare un qualsiasi tipo di intervento? DITE……………… Non è nemmeno fare uno studio di fattibilità, se non espressamente richiesto, ma semplicemente verificare sul terreno alcuni aspetti che riteniamo importanti per la riuscita del nostro progetto Accettabilità: quale surplus di lavoro sugli AS? Quale la comprensione degli utenti? formazioni richieste e gratificazioni elargite Verificare le assunzioni e i rischi, cioè influenze esterne che possono condizionare il progresso o il successo del progetto, ma sui quali il progetto non ha CONTROLLO DIRETTO 24

Esempi di TEST Questionario Test sul campo Simulazione computer Es: Progetto di formazione degli veterinari sulla disponibilità a realizzare una ricerca-azione con gli allevatori (DOMANDA FORMATIVA) Test sul campo Es: Progetto screening Osteoporosi (STANDARD E DURATA VISITA) Simulazione computer Es: Progetto di vaccinazione regionale morbillo (QUANTITA’ VACCINI NECESSARI NEI 5 ANNI) Avete mai fatto un test sul campo prima di iniziare un qualsiasi tipo di intervento? DITE……………… Non è nemmeno fare uno studio di fattibilità, se non espressamente richiesto, ma semplicemente verificarsul terreno alcuni aspetti che riteniamo importanti per la riuscita del nostro progetto Accettabilità: quale surplus di lavoro sugli AS? Quale la comprensione degli utenti? formazioni richieste e gratificazioni elargite 25

Buona programmazione!