Lesperienza del Politecnico di Torino settimo seminario PASS Dicembre 2000 IL PROCESSO DI CONTROLLO PER LE UNIVERSITA Anna Maria Gaibisso Direttore Amministrativo - Politecnico di Torino

SCENARIO misure di contenimento della spesa: misure di contenimento della spesa: il risanamento degli ultimi anni e lentrata il risanamento degli ultimi anni e lentrata nellUnione Monetaria hanno consentito nellUnione Monetaria hanno consentito un forte risparmio nelle spese per interessi un forte risparmio nelle spese per interessi la bolletta del PASSATO … INCOMBE … INCOMBE possibilità di minori investimenti possibilità di minori investimenti debito pubblico di rilevante dimensione debito pubblico di rilevante dimensione INV PIL < ALTRI PAESI EUROPEI 1

RISANAMENTO DELLA SPESA PECULIARITA PECULIARITA del COMPARTO UNIVERSITA rispetto al altri SETTORI DI SPESA del PAESE IN FUTURO... TRA QUALI SETTORI SCEGLIERE DI INVESTIRE ? spesa reale crescente negli ultimi 3 anni spesa reale crescente negli ultimi 3 anni fase ancora crescente della fase ancora crescente della domanda di istruzione universitaria domanda di istruzione universitaria importanza del settore importanza del settore consapevolezza che le risorse consapevolezza che le risorse vengano utilizzate in modo adeguato vengano utilizzate in modo adeguato 2

RISANAMENTO DELLA SPESA NUOVE REGOLE DEL SISTEMA DI FINANZIAMENTO DELLUNIVERSITA NUOVE REGOLE DEL SISTEMA DI FINANZIAMENTO DELLUNIVERSITA Come potrà LUNIVERSITA DIMOSTRARE di essere un SETTORE ATTRAENTE per INVESTIMENTI PUBBLICI ? 3

LE PRINCIPALI TRASFORMAZIONI NEL NUOVO REGIME DI AUTONOMIA DELLE UNIVERSITA Il nuovo sistema di finanziamento La valutazione del sistema universitario La contabilità economica e patrimoniale Il controllo di gestione Il controllo del fabbisogno finanziario e dei flussi di cassa Il superamento della tesoriera unica 4

IL NUOVO SISTEMA DI FINANZIAMENTO E LA VALUTAZIONE DEL SISTEMA UNIVERSITARIO 5 n. 168/89 n. 168/89 n. 537/93 n. 537/93 n. 449/97 n. 449/97 n. 370/99 n. 370/99 Affermazione dellautonomia didattica, scientifica, organizzativa, finanziaria e contabile, previsione di ordinamenti autonomi con propri statuti e regolamenti Modifica del sistema di finanziamento Istituzione dei Nuclei di Valutazione Istituzione dellOsservatorio del Sistema Universitario Abolizione dellorganico nazionale dei docenti e dei ricercatori, con possibilità di definizione della propria pianta organica Consolidamento Nuclei di Valutazione interna degli Atenei Istituzione del Comitato Nazionale per la valutazione del Sistema Universitario LE LEGGI LE LEGGI

LOMOGENEA REDAZIONE DEI CONTI, LA CONTABILITA ECONOMICA E FINANZIARIA 6 L. 168/89 L. 168/89 D.M. 14/10/91 D.M. 14/10/91 D.M. 09/02/96 D.M. 09/02/96 Commissione Commissione MURST MURST L. 279/97 L. 279/97 Affermazione del principio dellomogenea redazione del conto consuntivo Definizione dei criteri di classificazione sulla base dei quali le Università sono tenute a compilare i conti per la rendicontazione Introduzione della CONTABILITA ECONOMICA ed ANALITICA per centri di costo nelle Pubbliche Amministrazioni

IL CONTROLLO DEL FABBISOGNO FINANZIARIO E DEI FLUSSI DI CASSA, IL SUPERAMENTO DELLA TESORERIA UNICA 7 L. 168/89 L. 168/89 D.M. 14/10/91 D.M. 14/10/91 D.M. 09/02/96 D.M. 09/02/96 Commissione Commissione MURST MURST L. 279/97 L. 279/97 Affermazione del principio dellomogenea redazione del conto consuntivo Definizione dei criteri di classificazione sulla base dei quali le Università sono tenute a compilare i conti per la rendicontazione Introduzione della CONTABILITA ECONOMICA ed ANALITICA per centri di costo nelle Pubbliche Amministrazioni

I NUOVI BISOGNI GESTIONALI DELLUNIVERSITA 13

LUNIVERSITA E UNAZIENDA 14 UNA PREMESSA: BISOGNI PRODOTTI E SERVIZI A VALORE OUTPUTINPUT RISORSE A VALORE 1. LAZIENDA E 2. UNAZIENDA SI GIUSTIFICA SE...

15 EFFICACIA 3. PER MANTENERSI UNAZIENDA DEVE TENDERE A... EFFICIENZA …AUMENTARE IL VALORE DELLOUTPUT A PARITA DI INPUT …DIMINUIRE IL VALORE DELLINPUT A PARITA DI OUTPUT

16 …MA NON E UNIMPRESA 4. RISPETTO AD UNIMPRESA, UNAZIENDA PUBBLICA MANCA… … di un sistema di PREZZI per misurare il valore dellOUTPUT...della concorrenza verso il mercato...della minaccia del fallimento...della speranza del profitto 5. LAZIENDA PUBBLICA DEVE PERTANTO TROVARE SURROGATI… AI PREZZIMISURA DEL VALORE DELLOUTPUT ALLA CONCORRENZA CONFRONTO CON ALTRI A MINACCIA E SPERANZASISTEMA PREMIANTE PER ESSERE OBBLIGATA A MIGLIORARE

UN MESTIERE DIFFICILE 17 DIRIGERE: AZIENDAAZIENDA AMBIENTEAMBIENTE STABILETURBOLENTO SEMPLICE COMPLESSA

18 LAZIENDA UNIVERSITA AMBIENTE STABILE AMBIENTE TURBOLENTO QUOTA BUDGET GIA DISPONIBILE PER OGNI SINGOLO ATENEO 95 = 1,5% 96 = 3,5% 97 = 7,0% 98 = 7,5% 99 = 8,0% A SINGOLI ATENEI QUOTA RIEQUILIBRIO

19 SI POSSONO VERIFICARE TRE CASI IN BASE A VALUTAZIONE DEL SISTEMA DI ATENEO = ATENEO A ATENEO B ATENEO C COMITATONAZIONALECOMITATONAZIONALE PARAMETRI DI EFFICIENZA PARAMETRI DI QUALITA PARAMETRI DI EFFICIENZA PARAMETRI DI QUALITA

ATTRIBUZIONE QUOTA DI RIEQUILIBRIO ATTRIBUZIONE QUOTA DI RIEQUILIBRIO ATTRIBUZIONE RISORSE PER RICERCA SCIENTIFICA ATTRIBUZIONE RISORSE PER RICERCA SCIENTIFICA MECCANISMI (PREVISTI) PER LATTRIBUZIONE MECCANISMI (PREVISTI) PER LATTRIBUZIONE RISORSE PER EDILIZIA RISORSE PER EDILIZIA MECCANISMI (PREVISTI) PER OTTENERE MECCANISMI (PREVISTI) PER OTTENERE FINANZIAMENTI IN INFRASTRUTTURE ED IMMOBILI FINANZIAMENTI IN INFRASTRUTTURE ED IMMOBILI 20 LA COMPETIZIONE AMBIENTE TURBOLENTO PRIMA ORA RISPETTO A AMBIENTE STABILE UNIVERSITA IN SITUAZIONE DI MONOPOLIO RISPETTO AL SISTEMA UNIVERSITA IN SITUAZIONE DI MONOPOLIO RISPETTO AL SISTEMA UNIVERSITA IN CONCORRENZA

21 UNIVERSITA AZIENDA COMPLESSA AZIENDA SEMPLICE RISORSE SCARSE CONCORRENZA DIFFERENZIAZIONE DELLOFFERTA FORMATIVA IN RELAZIONE, ANCHE, AD UNA DOMANDA SEMPRE PIU QUALIFICATA DIFFERENZIAZIONE DEI SERVIZI OFFERTI... ?

22 NECESSITA DI SISTEMI GESTIONALI E DI CONTROLLO PIU QUALIFICATI OBIETTIVI EFFICACIA EFFICIENZA AZIENDA UNIVERSITA Gestire in maniera diversa Programmare e distribuire le risorse in maniera diversa...

DARE ALLORGANIZZAZIONE STRUMENTI PIU EVOLUTI STRUMENTI INFORMATIVI E GESTIONALI ADEGUATI SISTEMI DI VALUTAZIONE SISTEMI DI INCENTIVAZIONE 23

SISTEMI INFORMATIVI E GESTIONALI TRA I SISTEMI PIU ADEGUATI: 24 SISTEMI DI PROGRAMMAZION E E CONTROLLO

LE DUE DIMENSIONI DEL CONTROLLO 25 COMPLESSITACOMPLESSITA TURBOLENZATURBOLENZA PROGRAMMAZIONE RILEVAZIONE E MONITORAGGIO VARIABILI INTERNE PREVISIONE RILEVAZIONE E MONITORAGGIO VARIABILI ESTERNE SISTEMA DI CONTROLLOINTEGRATO

IL PROCESSO DEL CONTROLLO 26

27 SMITIZZARE IL CONTROLLO UN SISTEMA … ANTICO … NATO E CRESCIUTO NELL INDUSTRIA … PRIVATO … DI CULTURA ANGLOAMERICANA (vecchio?) (nei servizi?) (nel pubblico?) (in Italia?) … E IN CORSO DI REVISIONE/INNOVAZIONE … NEI SERVIZI E ARRETRATO … NEL PUBBLICO E POCO APPLICATO … IN ITALIA E PEGGIO CHE ALTROVE INFATTI

28 LA DEFINIZIONE DI CONTROLLO PROCESSO attraverso il quale i MANAGERS si assicurano che LE RISORSE vengano impiegate EFFICIENTEMENTE ed EFFICACEMENTE nel perseguimento degli OBIETTIVI dellorganizzazione (R.N. Anthony) Sistema finalizzato a dare al MANAGEMENT a tutti i livelli CONSAPEVOLEZZA nel governo della gestione ACCADEMICA:ACCADEMICA: PRATICA:PRATICA:

29 GLI EQUIVOCI INTORNO AL CONTROLLO IL NOME: UN ERRORE DI TRADUZIONE! LA FINALITA: DATI O RISULTATI? GLI ATTORI: STAFF O LINE? IL LINGUAGGIO: AMMINISTRATIVO O OPERATIVO? IL NOME: UN ERRORE DI TRADUZIONE! LA FINALITA: DATI O RISULTATI? GLI ATTORI: STAFF O LINE? IL LINGUAGGIO: AMMINISTRATIVO O OPERATIVO?

30 CONTROLLO DI GESTIONE ·LEVA PER IL PROCESSO DI CAMBIAMENTO DEI COMPORTAMENTI ·LEVA PER IL CAMBIAMENTO DELLE MODALITA DI DECISIONE ·PERCORSO DI APPRENDIMENTO ORGANIZZATIVO ·LEVA PER IL PROCESSO DI CAMBIAMENTO DEI COMPORTAMENTI ·LEVA PER IL CAMBIAMENTO DELLE MODALITA DI DECISIONE ·PERCORSO DI APPRENDIMENTO ORGANIZZATIVO NON SOLO TECNICA SPECIFICA SPECIFICA MA... MA...

31 IL PROCESSO DI CONTROLLO FASE prendere coscienza di dove si vuol arrivare… … in modo da orientare correttamente la gestione prendere coscienza di dove si sta andando… … in modo da correggere il tiro … … o spostare il bersaglio prendere coscienza di dove si è finiti… … in modo da ridefinire (meglio) gli obiettivi... … e valutare le prestazioni dei responsabili OBIETTIVO OGGETTO EX-ANTE DURANT E EX-POST DEFINIZIONE OBIETTIVI ANALISI SCOSTAMENTI VALUTAZIONE RISULTATI

32 IL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE SISTEMA DI OBIETTIVI OUTPUT STORIA STRATEGIA PREVISIONE AMBIENTALE POLITICHE INTERNE VINCOLI ESTERNI CALCOLI DI OTTIMIZZAZIONE NEGOZIAZIONE POCHI RILEVANTI MISURABILI (QUANTO E QUANDO) GESTIBILI ESPRESSIVI DI EFFICIENZA ED EFFICACIA PER OGNI RESPONSABILE ORGANIZZATIVO INPUTOUTPUTPROCESSO

33 IL PROCESSO DI CONTROLLO CONCOMITANTE RITARATURA DI GESTIONE RITARATURA DI OBIETTIVI OBIETTIVI RENDICONTI RIPREVISIONI AMBIENTALI RIORIENTAMENTI STRATEGICI VINCOLI ESTERNI ANALISI SCOSTAMENTI VALUTAZIONE CAUSE RIPROIEZIONI RINEGOZIAZIONE INPUT OUTPUT PROCESSO

34 IL CONTROLLO A POSTERIORI OUTPUT INPUT OUTPUT PROCESSO RIDEFINIRE (MEGLIO) GLI OBIETTIVI VALUTARE LE PRESTAZIONI DEI RESPONSABILI OBIETTIVI RENDICONTI CONSUNTIVI ANDAMENTI AMBIENTALI ANALISI SCOSTAMENTI VALUTAZIONE CAUSE CONFRONTO

INFORMAZIONI ESTERNE DI MEDIO-LUNGO PERIODO economiche sociali politiche, ecc.. CONTESTO ESTERNO TURBOLENTO INFORMAZIONI ESTERNE DI BREVE PERIODO es. F.F.O. quota riequilibrio SCENARIO INFORMATO E CONSAPEVOLE PIANI POLIENNALI REPORTING E VALUTAZIONE AZIONE MISURA RISULTATI PROGRAMMAZIONE STRATEGICA 41 REVISIONE PROGRAMMI AZIONI CORRETTIV E BUDGET ANNUALI

PROGRAMMAZIONE STRATEGICA 42 LARTICOLAZIONE DEL SISTEMA DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO BUDGET ANNUALI AZIONE REPORTING E VALUTAZIONE MISURA RISULTATI