LA LETTERA DI CONVOCAZIONE E IL VERBALE DI RIUNIONE Sono DOCUMENTI che assumono VALORE LEGALE. La LETTERA DI CONVOCAZIONE precede la riunione e ne indica i punti di discussione. Il VERBALE DI RIUNIONE esprime e sintetizza lo svolgimento e le delibere di una riunione.

LA LETTERA DI CONVOCAZIONE Convocare l’Assemblea è compito del Presidente. Il Presidente ha il potere di redigere l’Ordine del Giorno in acronimo O.d.G. Risponde alle domande DOVE e QUANDO ed è indirizzata a tutti colore che hanno il diritto di parteciparvi. E’ firmata da chi la redige. Questa lettera deve indicare in modo chiaro gli argomenti da trattare. L’ordine del giorno si sviluppa in punti, ogni punto è un argomento (e non più di uno). Il primo, secondo e l’ultimo punto del giorno sono fissi. Il Primo è riservato all’Approvazione del Verbale precedente, il punto 2 alle Comunicazioni e l’ultimo è dedicato alla voce Varie ed Eventuali.

Il VERBALE DI RIUNIONE Un Verbale, da intendersi come un rendiconto sintetico, contenente cioè in riassunto la discussione e le conclusioni di una riunione. I verbali saranno conservati in un libro apposito. I punti dell’O.d.G. equivalgono al binario lungo il quale corre l’esposizione del verbale. Particolare attenzione alle votazioni (numero dei voti) deve essere fatta e le delibere devono essere descritte con linguaggio chiarissimo. La stesura del verbale è affidata a un segretario-a che avrà modo di elaborare gli appunti. Il Verbale ha una funzione interna e una esterna. Chi si occupa di un’organizzazione ha necessità di accedervi. Inoltre Enti o terzi possono richiederne stralci.

ELEMENTI STRUTTURALI DI UN VERBALE Il Titolo, con l’indicazione del tipo di assemblea; l’Intestazione, dove si indicano data e luogo della riunione e il modo in cui è stata convocata; l’Elenco, in ordine alfabetico, dei presenti e degli assenti (distinti tra giustificati e ingiustificati) e la presenza di deleghe. Controllare il numero legale dei partecipanti; l’indicazione della persona che presiede la seduta e quella incaricata di stendere il verbale (il segretario verbalizzante); la formula che dichiara esplicitamente il raggiungimento del numero legale e la seduta è aperta; la sintesi delle discussioni, votazioni, e delibere riguardanti gli argomenti all’O.d.G. (ogni punto è trattato separatamente);

esaurito l’O.d.G., una formula di conclusione, del tipo “la seduta è sciolta” o “la seduta è tolta” con l’indicazione dell’ora alla quale i lavori terminano; la firma del Presidente e del Segretario Verbalizzante. – Se il Verbale è approvato durante la seduta si scriverà “letto, approvato e sottoscritto seduta stante”; il verbale si articola in tante sezioni quanti sono i punti all’O.d.G..