La relazione tra committente e fornitore nei contratti ICT 12 dicembre 2007

1 Agenda Contesto Consip I contratti di fornitura I contratti stipulati nel 2006 Il programma di razionalizzazione della spesa Modelli di relazione con il MEF ed i Fornitori Progetti – modalità di controllo operativo Progetti – indicatori di qualità Considerazioni sul modello di relazione

2 Consip e una Societa per Azioni di diritto privato del Ministero dellEconomia e delle Finanze (MEF), che opera ad esclusivo interesse dello Stato, gestendo servizi e progetti a valore aggiunto – consulenziali, tecnologici, di project management. Il D.L.vo 19 novembre 1997 n. 414 affida alla Consip le attività informatiche dellAmministrazione Statale in materia finanziaria e contabile. I Decreti del Ministero del Tesoro del 22 dicembre 1997 e del 17 giugno 1998 affidano alla Consip lincarico di gestire e sviluppare i servizi informatici del MEF. In connessione con lattuazione delle leggi finanziarie per il 2000 e per il 2001, i Decreti del MEF del 24 febbraio 2000 e del 2 maggio 2001 affidano alla Consip la struttura di servizio per gli acquisti di beni e servizi per le Pubbliche Amministrazioni. Contesto Consip (1 di 2)

3 Consip si profila come una Società di know-how che, in quanto struttura in house alla Pubblica Amministrazione, opera nellesclusivo interesse dello Stato con lobiettivo di: 1.internalizzare le conoscenze di alto livello su organizzazione, processi e sistemi informativi dellAmministrazione; 2.esternalizzare per quanto possibile le fasi realizzative dei progetti attraverso un forte ricorso al mercato, nel rispetto delle regole nazionali e comunitarie; 3.promuovere linnovazione e il cambiamento nella Pubblica Amministrazione attraverso lutilizzo delle tecnologie dellinformazione. Il modello di relazione MEF-Consip-Fornitore si struttura attraverso una specifica articolazione di ruoli e responsabilità. Contesto Consip (2 di 2)

4 Consip IT MEF - I Contratti I contratti per laffidamento di progetti/servizi generalmente sono complessi, articolati su più obiettivi e con utenti finali che fanno riferimento a diversi Dipartimenti del MEF. Solo occasionalmente il contratto riguarda la realizzazione/ erogazione di un singolo progetto/servizio e per un unico Dipartimento. Pertanto: gli obiettivi dei progetti/servizi sono assegnati a Capi Progetto diversi; è necessario nominare un responsabile del contratto (Responsabile del Procedimento) che svolga la gestione amministrativa (es.: pianificazione, consuntivazione e monitoraggio risorse) e gli obblighi generali; solo nel caso di coincidenza del contratto col singolo progetto/servizio il Capo Progetto ed il responsabile del contratto possono riferirsi ad un unico soggetto.

5 11 gare europee per un ammontare complessivo a base dasta di circa 86 milioni di - circa i 4/5 hanno riguardato forniture per servizi 9 trattative private multiple per forniture hw, sw e servizi per un ammontare a base dasta di circa1 milione di 51 negoziazioni dirette per un ammontare di circa 21 milioni di (prevalentemente licenze software) 140 contratti aperti 170 progetti aperti La gestione dei contratti e del portafoglio progetti è supportata da uno strumento aziendale. Lutilizzo di tale strumento è condiviso con il MEF (250 utenti). Consip IT MEF - I Contratti stipulati nel 2006

6 Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa MEF Consip PROGRAMMAPROGRAMMA Pubblica Amministrazione Imprese fornitrici Ordini Fornitura Pagamenti Convenzioni e-Procurement Consulenza

7 Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa garantire l'efficienza dei processi d'acquisto attraverso la semplificazione delle procedure e la riduzione dei tempi di approvvigionamento Il Programma supportare la P.A. nella gestione del processo di cambiamento determinato dall'evoluzione normativa e dall' innovazione tecnologica promuovere modalità innovative di gestione degli acquisti anche attraverso l'uso di strumenti di e- Procurement facilitare il contatto delle Imprese con la Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione strumenti trasparenti e accessibili per la vendita di beni e servizi contribuire allo sviluppo e alla diffusione degli "acquisti verdi" nel mondo della Pubblica Amministrazione supportare la P.A. nella realizzazione di iniziative specifiche mettendo a disposizione servizi e competenze specialistici in tema di acquisti e-Procurement Collaborazione con Imprese Gestione del cambiamento Efficienza dei processi Supporto alla P.A. Green public procurement

8 Iniziative in fase di attivazione Quantitativo Fotocopiatrici 12 Fotocopiatrici 13 Fotocopiatrici 14 Microsoft 7 PC Desktop 8 PC Portatili 7 Server Entry/Midrange 4 Iniziativa Stampanti apparecchiature apparecchiature apparecchiature licenze duso apparecchiature apparecchiature apparecchiature Convenzioni Area IT Iniziative in fase di Sviluppo Tipologia contratto Fotocopiatrici 16 Fotocopiatrici 15 PC Desktop 9 PC Portatili 8 Server Entry/Midrange 5 Iniziativa Stampanti 8 Acquisto Noleggio Microsoft 8 Acquisto Obiettivo delle Convenzioni Area IT è la semplificazione e razionalizzazione dei processi di acquisizione delle apparecchiature e del software di produttività, favorendo la definizione dellinfrastruttura tecnologica della Pubblica Amministrazione. Attualmente sono in fase di attivazione 8 diverse Iniziative, per un valore complessivo di circa 227 mln di euro, ulteriori 7 Iniziative sono in fase di sviluppo: Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa

9 DISTRIBUZIONE DEL TRANSATO IT 2007 PER LE INIZIATIVE ATTIVE NELLANNO Convenzioni Area IT: Stima Transato 2007 Si stima che per lanno 2007, il Transato complessivo dellArea raggiungerà i 100 MLN di euro Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa

10 10/16 Identificazion e soluzioni architetture dimensiona mento SviluppoCollaudo Esercizio Acquisizio ne sul mercato IT-MEF CONSIP Identificazione esigenze obiettivi priorità Governo dei progetti /servizi Autorizzazio ne economica Controllo prodotto/servizio Fornitore Partecipazione alle gare Modelli di relazione con il MEF ed i fornitori (1 di 2)

11 11/16 IT-MEFCONSIP FORNITORE Erogazione e Controllo progetti/servizi Gestione operativa progetti/servizi Gestione contrattuale IT-MEFCONSIP FORNITORE Verifica andamento contrattuale Gestione operativa progetti/servizi 1 2 Gestione contrattuale Modelli di relazione con il MEF ed i fornitori (1 di 2)

12 12/16 Framework di riferimento per progetti e servizi

13 13/16 Progetti – modalità di controllo operativo Def. della domanda/Esigenza Analisi Realizzazione della soluzione Collaudo Rilascio in Esercizio Rilascio in Esercizio Esercizio check Identificazione DellEsigenza Studio preliminare/Fattibilità Macropianificazione Costi/Tempi … Definizione dei Requisiti Pianificazione di Dettaglio Approvvigionamento Risorse … Disegno di Dettaglio Realizzazione della soluzione … Rilascio in collaudo della soluzione Esecuzione del Collaudo …. Rilascio in Esercizio Presa in carico e messa in operatività … Erogazione Servizi Continuativi … check Avvio in Esercizio check Ciclo di vita Prodotti Punti di controllo Progetti - modalità di controllo operativo

14 La qualità delle forniture deve essere assicurata dal Fornitore, rispettando i criteri di qualità del proprio processo, e con lapplicazione del Piano della Qualità Generale e del Piano della Qualità dei singoli obiettivi Il Piano della Qualità Generale definisce le caratteristiche qualitative cui deve sottostare lintera fornitura, mentre il Piano della Qualità Obiettivo definisce quelle specifiche relative al singolo progetto/attività o le eventuali deroghe dal Piano della Qualità Generale Il Piano della Qualità Generale e il Piano della Qualità Obiettivo sono redatti dal Fornitore sulla base del manuale di qualità Progetti - indicatori di qualità (1 di 3)

15 Indicatori di tipo generale…… Adeguatezza delle risorse misurato in base al numero delle richieste di sostituzione Turn Over Tempestività nellinserimento delle risorse Grado di soddisfazione dellutenza finale Rispetto dei piani di lavoro e puntualità nella consegna dei prodotti Qualità della documentazione fornita (numero di ricicli) Rispetto delle richieste di estensione dellorario di servizio Progetti - indicatori di qualità (2 di 3)

16 Progetti - indicatori di qualità (3 di 3) Indicatori specifici per progetti di Sviluppo applicazioni ad hoc…. Attivit à Aspetto valutato da indicatore di qualit à Sviluppo, Manutenzione evolutiva, Manutenzione adeguativa Slittamento nell esecuzione dell obiettivo Numero massimo di rilievi tollerati per obiettivo Tempestivit à di ripristino in collaudo Sospensioni del collaudo Completezza della documentazione del modello dati Codice inerte del software nuovo o modificato Densit à dei commenti del software sviluppato Qualit à della documentazione dell obiettivo Manutenzione correttiva Tempestivit à di Ripristino dell Operativit à Difettosit à delle applicazioni in esercizio Case ricorsivi

17 Il modello di relazione risulta complesso…… Numerosità dei fornitori. Avvicendamento tra fornitori nella realizzazione dei progetti e nellerogazione dei servizi. Strumenti contrattuali flessibili ma che - nei casi di contratti quadro - richiedono un forte impegno nella definizione di dettaglio dei progetti/servizi. Fattori di riduzione della complessità…….. Approccio formativo verso i fornitori per una sempre maggiore trasparenza e competitività basata sulla completezza delle informazioni. Valorizzazione della qualità. Considerazioni sul modello di relazione