ENAIP Corso per Assistente di biblioteca a cura di Liliana Bernardis Parte prima Febbraio 1999

Laccesso al sistema Telnet : (polaris.bib.uniud.it, login: aleph) WWW: u ( Il catalogo automatizzato) u (

Il Sistema Bibliotecario dellAteneo udinese Le strutture u Centri Bibliotecari Interdipartimentali (3 + 2) u Centri Bibliotecari Dipartimentali (9) u Biblioteche di Servizi Integrativi (1) u Punti bibliografici

Il Sistema Bibliotecario dellAteneo udinese La base dati (aggiornamento al ) u Record n. : u Funzioni utilizzate: Ricerca, Catalogazione e gestione copie, Acquisizioni, Gestione periodici, Circolazione integrata da postazioni self-check, ILL, IUTIL. u Versione software: 330_03 (2000 compliant) u Sistema hardware:SPARCServer SUN 1000E con S.O.Solaris 2.5 u Postazioni per lavoro e/o ricerca (terminali, PC, Mac) n. : 94

Il Sistema Bibliotecario dellAteneo udinese La rete Allo stato attuale comprende installazioni italiane UNIX e VMS: u Scuola normale Superiore di Pisa u Sistema Bibliotecario Senese u Sistema Bibliotecario dellUniversità di Genova u Sistema Bibliotecario dellUniversità di Verona u Sistema Bibliotecario di RomaTre u Sistema Bibliotecario dellUniversità della Calabria u IUL (Istituto Universitario di Lingue Moderne, Milano)

Le caratteristiche generali del software u ALEPH (Automated Library Expandable Program) è un software completamente integrato, disegnato per rispondere ad esigenze di spiccata flessibilità u Il sistema consente lutilizzo di diversi linguaggi, è multialfabeto, supporta scritture bidirezionali u Supporta record MARC e non MARC u Integra lOPAC con il CCL (Common Command Language) fornendo sia le funzionalità di un sistema completamente integrato che la potenza di recupero dati di un sistema full text retrieval

I livelli operativi u Local library, sub-library, basi logiche u Global library u Nodo u Rete A questi livelli corrispondono differenti utenti, ciascuno responsabile per diversi tipi di funzioni (aleph, gbl. alephe, master, system, backlib, recovery)

Lambiente ALEPH

I moduli di ALEPH Funzioni on line Ricerca, Catalogazione, Gestione copie, Authority control, Circolazione, Gestione e controllo periodici, Acquisizioni, ILL Moduli batch Recupero, ordinamento e stampa informazioni dal data base, gestione tavole parametriche, definizione schermi e messaggistica, definizione codici di accesso allinformazione, definizione tracciato record, utility import/export, funzioni di back-up, definizione password, riorganizzazione del data base

La ricerca u La funzione di ricerca in ALEPH è aperta a tutti e non necessita di pw u In fase di ricerca, il sistema ignora le differenze tra caratteri maiuscoli e minuscoli u Le ricerche possono essere effettuate digitando testo completo o troncato u I risultati delle ricerche possono essere stampati e salvati su file per ulteriori elaborazioni u La ricerca consente di: -localizzare un documento -localizzare un insieme di documenti che condividono determinate caratteristiche; linsieme può essere poi ulteriormente limitato -visualizzare informazioni aggiuntive (come copie, note, fascicoli, record completi) -richiedere informazioni sui prestiti e sulle prenotazioni di uno specifico utente -effettuare prenotazioni di volumi in prestito

Le liste per la ricerca La ricerca in ALEPH si basa sulla definizione di specifici campi del documento o di parole nellambito dei campi. Il sistema organizza questi campi o parole in liste e consente laccesso ai documenti attraverso di esse. ALEPH supporta 4 tipi di liste: u Authority lists u Word lists u Index lists u Document lists

La ricerca. Strategie e metodi ALEPH consente due diverse tipologie di ricerca: browse e retrieval La ricerca può essere effettuata digitando direttamente i comandi oppure ricorrendo agli schermi predefiniti

La ricerca in modalità browse u SC (scan) lista=dato u SC dato/lista (dato/wlista) u SC wlista=dato u SC wo=dato I comandi SHOW ed EXPAND

La ricerca in modalità retrieval u F (find) dato u F dato and dato u F dato or dato u F dato not dato u F dato/lista and/or dato u F wlista=dato and wlista=dato

Operazioni sui set u E possibile: -visualizzare i set creati in seguito ad una ricerca per parole -memorizzarli per ulteriori sessioni -stamparli -filtrarli ulteriormente (comando Filter)

Caratteri di troncamento/mascheramento, indicatori di prossimità/distanza u # maschera uno o nessun carattere (es. f colo#r) u ? maschera qualsiasi n. di caratteri (es. f art?) u ! maschera un carattere (es. f m!n) F storia !4 filosofia F storia %4 filosofia

Prestiti e prenotazioni u La visualizzazione di copie e fascicoli legati ad un record (comando H) u I comandi QUE e RE

ENAIP Corso per Assistente di biblioteca a cura di Liliana Bernardis Parte seconda Febbraio 1999

La catalogazione u E la funzione attraverso la quale i record vengono inseriti nel data base u Un record è un insieme di campi che descrivono un documento ed e la fonte per lestrazione di dati per i file di accesso; in fase di catalogazione è consentito alloperatore consultare gli authority files per copiare le intestazioni u Ciascun record bibliografico e identificato da un numero assegnato dal sistema; questo numero rappresenta il link con altri tipi di record (acquisizione, circolazione, ecc.) ad esso correlati u La catalogazione e protetta da pw e d è limitata agli utenti autorizzati

Le informazioni del documento u I tipi di campo presenti in un record u Campi con significato particolare: BASE, DEL, XX, EXT,, LK, LKR, CATZZ u Caratteri con significato particolare: $$, >, ^

Le procedure per la gestione del catalogo Le funzioni consentite nellambito della catalogazione sono: u inserimento di nuovi record (creazione o duplicazione) u cancellazione di record u aggiornamento di record esistenti u stampa e salvataggio di record per ulteriori elaborazioni Le procedure fondamentalmente seguono tutte uno stesso modello: u data entry u visualizzazione di una bozza per conferma o correzioni u inserimento dei nuovi record o dei record modificati nel catalogo

Le modalità di catalogazione u Creazione di un nuovo record in formato libero (comando AL) u Creazione di un nuovo record utilizzando schermate predefinite (comando AL/testo) u Creazione di un nuovo record con lutilizzo di un editor legato a uno o più form (comando EDIT/nn) u Creazione di un nuovo record con lutilizzo di form flessibili (edit dinamico, comando EDIT- FORM/testo o EDIT-FORM/ALL)

La bozza di catalogazione I comandi disponibili: u a, a/n. linea u al, al/testo (visualizza un form bianco o predefnito per laggiunta di ulteriori campi) u cl/n.linea u dl/n.linea u edit u cf u sc

La funzione di holding Consiste nella registrazione e aggiornamento delle unita fisiche relative ai record di ciascuna Local o Sub-Library Lo scopo è quello di consentire u il controllo della collezione fisica (inventario e circolazione) u le informazioni sul patrimonio di ciascuna biblioteca ad uso dellutente I record di holding forniscono le seguenti informazioni: sub-library che possiede un dato volume, collezione, collocazione, barcode, status di circolazione, n.ordine, inventario, prezzo

I record di holding I record di holding u Volume u Nota relativa al volume u Copia Le procedure di holding possono essere richiamate dal menu principale della catalogazione o dalla lista degli ordini della funzione delle Acquisizioni con il comando H/n. sistema

I comandi disponibili u ADV, ADC=aggiungi un volume, una copia u ADN=crea nota u CL=correggi copia u DU/n.linea/n.copie=duplica copie u DL/n.linea=cancella volume e/o copie