ENTERPRISE RESOURCE PLANNING A cura di roberto.panizzolo@unipd.it Dipartimento di Innovazione Meccanica e Gestionale Università degli Studi di Padova

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING L’evoluzione storica dei Sistemi Informativi Gli ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) Le motivazioni del passaggio ai sistemi ERP ERP e SCM I fattori di successo ed i benefici indotti dall’adozione di un sistema ERP Problematiche generali relative ad analisi, progettazione e gestione dei Sistemi Informativi

L’evoluzione storica dei Sistemi Informativi Pacchetti Software altamente personalizzati sviluppati da un rivenditore software 1970 - 1980 Soluzioni integrate sviluppate da un rivenditore software 1990 - 2000 Pacchetti Software interfacciati sviluppati da più rivenditori software 1980 - 1990 Sistemi ad hoc sviluppati sul cliente 1970 Soluzioni integrate per il commercio collaborativo (CRM - SCM) su internet (ERP II) 2000 - in poi internet

L’evoluzione storica delle esigenze informative collegate Certezza/ Automazione Ottimizzazione Comunicazione Integrazione Complessità informativa Sistemi ad hoc sviluppati internamente Soluzioni sviluppate da una software house e modificate internamente Soluzioni realizzate da diverse software house interfacciate e modificate internamente Soluzioni integrate (ERP = Enterprise Resource Planning) sviluppate da una software house e parametrate internamente

L’evoluzione delle caratteristiche fondamentali Applicazioni custom Applicazioni interfacciate Sistemi ERP Differenti SI che supportano diversi processi gestionali. Interfacce limitate e costose tra i diversi sistemi. Ritardi significativi nella definizione dei dati effettivi, dovuti a esigenze di riconciliazione e consolidamento. Un unico SI. Le informazioni sono parzialmente isolate, nel senso che esistono strutture dati diverse per informazioni chiave, che devono essere integrate con uno sforzo significativo. Presenza di un numero significativo di processi di elaborazione batch e off-line. Focalizzazione sulla gestione delle informazioni. Un unico SI. Strutture dati condivise tra tutte le applicazioni chiave con conseguente facilità d’accesso da parte di tutti gli utenti. Tutte le informazioni sono aggiornate in tempo reale, con la virtuale eliminazione delle elaborazioni batch. Gestione economica Gestione dei fabbisogni Gestione della produzione Gestione dei fabbisogni Sistema Informativo Gestione dei fabbisogni Gestione della produzione Sistema Informativo Sistema Informativo Gestione approvvigionamenti Grstione economica Gestione approvvigionamenti Gestione economica Gestione approvvigionamenti Gestione della produzione

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - UNA DEFINIZIONE - Uno strumento di elaborazione, coordinamento ed integrazione dei flussi informativi generati e/o utilizzati dalle diverse funzioni aziendali, che sviluppano il processo gestionale all’interno di un unico modello di controllo.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - UNA DEFINIZIONE - Quindi: ERP (Enterprise resource planning) indica un software in grado di pianificare e organizzare i processi aziendali (acquisti, produzione, vendita, logistica) e le risorse coinvolte (uomini, materie prime, macchinari, finanziarie). I software ERP gestiscono quindi: - ciclo attivo: produzione e vendita - ciclo passivo: acquisti e costi - ciclo di supporto: amministrazione e finanza

Struttura di un ERP standard Area Commerciale Area Amministrativa Area Logistica Area Produzione / Tecnica

COSA GESTISCONO I SOFTWARE ERP ? Approvigion. / Produzione Provvigioni Ciclo Attivo Registrazione Contabile Offerte a Cliente Ordini da Cliente Consegna (DDT) Fatturazione Scadenzario Incassi Ciclo Passivo Registrazione Contabile Richiesta d’Offerta (RFQ) Ordini a Fornitore Accettazione Materiali Ricevimento Fattura Scadenzario Pagamenti Gare Collaudi

PERCHÉ SONO NATI GLI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING ? Per risolvere un problema fondamentale nello sviluppo informatico delle aziende: quello di non avere tante applicazioni separate (verticali) che risolvono problemi settoriali ma creano difficoltà nella gestione di informazioni utilizzate da settori diversi. Gli ERP sono prodotti integrati che fanno riferimento ad archivi univoci, allineati nel tempo, con dati visibili e utilizzabili da ogni funzione aziendale.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - UN SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO - massima copertura e completa integrazione dei dati aziendali adattabile alle necessità aziendali senza bisogno di sviluppo (minori tempi e costi di impianto) informazioni complete e facilmente accessibili a tutti i livelli aziendali riduzione rischi (meno interfacce, centinaia di altre aziende usano lo stesso Sistema , migliaia di altri utenti lo testano, ecc.) Esempio: Business functions Manufacturing Financial Distribution

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING manufacturing sales & distribution accounting & finance

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - CARATTERISTICHE - Si tratta di un software integrato che facilita il flusso di informazioni attraverso i processi della supply chain di una organizzazione aziendale. La supply chain descrive la relazione logica e cronologica delle transazioni tipiche dei processi aziendali dal fornitore iniziale fino al cliente finale. La catena del valore individua quelle attività all’interno della supply chain che aggiungono valore ai prodotti o servizi dell’organizzazione. La catena del valore comprende tutti gli eventi di business, dal ricevimento di un ordine cliente fino alla consegna del bene ordinato. Per esempio, si aggiunge valore quando il processo di produzione trasforma la materia prima in un prodotto finale, che viene venduto al cliente. Una società crea valore se il prezzo del prodotto che il cliente è disposto a pagare è superiore ai costi.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - CARATTERISTICHE - Modularità: struttura funzionale caratterizzata da diverse parti legate a funzioni/processi aziendali. Integrabilità: capacità del sistema di interagire in modo bidirezionale con altri software e sistemi presenti e futuri. Parametrizzazione: possibilità da parte dell’utente di adattare sistema a esigenze specifiche Flessibilità: capacità di essere utilizzato per più scopi e con livelli differenti di intensità. Scalabilità: capacità di un sistema di essere adattato in modo semplice all’utilizzazione di un numero crescente di utenti. Sicurezza: capacità di un sistema di verificare gli utenti, di prevenire errori funzionali, di consentire correzioni ex-post.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - La modularità: piano tecnico e commerciale -

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING - La modularità: lato utente (interfaccia) -

ERP e SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

E_Business - Un po’ di glossario ... E-procurement E-commerce Replenishment process Order fulfilment process Purchasing process Master Production Scheduling orders on hand Order Processing Procurement needs of raw materials, components short term needs of raw materials, components purchase orders finished goods requirements inventory levels distribution orders customer orders raw materials components replenishment orders finished goods Supplier Production Warehousing Transportation Customer Gestione Materiali Distribuzione Fisica Information Flow Material Flow

B B M M B B B M B B B B B M M B B B B B B B B B S S B B S S S S M M B B B S M B S S B B S B B M M S B B B B S B S B S B B S B S BRP & ERP Ottimizzazione delle operazioni interne all’impresa EDI Stretto legame One-to-One tra trading partner eProcurement/ eSales Stretto network One-to-Many tra un’azienda e i suoi partner eMarket Many-to-Many attraverso un semplice eMarket e2e Many-to-Many attraverso più di un eMarket Seller Buyer eMarket S B M

ERP e E-Business Le attuali tendenze dei software ERP possono essere ricondotte al concetto di azienda estesa, come nodo di un network di soggetti: clienti, fornitori, banche, partner. In tal senso, obiettivo di fondo è la condivisione di alcuni dati aziendali con tali soggetti. Esempi: listini di vendita, giacenze di magazzino, stato dell’ordine, promozioni, ….. ERP sta evolvendo verso soluzioni di e-business

ERP e E-Business Esempi di estensioni di ERP tramite WEB Mettere a disposizione del cliente parte di una procedura per verificare stato avanzamento ordine Mettere a disposizione di un cliente moduli per ordinare via WEB Gestire i rapporti con i propri agenti via WEB Automatizzare la consegna della merce: ordine  amministrazione  deposito  spedizioniere. Il cliente clicca sul sito (su un’icona), automaticamente riceve una telefonata a cura call center, che vede la medesima pagina WEB su cui il cliente ha dubbi

ERP e E-Business

ERP e E-Business Le tecnologie necessarie Linee di comunicazione veloci Protocolli standard di comunicazione Architetture Intranet e Extranet Database – datawarehouse ERP aperti

ERP e E-Business

ERP e E-Business

…i diversi benefici attesi Riduzione dei costi di ordinazione e di vendita Riduzione dei costi amministrativi Riduzione del deprezzamento Riduzione costi dei servizi di vendita e post-vendita Riduzione dell’inventario e del capitale circolante Riduzione dell’order processing time Riduzione del development time del prodotto Aumento del margine grazie ad una maggiore reattività nel rispondere alle tendenze del mercato (time to market) Riduzione degli errori procedurali Costo Tempo Qualità Riduzione dei casi di esaurimento scorte e maggior velocità del servizio Miglior Customer Service (al minimo più tempestivo) Area Servizio Aumento del numero di fornitori raggiungibili Aumento del numero di utenti raggiungibili Range Aumento delle possibilità di configurazione del prodotto su specifica del cliente Gamma più vasta di prodotti nei cataloghi on-line

Il mercato mondiale degli ERP Marchio Fatturato Share Sap 2,95 16,9% PeopleSoft 1,0 5,7% Oracle 0,92 5,3% McKasson 0,85 4,9% JD Edwards 0,62 3,5% Misys 0,49 2,8% Baan 0,48 2,7% Geac 0,46 2,6% IBA 0,37 2,1% System Software 0,24 1,4%

IL “MAGIC QUADRANT” DI GARTNER GROUP ABILITY TO EXECUTE Completeness of Vision misura la profondità e l’ampiezza degli obiettivi del vendor, la sua conoscenza dei mercati e dei clienti serviti e le sue possibilità in relazione ai possibili sviluppi del settore. Ability to Execute è funzione di alcune caratteristiche del vendor medesimo: gruppo manageriale, stabilità finanziaria, canali di vendita, reputazione, etc. SFIDANTI LEADERS HIGH NICHE PLAYERS VISIONARI LOW COMPLETENESS OF VISION LOW HIGH

Manugistic I2 SAP HIGH Oracle HIGH HIGH HIGH Baan J.D. Edwards

Il mercato Italia dell’ ERP

Il mercato Italia dell’ ERP I Competitor Produttori “storici”: SAP, JDE, FORMULA Produttori di DB: Oracle, Hyperion Partner di multinazionali: il caso IBM e Microsoft Produttori di sw gestionali ormai adulti: Microarea, Zucchetti, Arca, Esa, …

Il mercato Italia dell’ ERP Formula: Diapa@son GruppoPro: Extended ERP SMC: Practor Byte Zucchetti: … Esa: Exploit MicroArea: Enterprise Media Consulting: Seven

Le motivazioni del passaggio ai sistemi ERP Le motivazioni devono andare oltre alla necessità di una “riparazione” dello stato attuale, per essere orientate alle esigenze future di sviluppo dell’organizzazione in relazione a diverse dimensioni: La scelta di un sistema ERP non deve essere orientata dalla volontà di replicare la situazione esistente, ma deve essere uno dei passi per avviare un cambiamento. Strategie Tecnologie Aspetti finanziari Operatività

I sistemi sono un ostacolo al cambiamento Gli altri motivi I sistemi sono un ostacolo al cambiamento Cadute frequenti Espansione internazionale

Le motivazioni del passagio ai sistemi ERP Cosa dicono le imprese: Per i cambiamenti nel modo di operare e nello svolgimento dei processi (36%) Per un migliore accesso e visibilità delle Informazioni (12%) Per una maggiore produttività (10%) Per un migliore controllo sui Costi (8%) Per supportare gli obiettivi di controllo a livello di gruppo (11%) Per obiettivi tecnologici (9%) Altri fattori (14%)

Le motivazioni del passagio ai sistemi ERP La grande copertura funzionale … Contabilità Fornitori Contabilità finanziaria generale ed analitica Contabiità Clienti Material and Resources Planning Acquisti Vendite Produzione Logistica e distribuzione Approvvigionamenti Il software gestionale è in grado di coprire in modo integrato qualunque area funzionale di una O.

I fattori di successo strategici dei sistemi ERP Dal punto di vista strategico, un sistema ERP consente di: ridurre il numero di sistemi informatici aziendali; garantire la compatibilità con la maggior parte delle tecnologie informatiche esistenti; rimuovere le barriere interne; favorire la diffusione di comportamenti operativi omogenei e coerenti con la nuova struttura organizzativa; supportare il continuo miglioramento dei processi.

I fattori di successo operativi dei sistemi ERP Dal punto di vista dell’operatività di tutti i giorni, un sistema ERP consente di ottenere i seguenti vantaggi: l’integrazione informativa e di processo tra le diverse funzioni aziendali; la possibilità di effettuare un aggiornamento online dei dati aziendali per tutti gli utenti; la tendenziale eliminazione del rischio di inconsistenza dei dati; “apertura” del SI verso integrazioni con applicazioni esterne.

I benefici indotti dall’adozione di un sistema ERP FORTE INTEGRAZIONE Le applicazioni sono collegate tra loro in un insieme coordinato. Tutti i moduli lavorano insieme invece di funzionare come applicazioni separate eliminando attività doppie di controllo e verifica. RICCHEZZA DI FUNZIONALITÀ Le applicazioni sono state sviluppate con riferimento a pratiche e comportamenti operativi consolidati.

I benefici indotti dall’adozione di un sistema ERP VISIONE UNITARIA DELLE ATTIVITÀ OPERATIVE Tutte le applicazioni operano con la stessa base dati eliminando la possibilità di duplicare i dati fornendo reporting e analisi coerenti per tutte le attività operative. ORIENTAMENTO AL PROCESSO Un software ERP è un software progettato con focalizzazione non sulle sole singole funzioni tradizionali, ma sull’intero processo (somma di singole funzioni) che deve svolgersi in modo coordinato ed integrato.

ERP: Adozione e implementazione Start-up Una buona implementazione permette di coprire l’80% dei processi aziendali. Per il restante 20% due alternative Modificare il software Modificare processi e prassi aziendali Variabili cruciali: Persone interne key user (manager intermedi) Consulente/System Integrator Parametrizzazione e personalizzazione Verticalizzazioni settoriali

ERP: Adozione e implementazione Criteri di scelta Completezza funzionale (efficacia) Prestazioni (efficienza) Costo iniziale Costi manutenzione Database Scalabilità delle soluzioni Flessibilità Grado di personalizzazione Strumenti di reporting Accessibilità ai dati Valutazione partner. Le competenze

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Problematiche generali relative ad analisi, progettazione e gestione degli ERP Un sistema ERP non può essere considerato da una azienda come una sorta di scatola nera, per realizzare la quale basta procedere secondo certi standard produttivi, dato che il modo di funzionamento e l’organizzazione dell’azienda e dei suoi organi - il cosiddetto contesto organizzativo - sono inevitabilmente interconnessi con l’ERP. Da qui la necessità che nell’introduzione di un sistema ERP venga effettuata una profonda analisi anche degli aspetti organizzativi-gestionali dell’impresa al fine di pervenire alla costruzione del modello di business sottostante. Questa analisi non può essere condotta, evidentemente, da specialisti software.

Problematiche generali relative ad analisi, progettazione e gestione degli ERP Uno dei problemi più comuni, è quello relativo alla disponibilità della documentazione dell’ERP, valida non solo per la progettazione o la realizzazione iniziali, ma anche per le successive modifiche introdotte, vuoi durante il processo realizzativo, vuoi in tutto quell’insieme di attività note con il nome di “manutenzione adattativa”. Queste ultime possono riguardare sia gli adattamenti del progetto originario a cambiamenti di esigenze dell’organizzazione utente, sia gli adattamenti al modo in cui coloro che usano l’ERP si comportano effettivamente nell’utilizzarlo, modo non sempre prevedibile a priori.

Problematiche generali relative ad analisi, progettazione e gestione degli ERP Occorre infatti dire, che l’attività di manutenzione suddetta è, in genere, nel tempo, assai più rilevante dell’attività di progettazione e realizzazione iniziale, e questo fatto non sempre è adeguatamente apprezzato. Inoltre, l’attività di manutenzione e di evoluzione di un ERP può essere svolta da persone diverse da quelle che lo hanno progettato e realizzato inizialmente.

GRAZIE PER L’ATTENZIONE