Sistemi per lelaborazione dellinformazione Maria Teresa Pazienza DISP - Dipartimento di Informatica, Sistemi e Produzione aa

Tendenze evolutive della Gestione Documentale: dallarchiviazione alla gestione della conoscenza

Verso una cultura della conoscenza La conoscenza costituisce una fonte di vantaggio competitivo –Per questo va misurata, coltivata, registrata, resa accessibile Gestire la conoscenza significa trovare la conoscenza o lesperto che serve, quando serve per risolvere un problema di dominio specifico In domini medico-sanitari la dimensione della conoscenza è: vasta e non misurabile in continua evoluzione a diversi livelli di specializzazione accessibile in tempi e modi diversi

Vari tipi di conoscenza –conoscenza esplicita codificata in libri, mail, documenti, modelli –conoscenza tacita collocata nella testa delle persone attraverso lesperienza sul lavoro –conoscenza incorporata esplicitabile solo attraverso il ricorso ad altra conoscenza. –Un sistema per la Gestione della Conoscenza si basa su: Sistema documentale –Documenti, libri, file multimediali, , etc. Modello dellorganizzazione –Rappresentazione delle conoscenze dei singoli e delle aree di competenze Descrizione dei processi –Esplicitazione delle routine organizzative, delle prassi e dei protocolli

Il processo di gestione della conoscenza Creare Acquisir e Organizzare Strutturare Archivia re Condivi dere Utilizzar e Attività di supporto Architettura della conoscenza Organizzazione e strutture operative Linee guida per la comunicazione Strategie di Business Attività di produzione di conoscenza Valore aggiunto La conoscenza vista come un oggetto il cui scopo e aiutare a fare meglio e prima

Il ciclo di vita di un documento I documenti costituiscono la componente più rilevante della conoscenza (della conoscenza esplicita, almeno) allinterno di una struttura organizzata La gestione documentale coinvolge la memorizzazione e strutturazione di documenti o rapporti cartacei ed elettronici su un supporto di archiviazione elettronico; ciò renderà poi possibile recuperare facilmente le informazioni secondo modalità prestabilite ed in accordo con i diritti di accesso concordati. Le attività fondamentali in un sistema di gestione documentale sono: –Acquisizione –Memorizzazione –Indicizzazione –Ricerca –Controllo daccesso

Il ruolo del documento –Documenti come Memoria –Documenti come Processi –Documenti come Prodotti Archiviazione documenti Ricerca documenti Utilizzo documenti Creazione documenti Processi

Organizzazione e strutturazione Misurare per comprendere rendere il documento misurabile Cosa intendiamo per misurabile: –Interrogabile –Confrontabile –Valutabile Un esempio su larga scala: il web e i sistemi di information retrieval (motori di ricerca) Come si raggiunge la misurabilità? Attraverso il riconoscimento della struttura del documento Attraverso lidentificazione del contenuto del documento

Organizzazione e strutturazione Necessità di strutturare linformazione per agevolarne il riuso, a vari livelli, sia nella produzione di documenti elettronici che nella acquisizione da documenti cartacei Template e omogeneita di forma Etichettatura (metadati) –assegnazione di attributi per il riconoscimento e le ricerche autore data versione approvazione titolo e descrizione categorie e/o parole chiave codice documento

Organizzazione e strutturazione … Catalogazione –definizione di una struttura di categorie (tassonomia) documentali secondo un criterio predefinito La catalogazione determina una mappatura della conoscenza –permette di specificare tutte le informazioni gestite –facilita la ricerca e la navigazione –permette di distinguere tra lorganizzazione fisica dei documenti le viste logiche sui documenti

Esempio di tassonomia (classificazione) Classificazione in funzione dei contenuti della base di conoscenza –(Organizzazione dellazienda; Soluzioni ; Partner; Personale, Fornitori) Classificazione in funzione della provenienza del documento –(Interno, Esterno, Processo di appartenenza, localizzazione,...) Classificazione in base alla finalità del documento –(Condivisione, comunicazione, ricerca, riutilizzo, trasmissione...) Classificazione in base alla destinazione del documento –(Tutti, specialisti, team tematici, famiglie interesse,...) Classificazione in base ad attributi specifici / strutturali –( Data, argomento, forma, riservatezza,...)

Identificazione dei contenuti Obiettivi: –Identificare informazioni di interesse in testi non strutturati Applicazioni tipiche: Estrazione di informazione da flussi di notizie Estrazione di informazioni da atti documentali Estrazione di descrizioni di prodotti da cataloghi Difficoltà: –Si trattano testi non strutturati o semi-strutturati –Riconoscimento di entità e relazioni –Di solito richiede una qualche forma di comprensione del testo

CROSSMARC (IST ) –sistema di comparazazione tra prodotti di e-commerce, con lobiettivo di fornire agli utenti dellinformazione sintetica sui prodotti che maggiormente soddifano le proprie esigenze CROSSMARC partners: NCSR Demokritos (GR), University of Edinburgh (UK), Università di Roma Tor Vergata (IT), Lingway (FR), and VeltiNet (GR). Esempio di estrazione di informazioni

Esempio di output strutturato Acer Travelmate 612 TX 2,4kg INTEL Pentium III 900 MHZ 128 MB 20 GB 14,1" XTFT £

Archiviazione Larchiviazione presuppone uno strumento informatico appropriato Larchivio dovrebbe essere unico in modo che la tassonomia sia unica e le ricerche possano essere condotte ogni volta su tutta la conoscenza oppure possono essere molti ma con un sistema di accesso che permette di accedere ad un unico archivio virtuale (e necessario integrare eventuali archivi preesistenti separati) Laccesso allarchivio devessere controllato –per ragioni di riservatezza e sicurezza –per garantire una corretta archiviazione –per garantire la correttezza delle informazioni archiviate

Visione estesa dei contenuti Acquisizione documentale Indicizzazione Ricerca Gestione delle revisioni Servizi di libreria Archivi + Aggregazione Syndication Personalizzazione implicita e esplicita Templating Ricerca avanzata Profilazione dellutenza Web Content Management Persona- lizzazione Portali Digital Asset Management + MATURAMATURA TECNOLOGIATECNOLOGIA NUOVANUOVA TECNOLOGIATECNOLOGIA Scanneriz- zazione Gestione Document. WorkflowCOLD/ERM

Architettura di Gestione della Conoscenza Video Disc. DBs Audio Codice Sorg. Metadati Print Streams Ricerca Full Text Ricerca Contesto Ricerca Audio/Video Sicurezza & Ammin Work- flow Persona- lizzazione/ Profilaz. Servizi di libreria/ Gestione Archivi Interfaccia Utente Thin client Thick client Palmare/ PDA Mobile phone CD-ROM Delivery Funzioni Gestione Recupero Archivi Authoring & Composiz. Strumenti daccesso Streaming WAP Gest. Ciclo Vita Portali informativi dimpresa GUI Docu- menti Contenuto statico Contenuto dinamico Syndication Hard Copy

Prime conclusioni La knowlege based organisation è un modello organizzativo ove si combinano: la convinzione strategica della rilevanza della conoscenza nella formazione del vantaggio competitivo La convinzione che il KM è un sistema integrato di scelte di progettazione (tecnologie, investimenti, portafoglio prodotti, posizionamento) Mutano i parametri con cui si giudica: 1) la qualità dellorganizzazione; 2) qualità delle persone; 3) la relazione persone- organizzazione La gestione documentale costituisce un primo, importantissimo passo verso la gestione della conoscenza

Organizzazione della conoscenza nei portali sanitari Gli standard nei progetti internazionali Linformazione di qualità deve passare il vaglio di standard, norme e codici di condotta, griglie valutative, stabiliti come strumento di garanzia del fruitore e per consentire la massima precisione nella ricerca. Per lorganizzazione dei portali sanitari occorre: definire il target (anche con luso di modelli comunicativi su misura del tipo di utenza), valutare linformazione (che deve rispondere a requisiti chiarezza, trasparenza, veridicità delle fonti, attenzione alla tipologia di utente), strutturare linformazione con metadata standard tra cui il Dublin Core ….

Organizzazione della conoscenza nei portali sanitari … esempio di tipo di utenza Cancer.gov fornisce parallelamente informazione oncologica agli operatori sanitari e ai pazienti, Medlineplus® per i consumatori di salute, Quick insegna ai bambini come selezionare linformazione sanitaria in Internet) ….