Anna Ortigari 28,30 marzo 2006 3, 10, 12 aprile 2006 Il progetto Dal cartaceo all’on line: i periodici elettronici <http://www.sba.unibo.it/sba/progetti/Periodici-elettronici> Anna Ortigari 28,30 marzo 2006 3, 10, 12 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Dal Cartaceo all’on line: Periodici elettronici Inizio e durata Contesto e bisogni Finalità e obiettivi Metodologia e Soggetti Risorse economiche Principali linee di azione e risultati Problemi e soluzioni Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Premessa necessaria Parliamo di Pubblicazioni scientifiche disponibili solo su supporto elettronico, o versioni elettroniche o digitalizzate di riviste cartacee Consapevoli che non tutti i periodici cartacei sono anche elettronici non tutti i periodici elettronici sono anche cartacei molti periodici hanno la versione elettronica solo per le ultime annate alcuni periodici hanno la versione elettronica solo per il retrospettivo … e non è detto che in Ateneo ci sia l’accesso: non è possibile accedere a tutto quello che offre il mercato Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 1. Inizio e Durata Inizio 1999 Durata un processo continuo un progetto che evolve Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

2. Contesto e Bisogni: nel 1999 In Ateneo Aumento dell’offerta e della domanda Biblioteche: frammentazione e scarso coordinamento con conseguenti duplicazioni di contenuti e costi, accessi e visibilità limitati, 20% duplicati Aumento di costi => tagli di abbonamenti Con i SBA degli altri Atenei Esigenza di Cooperare con altri SBA per acquisire risorse elettroniche a costi contenuti e sviluppare servizi di accesso Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 3.1 Finalità e obiettivi Efficacia: aumentare e qualificare l’offerta e migliorare i servizi di accesso Acquisire periodici elettronici Adottare una politica delle collezioni elettroniche che integri o sostituisca le collezioni cartacee Diffondere e facilitare l’accesso ai periodici acquisiti Formare bibliotecari e utenti Efficienza: razionalizzare e condividere attività e spesa Razionalizzare i costi, ridurre la spesa per l’elettronico e il cartaceo, di DD, di gestione Razionalizzare e condividere risorse economiche e umane Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

4. Metodologia e Soggetti: le 3 C Il modello organizzativo: le 3 C Cooperare a tutti i livelli tra biblioteche e SBA, con altri SBA (Cipe): es. trattative nazionali Coordinare acquisizioni di periodici elettronici e cartacei Condividere costi e attività comuni (es. gestione holdings) E si avvale dell’apporto di numerosi soggetti SBA Gruppo lavoro periodici elettronici Bibliotecari, Comitati Scientifici CIB, CIPE Cooperazione, Condivisione e Coordinamento Alcuni esempi Cooperare: negoziazioni nazionali comuni Condividere risorse e attività comuni: holdings, help desk, trattative, attivazioni di free, catalogazione, etc. Coordinare collezioni: dismissioni di abbonamenti cartacei, mantenimento per titoli vincolati Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 4. Risorse economiche Lo SBA finanzia l’on line dei contratti di Ateneo, consortili ed interconsortili, upgrade di alcuni editori Le Biblioteche partecipano alla spesa Pagando i titoli cartacei vincolati da contratti (elettronico a carico SBA) Pagando i titoli cartacei che danno diritto gratuitamente alla versione elettronica Pagando singoli titoli o pacchetti di interesse molto specifico Sostenendo una parte dei costi per modelli e-only (es. Springer) Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5. Principali linee di azione 5.1. Coordinamento delle acquisizioni e condivisione delle risorse 5.2. Organizzazione e gestione degli accessi 5.3. Formazione Il progetto è strutturato in 2 parti principali Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 5.1.6. Coordinamento acquisizioni e condivisione risorse: Soggetti, Attività, Strumenti Tempi Ho cercato di schematizzare il primo processo di ACQUISIZIONE E CONDIVISIONE DEI PERIODICI mettendo al centro i soggetti e gli attori che lo realizzano (sba, gruppo lavoro, bibliotecari, comitati scientifici, cipe) Nei 4 cartigli ai lati le attività o strumenti che lo caratterizzano E che sono sostanzialmente routine: attività di mantenimento o miglioramento o di gestione di quello che esiste Nuovi titoli: le attività di incremento rispetto al posseduto L’attività annuale di pianificazione economica e la pianificazione di sviluppo delle collezioni Gli strumenti tecnici e organizzativi con cui si realizzano le attività: contratti, mappa abbonamenti, strumenti di informazione e comunicazione *** Pianificazone annuale : budget rinnovi, nuovi titoli, reinvestimenti risparmi, piano collezioni Routine: da una parte le attività che tendono ad armonizzare e coordinare le collezioni per evitare duplicati, dall’altra verificare che le biblioteche rispettino i termini dei contratti mantenendo i titoli vincolati o dismettendo i titoli che si possono cancellare (corretta gestione dei contratti esistenti): interna ed esterna Incremento: generalmente precedute da un trial, dalla negoziazione con gli editori, per arrivare infine all’attivazione dell’accesso dei nuovi titoli (cataloghi, titoli a pagamento di singole biblioteche, o semplice attivazione di titoli free online per possesso cartaceo Strumenti tecnici e organizzativi: si può sorvolare: ricordo solo che rientrano qui gli strumenti di inforamzione e comunicazione con le biblitoeche (la lista re-sba, lettere, mail,etc.) Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5.1.7. Coordinamento acquisizioni e condivisione risorse Programmazione annuale Gennaio-giugno: prevalgono le attività relative alle nuove attivazioni e al relativo monitoraggio Giugno-novembre: prevalgono le attività di routine Settembre-gennaio: piano di sviluppo (budget, programmazione piano sviluppo collezioni) Molte attività sono distribuite nel corso dell’intero anno Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5.1.2. Risultati: Aumento periodici elettronici 2000-2006 Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5.1.3. Risultati: Copertura disciplinare periodici elettronici 2006 Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Copertura disciplinare Periodici 2006 per Aree Raggruppate per le aree: Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5.1.4. Risultati: Periodici in lingua italiana – Marzo 2006 Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5.1.5. Risultati: andamento spesa e risparmi 2000-2004 Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5.2. Organizzazione e gestione degli accessi Non basta acquisire: occorre rendere disponibili e accessibili i periodici acquisiti attivando ed estendendo l’accesso a tutto Ateneo, facilitando e unificando l’accesso attraverso la catalogazione e integrando i periodici con le altre risorse (b.dati) e altri servizi collegati, e monitorando gli accessi fruizione diffusione unificazione dell’accesso integrazione monitoraggio Obiettivi di sviluppo Le finalità di crescita e qualificazione dei periodici Le finalità di DIFFUSIONE, ACCESSO dei periodici acquisiti, SERVIZI DI INTEGRAZIONE delle varie risorse fra loro si realizzano attraverso obiettivi che mirano a garantire la FRUIZIONE (ATTIVAZIONE), DIFFUSIONE (ESTENSIONE ACCESSO A TUTTO ATENEO) UNIFICAZIONE E FACILITAZIONE DEGLI ACCESSI (CATALOGAZIONE ) integrazione di tutti i servizi disponibili per le varie risorse Si realizzano anche attraverso il monitoraggio sulle funzionalità e quindi help desk, e il monitoraggio statistico sull’uso Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 5.2. Organizzazione e gestione degli accessi Soggetti, Attività, Strumenti Prima abbiamo visto come si acquisiscono e come si mantengono nel tempo i periodici, ma non basta: occorre renderli disponibili attivando l’accesso, catalogandoli e creando servizi che integrano periodici con banche dati, periodici tra loro (elettronico-carta) Ricalcando lo schema precedente ho messo al centro i SOGGETTI coinvolti che realizzano questo processo (gruppo lavoro, sba, bibliotecari, cipe), mentre nei 4 cartigli ai lati le attività e gli strumenti con cui si realizza il processo 1) Attività e verifica funzionalità: sono prevalentemente gli strumenti tecnici di attivazione e di verifica delle funzionalità e di help desk) 2)3) quelle che consentono di ottimizzare e facilitare l’accesso ai periodici acquisiti e che si realizzare un accesso facilitato 2 attività Catalogazione integrazione 4) Infine gli strumenti tecnici e organizzativi necessari *** Qui come vedete strumenti molto tecnici (ip, attivazione, verifica funzionalità, help desk) ma anche di monitoraggio (statistiche) Qui vediamo attività di catalogazione per unificare gli accessi in ACNP (accesso diretto sulle varie piattaforme e per le varie piattaforme), legame con la collezione cartacea, ma anche l’attività di aggiornamento delle pagine SBA e CIPE Qui vediamo alcune delle attività che integrano le varie risorse fra loro (banche dati-acnp, banche dati full text,) e servizi che integrano tutti i servizi accessibili per una determinata risorsa (titolo periodico, singolo articolo, etc.) Infine gli strumenti tecnici e organizzativi: Cataloghi, piattaforme, sfx Comunicazione: liste di informazione e di segnalazione di novità, problemi, etc. Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

5.2. Organizzazione e gestione degli accessi Monitoraggio: le statistiche d’uso Forniscono informazioni per monitorare l’efficacia (uso, estensione) e l’efficienza (costi) Strumento di valutazione per operare delle scelte sui titoli da mantenere o cancellare (Lippincott, Kluwer) e sui relativi costi Strumento per valutare fabbisogni informativi e formativi (promozione e corsi) Obiettivi Finalità: aumentare l’offerta Anche qui: efficacia, efficienza, cooperazione Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 5.2. Un esempio di diffusione dell’accesso: Statistiche d’uso di un campione significativo di periodici elettronici A proposito di statistiche d’uso, qui vediamo come in 3 anni siamo passati da .. A … Considerato che il grafico rappresenta un campione del 40% dei titoli per il quali nel 2005 sono stati scaricati oltre 500.000 articoli, possiamo dedurre che nel 2005 abbiamo scaricato oltre 1000000 di articoi Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Non basta acquisire e fornire l’accesso: 6.3. Formazione Non basta acquisire e fornire l’accesso: Occorre valorizzare e diffondere le risorse acquisite Garantendo a bibliotecari e utenti la conoscenza e l’aggiornamento su contenuti e funzionalità dei periodici accessibili per sviluppare competenze necessarie ad un loro efficace utilizzo conoscenza su problematiche specifiche (es.copyright) Attività Programmazione corsi su contenuti specifici svincolo tempo, spazio, proxy Maggiore partecipazione al cambiamento: nuovi modelli partecipativi Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Sulle piattaforme degli editori Sulla piattaforma della commissionaria Per accedere alla pagina dei Periodici elettronici seleziono le Risorse a testo Pieno o Periodci Vediamo velocemente come si cercano i periodici elettronici a partire dal portale delle biblioteche Sostanziamente 3 modi: per titolo: su acnp Sulle piattaforme degli editori Sulla piattaforma della commissionaria Per cercare in acnp si va nella forma: scrivo il titolo… , arrivo su acnp, link, e consistenze: questo è un esempio unificazione degli accessi mediante acnp: nell’esempio è una rivista spezzata in 2: il corrente da una parte (muse), il retrospettivo dall’altra (jstor): attraverso il catalogo è unificata e ho una visione immediata della disposnibilità per l’ateneo all’intera collezione senza il catalogo avremmo dovuto cercare su 2 piattaforme diverse Oppure avere l’elenco alfabetico dei titoli catalogati in acnp Problema: approntando uno strumento … Oppure su piattafomra ediotre: o o elenco per ambiti disciplinari, o alfabetico, o ricerca come su una banca dati a testo pieno Dei contratti di editori fatti con cipe posso visualizzare anche una scheda che descrive carttarestiche principali su contenuti, discipline, durata, etc. Oppure sulla piattaforma della commissionaria EBSco solo per i lotti… Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Come vedete: di questa rivista Posso fare una ricerca per titolo a partire da questa form che interroga il catalogo dei periodici ACNP accessibili per l’Ateneo Individuazione delle Biblioteche, Sistemi Bibliotecari, Consorzi, che forniscono l’accesso Link al testo pieno per verificare i diritti di accesso e le consistenze Indicazione delle annate, volumi, fascicoli accessibili. Unificazione degli accessi Visione immediata della disponibilità dell’intera collezione per l’Ateneo Come vedete: di questa rivista Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006

Localizzo le consistenze della versione cartacea Posso fare una ricerca per titolo in ACNP. Recupero sia la versione cartacea, sia la versione elettronica. Integrazione versione cartacea, accessi elettronici Localizzo le consistenze della versione cartacea Accedo alla versione elettronica Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006 Posso estrarre un elenco alfabetico di tutti i periodici elettronici catalogati sino ad ora in ACNP Accessibili per tutto l’Ateneo Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006 Posso fare una ricerca nella piattaforma EBSCOhost EJS che contiene gli on line dei periodici nella gara di Ateneo con EBSCO Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006 Visualizzo la scheda Cipe dell’Editore Blackwell Publishing Posso visualizzare la scheda Cipe che descrive le caratteristiche principali dei titoli Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006 Posso fare una ricerca per autore, titolo, argomento, anche nel testo pieno, in una piattaforma editoriale degli editori con i quali sono stati sottoscritti contratti Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006 Posso scorrere l’elenco alfabetico di tutti i titoli Posso recuperare gli articoli di un autore o su un determinato argomento anche nel testo pieno Posso cercare i titoli dell’editore per ambito disciplinare Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006

7. Alcuni problemi, alcune soluzioni Anna Ortigari – 28, 30 marzo- 3, 6, 10 aprile 2006 Anna Ortigari - 28,30 marzo/3, 4, 6 aprile 2006