Il CAF uno strumento di successo per l’autovalutazione e il miglioramento continuo delle amministrazioni pubbliche dell’UE di Sabina Bellotti Roma - 14 luglio 2011

1. Cos’è il CAF È uno strumento per la gestione della qualità specificamente realizzato per favorire l’introduzione dell’autovalutazione e della cultura della qualità nelle amministrazioni pubbliche dell’Unione Europea. Contiene tutti gli elementi che consentono di analizzare la performance di una organizzazione e capire dove intervenire per migliorarla.

MINISTRI FUNZIONE PUBBLICA DIRETTORI GENERALI FUNZIONE PUBBLICA 2. Le origini EUPAN NETWORK MINISTRI FUNZIONE PUBBLICA DIRETTORI GENERALI FUNZIONE PUBBLICA GRUPPI DI LAVORO Descrizione del network nelle sue varie componenti. Dal 1998 ad oggi il network si è andato strutturando e si sono consolidate le modalità di collaborazione informale (MTP e varie iniziative nel settore della qualità dei servizi pubblici) IPSG: CAF quality conferences ….. E-GOV.WG HRM.WG

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3. La struttura e gli obiettivi del CAF IL MODELLO Il CAF si articola in 9 criteri e 28 sottocriteri con relativi esempi (personalizzabili in quanto parte non prescrittiva del modello). Contiene un sistema di assegnazione dei punteggi e linee guida per eseguire correttamente il processo di autovalutazione e miglioramento continuo (descritto in dieci step). A COSA SERVE Introdurre le amministrazioni pubbliche ai principi del TQM e guidarle, attraverso l’uso e la comprensione dell’autovalutazione, dalla sequenza “programmare – realizzare” alla sequenza completa del “ciclo PDCA” Facilitare l’autovalutazione di una organizzazione pubblica volta ad ottenere una diagnosi della situazione e l’individuazione di azioni di miglioramento Fungere da collegamento fra i vari modelli e metodologie utilizzate dalle amministrazioni dell’UE nella gestione della qualità Supportare azioni di comparazione a fini di apprendimento (benchlearning e benchmarking) 5

4. I punti di forza del CAF Agisce a livello culturale, introducendo un linguaggio comune Si presenta come un “light, easy to use quality tool ” ed è gratuito Punta sull’autovalutazione per pervenire, in logica graduale, a percorsi di miglioramento continuo Valorizza il know how esistente e le esperienze pregresse Favorisce la comparazione a fini di apprendimento (benchlearning), anche con il settore privato Parole chiave: Common e self-assessment Importanza dell’essere una proposta marcata UE Sottolinea la rilevanza in sé dell’autovalutazione Favorisce il passaggio a logiche comuni di valutazione esterna

5. L’evoluzione del CAF Definito dall’IPSG in collaborazione con Eipa, EFQM e Istituto Spayer (1998/2000) Presentato al pubblico in occasione della prima Conferenza sulla qualità organizzata dall’EUPAN (1QC) – maggio 2000 Lisbona Presentata la versione 2002, arricchita da linee guida, in occasione della seconda Conferenza (2QC) – ottobre 2002 Copenhagen Presentata la versione 2006 in occasione della quarta conferenza (4QC) – settembre 2006 Tampere Realizzati 4 eventi europei dedicati al CAF (Roma 2003, Lussemburgo 2005, Lisbona 2007 e Bucarest 2010) e tre indagini a livello UE sugli utenti CAF Percorso lungo ma progressivo Collaborazione inizialmente a 15 e poi a 25/27 SM, circa 17 gli SM attivi nel network

6. La diffusione Il CAF è tradotto in 19 lingue (anche in cinese!) È utilizzato in diversi paese europei nel contesto delle loro conferenze/premi nazionali sulla qualità nelle PPAA (Italia, Belgio, Danimarca, Germania, Finlandia, Portogallo, Repubblica Ceca, Ungheria, Slovacchia, Norvegia ecc…) Sono oltre 2000 i casi di applicazione

7. Gli attori del CAF Il network degli utenti CAF (partecipanti agli eventi CAF, iscritti al sito) I corrispondenti nazionali: rappresentanti per ciascun SM I CAF network dei corrispondenti nazionali Il Centro risorse CAF europeo gestito dall’Eipa Il DFP – referente nazionale CAF Il Centro risorse nazionale CAF gestito da FormezPA Altri soggetti istituzionali operanti a livello nazionale o regionale Ricordare che il CRC: Fa ricerca sul CAF Eroga formazione Fa consulenza a richiesta di singoli SM Gestisce il sito CAF e il DB dei casi Anima la e-community

8. Le ragioni del successo dal punto di vista dell’EUPAN Commitment politico (piani di azione CAF approvati da Ministri/DG) Molti e diversificati gli attori in campo Strategie di intervento a diversi livelli (nazionali ed europeo) Azioni di accompagnamento e di sostegno (del livello europeo verso gli SM e dei livelli nazionali verso le amministrazioni) Confronto continuo e scambio di esperienze fra gli SM partecipanti sulle diversi politiche adottate ai livelli nazionali

L’investimento richiesto da parte delle amministrazioni 9. Le condizioni del successo L’investimento richiesto da parte delle amministrazioni Coinvolgimento attivo del top management Piano di comunicazione efficace Project leader Gruppo di autovalutazione composto da +/- 12 persone rappresentativo dell’intera organizzazione Formazione per il gruppo di autovalutazione Tempo: da 5 a 6 mezze giornate per il processo di autovalutazione; 3 mesi in media per l’intero percorso

L’autovalutazione CAF aiuta a identificare: 10. I benefici secondo le amministrazioni L’autovalutazione CAF aiuta a identificare: il bisogno di scambiare informazioni e migliorare la comunicazione interna all’organizzazione i punti di forza e le aree di miglioramento della performance organizzativa le azioni da intraprendere per migliorare la performance (realizzate dal 62% nel 2003 e da quasi il 90% nel 2011) Ricordare la pubblicazione “CAF works” del 2006: 29 casi da 15 SM, di cui 2 casi italiani, che illustrano il ciclo di miglioramento PDCA Ne consegue: l’ intenzione di usare di nuovo il CAF (82% nel 2003, 86% nel 2011)

11. Le attività per promuovere il CAF Dal 2002 è in corso l’azione di diffusione del modello negli SM dell’UE sulla base di approcci definiti a livello europeo e con il supporto tecnico dell’EIPA. Sono oltre 2000 le amministrazioni utenti CAF iscritte nel database europeo e quasi 400 i casi di applicazione in Italia. Le attività di supporto realizzate, in collaborazione con il CRCAF gestito da FormezPA: laboratori di accompagno per l’applicazione guidata del CAF assistenza tecnica a distanza alle amministrazioni interessate gestione del Premio QualitàPA definizione di versioni personalizzate nei settori giustizia, istruzione e università attuazione della procedura europea CAF external Feedback Sono in corso collaborazioni con altri soggetti interessati a promuovere l’utilizzo del modello 13

12. CAF external feedback Supportare la qualità dell’applicazione del CAF e i suoi impatti sull’organizzazione e verificare se l’organizzazione sta integrando i principi del TQM e i risultati dell’applicazione del CAF. Sostenere il livello di motivazione e rafforzare l’entusiasmo nell’organizzazione dando visibilità alle amministrazioni che si stanno impegnando nell’avvio di percorsi di miglioramento. Avvicinare le amministrazioni all’autovalutazione e alla valutazione esterna e promuovere la “valutazione tra pari” (peer review) e il benchlearning. Facilitare la partecipazione delle amministrazioni che utilizzano il CAF al percorso EFQM verso l’Eccellenza. A che punto siamo È in corso l’attività programmata per il 2011. Sono 25 le amministrazioni italiane che accederanno alla procedura entro dicembre prossimo. 14

13. Per saperne di più sulle iniziative CAF A livello UE CAF resource centre: caf@eipa-nl.com EIPA web site: www.eipa.eu A livello nazionale Portale PAQ: www.qualitapa.gov.it CAF@formez.it