e-mail: Irene.bonetti@cec.eu.int 6PQ La negoziazione Irene Bonetti DG Research-Unit A2 e-mail: Irene.bonetti@cec.eu.int tel: 0032.2.2996534

PROCEDURA PER LA NEGOZIAZIONE DELLE PROPOSTE CPF File per la negoziazione al coordinatore Lettera di invito alla negoziazione Scaricare CPF Editor da CORDIS NEGOZIAZIONE Elaborazione dati con partner FIRMA DEL CONTRATTO

Lettera di invito alla negoziazione Importo complessivo finanziato e tempi del progetto Commenti dei valutatori rispetto alla proposta Il project officer di riferimento La data della riunione

Contract Preparation Forms Spediti dalla Commissione al coordinatore con i dati della proposta Cambiano a seconda dello strumento Per la compilazione dei formulari è necessario scaricare da CORDIS il software CPF Editor

Come si usa il CPF Editor Si scarica da CORDIS il file Zip si estraggono I file e si salvano sul proprio PC Si scarica la Guida che da le istruzioni per: vedere i dati inserire i dati e modificarli stampare i formulari per poterli firmare coordinare i partners ed inserire tutte le modifiche necessarie alla versione finale che verrà utilizzata per il contratto

Progetti specifici mirati nel campo di ricerca Azioni di coordinamento STRUMENTI Progetti integrati Reti di eccellenza Articolo 169 Progetti specifici mirati nel campo di ricerca Azioni di coordinamento Azioni di supporto specifico PMI, azioni per la mobilità, infrastrutture

- PROGETTI INTEGRATI - OBIETTIVO: Creare la conoscenza richiesta per implementare le diverse le diverse priorità ricerca, sia fondamentale che applicata (sviluppo tecnologico, dimostrazione) integrazione (verticale, settoriale, orizzontale…) formazione gestione della conoscenza e se necessario il suo sfruttamento il tutto sviluppato in un quadro coerente di gestione

- PROGETTI INTEGRATI - MASSA CRITICA mobilitare le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi (decine di mil. di Euro) PARTNER almeno 3 partecipanti di 3 paesi diversi (2 UE o assoc.) DURATA da 3 a 5 anni, superiore se necessaria per il raggiungimento degli obiettivi

- PROGETTI INTEGRATI - REGIME FINANZIARIO sovvenzione al budget nel rispetto delle norme amministrative dei partecipanti pagato come contributo ai costi attuali effettivi, economici, necessari per il progetto e calcolati sulla base delle regole contabili del partecipante, registrati nella contabilità del partecipante,escluse tasse, interessi Rendicontazione annuale delle spese foglio finanziario riassuntivo per partecipante certificato da un audit indipendente giustificazione dei costi di management

- PROGETTI INTEGRATI - VALUTAZIONE peer review PIANO ATTUATIVO programma comune di attività e piano dettagliato dei primi 18 mesi (comprese le specifiche di bilancio) EVOLUZIONE DEL CONSORZIO possibilità di aggiungere partner (senza nuova contribuzione UE), con bando di gara.

- PROGETTI INTEGRATI - LA NEGOZIAZIONE A1 - Dati sul progetto A2 a/b/c- Dati sul coordinatore e sui partners A3 1.2.3 - Costi (parte del contratto) A4 Dati bancari A5 Dati finanziari del coordinatore e alcuni partner A6 modalità di presentazione dei dati Parte B (allegato I del contratto) As said in the beginning the administrative forms have been simplified there are only 3 forms covering the administrative information necessary: A1: General info on the proposal A2: Info on the co-ordinator and partners A3: Cost breakdown one sheet for the whole consortium Let us have a short glimpse on these forms: There will be one set of administrative forms for each instrument. The following ones are valid for most of, except Marie Curie, Infrastructures, HRM, which have specific forms. Take the ones relevant to the instrument you have chosen!!

Modulo A1: Informazioni generali sul progetto Titolo, abstract, keywords etc. Form A1 covers the global info of the project, title abstract keywords

Modulo A2a: per ogni partner Dati legali sul partner, fatturato, dipendenti, risultato di bilancio,PMI, indipendenza dei partner, modello di costo, legami tra partner, spesa per ricerca Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc.

Modulo A2b: per ogni partner Dati sulla persona che firma il contratto,chi effettua la ricerca, contratti firmati in precedenza, attività di ricerca socio economica e/o di foresight Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc.

Modulo A2c: per ogni partner Auto certificazione relativa alla capacità finanziaria, previdenziale, assicurativa e fiscale Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. Firma

MODELLI DI RENDICONTAZIONE DI COSTI FINANZIAMENTO SOVVENZIONE AL BUDGET calcolato come % del budget del programma di lavoro in base al tipo di attività svolta e al partner (modalità di costo) MODELLI DI RENDICONTAZIONE DI COSTI (FC) costi totali diretti e indiretti (effettivi, economici, sostenuti, necessari, registrati) (FCF) costi totali diretti +20% di questi costi (esclusi i subcontraenti) per la copertura dei costi indiretti (AC) 100 % costi diretti addizionali +20% di questi costi (esclusi i subcontratti) per la copertura dei costi indiretti

Modelli di costo Novità no categorie di costi eligibili, ma elenco di costi ineligibili Novità Rispetto dei regolamenti contabili dei partecipanti Novità Certificazione periodica dei costi attraverso auditor finanziari esterni Novità Rendicontazione periodica (annuale per IP e NoE, da definirsi contrattualmente per gli altri strumenti) Novità Pre definizione dei rapporti tra i partecipanti (il finanziamento comunitario è unitario per il consorzio)

Finanziamento Persone fisiche: AC obbligatorio Imprese private: FC PMI, organizzazioni non- commerciali o no-profit di diritto pubblico o privatoe organizzazioni internazionali: FC/FCF Persone fisiche: AC obbligatorio Imprese private: FC AC: solo per quelle organizzazioni non- commerciali o no-profit di diritto pubblico o privato e organizzazioni internazionali che non hanno un sistema di contabilità che gli permetta di distinguere tra costi diretti e indiretti relativi al progetto. Regola generale: un’entità legale deve applicare lo stesso sistema di costo in tutti i contratti del 6PQ eccezionalmente puo’ spostarsi da AC a FCF/FC o da FCF a FC (“one way ticket”)

-FINANZIAMENTO Tipo di attività - RICERCA, fino ad un max di 50% (100% AC) DIMOSTRAZIONE fino ad un max di 35% (100% AC) FORMAZIONE 100% (100% AC) MANAGEMENT del consorzio (rimborso fino al 100% dei costi, fino ad un massimo del 7% del contributo comunitario totale)

Costi relativi al progetto, 1 riga per partner

Suddivisione del contributo richiesto alla Commissione per periodi di attività (12 mesi)

Payments and reporting schedule for an IP (example of a 4 year contract) Activity report Final payment Certified costs Activity report Detailed implem plan Certified costs Payment + new pre-fin Activity report Detailed implementation plan Certified costs Payment + new pre-financing Activity report Detailed implementation plan Certified costs Payment + new pre-financing Detailed implementation plan Initial pre-financing 0 6 12 18 24 30 36 42 48 Months

Costi per partner/per attività per i primi 18 mesi

Account holder and account holder address Modulo A4 Dati bancari Account holder and account holder address Timbro della banca Firma del titolare del conto

Modulo A5 Dati sulla capacità finanziaria e solvibilità del coordinatore (no se pubblico)e di alcuni partner

Modulo A6 Bilancio semplificato

- LE RETI DI ECCELLENZA - OBIETTIVI: rafforzare e sviluppare l’eccellenza scientifica e tecnologica della Comunità strutturare e orientare le attività di ricerca verso obiettivi pluridisciplinari durevoli integrare le capacità di ricerca sviluppare il raggiungimento della massa critica di risorse e competenze attraverso un programma comune di attività

- LE RETI DI ECCELLENZA - PROGRAMMA COMUNE DI ATTIVITA’ (basato su attività aggiuntive che non sarebbero state intraprese in assenza del network) attività di ricerca integrate a cura dei suoi partecipanti messa in comune delle facilities, mobilità e scambio di personale, uso di infrastrutture di ricerca comuni….; attività di diffusione dell’eccellenza (promozione, formazione, servizi a sostegno dell’innovazione tecnologica….) gestione manageriale unificata

- LE RETI DI ECCELLENZA - MASSA CRITICA volume di risorse (economiche ed umane) necessarie per perseguire una leadership europea in un settore/priorità. SUPPORTO COMUNITARIO rimozione ostacoli (organizzativi, culturali, umani) e sostegno all’integrazione in principio almeno 5 anni non più di 7 PARTNER almeno 6 partecipanti di 3 paesi diversi (2 SM o associati) la dimensione può variare a seconda dei settori

- LE RETI DI ECCELLENZA - SOVVENZIONE FISSA ALL’INTEGRAZIONE come incentivo alla rimozione delle barriere, calcolato sulla base di: il grado dell’integrazione numero di ricercatori (Dottorato o 4 anni di esperienza) bonus per i dottorandi in base al settore della ricerca sul programma comune di attività distribuzione autonoma all’interno nel network, nel rispetto della mutua responsabilità: diversi milioni di Euro

- LE RETI DI ECCELLENZA - L’ammontare annuale della sovvenzione alla rete è calcolato in base al numero di ricercatori: Una rete di 200 ricercatori supportata per 5 anni riceverà una sovvenzione fissa di €17.5 milioni (più 4000 bonus studenti del dottorato-max 10%)

- LE RETI DI ECCELLENZA - VALUTAZIONE peer review e ricorso a panel esterni di esperti sugli obiettivi più ambiziosi del NoE EVOLUZIONE DEL PROGRAMMA COMUNE accordo sul programma complessivo e piano dettagliato per i primi 18 mesi; aggiornamento annuale sui 18 mesi successivi in corrispondenza della liquidazione dell’annualità. EVOLUZIONE DEL CONSORZIO possibilità di nuovi inserimenti (senza esborsi aggiuntivi per UE) e definizione contrattuale di possibili inclusioni via call.

- LE RETI DI ECCELLENZA- MONITORAGGIO SULL’OUTPUT basato sul raggiungimento dei risultati del programma comune di attività (analisi annuale) GOVERNANCE DEL NETWORK verifica della interdipendenza dei partecipanti istituzione di una struttura di indirizzo composta da esperti di alto livello, in grado di garantire il processo di integrazione

- LE RETI DI ECCELLENZA - LA NEGOZIAZIONE A1 - Dati sul progetto A2 a/b/c- Dati sul coordinatore e sui partners A3 1.2. - Costi (parte del contratto) A4 Dati bancari A5 Dati finanziari del coordinatore e alcuni partner A6 modalità di presentazione dei dati Parte B (allegato I del contratto) As said in the beginning the administrative forms have been simplified there are only 3 forms covering the administrative information necessary: A1: General info on the proposal A2: Info on the co-ordinator and partners A3: Cost breakdown one sheet for the whole consortium Let us have a short glimpse on these forms: There will be one set of administrative forms for each instrument. The following ones are valid for most of, except Marie Curie, Infrastructures, HRM, which have specific forms. Take the ones relevant to the instrument you have chosen!!

Suddivisione del contributo richiesto alla Commissione per periodi di attività (12 mesi)

Contributo totale della Commissione Modulo A3.2 Una riga per partner, n° di ricercatori da integrare e n° di dottorandi suddivisi per genere Contributo totale della Commissione

Finanziamento: tipo di attività

The Model Contract Working Group http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working-groups/model-contract/index_en.html a) draft contract outline (applicable to all instruments) b) approved core contract; contract with Annex II c) approved Annex II general conditions d) approved Annex III Integrated Projects e) approved Annex III Networks of Excellence f) cost models g) other documents: such as consortium checklist , financial guidelines h) approved form A - accession to the contract FP6 on CORDIS http://www.cordis.lu/fp6/find-doc.htm IPR Helpdesk http://www.ipr-helpdesk.org/index.htm