La produzione di informazioni è stata, fino ad oggi episodica, frammentata e frequentemente le informazioni sono rimaste quasi del tutto inutilizzate a causa della scarsa relazione esistente con i problemi da risolvere (molte difficoltà sono state create anche dal disallineamento temporale tra disponibilità di informazioni e necessità di un loro uso) (Zanetti M. 1996)
LA CONCLUSIONE Un progetto termina quando gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti i quando si comprende che gli stessi sono realisticamente raggiungibili Le modalità di conclusione sono: Estinzione: il progetto termina perché ha raggiunto i suoi obiettivi, perché non ha avuto successo o perché viene assassinato. Tale morte avviene allimprovviso senza segnali premonitori, ad esempio attraverso la prmozione del manager o del suo sponsor interno
LA CONCLUSIONE Inclusione: il progetto ha successo e diventa parte dellorganizzazione Integrazione: il progetto ha successo, i risultati ottenuti sono acquisiti dallorganizzazione e il personale viene ridistribuito insieme al materiale nei diversi servizi
LA CONCLUSIONE Le ragioni che portano alla chiusura di un progetto possono essere: Laccorgersi che non è necessario avere unorganizzazione per ottenere quel determinato risultato; La mancanza di appoggio allinterno dellorganizzazione da parte dei superiori; Lincapacità del project manager; La scarsa pianificazione.
AZIONI Raccogliere tutta la documentazione relativa al raggiungimento dei risultati, delle diverse attività a mano a mano che sono stati conseguiti e alle modifiche eseguite in corso dopera; Presentare e descrivere nei dettagli il raggiungimento degli obiettivi prefissati
Il rapporto finale del progetto non è un documento di valutazione del progetto, ma la sua storia. Pertanto, può essere riportata come tale o essere un testo che semplicemente lega insieme la documentazione prodotta durante la vita del progetto. Generalmente, contiene un commento su raggiungimento dei risultati, sulla gestione amministrativa, sulla struttura organizzativa e sulla gestione del gruppo, commenti che possono anche acquisire una natura confidenziale. Pertanto la distribuzione del documento e di alcune sue parti può essere limitata ad alcuni settori dellorganizzazione.