Organizzazione di un evento Ferruccio di Paolo

Evento L’evento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione, finalizzata e generare un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto, un servizio, una istituzione, per mezzo di azioni costruite attraverso contenuti di comunicazione, spettacolo, interazione e contatto. (Assocomunicazione – Consulta degli eventi) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Evento È un vero e proprio strumento di comunicazione. È una iniziativa complessa, consapevole, circoscritta nel tempo. Comunicare per eventi un concetto strutturato […] è una attività che prevede uno sforzo strategico e concettuale rilevante, da pianificare con attenzione e con tempistica adeguata. (Di Giovanni e Lucchini) È una attività che si è molto sviluppata negli ultimi anni. Una organizzazione può essere considerata priva di identità se non si afferma tramite un evento. Viviamo immersi nella cultura dell’evento (T.Muzi Falcone) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Ogni organizzazione, località, associazione, comunità organizza eventi Evento Attualmente il mercato degli eventi è valutabile intorno al miliardo di euro annuo, ma muove un indotto di 10 miliardi. Ogni organizzazione, località, associazione, comunità organizza eventi Ferruccio di Paolo - -RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Evento Finalità Creare visibilità Creare informazion Creare consapevolezza Rendere tangibili i prodotti Tecnici Culturali Generare profitti Celebrare un avvenimento Raccogliere fondi Dare sensoad una emozione Motivare le risorse interne Raccomandazione Non far prevalere l’evento sul messaggio Essere flessibili Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

PRIMA - DURANTE - DOPO PRIMA Scelta del tipo di evento   Scelta del tipo di evento Scelta dei relatori/attori Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento Definizione del Budget Timing Individuazione della location Logistica Creatività Comunicazione dell’evento Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Scelta del tipo di evento PRIMA Scelta del tipo di evento COMUNICAZIONE ESTERNA Convegno Il convegno è una riunione di persone interessate ad un dato argomento, per discutere di questioni inerenti allo stesso, scambiandosi informazioni ed esperienze favorendo così un arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti Congresso Riunione ufficiale di cultori di una disciplina, degli iscritti di un partito, o di un ordine professionale . Diretto in modo specifico a pubblici che appartengono a una stessa categoria   Tavola rotonda una assemblea finalizzata a discutere un particolare argomento tra partecipanti, spesso con tempi prefissati per ogni relatore e condotta da un moderatore. In uso specialmente per le conferenze accademiche. Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Scelta del tipo di evento PRIMA Scelta del tipo di evento COMUNICAZIONE ESTERNA Fiera Occasione nelle quali vengono presentati dei prodotti, specialmente ad operatori del settore che possono essere interessati alla loro commercializzazione. Possono distinguersi in per addetti ai lavori o aperte al pubblico Inaugurazione Apertura di nuovi sedi, stabilimenti, filiali Momenti formativi per i pubblici di riferimento Ferruccio di Paolo - -RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Scelta del tipo di evento PRIMA Scelta del tipo di evento COMUNICAZIONE INTERNA Convention Iniziativa realizzata al fine di coinvolgere dipendenti, o partner, al fine di motivarli, creare senso di appartenenza e spirito di gruppo Open day Far conoscere alle famiglie e ai conoscenti dei dipendenti il luogo dove essi lavorano. Visite guidate Come l’open day, rivolto a clienti fornitori, sostenitori,a mici, opinion leader, politici (istaurare solidi rapporti) Feste aziendali Creare coinvolgimento e senso di appartenenza attraverso momenti di svago e divertimento Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

PRIMA Target Scelta dei relatori/attori -> danno senso e sostanza all’evento Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento -> a chi si rivolge l’evento e chi sarà coinvolto. Oltre a coloro che partecipano questa fase deve individuare tutti i soggetti sociali influenti, compresa la stampa, che possono incidere al successo degli eventi Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Definizione del Budget PRIMA Definizione del Budget Da questo deriveranno molte scelte conseguenti. Dipendono dal budget le attrezzature, gli spazi operativi, la qualità tecnica dei supporti, i servizi aggiuntivi, la fornitura di gadget, la produzione di materiale grafico e illustrativo ed editoriale (i relatori) Timing Scelta del periodo e predisposizione della tempistica (quando e quanto) Verificare eventuale concomitanza con altre date rilevanti Calcolare i tempi di preparazione Disponibilità della sede e dei relatori/attori coinvolti Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Individuazione della location PRIMA Individuazione della location Il luogo caratterizza l’evento Dimensioni Predisposizione per gli eventuali allestimenti Prossimità con le strutture di accoglienza Logistica Trasporti Parcheggi Sistemazione alberghiera Trasferimenti Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Comunicazione dell’evento PRIMA Creatività Solo se filtrata ed armonizzata con una strategia di comunicazione di lungo termine pianificata a tavolino. Struttura creativa sarà comunque responsabile della progettazione e realizzazione di tutti i materiali connessi all’immagine dell’evento Comunicazione dell’evento Pubblicità Direct mail Inviti Sito (dedicato) Newsletter (dedicata) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Rapporti con la stampa PRIMA Informazione dell’evento. Del suo significato, degli interessi che può suscitare nel pubblico, possibilità di sviluppo mediatico Lista delle testate da coinvolgere Scelta dei giornalisti Comunicazioni sulla modalità di accredito, con annesso comunicato stampa Invio accredito ai giornalisti Cartella stampa Costituzione di una zona/stampa (attrezzata di una zona/interviste Registrazione televisiva e fotografica dell’evento Comunicato stampa conclusivo Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Quale è il ruolo di un relatore istituzionale? Coordinamento di queste attività. Supervisionarle. La sua posizione specifica è quella di Project manager: lavora a fianco dei vertici dell’organizzazione e si occupa della strategia complessiva dell’evento Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Altre professionalità coinvolte Segreteria scientifica (a seconda del tipo di evento organizzato) Segreteria organizzativa (rapporti con i relatori, con i partecipanti) Addetti Stampa Staff tecnico informatico Staff allestimento Staff video/foto Reception Accoglienza Catering Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

Momento alto di relazione: devono necessariamente interagire le DURANTE Attenzione agli ospiti -> Prendere per mano gli ospiti e accompagnarli lungo l’itinerario dell’evento Monitoraggio dell’”umore” della sala; rispetto dei tempi; rispetto dei ruoli Attenzione agli imprevisti -> Sempre all’erta e risolvere immediatamente i problemi (con un sorriso) Momento alto di relazione: devono necessariamente interagire le Il successo deriva dallo scambio reciproco e dal confronto diverse strategie dei soggetti coinvolti. Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

DOPO Livello di partecipazione Valutazione spontanea dei partecipanti Raggiungimento del target Visibilità sui media Rapporti costi/risultato Insegnamenti per il futuro Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

PER RIUSCIRE UN EVENTO DEVE ESSERE UN “F.I.A.S.C.O”! F -> Far parte di un piano di comunicazione complessivo e deve essere capace di interpretarlo e aumentarne l’efficacia I -> in continua evoluzione. Durante tutta la fase di programmazione, ma anche nel momento stesso in cui si svolge bisogna essere aperti ai cambiamenti A -> Ambiente: In sintonia con l’ambiente che lo circonda: organizzatori, location, pubblici S -> Studiato nei dettagli C -> Condiviso da un gruppo ristretto O -> Occupare lo spazio mediatico Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA