la posta elettronica con valore legale LEGALMAIL la posta elettronica con valore legale Stefania Lenci - Marketing Anna Maria Isidori - Associazioni e Professionisti

Posta Elettronica con valore legale Cos’è e come funziona La normativa Casi d’uso Case History La contrattualistica

Caratteristiche principali Semplicità: - è una casella e-mail - si utilizzano i normali strumenti di posta - si trova all’interno di un dominio certificato

Automatiche e opponibili a terzi (senza firma del destinatario) Caratteristiche principali Sicurezza del recapito: Ricevuta di accettazione Ricevuta di consegna Integrità del messaggio Tracciabilità dei messaggi inviati Interoperabilità con gli altri provider di posta certificata Automatiche e opponibili a terzi (senza firma del destinatario)

Come funziona Ricevuta di accettazione Busta di Ricevuta di trasporto Gestore di Posta Gestore di Posta Certificata B Certificata B Certificata A Certificata A Casella di posta Ricevuta di accettazione Busta di Ricevuta di trasporto consegna Destinatario Destinatario Mittente Mittente 5

Certificazione della trasmissione Per il mittente: Certifica l’invio, con data e ora (ricevuta di accettazione); Certifica la consegna del messaggio (con tutti gli allegati) nella casella destinataria, con data e ora (ricevuta di consegna) contrariamente a quanto avviene nella Raccomandata A/R. (sentenza Cassazione 12/05/2005, n. 10021: la sola ricezione della busta raccomandata da parte del destinatario non costituisce prova di ricezione del contenuto della stessa: la raccomandata perde valore!) 6

Certificazione della trasmissione Per il destinatario: Certifica la casella mittente (non falsificabile); Certifica l’appartenenza della casella mittente alla PEC; Certifica l’integrità del messaggio; Certifica data e ora di invio. 7

Opponibilità e tracciabilità Le certificazioni sono a norma di legge e quindi opponibili a terzi; Le certificazioni sono firmate elettronicamente dai gestori di pec (responsabilità delle “terze parti fidate”); I gestori mantengono per 30 mesi la certificazione delle trasmisioni avvenute; Data e ora (timbri postali) sono certificate con un errore inferiore al secondo. 8

Sinergie con la firma digitale Smart card di firma per: allegati messaggio identità, integrità, riservatezza (crittografia) con Legalmail anche da webmail 9

Legalmail sicurezza e affidabilità del sistema antivirus in entrata e in uscita più livelli di firewall controlli anti-intrusioni accesso sicuro alla casella (SSL) pop3 / imap https (webmail) webmail anche via smart card 10

Componenti aggiuntive a richiesta Opzione back-up continuo e trasparente un applicativo sempre attivo in background opera il transfer continuo e “silenzioso” di messaggi e ricevute dalla casella di posta elettronica del cliente ad un folder on-line. Un'interfaccia semplice ed intuitiva lato cliente dovrà permettere il restore in caso di perdita dati accidentale o virus Opzione conservazione ottica a norma l'integrazione con la soluzione Legaldoc a garanzia della conservazione a norma dei messaggi e delle ricevute, automaticamente conservati secondo i parametri di default indicati dall'utenza 11

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Codice dell’amministrazione digitale (D.L.vo n.82/2005) Normativa: le fondamenta IL DOCUMENTO INFORMATICO Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione del gestore La trasmissione ….per via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità (...) sono opponibili a terzi. DPR. n.513/1997 (art. 12) - T.U. 445/2000 (art.14-R) - DPR n.68/2005 (art. 3) - Codice dell’amministrazione digitale (D.L.vo n.82/2005)

Normativa: ultime novità La Posta Elettronica Certificata consente l’invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge (DPR 11 febbraio 2005 n. 68/2005 art. 4)

Normativa: ultime novità Per i privati l’indirizzo di PEC deve essere espressamente dichiarato: ai fini di ciascun procedimento con le P.A. ai fini di ogni singolo rapporto tra privati e P.A. ai fini di ogni singolo rapporto tra privati La dichiarazione di un indirizzo di PEC: obbliga solo il dichiarante e può essere revocata non può dedursi: a) dalla mera indicazione dell’indirizzo PEC nella corrispondenza o b) in altre comunicazioni o c) in altre pubblicazioni (DPR 11 febbraio 2005 n. 68/2005 art. 4)

Normativa: ultime novità Per le imprese: le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono dichiarare la esplicita volontà di accettare l’invio di posta elettronica certificata mediante indicazione nell’atto di iscrizione al registro delle imprese. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma (DPR 11 febbraio 2005 n. 68/2005 art. 4)

Normativa: ultime novità Validità della trasmissione e ricezione La validità della trasmissione e ricezione è attestata dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna La ricevuta di accettazione, la ricevuta di avvenuta consegna, nonché i log dei messaggi tenuti dai gestori sono documenti opponibili a terzi in riferimento alla data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico (DPR 11 febbraio 2005 n. 68/2005 art. 4)

Normativa: ultime novità Il gestore del servizio Il mittente o il destinatario che intendono fruire del servizio di posta elettronica certificata si avvalgono dei gestori inclusi in un apposito elenco pubblico gestito dal CNIPA (Centro Nazionale per l’informatica nella PA) (DPR 11 febbraio 2005 n. 68/2005 art. 4)

Codice dell’amministrazione digitale (D.L.vo n.82/2005) Normativa: ultime novità Codice dell’amministrazione digitale (D.L.vo n.82/2005) Art. 48 (Posta elettronica certificata) La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. , ed alle relative regole tecniche.

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Quindi la PE a v.l. può sostituire: Dalla carta alla PE con valore legale Da e-mail a e-mail Da PEC a e-mail Da PEC a PEC posta normale raccomandata semplice raccomandata AR Quindi la PE a v.l. può sostituire: raccomandata AR, raccomandata semplice, fax, corriere, telegrammi, posta ordinaria / celere / prioritaria

SI SI NO NO giorni secondi NO SI Raccomandata semplice da legalmail a e-mail Raccomandata da a e-mail SI SI NO NO giorni secondi NO SI Certezza d'invio Certezza di consegna Tempi d'invio Contemporaneità della spedizione CASI D'USO: Invio fatture, convocazione assemblee, etc. anche in sostituzione del fax 22

SI SI SI SI NO SI NO SI SI firma allegato SI firma del msg Raccomandata AR da a Raccomandata AR da a Certezza d'invio SI SI SI SI Certezza di consegna Tempi d'invio Contemporaneità della spedizione Certezza del contenuto Valore legale dell’allegato Identità mittente settimane secondi NO SI NO SI SI firma allegato SI firma del msg CASI D'USO: Gare, Contenziosi, Contratti, … 23

Costi Risparmi con Raccomandate Postali (AR) maggiori di 3,20 € - - Materiali carta e busta spedizione presso spedizione Logistici ufficio postale dal pc Archiviazione cartacea digitale 24

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Legalmail: chi la usa e perché 30.000 caselle Legalmail attivate Camere di Commercio: comunicazioni con i comuni e con i professionisti CERTICOMM: rapporti con le imprese, con le Camere di Commercio, con gli Ordini Consiglio Nazionale degli Ingegneri: distribuzione circolari / direttive; convocazioni consigli; raccolta informazioni significative / documenti / certificazioni 26

Legalmail: chi la usa e perché Professionisti in generale: sostituire la raccomandata nei rapporti con imprese e PA Imprese: rapporti con le PA (Comuni, CCIAA, ...) comunicazioni con commercialisti, avvocati, invio ordini, contratti, fatture (anche a destinatari non pec); gestione delle “reti” (agenti, responsabili commerciali, reti franchising) 27

Legalmail: chi la usa e perché PA: comunicazioni con PAL “interne” al proprio territorio (comuni, ASL, circoscrizioni, istituti scolastici, ...); convocazioni consigli/giunte circolari/direttive comunicazioni con imprese / professionisti / (es.: URP, Sportello Unico, pratiche edilizie...) gestione documentazione appalti di gara scambio risultati elettorali tra comuni e prefetture 28

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La contrattualistica InfoCamere scpa Centro SAO Firma Digitale La documentazione che regola i rapporti tra il distributore e l’utente finale è rappresentata da: Richiesta di attivazione da far firmare all’utente e riconsegnare a: InfoCamere scpa Centro SAO Firma Digitale Corso Stati Uniti, 14 35127 Padova (per eventuali problemi si può fare riferimento anche a centro.sao-firmadigitale@infocamere.it / fax 0623328407) 30

La contrattualistica Condizioni generali di contratto rimane all’utente per presa visione Informativa sulla privacy Allegato tecnico 31