Il Project Management nelle Aziende Sanitarie

Tipologie di progetti nelle ASL-AO I progetti possono essere classificati a partire dalla dimensione di governo e dalla prerogativa sulla variabile ‘programmazione’: I progetti possono rientrare nella dimensione di governo: Government – i progetti non prevedono organica concertazione / negoziazione con altri soggetti Governance – i progetti richiedono la capacità di portare a sintesi la spinta propositiva, progettuale e realizzativa dei diversi attori territoriali Programmazione Programmazione - I progetti possono derivare da un livello sovraordinato di programmazione: Unione Europea - Ministero Salute - Regioni

Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi) Government: Sviluppo / Introduzione di nuovi servizi (portale on line di servizi) Comunicazione pubblica, semplificazione, accesso ai servizi Business Process Rengineeering Costruzione di infrastrutture (Lavori Pubblici / Project Financing) CUP territoriale Introduzione di nuove soluzioni gestionali (es. sistema di valutazione delle performance) Rilevazione qualità delle prestazioni ASL ASSOCIAZIONI PAZIENTI IMPRESE INTERMEDIARI FINANZIARI COOP SOCIALI ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO PA LOCALE

Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi) Governance (in correlazione con la pianificazione strategica): Rete Urgenza/Emergenza Sviluppo rete cure palliative Trasferibilità innovazioni tecnologiche Partecipazione a progetti VII PQ Progetti ex lege 68/1999 Agenda 21 ASSOCIAZIONI UTENTI IMPRESE INTERMEDIARI FINANZIARI ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO PA LOCALE COOP SOCIALI ASL

Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi) Programmazione livelli istituzionali sovraordinati: Unione Europea: Fondo Sociale Europeo/FESR Fondi settoriali Amministrazioni centrali Ministero Welfare Sviluppo e-procurement Amministrazioni Regionali Programma regionale di sviluppo Programma Operativo Regionale

La dimensione progettuale nell’organizzazione dell’ASL-AO

Occorre riprogettare semplificando e creando integrazione Strutture stabili (tradizionali) Rischi di: Rigidità Eccessiva articolazione delle strutture Scarsa integrazione orizzontale Strutture flessibili: Aggregazioni temporanee di risorse (progetto) Composizione variabile Costituibili anche in modo continuato nel tempo (processo) Output variabili Organizzazione per Progetti Organizzazione per Processi Occorre riprogettare semplificando e creando integrazione

Definizione di Progetto Un progetto consiste in un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante una continua pianificazione e controllo di risorse differenziate e con obiettivi (vincoli) interdipendenti di costi – tempi – qualità.  

Caratteristiche di un Progetto Sistema complesso: insieme di attività la cui realizzazione prevede l’impiego e il coinvolgimento di più unità org.ve in modo trasversale (multidisciplinareità / multisettorialità) Innovativo: non si riferisce all’attività ordinaria dell’org.ne, ma nasce da cambiamenti dell’ambiente interno o esterno che comportano l’esigenza di innovare, realizzando un risultato specifico, unico, non ripetibile Temporaneo: il progetto è unico e caratterizzato da un inizio e una fine ben identificati

DRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AO Sistemi di valutazione delle prestazioni tarati sulla effettiva partecipazione e ottenimento di risultati in progetti Sistema di incentivazione correlato all’attività su progetto (anche attraverso progetti di miglioramento a margine dell’attività professionale) Sistemi di programmazione e controllo strutturato in progetti Presenza di una responsabilità di progetto nelle job description Costituzione di unità di progetto e di professionals di progetto Finanziamenti comunitari / nazionali richiedono iter di progetto

Strumenti di pianificazione e controllo di un progetto

IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1 DIVIDERE IN FASI E DEFINIRE LE MILESTONES DEFINIRE IL RETICOLO DELLE ATTIVITÀ DEFINIRE E VERIFICARE L’IMPEGNO DELLE RISORSE ANALIZZARE I RISCHI E LE OPPORTUNITA’ COMUNICARE IL PIANO E GLI AVANZAMENTI DEFINIRE IL PM, IL TEAM E STRUTTURARE IL PROGETTO DESCRIVERE OBIETTIVI E SPECIFICHE DELLE ATTIVITÀ PREPARARE IL PROGRAMMA TEMPORALE DEFINIRE / VERIFICARE IL BUDGET DEL PROGETTO COORDINARE IL TEAM E CONTROLLARE IL PROGETTO

Dimensione di Pianificazione Strumento operativo Finalità Inquadramento del progetto Scheda di progetto Descrive in modo sintetico il progetto. MAPPA STRATEGICA DEGLI STAKEHOLDERS Individuare le aspettative / bisogni degli stakeholders (portatori di interesse) del progetto Cosa WBS (Work Breakdown Structure) Permette di scomporre un progetto in pacchetti di lavoro elementari (WP). Chi OBS (Organisational Breakdown Structure) Definisce la struttura organizzativa un progetto. Quando Reticolo delle attività Permette di individuare il cammino critico di un progetto. GANTT Evidenzia la pianificazione delle attività di un progetto nel tempo. Come (con che risorse) CBS (Cost Breakdown Structure) Definisce la struttura dei costi associati a un progetto. Istogramma delle risorse Individua il fabbisogno di risorse nel tempo. Analisi dei rischi Piano di contingenza Individua in anticipo le contromisure da adottare in caso di eventi che pregiudicano la riuscita del progetto.

SCHEDA PROGETTO ________________ Descrizione dell’intervento: Responsabile di progetto: Obiettivi specifici: Risultati Previsti: Budget complessivo: Cliente: Beneficiari del progetto: Soggetti Interni Coinvolti Soggetti Esterni Coinvolti Risorse di personale, finanziarie e strumentali (stima significativa) Data avvio progetto: Data prevista di conclusione del progetto: Date / frequenza previste controllo stato di avanzamento: Criticità / rischi:

WBS Work Breakdown Structure Struttura di scomposizione del progetto Strumento operativo per la scomposizione del progetto in Work Packages Struttura gerarchica ad albero (i livelli più bassi rappresentano porzioni sempre più specifiche e piccole del progetto) Il completamento di tutti i WP garantisce la realizzazione del progetto

WP Work Package Insieme di attività che determinano un progresso misurabile nella realizzazione del progetto e che è relativo all’ottenimento / raggiungimento di un risultato intermedio Ogni WP viene affidata ad un membro del progetto WP = unità elementare di monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto nel tempo

Organizational Breakdown Structure (esempio) Membro del team Ruolo nel Progetto Aree di competenza U.O. di provenienza PROJECT MANAGER RESP. Contenuti RESP. Sistemi Informativi Web Designer RESP. Marketing RESP. Servizi on-line RESPONS. HW RESPONS. SW

Reticolo delle attività descrive la sequenza cronologica secondo la quale dati risultati (WP) devono essere raggiunti se si vuole completare il progetto nel suo complesso 1 – Attività sequenziali A B C In questa situazione B può cominciare quando A è conclusa e C quando B è conclusa. 3 – Attività confluenti A 2 – Attività in parallelo B In questa situazione C può cominciare solo quando sia A che B sono concluse. C A In questa situazione B e C possono cominciare e procedere in parallelo quando A è conclusa. C B

Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente diffuso) Modalità erogazione Servizi Progettazione Servizi A (15w) E (10w) C (10w) G (15w) H (10w) B (5w) F (10w) D (12w) Individuazione Canali tematici e Servizi Integrazione sito Lancio e promozione Portale Contenuti canali tematici Piattaforma Hardware Installazione Sotware

Gantt di progetto

CBS di progetto

Monitoraggio e Controllo di progetto

Classificazione dei progetti, ruolo del Project Manager e ricadute organizzative del Project Management

Responsabile di progetto Il Responsabile di Progetto è responsabile dell’attuazione del progetto di cui è incaricato e risponde dei relativi risultati. gestisce in autonomia le risorse assegnate al progetto. assicura il perseguimento dei risultati attesi dal processo/progetto nel rispetto dei tempi e delle risorse attribuite; definisce il piano operativo di attuazione del processo/progetto di concerto con il proprio referente diretto e attraverso la gestione delle relazioni con i principali stakeholders; garantisce il controllo dell’attuazione del processo/progetto e la sistematica informazione dello stato di avanzamento ai soggetti interessati allo stesso.

Le caratteristiche del Project Manager flessibilità, spirito di adattamento predisposizione alla leadership fiducia in sé stesso capacità d’organizzazione e coordinamento capacità di comunicare abile negoziatore capacità di individuare problemi propensione a prendere decisioni generalista piuttosto che specialista se specializzato, in programmazione e controllo

Ciclo di vita di un progetto Livello di picco Realizzazione Definizione Declino Impiego di risorse Ideazione Tempo

IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2