PROGETTI DI SISTEMI INFORMATIVI Le principali fasi e i relativi approcci della pianificazione

LE FASI DI PIANIFICAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIVO schema di riferimento 1.IDENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O DELLOPPORTUNITA (fase preliminare); ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI 2.DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E DELLE SPECIFICHE FUNZIONALI DI MASSIMA schematizzazione e rappresentazione della struttura; rappresentazione delle procedure; selezione di indicatori (per SID); impostazione e rappresentazione delle basi di dati; scelta e dimensionamento delle attrezzature 3.ANALISI DEGLI IMPATTI ORGANIZZATIVI E VALUTAZIONI ECONOMICHE 4.STESURA DI UN RAPPORTO CONTENTENTE ELEMENTI E SCHEMI INDICATIVI DI MASSIMA PER LA SOLUZIONE TECNICA Sviluppo del progetto (progettazione tecnica) implementazione e test del sistema

FASE 1 I DENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O DELLOPPORTUNITA; ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI

I DENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O DELLOPPORTUNITA Ha lo scopo di chiarire se il problema o la proposta presentate chiamino effettivamente in causa i sistemi informativi, e se sì in che modo Indagine conoscitiva per definire il problema e/o la proposta e/o identificare la nuova opportunità di implementazione Identificazione dellorigine del problema o della motivazione della proposta Formulazione preliminare delle prime idee e suggerimenti per pervenire alla soluzione, identificazione di alcune grandi alternative di massima, ecc.

ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI Analisi avente lo scopo di affrontare interrogativi quali: A cosa deve servire il sistema? Quali funzionalità devono essere sviluppate? Quali informazioni servono? A quali utenti? Per fare cosa? Quali procedure si vorrebbe automatizzare? Ecc.

Identificazione di fabbisogni/obiettivi: LE DIFFICOLTA: Quali informazioni servono? Cosa dobbiamo informatizzare/automatizzare? Gli utenti dovrebbero essere la prima fonte per trovare la risposta MA ci sono alcuni tipici fattori che limitano la possibilità di individuare bisogni e obiettivi a cui dovrebbe rispondere il S.I. da progettare

FATTORI CHE OSTACOLANO LIDENTIFICAZIONE DI FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I. DA PARTE DEGLI UTENTI Ancoraggio alla realtà attuale Sensibilità alla vicinanza temporale Tendenza al comportamento intuitivo Abilità differenziate nelluso delle ICT In alcuni casi: Prevenzione verso le ICT Scarsa conoscenza del contesto aziendale specifico

FATTORI CHE OSTACOLANO LIDENTIFICAZIONE DI FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I. DA PARTE DELLANALISTA/PROGETTISTA Una scarsa conoscenza del contesto aziendale (ossia del business) Uneccessiva focalizzazione su aspetti di carattere tecnico/informatico Una scarsa capacità di interazione con utenti e manager (per far emergere le idee chiave)

FATTORI CHE OSTACOLANO LIDENTIFICAZIONE DI FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I. DIFFICOLTA DI CONTESTO Indeterminatezza dei compiti degli utenti Variabilità delle attività che vengono svolte o che sono da informatizzare Complessità degli obiettivi delle attività … GRADO DI INDETERMINAZIONE DEL CONTESTO

RIASSUMENDO:

analisi dei fabbisogni: APPROCCI POSSIBILI alla raccolta delle informazioni necessarie 1.DEDUZIONE DI SPECIFICHE E OBIETTIVI DA APPLICAZIONI ESISTENTI 2.RILEVAZIONI TRAMITE INDAGINE DIRETTA PRESSO GLI UTENTI 3.RILEVAZIONI INDIRETTE 4.APPROCCIO PROTOTIPALE/SPERIMENTALE

1. DEDUZIONE DI FABBISOGNI, OBIETTIVI E SPECIFICHE ISPIRANDOSI AD APPLICAZIONI ESISTENTI Studio di applicazioni o soluzioni già ben descritte su testi, manuali, casi-studio, disposizioni o regolamenti, ecc. Studio di unapplicazione del S.I. già esistente e che va sostituita o migliorata Studio di unapplicazione da riprodurre o imitare (ad es. presso altre aziende, o disponibili sul mercato, ecc.)

2. RILEVAZIONI TRAMITE INDAGINE DIRETTA PRESSO GLI UTENTI Indagine con questionari (sui dati di cui gli utenti hanno bisogno, su quali funzionalità sono da automatizzare, ecc.) Progetti di una certa dimensione in cui sono coinvolti molti utenti Necessità di coerenza nella preparazione di questionari e nella somministrazione Interviste (semi-strutturate o non strutturate) Per progetti più piccoli, o nel caso di difficoltà di formalizzazione di questionari Tecniche di consultazione di gruppo Riunioni guidate Brainstorming Metodo Delphi, ecc. Ad es. se è difficile la convergenza di idee, o se il progetto è molto innovativo o complesso

3. RILEVAZIONI INDIRETTE Analisi delle modalità di lavoro dellutente Analisi degli indirizzi strategici generali dellazienda Analisi dei processi aziendali Analisi di normative di riferimento (es.: normative sulla qualità)

4. PROTOTIPAZIONE Realizzazione di una versione sperimentale del sistema le cui funzionalità vengono testate con gli utenti –Costo elevato (anche in termini di tempo) –Necessaria la disponibilità di un campione di utenti –Va gestita leventuale coesistenza di vecchi sistemi o modalità di lavoro –Richiede comunque unanalisi preliminare per poter progettare il prototipo stesso

DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E DELLE SPECIFICHE FUNZIONALI DI MASSIMA A. Approcci e schemi per la rappresentazione della struttura del S.I.

UN APPROCCIO FORMALE PER LANALISI E LA SCHEMATIZZAZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI: IL METODO BSP Business System Planning Approccio di analisi dei sistemi IBM anni 70 (proposto nel 1971) Scopo: identificazione dei fabbisogni di informazione e di elaborazione delle informazioni, identificazione delle funzionalità dei sistemi attuali, identificazione delle aree di intervento Per s.i. operativi (ma anche direzionali) Si sviluppa in tre fasi (v. più avanti)

LE MATRICI Mettono in relazione elementi diversi dellorganizzazione e/o del sistema informativo consentono di evidenziare i fabbisogni informativi a seconda della categoria di utilizzatore consentono di identificare ciò che il sistema (o i sistemi) fanno o dovrebbero fare possono essere utilizzate per rappresentare sia lesistente sia lobiettivo

LE PRIME DUE FASI: Consentono di evidenziare con coerenza i fabbisogni di informazione e di elaborazione dellorganizzazione Consentono di mettere in luce la coerenza tra i fabbisogni informativi e gli obiettivi del progetto del nuovo S.I. (e/o del sistema attuale, individuandone carenze e aree di sviluppo)

FASE 1 Analisi dellorganizzazione: –Quale unità organizzativa (funzione, ufficio, ruolo individuale, ecc.) svolge quale attività (o processo) –Matrice unità organizzative/processi o attività

Matrice unità organizzative/processi Si tratta di identificare le attività (o le sequenze di attività intese come processi) svolte da ununità aziendale (ufficio, reparto, singolo individuo, ecc.) Un possibile procedimento: –partire dallorganigramma aziendale o da una porzione di interesse –sulla base delle informazioni raccolte (con interviste, questionari, analisi ecc.) identificare le diverse attività/processi svolte da ciascun addetto, reparto, unità aziendale, funzione aziendale, ecc. –scomporre (se possibile) i processi in sottoprocessi e poi attività elementari –mettere in relazione le attività o processi con gli altri elementi (cioè costruire appunto matrici) –importante identificare unità e processi distinti, ma evitando un grado di dettaglio eccessivo

matrice unità organizzative/processi-attività U1U2U3….Un proc/att. a FCIRE proc/att. b EFC ….E IRE proc/att. k RRE E=esegue; IR= è informato dei risultati; RR=è responsabile dei risultati; FC=fornisce un contributo; ….

FASE 2 Analisi dei requisiti informativi delle varie attività –Ossia: quali informazioni usano e/o elaborano determinati processi o attività –Si produce la Matrice classi di informazioni/processi o attività Lincrocio con la matrice unità/processi permette di costruire la –matrice unità/classi di informazioni: Evidenzia quali informazioni (o fabbisogni informativi) per quali unità organizzative (e quindi indirettamente per quali processi)

Matrice informazioni/processi-attività indica quale attività/processo usa quale informazione (ed eventualmente come) Attività o processi

Matrice unità organizzative/informazione: permette di evidenziare i requisiti informativi dei singoli utilizzatori (individui, unità organizzative), nonché chiarisce quali informazioni ciascun soggetto/unità organizzativa usa o produce in quanto svolge o partecipa a determinate attivittà/processi

FASE 3 Analisi delle applicazioni del S.I. attuale o proposto –Matrice sistemi/processi –Matrice sistemi/informazioni –Matrice unità organizzative/sistemi Rappresenta la sintesi del lavoro; evidenzia le funzionalità attuali del S.I. e i loro limiti, la coerenza con i fabbisogni evidenziati, le aree possibili di intervento (iniziando a definirne gli obiettivi in termini di specifiche)

matrice sistemi/processi: quali sistemi o (sotto)sistemi trattano quali processi o attività (e viceversa)

Matrice sistemi/informazioni: indica in quali sistemi sono disponibili quali informazioni (o dovrebbero/potrebbero esserlo se si tratta di un nuovo progetto), di quali sistemi una data informazione costituisce input o output, o altro

matrice unità organizzative/sistemi: specifica quale unità aziendale usa quale sistema

SUL METODO BSP Metodo completo e articolato (analisi dei sistemi) Coerenza con limpostazione dallorganizzazione al sistema informativo Input chiaro e ben definito; output utile per la traduzione immediata in termini progettuali Possibile diverso grado di dettaglio (ad es. sistema completo di unazienda, oppure singole porzioni o applicazioni) Analisi del sistema attuale e degli obiettivi Approccio costoso (lungo e articolato) Richiede un team dedicato Difficoltà di analisi per problemi o in contesti indeterminati Obiettivi di medio/lungo termine (analisi statica)