Il sistema aziendale

La teoria generale dei sistemi La teoria generale dei sistemi costituisce un fondamentale supporto concettuale per la comprensione e per il governo di fenomeni complessi, qual è la gestione aziendale. La teoria dei sistemi si è diffusa, anche nella materie economico-aziendali, a partire dagli anni Cinquanta grazie ai contributi provenienti da altri discipline: Boulding K.E., General Systems Theory, Management Science, 1956; Von Bertalanffy L., General System Theory, Human Biology, 1951; Amaduzzi A., L’azienda nel suo sistema e nell’ordine delle rilevazioni, 1963.

La teoria generale dei sistemi Per sistema si intende un complesso di molteplici elementi in interazione tra loro, che si presentano in reciproca interdipendenza nello spazio e nel tempo. Ciascun elemento del sistema non agisce dunque in maniera autonoma, ma deve essere osservato nelle interdipendenze che lo legano agli altri elementi dei sistemi di appartenenza. Partendo da queste premesse, è dunque possibile estendere il concetto di sistema all’azienda, cui vengono attribuiti alcuni caratteri fondamentali tipici dei sistemi stessi.

L’azienda come sistema L’azienda può essere definita, in prima approssimazione: “…come un sistema di persone di beni e di energie variamente espresse, che, medianti processi di produzione e di consumo, mira alla soddisfazione dei bisogni dei soggetti che a vario titolo partecipano alla sua attività: in primo luogo i clienti o i destinatari della sua attività economica; quindi tutti gli altri partecipanti – dipendenti, management, proprietà – con particolare riguardo ai fini del soggetto economico”. P. Bastia, p. 93

L’azienda come sistema Secondo l’approccio sistemico, il processo conoscitivo dei fenomeni indagati procede secondo due direzioni: dal generale al particolare, scomponendo l’unitario sistema aziendale in sottosistemi singolarmente descrivibili; dal particolare al generale, ricomponendo i sottosistemi studiati nella sintesi del sistema nella sua interezza. La scissione di un sistema unitario ed integrato comporta ovviamente dei rischi di frammentarietà nell’analisi, anche se alcune ipotesi semplificatrici sono comunque necessarie ai fini della comprensione della complessa realtà aziendale.

subobiettivi particolari L’articolazione del sistema aziendale ambiente sistema generale aziendale obiettivo comune subsistemi particolari subobiettivi particolari singoli elementi del sistema

L’azienda come sistema socio-tecnico L’azienda può essere definito un sistema socio-tecnico in quanto accoglie al suo interno due tipologie di elementi: elementi sociali (le persone); elementi tecnici (i fattori tecnologici e strumentali) Talvolta, l’azienda viene definito semplicemente «sistema sociale» per indicare la prevalenza del fattore umano nella definizione del successo del sistema aziendale.

L’azienda come sistema complesso L’azienda è definita sistema complesso in quanto è costituita da una pluralità di elementi in interazione tra loro (da qui la necessità di effettuare la scomposizione vista sopra). Gli elementi componenti il sistema possono essere raggruppati nelle principali seguenti categorie: personale beni tangibili beni intangibili a loro volta sottoposti ad ulteriori articolazioni, pur nella consapevolezza dei molteplici vincoli di complementarità (impianti e Know how, lavoro di gruppo su progetti).

L’azienda come sistema complesso La scomposizione degli elementi dell’azienda oggetto di analisi, che talvolta appartiene a sistemi ultra-complessi (gruppi aziendali, imprese rete), può seguire una pluralità di criteri: la gerarchia: articolazione di ruoli, persone, responsabilità, obiettivi e vincoli; la divisione di reparti all’interno di uno stabilimento; la localizzazione per zone e aree geografiche; l’articolazione per tipologia di prodotto.

L’azienda come sistema aperto I sistemi aziendali possono essere definiti sistemi aperti in quanto sono presenti numerose relazioni tra i suoi elementi e l’ambiente esterno. Vi sono in particolare alcuni sfere dell’ambiente con cui l’azienda interagisce: ambiente economico ambiente politico-legislativo ambiente sociale ambiente ecologico ambiente nella sfera culturale ambiente nella sfera etica

L’azienda come sistema aperto sfera economica sfera etica AZIENDA SISTEMA APERTO sfera politico- legislativa sfera culturale sfera sociale sfera ecologica

L’ambiente economico L’azienda è parte di: sistemi di aziende mercati Stati, distretti settori Possono influire: recessioni economiche crisi di settore fenomeni economici su scala globale comportamenti e reazioni degli attori economici

L’ambiente politico-legislativo L’azienda è influenzata da innumerevoli elementi presenti nel suo ambito territoriale di riferimento: la stabilità del governo nazionale il sistema delle norme e il sistema giuridico i rapporti con la pubblica amministrazione la partecipazione alle associazioni di categoria i riflessi delle comunità internazionali

L’ambiente sociale Ci riferiamo alle relazioni che l’azienda instaura con la collettività e, di conseguenza, con i singoli individui che ne fanno parte. L’azienda è un sistema sociale in quanto espressione della società cui appartiene, da cui riceve molteplici condizionamenti. Da questo punto di vista, è importante che l’azienda, al proprio interno, affermi quei valori necessari al suo sviluppo in armonia con l’ambiente sociale di riferimento (processi relativi alle risorse umane). I processi di produzione e di consumo delle aziende si caricano di significati simbolici comunicando, attraverso il flusso di beni e servizi, i valori di cui l’azienda è portatrice come parte del più ampio sistema ambiente.

L’ambiente ecologico La consapevolezza della presenza di risorse naturali limitate ha portato, nel tempo, ad una maggiore sensibilità nei confronti delle tematiche ambientali. In particolare, sono in crescita i fenomeni di: controllo sociale verso imprese inquinanti; legislazione in materia ambientale; percezione di opportunità legate all’ambiente ecologico (sviluppo di prodotti e processi rispettosi delle risorse naturali, contenimento dei costi di processo e di prodotto, contributi pubblici per progetti di ricerca finalizzati alla riduzione dell’inquinamento).

L’ambiente nella sfera culturale L’azienda appartiene ad un territorio ed interagisce con la comunità di quel territorio. Particolare è il caso delle aziende storicamente insediate in una determinata area, con relazioni radicate con i dipendenti, con i fornitori, con i clienti e con le aziende di credito locali. Altrettanto interessante è il fenomeno delle aziende che hanno invece una visibilità ormai a livello globale, per cui devono tenere in considerazione una pluralità di tendenze culturali (si pensi, ad esempio, al caso Mac Donald’s).

L’ambiente nella sfera etica In stretto collegamento con quanto affermato in precedenza, con questa espressione si sottolinea la responsabilità delle aziende nel perseguire comportamenti che non siano soltanto rivolti al successo economico, ma che tengano in forte considerazione il rispetto dell’uomo. L’azienda di successo tende a conciliare la propria attività economica con i valori etici della collettività e delle aree geografiche di riferimento.

L’azienda come sistema cibernetico I sistemi aperti sono soggetti ai continui stimoli e alle perturbazioni dell’ambiente esterno, per cui si rendono necessari alcuni meccanismi di autoregolazione, che consentano all’azienda di assumere comportamenti adattivi e proattivi: lo stimolo-risposta Il feed-back il feed forward Si tratta di processi complementari che consentono di coordinare la generale attività di autoregolazione dell’azienda.

Il meccanismo di funzione-risposta Si tratta di un comportamento automatico e istantaneo che non richiede alcuna valutazione da parte del sistema. In natura, gli organismi non sono facilmente propensi a reagire automaticamente agli stimoli. È più frequente la formazione di congetture, che ne orientano l’azione verso schemi automatici. L’impiego dell’informativa e dei sistemi di controllo operativo computerizzati hanno contribuito alla diffusione di meccanismi automatici di stimolo-risposta: segnalazione guasti sulla linea di produzione stampa dei solleciti per le operazioni in scadenza rifornimento automatico dei magazzini

Processo di stimolo risposta. CONGETTURE (1) STIMOLI (2,…,n) (2,…,n) (1) (2,…,n) (1) RISPOSTE VALUTAZIONE (1)

Il meccanismo di retroazione Il presupposto del feed-back risiede nella definizione di un obiettivo preliminare che costituisca un chiaro riferimento nel comportamento del sistema. Il processo del feed-back inserisce nel modello l’osservazione e la misurazione a posteriori dei fenomeni regolati dall’obiettivo di partenza, per segnalare eventuali scostamenti, positivi o negativi, rispetto agli standard predefiniti. Il feed-back per l’azienda costituisce, di fatto, un meccanismo organizzativo fondato su flussi di informazioni che mettono in comunicazione diversi soggetti e diverse strutture produttive.

Meccanismo di autoregolazione «ex post» (feed-back) REGOLA O STANDARD CONFRONTO REGOLA-STANDARD CON IL RISULTATO ATTIVITÀ REGOLATA CORREZIONE (FEED - BACK) OSSERVAZIONE

Meccanismo di feed-back in un sistema organico: riadatta lo schema precedente ad un contesto in cui l’uomo assume decisioni sulla base dei propri valori. IPOTESI E OBIETTIVI VERIFICA DI IPOTESI/OBIETTIVI ATTIVITA’ CONGETTURATA CORREZIONE RAGIONATA valutazione (FEED - BACK) ANALISI ATTIVITA’/RISULTATI

Il meccanismo di controllo anticipato Il processo di feed-forward si colloca all’interno di un contesto fortemente dinamico. L’osservazione dell’avanzamento dell’attività da svolgere consente, dunque, di confrontare anticipatamente l’obiettivo iniziale con quello tendenziale. Il feed-forward consiste nella correzione anticipata della frazione di attività ancora da sviluppare al fine di prevenire possibili errori ed anomalie. Così come nel caso precedente, si propone uno schema in cui risulta rilevante l’intervento del soggetto umano valutatore.

Processo di controllo predittivo o feed-forward. OB: obiettivi da raggiungere A : attività svolte REGOLE IN SEQUENZA OB1 OB2 OB3 OB4 OB5 OBn VERIFICA DEGLI OBIETTIVI A FINIRE ATTIVITA’ CONGETTURATA IN AVANZAMENTO CONTROLLO ANTICIPATO (FEED - FORWARD) A1 A2 OB3 OB4 OB5 OBn AGGIORNAMENTO DELLE REGOLE A FINIRE OSSERVAZIONE MISURAZIONE AVANZAMENTI A1 A2 OB3 OB4 OB5 OBn A1 A2 OB3 OB4 OB5 OBn A1 A2

(SEQUENZA DI OBIETTIVI) Processo di controllo predittivo o feed-forward in un sistema organico. OB: obiettivi da raggiungere A : attività svolte IPOTESI DINAMICHE (SEQUENZA DI OBIETTIVI) OB1 OB2 OB3 OB4 OB5 OBn VERIFICA DEGLI OBIETTIVI A FINIRE ATTIVITA’ CONGETTURATA IN AVANZAMENTO CONTROLLO “EX - ANTE” valutazione (FEED - FORWARD) A1 A2 OB3 OB4 OB5 OBn AGGIORNAMENTO DELLE IPOTESI (PROIEZIONE A FINIRE) AGGIORNAMENTO DELLE IPOTESI (PROIEZIONE A FINIRE) ANALISI ATTIVITA’ IN AVANZAMENTO A1 A2 OB3 OB4 OB5 OBn A1 A2 OB3 OB4 OB5 OBn A1 A2

I meccanismi di controllo Tipicamente, all’interno delle aziende i meccanismi di autoregolazione costituiscono un valido supporto al funzionamento del sistema delle decisioni aziendali. Essi sono inseriti all’interno dei più generali sistemi di pianificazione e controllo direzionale, che si compongono di una serie di strumenti informativi: la contabilità aziendale il processo di budgeting il reporting Il controller, esperto di Sistemi di Pianificazione e Controllo, rappresenta il soggetto coordinatore, in azienda, dei molteplici flussi informativi tra i diversi soggetti aziendali.

economico-finanziario Valutatori: management controller Reporting Funzionamento della struttura informativa per il controllo direzionale, secondo un processo di feed-back. Check-up aziendale Scenario Piano strategico Gestione per obiettivi Programmi operativi Budgeting feed-back Attività programmata Reporting economico-finanziario Valutatori: management controller Reporting multidimensionale Contabilità generale Contabilità analitica