Special Preparatory Programme CSF & JROP Building Implementation Capacity CZ 02 IB SPP III September 2003 – October 2004 Financial procedures and Paying Authority procedures experience from Basilicata

Regione Basilicata Repubblica Ceca EU PHARE TWINNING PROGRAMME Special Preparatory Programme Marzo 2004

Procedure finanziarie e Procedure dellAutorità di Pagamento Lesperienza della Basilicata Maria Teresa Lavieri Dirigente Ufficio Risorse Finanziarie e Bilancio della Regione Basilicata Autorità di Pagamento FESR del POR Basilicata

La Programmazione per le Regioni dellObiettivo 1 in Italia Programma di Sviluppo del Mezzogiorno (PSM) PROGRAMMI OPERATIVI REGIONALI PROGRAMMI OPERATIVI NAZIONALI Quadro Comunitario di Sostegno (Q.C.S.) Complementi di programmazione

Contenuto dei documenti programmatici Piani, QCS e PO, DOCUP e PIC Assi prioritari strategici Valutazione ex-ante Risorse finanziarie per asse e fondo Modalità di attuazione e controllo Complemento di Programmazione Misure Beneficiari finali Piano finanziario delle misure e tassi di partecipazione Criteri di selezione degli interventi Spese ammissibili Procedure amministrative di spesa Indicatori di sorveglianza finanziari, fisici, di risultato e di impatto Azioni di comunicazione

Il Quadro Finanziario per la programmazione dei fondi strutturali è stato definito a livello nazionale in partenariato con i titolari dei P.O. ed approvato nel 1999 (D. CIPE n. 139 del ) ed espone: i fondi comunitari complessivi e la loro ripartizione tra Programmi Operativi nazionali e regionali i fondi complessivi del cofinanziamento nazionale la ripartizione dei fondi tra gli assi prioritari di intervento i meccanismi di premialità

Il Cofinanziamento a carico dello Stato È pari al 70% della quota totale del cofinanziamento nazionale dovuto ed è erogato contestualmente alle quote trasferite dalla Commissione Europea Prima della approvazione del QCS il Governo ha deciso che lanticipo (7%) del cofinanziamento a carico dello Stato per tutti i Programmi Operativi fosse erogato alle autorità titolari dei programmi (Ministeri e Regioni), contemporaneamente al trasferimento da parte della Commissione Europea dellanticipo del 7% del totale dei fondi strutturali (FESR-FSE-FEAOG-SFOP) ( Delibera CIPE n. 60 del )

Nel Q.C.S. Italia La Commissione Europea ha approvato per asse prioritario e fondo strutturale: il totale del cofinanziamento dei singoli fondi strutturali il totale del cofinanziamento pubblico a carico delle amministrazioni nazionali distinto fra Stato e Regione il totale della quota dei privati (con valore indicativo) e per ciascun Programma Operativo Nazionale o Regionale: il totale del cofinanziamento comunitario distinto per fondo strutturale

Per ciascun Programma Operativo la Commissione Europea ha approvato per Asse Prioritario e per annualità Se nazionale totale cofinanziamento fondi strutturali distinto per fondo totale cofinanziamento bilancio dello Stato totale cofinanziamento privati Se regionale totale cofinanziamento fondi strutturali distinto per fondo totale cofinanziamento a carico del bilancio dello Stato totale cofinanziamento a carico bilancio della Regione o di altri beneficiari finali pubblici (comuni, province) totale cofinanziamento privati

Nei Complementi di Programmazione dei Programmi Operativi FONTI FINANZIARIE(importi in Euro) Costo totale Finanziamento pubblico 100,00% FESR ,00% FSE - 0,00% FEAOG - 0,00% Centrale ,50% Regionale ,50% Finanziamento privato PROFILO SPESA PREVISTA (importi in Euro) AnnualitàImporto Importo annualeprogressivo (1° s.) (2° s.) Per ciascuna Misura sono presenti due quadri finanziari contenenti:

Soggetti coinvolti nellattuazione dei programmi comunitari Autorità di Gestione Autorità di Pagamento Autorità di Controllo Beneficiari finali Destinatari finali

Compiti delle Autorità di Pagamento (artt. 9 e 32 Reg. CE 1260/99) Per il QCS Supervisione e coordinamento dellorganizzazione dei flussi finanziari (Ministero Economia e Finanze - Ragioneria Generale dello Stato) Per i Programmi Operativi Verifica della conformità delle spese sostenute alle norme comunitarie accertandone la regolarità, la correttezza e la eleggibilità Elaborazione, certificazione e presentazione delle richieste di pagamento alla Commissione Europea (quota UE) ed al Ministero Economia e Finanze (quota Stato) e verifica degli accrediti Verifiche presso lAutorità di gestione, i beneficiari ed i destinatari finali sulle spese sostenute e i documenti giustificativi, accertando che le operazioni sono state effettivamente realizzate Gestione delle rettifiche finanziarie disposte dalla C.E. e recupero dei fondi indebitamente versati Vigilanza sui trasferimenti ai beneficiari finali che devono ricevere con celerità i fondi

Procedure Finanziarie della Programmazione Per uniformare le procedure di attuazione del QCS è stata emanata una specifica direttiva valida per tutti i Programmi Operativi ( D. CIPE n. 83 del ) contenente I criteri relativi alle procedure finanziarie Le funzioni delle Autorità di Pagamento dei Programmi Operativi I sistemi di gestione delle risorse finanziarie - circuiti finanziari Lesecuzione finanziaria degli interventi Le modalità di attivazione dei flussi

Criteri da adottarsi per la definizione delle Procedure Finanziarie massima integrazione tra tutte le risorse disponibili (comunitarie, statali e regionali) per valorizzare le sinergie tra le diverse azioni finanziate; necessaria flessibilità a tutto il circuito finanziario che regola la programmazione e gestione degli interventi, anche al fine di massimizzare il tiraggio dei Fondi Strutturali; determinazione dei fabbisogni annuali, in termini di competenza e di cassa, in funzione della capacità di spesa dei beneficiari finali, tenendo conto, a questo fine, dei vincoli di disimpegno automatico di cui agli artt. 31 e 32 del Regolamento (CE) N. 1260/1999 ; modalità di rappresentazione delle poste contabili e di evidenziazione dei flussi finanziari tali da garantire la necessaria trasparenza e la verifica delladdizionalità delle risorse comunitarie senza irrigidire la gestione.

Azioni poste in essere da parte delle amministrazioni titolari dei Programmi Operativi Attivazione di un appropriato sistema contabile a livello di Autorità di Gestione dei Programmi Operativi semplificazione delle procedure di trasferimento a tutti i livelli, al fine di rendere le risorse più rapidamente disponibili per i beneficiari finali Semplificazione delle voci di bilancio Integrazione informatica del sistema di gestione del bilancio con il sistema di gestione dei progetti finanziati Individuazione di adeguati strumenti per la raccolta dei dati relativi alle dichiarazioni di spesa e definizione di procedure di controllo

I circuiti finanziari Ogni Amministrazione nazionale o regionale responsabile della gestione di un programma operativo prevede nel proprio bilancio annualmente i fondi (comunitari - statali- regionali) necessari per garantire il livello di spesa previsto dai piani finanziari del PO e del Complemento di Programmazione Al trasferimento delle risorse comunitarie e di quelle del cofinanziamento statale provvede la Ragioneria Generale dello Stato (Ministero Economia e Finanze) attraverso uno speciale fondo del proprio bilancio (Fondo di rotazione), accreditando tali fondi su appositi conti correnti presso la Tesoreria Centrale dello Stato (Banca di Italia) alle Regioni ed alle Amministrazioni interessate previa presentazione delle domande di pagamento Le Regioni, nel rispetto delle procedure di contabilità, prelevano le risorse da detti conti per eseguire le erogazioni in favore dei beneficiari finali, in relazione alle effettive esigenze di cassa Le Amministrazioni statali utilizzano i fondi attraverso appositi conti presenti sul bilancio di ciascun ministero dove vengono versati i fondi comunitari e del cofinanziamento nazionale da parte del fondo di rotazione.

Le modalità di attivazione dei flussi La Commissione provvede al versamento di un acconto contestualmente al primo impegno che interviene allatto della decisione che approva ciascuno intervento. Questa anticipazione è pari al 7% della partecipazione complessiva dei Fondi al singolo Programma Operativo e può essere erogata in una o due tranches (artt. 31 e 32 del Reg.(CE) n.1260/1999) La fase successiva del flusso finanziario prevede pagamenti intermedi ed il saldo finale a titolo di rimborso di spese effettivamente sostenute e certificate dalle Autorità di Pagamento. Le Autorità di Pagamento presentano le richieste di pagamento, certificando le spese effettivamente sostenute, alle Amministrazioni capofila dei singoli Fondi che provvedono allinoltro alla Commissione europea e alla Ragioneria Generale dello Stato(MEF) Una copia completa delle domande di pagamento deve essere trasmessa a titolo informativo allAutorità di Gestione del QCS e allAutorità di Gestione del Programma Operativo di riferimento. Le Autorità di pagamento elaborano ununica domanda di pagamento per richiedere sia la quota comunitaria che la quota statale. La Ragioneria Generale dello Stato trasferisce sui conti delle Amministrazioni titolari le risorse comunitarie e contestualmente attiva le procedure per il trasferimento della quota nazionale di cofinanziamento, dando comunicazione alle Autorità di Pagamento.

Tempistica delle domande di pagamento Le Amministrazioni centrali capofila ricevono le domande di pagamento elaborate dalle Autorità di pagamento e, previa verifica della loro correttezza formale e della sussistenza delle condizioni di ammissibilità, le inviano alla Commissione europea quattro volte lanno, alle seguenti scadenze: 28 febbraio, 30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre. La scadenza del 31 ottobre è lultima possibile per ogni anno, come previsto dal Reg. CEE 1260/99. Le Autorità di pagamento devono far pervenire le domande di pagamento almeno 10 giorni lavorativi precedenti la scadenza prevista per linoltro a Bruxelles. Le domande di pagamento pervenute oltre i termini vengono inviate alla Commissione europea alla successiva scadenza. Per accelerare i tempi di inoltro, le domande di pagamento vengono trasmesse per via telematica

Assegnazione della quota statale viene disposta, per ciascun programma operativo, sulla base del piano finanziario della decisione comunitaria che approva e fissa la partecipazione finanziaria dei Fondi strutturali viene effettuata, annualmente, con decreto ministeriale, in favore di ciascun P.O., sulla base dellistruttoria tecnica condotta da un gruppo di lavoro istituito presso il Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato la parte dellassegnazione non erogata e non riprogrammata per lavvenuto disimpegno automatico della Commissione Europea viene disimpegnata

Pagamento della quota statale è eseguito in conformità dei corrispondenti impegni ed ha come destinatario, di norma, lautorità di pagamento di ciascun intervento. Nei casi in cui il PO è gestito da Amministrazioni dello Stato che non operano autonomamente con un proprio bilancio, la Ragioneria Generale dello Stato provvede ad effettuare i pagamenti agli aventi diritto sulla base delle disposizioni impartite dallAmministrazione titolare del programma, oppure da quella responsabile del coordinamento della misura o dellazione. può assumere la forma di Acconto, Pagamenti intermedi, Saldo il totale cumulato di acconti e pagamenti intermedi non può superare il 95% dellimporto totale attribuito sul programma il pagamento del saldo finale viene eseguito dietro presentazione, da parte dellAutorità di pagamento, entro sei mesi dal termine di chiusura del P.O., di una dichiarazione certificata delle spese effettivamente sostenute dai beneficiari finali. Lerogazione del saldo è, inoltre, subordinata alla presentazione della: relazione finale di esecuzione dellintervento al Ministero dellEconomia e delle Finanze ed alla Commissione europea; Dichiarazione predisposta ai sensi dellarticolo 38, paragrafo 1, lettera f) del Reg.CE n. 1260/99 dallautorità di controllo ai sensi del Reg. CE n. 438/2001

Recuperi e rimborsi Le Autorità di pagamento di ciascun PO procedono al recupero, presso i beneficiari finali o gli altri organismi responsabili, dei contributi comunitari e nazionali loro trasferiti e non utilizzati nei termini previsti maggiorati degli interessi legali maturati nel periodo intercorso tra la data di erogazione dei contributi stessi e la data di recupero. Le somme recuperate devono essere versate al Ministero dellEconomia e Finanze- Ragioneria Generale dello Stato che provvede alla restituzione alla Commissione Europea o li trattiene a seconda che si tratti di fondi comunitari o fondi statali.

Struttura organizzativa della Regione Basilicata per lattuazione del POR AUTORITÀ DI GESTIONE = Resp. Ufficio Staff nel Dip. Presidenza della Giunta AUTORITÀ DI PAGAMENTO FESR = Resp. Ufficio Ris.Finanziarie e Bilancio AUTORITÀ DI CONTROLLO = Resp. Ufficio Controllo finanziario e di gestione AUTORITÀ DI PAGAMENTO FEAOG = Resp.Ufficio del Dipartimento Agricoltura AUTORITÀ DI PAGAMENTO FSE = Resp. Ufficio Dipartimento Formazione RESPONSABILI DI MISURE = Dirigenti delle strutture competenti per materia dei vari Dipartimenti (Ambiente, Infrastrutture, Sicurezza Sociale, Attività Produttive, Agricoltura, Formazione, Presidenza) AUTORITA AMBIENTALE = Resp. Ufficio Staff nel Dip. Presidenza Giunta

Chi è e cosa fa il Responsabile di Misura E un dirigente del Dipartimento regionale competente nelle materie oggetto della misura Attua la misura seleziona i progetti emana gli atti di concessione dei contributi gestisce il progetto sotto il profilo finanziario ed amministrativo autorizza gli impegni dei fondi sul bilancio regionale controlla i progetti e autorizza i pagamenti al beneficiario finale o al destinatario della sovvenzione se il beneficiario finale è la Regione effettua il monitoraggio finanziario, fisico e procedurale dei progetti fornisce e certifica i dati finanziari allAutorità di gestione ed alla Autorità di Pagamento conserva tutta la documentazione amministrativa per i controlli ai vari livelli

Chi sono …. nella programmazione comunitaria I Beneficiari finali Organismi, soggetti pubblici e privati responsabili della committenza delle operazioni; nel caso dei regimi di aiuto, i beneficiari finali sono gli organismi che concedono gli aiuti; per le opere pubbliche sono gli enti pubblici che eseguono lappalto dei lavori. I destinatari finali I percettori ultimi delle risorse finanziarie rese disponibili (imprese realizzatrici di opere pubbliche, piccole e medie imprese, società di assistenza tecnica, allievi, docenti, fornitori, ecc..) Reg.(CE) n.1260/99, art.9

Cosa fanno i Beneficiari finali Attuano gli interventi/azioni selezionati dallAutorità di gestione Se proponenti di interventi/azioni, ne elaborano la progettazione esecutiva Definiscono le procedure di attuazione degli interventi/azioni ed i rapporti con il destinatario finale Adeguano la propria struttura funzionale ed i sistemi contabili per il rispetto dei vincoli e degli adempimenti imposti dalla Commissione Europea e dallo Stato Implementano il sistema di contabilità del progetto Implementano il sistema integrato di controllo, monitoraggio e rendicontazione della spesa Trasmettono le informazioni sullattuazione degli interventi alle Autorità competenti

Flussi finanziari nel POR Basilicata Responsabile di Misura Beneficiari finali (comuni, province) Destinatari finali (privati, imprese) Invia i dati e la certificazione delle spese Autorità di Gestione del POR Autorità di Pagamento del Fondo Invia gli atti con la richiesta per limpegno e il pagamento dei fondi Ragioneria Generale della Regione Che provvede ad effettuare limpegno di spesa sul bilancio e ordina alla banca tesoriera di pagare limporto disposto dal responsabile di misura

Esecuzione finanziaria degli interventi Il sistema contabile a livello di Programma Operativo, fondato su documenti giustificativi soggetti a verifica, deve essere in grado di garantire: La partecipazione dei Fondi strutturali nei limiti fissati; I pagamenti ai beneficiari finali senza decurtazioni e senza ritardi ingiustificati; La conformità degli impegni e dei pagamenti alle prescrizioni comunitarie; La destinazione delle azioni coerente con quella indicata nel Programma Operativo; La registrazione delle somme recuperate a seguito di irregolarità accertate.

La fase dellimpegno Limpegno delle risorse destinate alla realizzazione di un intervento/azione, secondo laccezione comunitaria, rappresenta latto formale (atto giuridicamente vincolante) dal quale scaturisce una obbligazione per il Beneficiario finale e può essere antecedente o posteriore allimpegno contabile sul bilancio (ciò dipende dalle norme di contabilità interne al soggetto attuatore). Per le infrastrutture è il contratto stipulato con lappaltatore dei lavori Per i regimi di aiuto è latto di concessione del contributo+ la notifica Per i contratti di servizio è il contratto stipulato con laffidatario dei servizi Limpegno, formalizzato con atti amministrativi e contabili validi ai fini della rendicontazione, è una delle grandezze finanziarie chiave del sistema di monitoraggio, controllo e rendicontazione

Pagamento e contabilizzazione La fase di pagamento corrisponde allesborso finanziario, e quindi alla spesa effettivamente sostenuta del beneficiario finale, a fronte degli impegni assunti. Il pagamento viene provato, nel caso di un ente pubblico, dal mandato emesso nei confronti del fornitore che ha effettuato la prestazione (ditta appaltatrice di lavori infrastrutturali, PMI in caso di regimi di aiuto, società o altro soggetto affidatario di incarico professionale, ecc.); Limporto della spesa, conformemente alla normativa civilistica e fiscale, deve essere registrato nel sistema contabile e latto di pagamento deve recare a corredo la documentazione di debito necessaria (fattura, certificato di pagamento, ecc.) Anche il pagamento è una delle grandezze finanziarie chiave che va ad alimentare il sistema di monitoraggio, controllo e rendicontazione

La fase della rendicontazione E un processo trasversale a tutta lattuazione che non si esaurisce nella consuntivazione delle spese Interagisce con le fasi del processo di formazione dei costi e del processo di controllo Progettazione di un sistema integrato di rendicontazione e controllo del cui funzionamento è responsabile il Beneficiario Finale

Gli aspetti critici del processo di rendicontazione Rispetto dei criteri di rendicontazione fissati dalla normativa comunitaria e dal singolo programma Spese ammissibili Categorie di costo ammissibili e importi ammissibili per ciascuna categoria di costo Definizione della struttura e organizzazione del sistema di rendicontazione:soggetti coinvolti, flusso documentale e finanziario, ruoli e responsabilità

Limpostazione del sistema di rendicontazione Prevede la realizzazione delle seguenti attività Definizione dei criteri di eleggibilità delle spese Individuazione delle tipologie di spesa ammissibili e definizione dei relativi requisiti di ammissibilità e criteri di determinazione Impostazione del sistema di contabilità di progetto e definizione dei criteri di contabilizzazione delle spese Analisi e disegno dei principali processi operativi finalizzati alla rendicontazione e predisposizione di modelli e strumenti

Dettaglio delle registrazioni contabili e della documentazione a livello del beneficiario finale La registrazione dei singoli pagamenti per ciascun progetto/azione deve essere effettuata distintamente per voce di spesa: Lavori, somme a disposizione distinte per natura, per le infrastrutture Opere murarie, spese di progettazione, impianti, macchinari, attrezzature, capitale circolante, nel caso di regimi di aiuto Progettazione, allievi, docenze, sede, ecc., nel caso di azioni sulle risorse umane …… La documentazione che il beneficiario finale ha lobbligo di conservare è la seguente: Quadro tecnico economico,stati di avanzamento lavori e certificati di pagamento, documentazione di spesa, certificazione di spesa con riparto definitivo tra lavori e somme a disposizione, prospetto di rendiconto finale per le infrastrutture Computo metrico delle opere murarie, fatture quietanzate per le spese di progettazione, impianti, macchinari, attrezzature, ecc., nel caso di regimi di aiuto Registri presenze allievi e docenti, documentazione di spesa, prima nota cassa, registro del magazzino, libri consegna materiale didattico, prospetto di rendiconto finale, ecc., nel caso di acquisizione di beni e servizi formativi

Ammissibilità delle spese Norma Generale Si applicano le norme nazionali a meno che non siano state emanate norme comuni dalla Commissione Europea in materia di ammissibilità delle spese Condizioni di ammissibilità La spesa deve essere stata sostenuta, dal beneficiario finale, dopo la data di ricezione del programma (PO, DOCUP, PIC,…); La spesa deve essere stata sostenuta, dal beneficiario finale, entro la data finale fissata nella decisione di approvazione del programma; La spesa deve essere regolare e documentabile; Gli stati membri devono accertarsi che loperazione finanziata dai Fondi non subirà modificazioni sostanziali nei cinque anni successivi alla data della decisione di partecipazione -che ne alterino la natura o le modalità di esecuzione -che procurino un vantaggio indebito a impresa/ente pubblico -che determinino un cambiamento nella natura della proprietà di una infrastruttura oppure la cessazione o il cambiamento di una attività produttiva Rif. Reg.(CE) n. 1260/1999, art. 30

Programmazione ordinaria e programmazione comunitaria Per assicurare il rispetto del principio di aggiuntività delle risorse comunitarie sancito dai regolamenti, occorre orientare tutta la programmazione nazionale, regionale e locale, quella finanziata con i fondi ordinari, agli stessi obiettivi della programmazione comunitaria Concentrazione delle risorse sugli stessi obiettivi Disponibilità di un parco progetti più ampio da rendicontare Maggiore disponibilità di risorse nazionali per il cofinanziamento