Lo screening tramite test HPV: Aspetti organizzativi ed informatici Chiara Fedato Coordinamento Regionale Screening Oncologici

Gruppo di lavoro regionale Registro Tumori del Veneto Sistema Informativo - Gruppo Tecnico Software della Prevenzione Coordinamento Regionale Screening Oncologici

Protocollo di screening con test HPV (a partire dai 30 anni di età) Test di primo livello HPV-DNA NEGATIVO Ripetizione a 5 anni INADEGUATI/POSITIVO Citologia NEGATIVA Ripete HPV a 1 anno ≥ ASCUS Colposcopia

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Transizione da screening tradizionale ad screening con HPV Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Fase di transizione da Pap-test a test HPV

A regime: Generazione degli Appuntamenti Il protocollo prevede due percorsi diversi per le donne in base alla fascia di età: Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Generazione Appuntamenti La generazione massiva degli appuntamenti permetterà, in base alla fascia di età configurata, di invitare le donne a percorsi di screening differenti utilizzando modelli di lettere specifici. I tipi di invito che prevedono test differenti in base all’età sono: PRIMI INVITI RICHIAMI dopo ABOH relativi SOLLECITI* *il sollecito segue il test del primo invito Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Generazione Appuntamenti PAP TEST: donne in fascia PAP e che non hanno eseguito screening HPV precedentemente TEST HPV: donne in fascia HPV e donne in fascia PAP che hanno già eseguito screening HPV precedentemente Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Screening Citologico: FLUSSI DI LAVORO Anagrafe Popolazione target Stampa Lettere di invito Appuntamenti SCR mailing

Osservazioni inviti Da data attivazione HPV (Data tracciata) tutti i primi inviti = primi inviti HPV PI e solleciti da DATA HPV = Test HPV Richiami = pap test => fogli lavoro riporteranno tipo invito

Integrazioni: 1 livello citologico tradizionale SCR AP Accettazione Stampa Lettera di referto Refertazione

DGRV n772/2014 Centri di riferimento per l’esecuzione dei test HPV Anatomia Patologica di Treviso Anatomia Patologica di San Bonifacio IOV Padova

Flussi di integrazione: 1 Livello HPV Software screening Prenotazioni/Accettazioni Referti HPV Laboratorio MICROBIOLOGIA Accettazione validazione referti Strumento HPV Lettura test

Stati donna: Da invitare Invitata Accettata in attesa di referto HPV Refertata HPV Se HPV-  referto chiuso - invio 5 an Se HPV+  referto aperto in attesa Pap test Refertata Pap test

Flusso dei materiali e delle informazioni Da Ambulatori vs laboratorio: Accettazioni, fogli lavoro, e campioni hpv Tramite fattorini e integrazioni Da laboratorio vs AP-Thiene: Campioni HPV+ e foglio lavoro positivi Da Segr. Screening vs AP-Thiene: Pre-accettazioni hpv+

Flussi: screening citologico Ulss Modulo HPV per lo screening Flussi: screening citologico Ulss Padova, 18 giugno 2010 SCR Anagrafe Mailing 1° livello AP Thiene Lab - TV

Punti prelievo Laboratorio di riferimento Signora Rossi 54-64a Campioni HPV Foglio lavoro Accettazioni Laboratorio di riferimento Consenso Informato x trattam/trasmissione Campione HPV positivo Risultati HPV Negativi/positivi Signora Rossi 54-64a accettazioniHPV positivi lettera risposta Invito AP Thiene Segreteria Risultati pap-test su HPV positivi

Prelievo e Ambulatori Ambulatori: Sedute dedicate e separate Prelievo HPV (su Thin preap)* Piani di lavoro distinti Pc collegato a rete regionale Stampanti (TT o TD) Etichette per il kit Stampanti possono essere a trasferimento termico (zebra) o termico diretto * Unico prelievo e unico campione

DESCRIZIONE ATTIVITA’: in ambulatorio Ostetriche-prelevatrici responsabili: Dell’accoglienza donne invitate, Dell’anamnesi - accettazione Dell'esecuzione del prelievo Segnalazione alla segreteria screening e al laboratorio dei casi ‘particolari’ (su foglio lavoro e/o sw) della corretta conservazione dei prelievi fino al trasporto da parte del corriere dall’Ambulatorio al Punto di raccolta OGNI AMBULATORIO DOTATO DI PC CON INTRANET REGIONALE ED APPOSITA STAMPANTE

SITUAZIONI PARTICOLARI: DONNE IN GRAVIDANZA: si esegue HPV test con apposito KIT; Gravidanza avanzata: si può rimandare a dopo il parto; DONNE VIRGO: si esegue il pap-test e si evidenzia nel foglio di lavoro ‘virgo’, e si segnala «NO HPV» nel campo prelievo HPV in accettazione;

Accettazione La corretta accettazione assume un ruolo determinante nel processo di refertazione e quindi nel percorso di screening delle donne. Attualmente, in fase di accettazione, vengono raccolte le seguenti informazioni: Esito invito Anamnesi ed interventi precedenti Dati prelievo È possibile stampare fogli di lavoro ed etichette Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Accettazione

Accettazione – stampe xxxxxx

Accettazione – foglio di lavoro

ETICHETTA TEST HPV

Accettazione – etichette

AD OGNI DONNA LA PROPRIA ETICHETTA

Accettazione – Etichettatura Campioni HPV In fase di accettazione occorre gestire anche l’etichettatura dei campioni HPV. L’etichette che deve essere applicata ai campioni deve: Contenere il codice identificativo campione stampato sia in chiaro che in barcode Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Soluzione Organizzativa Ottimale Accettazione Diverse ULSS, sia praticanti screening tradizionale che screening HPV, raccolgono l’accettazione in tempo reale, direttamente in fase di prelievo, tramite le ostetriche. Prerequisiti necessari per questa modalità organizzativa sono: Tutti i centri prelievo devono essere dotati di: PC con accesso alla rete (verificare tempi di risposta) Stampanti ed etichette termoresistenti Tutte le ostetriche devono avere le credenziali personali per l’accesso all’applicativo e devono essere formate sull’utilizzo Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Soluzione Organizzative Alternative IPOTESI B: L’accettazione viene comunque raccolta nello screening ma a posteriori e in modo centralizzato dalla segreteria, tuttavia le ostetriche devono avere a disposizione ogni mattina tutte le etichette per i possibili prelievi HPV (spreco di etichette specifiche con costi rilevanti, impossibilità di gestire casi fuori agenda) IPOTESI C: L’accettazione viene raccolta in gestionale aziendale esterno l’applicativo di screening. Essendoci un attore in più aumenta anche il grado di complessità dei flussi informativi. Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

LA RINTRACCIABILITA’ DELLE PROVETTE Le provette devono essere identificate prima di iniziare il prelievo: occorre, dunque, applicare alla provetta l’apposita etichetta (stampante presente ogni centro prelievo) L’etichetta contiene per ogni donna le seguenti informazioni: Nome, Cognome, data di nascita, tessera sanitaria, data di prelievo e codice a barre Occorre applicare alla provetta l’apposita etichetta posizionandola in senso longitudinale.

TRASPORTO E INVIO Inviare al laboratorio di riferimento i porta-provette con i campioni e i fogli delle sedute di prelievo corrispondenti; il trasporto va effettuato a temperatura ambiente, utilizzando contenitori adeguati

Nuovi Dati Accettazione Con il protocollo HPV-DNA con richiamo a 5 anni sarà necessario raccogliere con precisione anche le seguenti informazioni: Consenso al trattamento dei dati Consenso alla trasmissione dei dati Tipo prelievo effettuato (per solo PAP test o per test HPV) La raccolta di queste informazioni determina il flusso di informazioni verso i diversi centri di refertazione e la struttura che il referto deve assumere Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Gestione Consenso e implicazioni applicative È stata inviata a tutte le ULSS una informativa regionale. È obbligatorio raccoglierlo in fase di accettazione, soprattutto necessario per gestire le refertazioni fuori ULSS. Il consenso è valido per tutti i prelievi e gli episodi di screening successivi! La gestione del consenso e della privacy è un argomento delicato. Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Gestione Consenso e implicazioni applicative Consenso al trattamento dei dati (personali e sensibili) Consenso alla trasmissione dei dati Se uno od entrambi i consensi vengono negati (l’accettazione del secondo è condizionata all’accettazione del primo), l’applicativo inibisce i flussi informativi verso gestionali esterni l’ULSS. Nello specifico: il centro di refertazione HPV l’anatomia patologica di Thiene Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Gestione Consenso e implicazioni applicative: consenso negato Gli scenari ipotizzati in questo caso sono: Rifiutare la prestazione Non è possibile eseguire il test HPV, in quanto il processo di export delle accettazioni verso i centri refertanti esterni viene inibito Eseguire il PAP test per lo screening tradizionale Il flusso informativo verso la propria anatomia è garantito e il referto verrebbe gestito internamente a livello aziendale Settore Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

Accettazione: presenza e prelevatore

ALCUNI ESEMPI ORGANIZZATIVI Azienda Ulss 19 Azienda Ulss 15 Punto di raccolta prelievi Centro Coordinamento Screening Laboratorio Frequenza di invio prelievi al Laboratorio di riferimento 1 v/settimana (circa 100/130 prelievi a settimana) 2 v/settimana (circa 250 prelievi a settimana) Protocolli Protocolli organizzativi interni Modalità invio prelievi Ditta già convenzionata con Ulss per trasporto Ditta già convenzionata con ULSS per trasporto campioni

EXPORT Accettate vs Laboratorio

Esempio di log – export accettazioni

IMPORT Referti da Laboratorio

Esempio di log – import referti

Centro di riferimento per la lettura dei pap test di triage (HPV+) PAP-TEST DI TRIAGE A REGIME: CIRCA 8.000/ANNO Anatomia Patologica Ospedale di Santorso

EXPORT: HPV + vs Anatomia Patologica

IMPORT: PAP da Anatomia Patologica

Referto HPV: campi “Esito”: negativo, positivo, inadeguato; “Quantità”: valore assoluto; “Quantità relativa” = valore in % dell’RLU; “Data prelievo” = data invito (spostare gli inviti); “Tipo infezione”: non ora Ps: Se presenti data referto HPV e data referto Pap test = vale quest’ultima data;

REFERTO HPV

Se l’HPV è positivo … allora

Refertazione: alcune funzioni Filtro di ricerca HPV: non refertato, negativo, positivo, inadeguato; Filtro HPV+ Filtro referto aperto = HPV in attesa di test; Filtro HPV+ Filtro referto chiuso = Pap test eseguiti in seguito ad HPV;

Modulo HPV per lo screening REFERTAZIONE Padova, 18 giugno 2010 FILTRO: HPV = non eseguito, positivo, negativo, inadeg

Approfondimenti SCR Appuntamento Refertazione Lettera di referto Stampa Lettera di referto Refertazione

Grazie per l’attenzione chiara.fedato@regione.veneto.it