Project net Principali funzionalità del programma web-based enterprise project management application Riferimento per il manuale:

Funzionalità Team Condivisione documenti Forum Calendario Tasks Milestones Workflow Project Managers Pianificazione progettuale Gestione economica Notifiche Controllo sui progetti (fasi tasks) Status report Si possono creare templates riutilizzabili che configurano ogni cosa per un nuovo progetto

Pianificare un progetto I progetti sono raggruppati nellunità Business Si possono creare sottoprogetti collegati a progetti principali I progetti possono essere strutturati in fasi e tasks Si possono condividere tasks in più progetti

Le fasi Un progetto può essere suddiviso in fasi il cui insieme costituisce un processo Schema progettuale Analisi dei dati Pianificazione e sviluppo Implementazione Test Messa in produzione Quando tutti i tasks di una fase sono terminati si può procedere alla fase successiva Le fasi possono essere utili per determinare le riunioni di verifica per poi procedere con lavanzamento del progetto

I deliverables Ciascuna fase determina la produzione di documentazione Deliverables che viene associata al progetto da un link Strutturare il progetto in fasi non è obbligatorio ma aiuta a mantenerne il controllo e a mettere a disposizione documentazione ufficiale

Assegnazione ruoli Ci sono alcuni ruoli predefiniti Space administrator Power user Team member La definizione di ulteriori ruoli può facilitare linvio di o informazioni agli appartenenti ad uno stesso ruolo della projects directory

La documentazione La gestione dei documenti si può definire completa, non ci sono limiti alla tipologia e alla dimensione E attivo il version control e si può inserire il workflow process CAD files (DGN, DWG, and DXF formats) Text Bid Documents Proposals Requests for Quote (RFQ) Requests for Information (RFI) Scanned Drawings Other images that can be quickly added to a project. Audio and Video

Le Forms Si possono creare delle forms di inserimento dati, impostando i campi necessari in un db interno, e utilizzarle poi (anche come voce di menù) per selezionare i dati e visulizzare elenchi ordinati Tipicamente vengono utilizzate per: -raccogliere dati sugli utenti -Riportare errori, bugs nelle applicazioni -Raccogliere le linee guida o le decisioni prese

Il workflow Nella pagina di setup del progetto si può impostare il workflow per definire gli steps di un processo. Si usa ogni qualvolta bisogna passare attraverso un processo organizzativo Il workflow ha una busta che viene recapitata nella workflow In-box a tutti coloro che sono coinvolti nel processo passo dopo passo. Lo step definisce chi deve visionare quella parte di documento durante il processo. Un workflow generalmente ha uno step iniziale e uno o più steps finali che possono assumere il valore di approvato, rigettato o cancellato Le transazioni sono azioni, risultati o decisioni che si verificano ad ogni step e possono essere definite per dettagliare meglio i passaggi del processo: devono essere definite propriamente ad ogni step allinterno del workflow

Il workplan Il workplan permette di visualizzare lo status di un progetto in varie modalità Stato di avanzamento lavoro Date di inizio e fine progettazione Elenco dei tasks Percentuale di lavoro eseguito Tipo di tasks Fasi del progetto Grafici flat e Gantt

I tasks I partecipanti ad un processo possono definire il proprio status sui tasks loro assegnati Un task deve includere alcuni parametri base come: - la durata del lavoro espressa in ore giorni..ecc. - le date di inizio e fine - la percentuale di lavoro completato - le dipendenze da altri tasks - eventuali vincoli Il task assegnato appare nella new item channel nella proprio Personal Workspace Il task può essere accettato o respinto: se è accettato viene inserito nell individuals Assignment channel

I vari tipi di task I tipi di task possono essere definiti principalmente secondo le loro caratteristiche: Fixed unit quando è significativo rappresentarlo per percentuale di lavoro svolto anziché per es. per la sua durata Fixed duration per la durata Fixed work quando il lavoro richiesto per il task è costante e la durata e le risorse assegnate sono flessibili I tasks possono essere condivisi/esportati in altri workspaces Per ulteriori definizioni consultare il manuale

Usare un template Si può salvare un workspace come template per poter poi sfruttarlo in ulteriori stesure progettuali simili In ogni caso si può creare un template manualmente per ottenere un master project o master business E consigliabile tenere i master template in un progetto separato in modo da non rischiare di usarli erroneamente. I template si possono conservare nel proprio personal workspace o nel business workspace

Il workplan per lutente Lutente può vedere nel workplan -tutti i tasks -i milestones dei progetti di cui fa parte -I blogs -tutte le risorse assegnate a ciascun task Lutente può modificare i tasks e i loro dettagli se necessario Nota: un milestone non è altro che un task con tempo di lavoro pari a 0

Assegnare le risorse Un task può essere assegnato ad una o più persone e può appartenere ad una fase Altri utenti possono essere invitati nel progetto come risorsa e possono essere loro assegnati alcuni tasks Lassegnazione di un task può essere accettata o respinta.

Il blog Chiunque può creare un blog indipendentemente da un progetto. Il blog può servire per registrare tutto il lavoro passo per passo, una specie di diario. (per progetto fase task…) I membri del team possono intervenire nel blog con nuovi argomenti o aggiungere commenti Va controllata la profilazione degli utenti prima di usare un blog

Project Wiki Elenca tutti i contributi relativi ad uno specifico progetto: - descrizioni -dettagli -specifiche Una wiki può essere associata ad un progetto, un task, una form ecc. Nella menù della wiki troviamo strumenti per: -cercare una wiki (elenco in ordine alfabetico) -controllare dove è collegata (quali link ci sono a partire da e verso la wiki) -aggiornare e rendere attiva lultima versione -modificare/cancellare