1 Documenti digitali: dematerializzazione, archiviazione e conservazione Guido Marinelli Bologna 20 Aprile 2006

2 Condivisione Nellantichità era la voce degli aedi o dei rapsodi a narrare e a tramandare le gesta degli dei dellOlimpo e degli eroi greci; successivamente, nella società moderna, la condivisione dei saperi e dei gusti con gli altri individui è stata affidata alla carta e a supporti persistenti; oggi la Società Digitale sembra non aver più bisogno più di supporti e intermediari: il bit appare intrinsecamentecondivisibile.

3 Il concetto di documento I documenti e i supporti evolvono congiuntamente: –documento orale: supporto volatile –documento scritto: supporto persistente (diversi supporti, diverse tecniche di manipolazione, diversa durata, diverse tecniche di conservazione) –documento digitalizzato: frutto della conversione su supporto digitale di unopera analogica (documento scritto, immagine, film, suono…) –documento digitale: opera su supporto digitale realizzata originariamente con tecniche digitali

4 Larchivio digitale (1) Archivi digitali omogenei: –Archivio digitale omogeneo è larchivio che contiene dati (e/o documenti) omogenei non solo nei contenuti e nei formati ma anche nelle loro caratteristiche di conservazione. Es: archivio di planimetrie catastali tutte acquisite e digitalizzate nello stesso formato (bitmap …) archivio di atti notarili formati digitalmente e memorizzati tutti nello stesso formato (.doc,.pdf …) archivio di risultati di analisi cliniche strutturato in una base dati relazionale tramite un RDBMS secondo un progetto logico e fisico dei dati

5 Larchivio digitale (2) Archivi digitali misti –Archivio digitale disomogeneo per contenuti o formati oppure disomogeneo per necessità o caratteristiche di conservazione. Es: archivio contenente sia planimetrie catastali digitalizzate (bitmap) che atti catastali cartacei digitalizzati (.pdf …): archivio disomogeneo per formati (relazione tra atto e planimetria) archivio notarile contenente sia la digitalizzazione di contratti firmati (autografi) tra le parti sia altri documenti non autografi: archivio disomogeneo per necessità di conservazione (conservazione del cartaceo del documento autografo, conservazione solo digitale di altri documenti) Archivio contenente sia documenti firmati digitalmente sia documenti autografi digitalizzati sia documenti non autografi: archivio disomogeneo per necessità e per caratteristiche di conservazione (firma digitale)

Archivi digitali (misti): dati (multimediali) complessi che presentano problemi di: Memorizzazione - durata Supporti, - durata tecnologie - … Ricerca - Interrogazione - correlazione Uso (in sicurezza) - fruizione - manipolazione - creazione - privacy Formati standard - di memorizzazione - di lettura Interazione sistema/utente, interazione sistema/sistema

7 Memorizzazione (1) Persistenza dei supporti di memorizzazione Persistenza del documento digitale a fronte di evoluzione tecnologica delle piattaforme hardware e software che permettono di trattare linformazione, cioè di attività che trasferiscano i dati da una piattaforma di elaborazione ad unaltra assicurando che gli utenti possano utilizzare gli oggetti digitali migrati anche nei nuovi ambienti tecnologici (migrazione, emulazione, incapsulamento)

8 Memorizzazione (2) Persistenza dei supporti di memorizzazione: –Il degrado nel tempo permette di mantenere inalterato il documento digitale originale? Persistenza del documento digitale a fronte di evoluzione tecnologica delle piattaforme hardware e software: –le diverse tecniche (migrazione, emulazione, incapsulamento o compatibilità retroattiva) permettono di mantenere inalterate le caratteristiche del documento digitale originale?

9 Formati standard I formati digitali conosciuti possono essere considerati rappresentazione fedele della realtà? (risoluzione dellimmagine, campionamento del suono, bit rate, algoritmi di codifica …). Necessità di definire gli standard di creazione e fruizione di documenti digitali per i testi, le immagini, i suoni … (XML, PDF/A, …) Necessità di definire gli standard relativi alle basi di dati (XML-Enabled DBMS, XML-Native DBMS)

Ricerca I metadati per la ricerca del contenuto alfanumerico – testuale sono stati messi a punto da decenni Le tecniche per la ricerca del contenuto multimediale, vale a dire suono, fotogrammi, immagini in movimento, non sono ancora state messe a punto, o nel migliore dei casi sono allo stato embrionale. Inoltre presentano complessità elevate. Le tecniche per la ricerca in archivi misti presentano un ordine di complessità ancora superiore

11 Sicurezza (1) Requisiti di sicurezza (estesi) –Sicurezza e integrità dellarchivio digitale –Controllo dei diritti di accesso e di uso dellarchivio digitale –Protezione dellarchivio digitale contro usi e manipolazioni illecite –Protezione della Privacy … –Sicurezza della conservazione dellarchivio digitale –Sicurezza dellinalterabilità delle caratteristiche dellarchivio digitale La sicurezza non è solo proteggere larchivio digitale e regolamentarne luso ma anche controllare il suo uso e la sua evoluzione nel tempo

12 Sicurezza (2) Tutti gli archivi digitali contengono informazioni che devono essere adeguatamente protette: –Contro i furti digitali –Contro usi impropri e illegali –A tutela della privacy (dati sensibili) –Per impedire la diffusione di pericoli e minacce in Internet –Lorigine dei documenti e il mantenimento delle loro caratteristiche originali devono essere certificate e firmate con meccanismi che consentano di verificarne lintegrità.

13 Questioni aperte Ammesso di averne garantito la persistenza e la sicurezza come si utilizza un archivio digitale? Interoperabilità tra archivi digitali misti –Interoperabilità tra archivi digitali omogenei. Es: Diversi Archivi di Stato Civile (diversi Comuni … diversi Stati) Diversi Archivi di dati sanitari –Interoperabilità tra archivi digitali disomogenei Interazione tra Archivi anagrafici e archivi catastali, notarili, fiscali … Validità di un archivio digitale misto –fotografia periodica dello stato dellarchivio digitale a fini conservativi?