12 maggio 2005Annarita Orsini1 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI DIPARTIMENTO PER LA RICERCA, LINNOVAZIONE E LORGANIZZAZIONE DIREZIONE GENERALE PER LINNOVAZIONE TECNOLOGICA E LA PROMOZIONE più efficienza nella gestione, più efficacia nella missione Progetti di posta elettronica ERMES ed e-MOUSEION Cofinanziati da CNIPA nellambito delliniziativa

12 maggio 2005Annarita Orsini2 Un contesto difficile, unorganizzazione complessa, una struttura diffusa 4 Dipartimenti 10 direzioni generali 5 Istituti centrali di ricerca e documentazione 17 Direzioni regionali 90 Soprintendenze 134 sedi di Archivi di stato e Soprintendenze archivistiche 47 grandi biblioteche statali 409 musei nazionali e aree archeologiche il Ministero per i Beni e le Attività Culturali (MiBAC) è indubbiamente una delle Amministrazioni italiane con più forte radicamento territoriale. personale: negli Istituti territoriali nellAmministrazione centrale.

12 maggio 2005Annarita Orsini3 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI Con una struttura organizzativa così settorializzata e capillarmente diffusa, è fondamentale, per svolgere nel modo più efficiente ed efficace la missione istituzionale di tutela, conservazione e valorizzazione del patrimonio e delle attività culturali, la condivisione delle informazioni in tempo reale, quindi la dotazione di strumenti tecnologici evoluti, quindi la posta elettronica. E altresì fondamentale, in un quadro di risorse economiche sempre scarse, la razionalizzazione ed il contenimento delle spese e la ricerca delle soluzioni economicamente più vantaggiose. Il progetto PE che si sta realizzando è lo strumento capace di raggiungere gli obiettivi suindicati, attraverso i suoi moduli ERMES Effective Electronic Road for Messages Switching e-MOUSEION. La posta elettronica certificata che consente di dare valore legale alle comunicazione scambiate, certificando l invio e la ricezione dei documenti elettronici rappresenta il sistema migliore per l Amministrazione.

12 maggio 2005Annarita Orsini4 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI Gli obiettivi : ERMES Si propone di introdurre massivamente luso della posta elettronica quale strumento prioritario e in seguito esclusivo per la distribuzione delle informazioni e dei documenti allinterno dellAmministrazione con lo scopo di innovare le procedure e le prassi amministrative per aumentare lefficienza, liberare le risorse umane attualmente dedicate allo svolgimento di attività di poco valore e favorire la trasparenza amministrativa attraverso opportune integrazioni con altre applicazioni informatiche accessibili anche da parte del cittadino

12 maggio 2005Annarita Orsini5 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI e-MOUSEION Si propone di realizzare la rubrica elettronica di 409 Musei italiani come organizzazione di un servizio informativo verso i cittadini e i fruitori in generale del patrimonio culturale Attualmente il servizio di comunicazione ed informazione erogato dai Musei italiani è molto disomogeneo: nella migliore delle ipotesi avviene attraverso siti WEB delle strutture o è annidato nella comunicazione ufficiale delle Soprintendenze di riferimento. Il rapporto 1-1, che è quello che si ritiene più interessante in una logica di miglioramento del servizio pubblico, attualmente avviene solo con i sistemi tradizionali: corrispondenza cartacea. Il valore del progetto si sostanzia nel fatto che il MIBAC vuole rispondere ad un domanda informativa attualmente inespressa e quindi insoddisfatta, la cui mancata considerazione costituisce una strozzatura per lo sviluppo e laccrescimento della fruizione culturale

12 maggio 2005Annarita Orsini6 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI le caratteristiche: ModularitàIntegrazione Diffusione parole chiave che hanno orientato la scelta tecnologica, che si deve misurare con una realtà organizzativa così complessa.

12 maggio 2005Annarita Orsini7 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI come si declina la modularità Le prime realizzazioni: Bacheca elettronica Utilizzo della posta elettronica per le comunicazioni istituzionali del D.RIO agli altri Dip e verso le D.G. e gli Uffici (circolari, disposizioni, comunicazioni). Già dal 2000 il S.G. ora D.RIO non invia più comunicazioni cartacee alle D.G. e agli altri Uffici centrali e periferici del MIBAC Lo sviluppo: tre aree di sviluppo a cui fanno capo tre tipologie di comunicazione 1.Comunicazione istituzionale interna 1-1 o 1 molti (Organi di vertice) 2.Comunicazione interna 1-1 su procedimenti di gestione del personale 3.Comunicazione istituzionale interna 1- molti (Organi di vertice uffici)

12 maggio 2005Annarita Orsini8 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI I Moduli: 1.1 ERMES- 1 CoVer Utilizzo esclusivo della PE nello scambio di comunicazioni ufficiali tra vertici dellAmministrazione (C.D., D.G. e D.R.) I punti di forza del progetto: alta sensibilità dei vertici alla portata innovativa del progetto Elevato peso strategico delle informazioni scambiate grandi impatto in termini di immagine allinterno ed allesterno dellAmministrazione

12 maggio 2005Annarita Orsini9 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI 1.2 ERMES- 2 GesPer Utilizzo della posta elettronica da parte dei dipendenti e degli uffici per lo svolgimento di alcuni procedimenti afferenti la gestione del personale (domande di ferie, richiesta e rilascio di permessi personali, comunicazioni di malattia). I caratteri che ne garantiscono il successo: Coinvolge tutto il personale, anche quelle unità che non dispongono di una workstation, ma che sono dotate di una casella di posta richiede un sforzo di adattamento piccolo a grandi numeri di dipendenti in quanto richiede capacità elementari di utilizzo dell determina miglioramenti immediati nella qualità di servizi erogati sia in termini di correttezza e trasparenza della gestione che in termini di risparmio temporale

12 maggio 2005Annarita Orsini10 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI 1.3 ERMES – 3 Bacheca elettronica Estensione della prassi già utilizzata dal D.RIO anche agli altri settori dellAmministrazione Dipartimenti, Direzioni generali, Direzioni regionali. Il punto di forza del progetto: alta sensibilità degli organi di vertice grazie allefficace contributo di tale strumento nellespletamento dellattività di coordinamento e direzione degli Uffici

12 maggio 2005Annarita Orsini11 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI Come si declina la diffusione La diffusione massiccia è connessa alla radicale innovazione introdotta con il protocollo informatico ESPI nel processo di protocollazione Non più una funzione autonoma ma linizio di un procedimento, di un qualsiasi procedimento amministrativo, gestito non da un apposito ufficio (di protocollo) bensì dallo stesso soggetto che opera sul procedimento Con Espi il Ministero, oltre che diffondere luso dellapplicazione informatica, ha anche diffuso la consapevolezza della necessità della gestione informatica delle attività e delle funzioni amministrative, per raggiungere risultati di efficienza, efficacia ed economicità dellazione pubblica. Questi elementi favoriranno la diffusione della PE

12 maggio 2005Annarita Orsini12 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI Come si declina lintegrazione sia verso altre applicazioni informatiche ( dal protocollo informatico, alla gestione contabile a quella delle presenze ) che verso sviluppi come la firma digitale, necessaria per garantire la prova legale sullidentità del mittente, soprattutto per la diffusione degli atti a contenuto provvedimentale Già ampiamente diffusa a livello centrale, si sta estendendo alle D.R. e gradatamente a tutti i funzionari con potere di firma dellAmministrazione

12 maggio 2005Annarita Orsini13 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI i vantaggi: maggiore semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro e riproduzione Semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca Facilità di invio multiplo Velocità ed asincronia della comunicazione Possibilità di consultazione ed uso da qualsiasi postazione informatica Integrabilità con altri strumenti di automazione dufficio

12 maggio 2005Annarita Orsini14 MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA CULTURALI i risparmi: Riduzione dei costi prevista in un anno Min Max Volume della corrispondenza cartacea eliminata in un anno n. pratiche n. pagine n. lettere n. spedizioni esterne con mezzi dellAmm.ne n. di spedizioni interne