Sistema di Comunicazione in INPS Kick off del servizio EXP per INPS Nicoletta Maggiore Associate Director Sistema di Comunicazione in INPS Direzione Centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni Lorenzo Rinaldi 9 maggio 2006 Entire contents © 2001 by Gartner Group, Inc. All rights reserved. Reproduction of this publication in any form without prior written permission is forbidden. The information contained herein has been obtained from sources believed to be reliable. Gartner Group disclaims all warranties as to the accuracy, completeness or adequacy of such information. Gartner Group shall have no liability for errors, omissions or inadequacies in the information contained herein or for interpretations thereof. The reader assumes sole responsibility for the selection of these materials to achieve its intended results. The opinions expressed herein are subject to change without notice. Copyright © 2005

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Sistema di Comunicazione in INPS Posta Elettronica – 1997 tra soggetti (interni, esterni): comunicazioni non ufficiali, non conservate, monitorate, non protocollate Hermes: Messaggistica Ufficiale - 2000 tra Strutture INPS: comunicazioni ufficiali di interesse generale e pubbliche, conservate, monitorate, protocollate Posta Elettronica Istituzionale (PEI) - 2005 tra Strutture e Uffici INPS nelle figure dei Direttori/Dirigenti/Responsabili: comunicazioni ufficiali, sicure, riservate, conservate, monitorate, protocollate Posta Elettronica Certificata (PEC) - 2006 tra P.A., Entità esterne (patronati, cittadini,…) e Strutture-Soggetti INPS: comunicazioni ufficiali, firmate, riservate, legali, conservate, monitorate, protocollate

Posta Elettronica in INPS Client 2 Client N Client 1 Sistema di Posta Client 3 Client 4 35.000 caselle di posta elettronica nominative 3.000 caselle di posta elettronica collaborative di ufficio/processo

Email: traffico esterno da e per l’INPS

Posta Elettronica Istituzionale Aprile 2005 2 PEI in uscita 4 PEI in entrata 3a Segnatura Uscita 5a Segnatura Entrata P.I.U 3c Messaggio PEI 5c notifiche 5b notifica 3b notifica Metaprocesso 6 Accesso 1 Accesso Client 1 Struttura Organizzativa Direttori-Dirigenti-Responsabili Client 2

Posta Elettronica Certificata La Posta Elettronica Certificata o PEC è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione sia per quanto riguarda l’avvenuto (mancato) invio del messaggio che di avvenuta (mancata) consegna dello stesso e la ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio, ossia il messaggio elettronico ha lo stesso valore legale di una lettera Raccomandata AR.

Posta Elettronica Certificata quadro normativo Art. 14, comma 3, DPR 28 dicembre 2000 n. 445 “La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge” Il DPR 11 febbraio 2005 n. 68 disciplina le modalità di utilizzo della PEC sia tra le P.A. che tra i privati cittadini Le Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata e la Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49 definiscono gli aspetti generali del servizio e i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati per garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n° 82) in vigore dal 1 gennaio 2006, ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica.

Posta Elettronica Certificata schema funzionale Dominio di posta certificata del destinatario 1 – composizione del messaggio e collegamento al gestore 2 – identificazione utente, controlli di sicurezza e formali 5 – controlli di provenienza, integrità, formali e di sicurezza 4 – imbustamento e trasmissione 7 – consegna nella casella di posta (indirizzo telematico) del destinatario 3 – invio ricevuta di accettazione 6 – invio ricevuta di presa in carico al gestore del mittente Dominio di posta certificata del mittente 9 – lettura del messaggio 8 – invio ricevuta di consegna al mittente

Posta Elettronica Certificata In INPS (postacert.inps.gov.it) P.E.I. P.I.U/Interoperabilità Gestore P.E.C. Messaggio di trasporto anomalo/Ricevute Integrato all’interno del sistema di comunicazione dell’INPS Mittente Destinatario

Posta Elettronica Certificata In INPS 580 caselle PEC, una per ciascuna struttura INPS, operative nel primo semestre 2006 in via di sperimentazione Circa 5000 caselle PEC, una per ciascuna area dirigenziale e di responsabilità, a regime Wokflow interno con la possibilità di delega da parte del titolare della casella PEC a collaboratori/funzionari sia in consultazione che in composizione dei messaggi PEC con relativo invio previa autorizzazione da parte del Responsabile Contatto capillare tra l’utenza esterna e l’INPS, l’utenza potrà comunicare con tutte le Strutture INPS presenti sul territorio e all’interno di ciascuna Struttura con ogni unità organizzativa nella persona del Responsabile, che a sua volta potrà inoltrarla al funzionario competente

Posta Elettronica Certificata campi di applicazione Comunicazioni interne (comunicazioni del personale, fogli di invio missione, scambio documenti riservati, …) Comunicazioni verso l’utenza INPS (invio estratti contributivi, notifiche ai consulenti, richiesta documentazione,…) Comunicazioni da parte dell’utenza INPS certificata (richiesta di pagamento della pensione presso banca/poste italiane, domanda di riscatto del periodo del corso legale di laurea/servizio militare, domanda di assegno di maternità dello stato, …) Interoperabilità con le altre P.A. per lo scambio di documentazione elettronica

Posta Elettronica Certificata vantaggi Facilità e velocità di comunicazione e trasmissione Orario di spedizione flessibile Riduzione delle code agli sportelli Certezza dell’invio e della ricezione senza la necessità della presenza “fisica” del destinatario per completare la consegna Semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca Facilità di invio multiplo con costi estremamente più bassi rispetto a quelli dei mezzi tradizionali (riduzione di carta, fax, costi postali, …) Possibilità di consultazione ed uso da qualsiasi postazione ed in qualunque momento Creazione di fascicoli elettronici Trasparenza amministrativa

Posta Elettronica Certificata conclusioni La Posta Elettronica Certificata offre enormi vantaggi per ciò che concerne le comunicazioni per l'immediatezza, flessibilità, velocità e sicurezza, e se inquadrata in un processo più ampio di digitalizzazione dei documenti (gestione documentale) e di informatizzazione dei flussi lavorativi (workflow interni e protocollo informatico) mostra una P.A. più snella, trasparente, moderna e accessibile.