14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 1 La gestione documentale per lefficienza e la trasparenza Stato dellarte e opportunità Rosanna Alterisio Cnipa - Area Progetti Applicazioni Servizi Roma 11 aprile 2006

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 2 Protocollo e gestione documentale Tema di rilevanza strategica Pervasivo Dimensionalmente rilevante Finanziariamente oneroso Condizionante nella gestione dei processi interni e delle interazioni con amministrazioni, cittadini e imprese

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 3 Protocollo e gestione documentale Linformatizzazione è una scelta ineludibile e improrogabile in quanto: incrementa lefficienza interna riduce i costi e sopratutto è essenziale per attuare la trasparenza amministrativa rendere concreti i nuovi diritti degli utenti

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 4 Protocollo e gestione documentale Stato di attuazione della normativa Fonte : monitoraggio periodico effettuato dal Centro di Competenza del CNIPA Perimetro: amministrazioni ed enti pubblici centrali Periodo di riferimento: giugno 2005 con proiezioni a giugno 2006 (fornite dalle amministrazioni)

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 5 Stato di attuazione della normativa 4 con diffusione completata 30 con diffusione in corso 17 con progetti completati e diffusione in avvio 17 con progetti ancora in corso di realizzazione 14 inattive o con progetti in fase di studio 27 con progetti completati di cui 15 (pari al 60% dei documento della P.A.C.) con tasso di archiviazione elettronica < 20%, 55 non hanno ancora realizzato progetti PROTOCOLLO INFORMATICO GESTIONE DOCUMENTALE

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 6 Stato di attuazione della normativa ATTUAZIONE ESTESA: stato di attuazione buono e complessità del contesto medio- alto 23% Non valutabile 4% ATTUAZIONE INADEGUATA: stato di attuazione arretrato e complessità del contesto bassa 22% ATTUAZIONE COMPLESSA: stato di attuazione arretrato e complessità del contesto medio- elevata 35% ATTUAZIONE ADEGUATA: stato di attuazione buono e complessità del contesto bassa 16% Correlato alla complessità dell'organizzazione

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 7 Stato di attuazione della normativa 30 aprile 2005 Proiezione 30 giugno 2006 Documenti protocollati Documenti archiviati Tasso digitalizzazione complessivo

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 8 Stato di attuazione della normativa NON VALUTABILE 5%5% RISCHIO ELEVATO : criticità elevata e basso livello di attuazione 33 % RISCHIO MODERATO : bassa criticità e basso livello di attuazione 23 % RISCHIO ASSENTE : bassa criticità e buon livello di attuazione 39 % Rischio di attuazione

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 9 Principali fattori critici Esplicitati dalle amministrazioni: Carenza di risorse finanziarie Sicurezza e affidabilità dei sistemi Difficoltà di integrazione con applicazioni verticali Emerse dal monitoraggio: Difficoltà di definizione dei requisiti Durata dei progetti ( circa 3 anni ) Pianificazione organizzativa Omogeneizzazione delle prassi verso uno schema unitario e pienamente aderente alla normativa Stato di attuazione della normativa

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 10 In sintesi: cè stata una accelerazione negli ultimi tempi ma siamo ancora distanti da una operatività diffusa eppure gli strumenti sono tutti disponibili Stato di attuazione della normativa

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 11 Gli strumenti disponibili: Quadro normativo Supporti attuativi ( linee guida, check-list di autovalutazione, modello di manuale di gestione) Posta elettronica certificata Firma digitale Indice della P.A. Prodotti di mercato aderenti alla norma ed agli standard tecnici Il servizio reso disponibile dal CNIPA in modalità ASP (Application Service Provider) Stato di attuazione della normativa

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 12 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP Le componenti del servizio: Nucleo minimo di protocollo (protocollazione, registrazione, segnatura, classificazione ed assegnazione) Gestione dei documenti (personalizzabile per tipo documento) e gestione dei fascicoli Recupero archivi pregressi Formazione on line ed in aula Consulenza organizzativa ed archivistica Servizi di supporto per lacquisizione e larchiviazione dei documenti

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 13 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP Le caratteristiche del servizio: Completo Flessibile ( graduabile in termini di composizione e tempificazione secondo le specifiche esigenze ) Tempestivamente aggiornato alla normativa specifica e tecnica vigente Predefinito e controllato per prezzi e livelli di servizio Economico e parametrato alleffettivo utilizzo

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 14 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP Il livello di diffusione Attivato a gennaio amministrazioni aderenti 16 amministrazioni operative aprile documenti 800 utenti 18 AOO Ad oggi (aprile 2006) gestisce: 1,5 milioni documenti utenti 164 AOO A fine anno è pianificata lestensione: 11,5 milioni di documenti utenti 450 AOO documenti (in migliaia) utenti AOO

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 15 Protocollo informatico e gestione documentale in ASP E la prima concreta attuazione di un nuovo modello di servizio che coniuga efficacia, efficienza e tempestività attivabile in tempi brevi anche in strutture complesse garantisce qualità e affidabilità riduce drasticamente i costi evolve organicamente patrimonializzando lesperienza condivisa Consente anche ai ritardatari di portarsi rapidamente in una condizione ottimale