Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Ing. Ciro Esposito Dirigente Generale Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti La misura delle politiche : controllare la gestione per rendere conto dei risultati Forum PA 2004 IBM Confidential

Contesto di riferimento : il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti Missione Garantire l’organizzazione, la programmazione e lo sviluppo del sistema della mobilità attraverso il coordinamento delle infrastrutture per il trasporto terrestre, marittimo ed aereo 16.000 dipendenti tra centro e periferia 50 Capitanerie di porto Fusione tra strutture ancora in atto 19 Provveditorati alle opere pubbliche 111 Motorizzazioni e centri prova Struttura periferica capillare IBM Confidential

Percezione dell’esigenza L’ approccio flessibile Percepire Percezione dell’esigenza Interpretazione Conoscenza Azione Decisione Rispondere IBM Confidential

conoscenza L’esigenza Attuare il nuovo processo di Pianificazione, Programmazione e Controllo definito dal legislatore per la Pubblica Amministrazione al fine di Migliorare l’efficacia e l’efficienza del Ministero grazie alla diffusione di una cultura gestionale basata su modelli innovativi ... tramite ... ...un sistema di controllo di gestione flessibile, focalizzato sui processi distintivi del Ministero e supportato da un sistema informatico IBM Confidential

La percezione dei destinatari conoscenza La percezione dei destinatari ... la rete informatica del ministero non è capillare così come la sua struttura ... dovremo lavorare di più per rispondere alle esigenze di una macchina? ... abbiamo lavorato bene fino a questo momento perchè cambiare? ...ma non esiste un sistema informatico integrato per la gestione del personale ... ... noi abbiamo già fatto il controllo di gestione da soli... ... ma nel Ministero non esiste alcun sistema ERP per la contabilità ... ... cosa è il controllo di gestione? A che serve? ... IBM Confidential

Intrepretazione : la gestione del cambiamento conoscenza Intrepretazione : la gestione del cambiamento Intepretazioni Decisioni/Azioni Mancanza di controllo Incertezza Sgomento Perdita di immagine Dubbi sulle proprie capacità Minaccia al ruolo Comunicazioni “a due vie” Informazioni costanti e dettagliate Valorizzazione di quanto consolidato Supporto “sul campo” e con adeguata formazione Strumenti e informazioni per la gestione del nuovo ruolo IBM Confidential

conoscenza Decisione : il progetto Avviare un progetto in linea con la cultura e le esigenze del Ministero sostenuto da interventi di gestione del cambiamento in grado di coinvolgere e motivare tutti gli attori coinvolti IBM Confidential

Decisione : il progetto conoscenza Decisione : il progetto Forte sponsorship da parte del Ministro Creazione di un gruppo di lavoro interno al Ministero per la realizzazione del Manuale Operativo per il Controllo di Gestione Realizzazione di un sistema informatico che supporti il modello definito all’interno del Manuale e che sia : derivante dallo sviluppo di progetti informatici già sviluppati in altre Amministrazioni personalizzato affidabile ed integrabile con altri prodotti di semplice utilizzo di minimo impatto sulla struttura tecnologica esistente Interventi di comunicazione, formazione ed assistenza con strumenti e modalità in linea con le caratteristiche e le esigenze dei destinatari IBM Confidential

Azione : il manuale operativo per il controllo di gestione conoscenza Azione : il manuale operativo per il controllo di gestione Il gruppo di lavoro ha elaborato, guidato dal Servizio di Controllo Interno del Ministero, il Manuale Operativo che definisce : unità responsabili della progettazione e della gestione del controllo di gestione; unità organizzative di cui misurare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa; procedure di determinazione degli obiettivi gestionali e dei soggetti responsabili; elenco dei prodotti e delle finalità dell’azione amministrativa; modalità di rilevazione e ripartizione dei costi tra le unità organizzative e di individuazione degli obiettivi per cui i costi sono sostenuti; indicatori specifici per misurare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità. Il Manuale Operativo per il Sistema di Controllo di Gestione è stato il presupposto essenziale per l’implementazione del relativo sistema informatico IBM Confidential

Azione : sviluppo di un sistema informatico per conoscenza Azione : sviluppo di un sistema informatico per il controllo di gestione Le caratteristiche peculiari del Ministero e del sistema di pianificazione e controllo implementato richiedono il supporto di un sistema informatico che sia : REATTIVO FLESSIBILE in grado di rispondere in modo dinamico alle esigenze degli utenti personalizzabile alle esigenze della struttura organizzativa INTEGRABILE FOCALIZZATO RAPIDO con altri moduli applicativi sui processi distintivi dell’Amministrazione in termini di utilizzo da parte degli uffici coinvolti IBM Confidential

Azione : fasi del Progetto e Strategia adottata conoscenza Azione : fasi del Progetto e Strategia adottata Il Progetto di sviluppo informatico è organizzato in macro obiettivi di riferimento e la realizzazione è stata essenzialmente concentrata nei primi 6 mesi. La strategia adottata è stata caratterizzata da : riutilizzo di componenti applicative realizzate in altri Ministeri; realizzazione per fasi. Project Management Gestione Infrastrutture Comunicazione e Change Management Definizione del Modello Operativo Implementazione e rilascio del Sistema Avvio e Diffusione per Fasi Definizione del Modello di Contabilità Economica Manutenzione ed Help Desk Inizio Progetto 6° Mese 12° Mese 54° Mese IBM Confidential

Struttura dei Centri di Costo conoscenza Azione : il Modello di Riferimento Modello dei Costi Struttura dei Centri di Costo Ministro Allocazione diretta Personale Dipartimento Dipartimento Posizione economica - Voce di salario ……………………. Allocazione indiretta tramite driver Beni Consumo Direzione Generale Direzione Generale Servizi Divisione ….. Ammortamenti …… Modello delle Attività e dei Progetti

Modello delle Attività e dei Progetti Modello degli Indicatori conoscenza Azione: il Modello di Riferimento Modello delle Attività e dei Progetti Modello degli Indicatori Indicatori di Struttura Indicatori di Processo Processo Efficienza Prodotto Macro Processi Area di Monitoraggio Processo Missioni Istituzionali Area Ottimale Prodotto Macro Processi Area Critica Processo Area soddisfacente Prodotto Costi medi Unitari Progetti Efficacia Mapping tramite full cost Il modello di controllo di gestione definito è basato sulla metodologia di activity based costing ed è pervasivo su tutta la struttura del Ministero al massimo livello di dettaglio definibile.

Azione: sviluppo di un sistema informatico per il controllo di gestione IBM Confidential

Azione : il sistema informatico per il controllo di gestione conoscenza Azione : il sistema informatico per il controllo di gestione Gli utenti inseriscono i dati di controllo relativi al proprio ufficio e possono ottenere dati di controllo connettendosi ad un sito internet dedicato ad accessi regolati. Il sistema si interfaccia con la banca dati del Ministero dell’Economia e delle Finanze per la definizione dei costi del lavoro Dati trimestrali Immissione dati economici e quantitativi Dati relativi al costo del personale dal Ministero dell’Economia e delle Finanze IBM Confidential

Outsourcer Ministero Azione : sviluppo di un sistema informatico per conoscenza Azione : sviluppo di un sistema informatico per il controllo di gestione Il sistema è gestito completamente in outsourcing sia per le infrastrutture tecnologiche che per l’ applicazione su cui è basato SIGEST. Il livello di servizio dell’outsourcer viene monitorato tramite SLA (livelli di servizio) concordati. Outsourcer Ministero IBM Confidential

Percepire Percepire Rispondere conoscenza Azione : gli interventi per la gestione del cambiamento Percepire Analisi dei referenti interni Percepire Identificare le persone chiave, le criticità eventuali e le azioni a supporto Formazione e supporto Comunicazione Favorire lo sviluppo di conoscenze e comportamenti in linea con il nuovo modello Fornire l’adeguato supporto alle persone per operare nel modo nuovo Creare un clima positivo rispetto al cambiamento Favorire la nascita e la diffusione di una cultura in linea con le esigenze del nuovo modello Rispondere IBM Confidential

Formazione e supporto Comunicazione conoscenza Azione : gli strumenti per la gestione del cambiamento Formazione e supporto Didattica di aula Questionari di valutazione dell’efficacia Manuale utente cartaceo e on-line Assistenza diretta Help Desk e supporto on-site Comunicazione Faccia a faccia (incontri, workshop) Cartacei (lettere, presentazioni) Tecnologici (internet, pop-up) Attraverso la verifica sistematica dell’efficacia degli strumenti utilizzati è stato possibile renderli progressivamente e costantemente in linea con le esigenze degli utenti IBM Confidential

Azione : stato dell’arte e prossimi passi conoscenza Azione : stato dell’arte e prossimi passi il sistema è in esercizio dal 15/01/2004 sono state allocate nei rispettivi centri di costo circa 11.000 anagrafiche di dipendenti del Ministero al fine di supportare l’operatività degli utenti stessi è attivo un servizio di help desk durante i primi due mesi di attività è stato costituito una task force presso il Ministero per le attività di supporto “in loco” viene regolarmente verificato l’andamento dell’inserimento dati e vengono attivate opportune azioni verso gli utenti, volte a favorire la conclusione di tale attività nei tempi previsti il sistema SIGEST costituisce la base su cui verranno sviluppati : - il sistema di controllo strategico - il sistema di contabilità economica IBM Confidential

Azione : stato dell’arte, il punto di vista degli utenti conoscenza Azione : stato dell’arte, il punto di vista degli utenti formazione rispondente alle esigenze grazie anche alla molteplicità degli strumenti utilizzati la maggior parte degli utenti risulta oggi in grado di utilizzare il sistema rilevato un trend di costante e progressivo apprendimento delle funzionalità del sistema particolarmente utilizzato dai partecipanti la possibilità di esprimere le loro esigenze e considerazioni che diventano poi input per la rapida realizzazione di interventi correttivi/integrativi. IBM Confidential